Lehdistötiedotteen säännöt. Kaikki voivat kertoa, miten lehdistötiedote kirjoitetaan. Mutta läheskään kaikki eivät voi auttaa sinua systematisoimaan koko prosessia mediaresurssien lajittelusta jatkosähköpostien lähettämiseen julkaisijoille.
Se onneksi on juuri sitä, mitä me teemme juuri nyt. Jaottelemalla koko prosessin pienempiin vaiheisiin jaamme yhteensä 21 todistettua sääntöä tehokkaiden lehdistötiedotteiden kirjoittamiseen.
Let’s go!
Vaihe 1: Valmistelu
Sääntö 1. Hyviä lehdistötiedotteita ei julkaista ilman syytä. Lehdistötiedotteen perustelemiseksi on keksittävä melko tärkeä uutinen. Muuten julkaisijat todennäköisesti merkitsevät sähköpostisi roskapostiksi.
Lue lisää: Lehdistötiedotteiden jakelun päätavoitteet
Sääntö 2. Jaa mediapohja kategorioihin, kuten liittovaltion, alueelliset, painetut tai sähköiset, liike-elämän, uutisportaalit, radio, televisio jne. tiedotteet. Kategorioita on helpompi hahmottaa ja analysoida. Nyt voit keskittyä resursseihin, joihin kohdeyleisösi on keskittynyt eniten.
Lue lisää: How to Send a Press Release to Local Media
Sääntö 3. Etsi tiedotteesi aiheesta puhujia, joilla on oikeus kommentoida ja vastata lehdistön lisäkysymyksiin.
Sääntö 4. Rekisteröi erillinen sähköpostiosoite kirjeenvaihdon hoitamista varten julkaisijoiden kanssa. Näin voit seurata kampanjasi edistymistä tehokkaammin. Muuten päädyt sotkemaan tavallisen sähköpostitilisi.
Sääntö 5. Luo mukautettu pressitiedotteen malli ja varmista, että se sisältää nykyiset yhteystietosi.
Vaihe 2: Ensimmäisten luonnosten kirjoittaminen
Sääntö 6. Lyhyys on nokkeluuden sielu. Lehdistötiedote ei ole pitkä luettava. Mitä lyhyempi se on – sitä useampi ihminen lukee sen.
Sääntö 7. Lisää täsmällisyyttä. Tärkein viesti tulee ensin. Otsikko ja johdantokappale heijastavat koko lehdistötiedotteen pääajatusta. Laita nämä rivit kuulostamaan kiehtovilta jopa kaikkein raivokkaimman skeptikon silmissä.
Sääntö 8. Jätä se tarinaksi. Ihmiset eivät jaa lehdistötiedotteita lounasaikaan. He kertovat toisilleen tarinoita.
Lue lisää: The Power of PR Storytelling
Sääntö 9. Faktoja ja lukuja. Väitteilläsi ei ole merkitystä, ellet todista niitä faktoilla ja numeroilla.
Sääntö 10. Lauseita. Se toimii, kun ne ovat lyhyitä ja relevantteja. Eikä se koskaan toimi kappaleen mittaisilla lainauksilla toimitusjohtajilta tai huippujohtajilta. Jos lainaukset ovat liian pitkiä, on suuri todennäköisyys, että toimittajat lyhentävät niitä. Ja jos toimittajat muokkaavat tekstiäsi, vaarana on, että menetät tärkeän asiayhteyden.
Lue lisää: Miten saat parempia lainauksia lehdistötiedotteisiin
Vaihe 3: Muokkaus & oikoluku
Sääntö 11. Kun ensimmäiset luonnokset ovat valmiit, laita ne sivuun vähintään seuraavaan päivään asti. Nyt mielesi on ”tuoreempi” ja voit arvioida kirjoitusta tarkemmin. Toinen vaihtoehto on, kun annat jonkun muun lukea tiedotteen ja jättää palautetta.
Sääntö 12. Poista kaikki, mikä jättää epävarmuutta. Lukijalle ei pidä jättää tunnetta, että hän tarvitsee lisäselvityksiä.
Sääntö 13. Käytä oikeinkirjoituksen tarkistusohjelmaa. On ok tehdä kirjoitusvirheitä kirjoittaessasi, mutta ei ole ok jättää niitä lopulliseen luonnokseen.
Sääntö 14. Poista sanat kuten ”seurauksena”, ”kuitenkin”, ”lisäksi” ja monet vastaavat ilmaisut. Ne eivät anna mitään merkitystä viestillesi, joten mitä järkeä siinä on?
Lue lisää: Top 10 sanaa, jotka tappavat lehdistötiedotteesi otsikot
Sääntö 15. Jaa monimutkaiset lauseet kahtia. Tee pitkistä lauseista lyhyempiä.
Vaihe 4: lähettäminen toimittajille
Sääntö 16. Todennäköisesti lähetät varsinaisen lehdistötiedotteen Word- tai PDF-muodossa. Useimmat toimittajat tietysti laiminlyövät näiden tiedostojen katselun. Hyvä idea on tehdä lehdistötiedotteesta lyhyt versio ja lisätä se sähköpostin rungoksi. Näin toimittajien ei ainakaan tarvitsisi käyttää aikaa koko asiakirjan avaamiseen ja lukemiseen.
Lue lisää: Lehdistötiedotteen vakiomuoto
Sääntö 17. Kirjeen aihe on yhtä tärkeä kuin lehdistötiedotteesi ensimmäinen lause. Sähköpostisuodattimet voivat lähettää sähköpostit, joissa on pitkät aiheet, roskapostiin. Siksi sen on oltava lyhyt ja ytimekäs.
Sääntö 18. Kirje, jossa on henkilökohtainen vetoomus, lisää mahdollisuutta, että vastaaja lukee sen. Pyri personoimaan (puhuttele nimellä) jokainen sähköposti aina kun mahdollista.
Sääntö 19. Älä merkitse sähköpostia ”tärkeäksi viestiksi”. Se saattaa olla tärkeä sinulle toimittaja. He saavat satoja lehdistötiedotteita joka päivä.
Sääntö 20. Ei ole hyvä idea seurata julkaisijoille 10 minuuttia pyynnön lähettämisen jälkeen. Voit tehdä näin vain, jos teet päivityksiä tietoihin tai haluat lisätä jotain uutta. Muuten vaikutat tungettelevalta.
Content Marketing Platform
- 100,000+ media publications;
- get backlinks to your product;
- scale work with content distribution.
Vaihe 4: ”Kiitos”
Sääntö 21. Jos joku on julkaissut lehdistötiedotteesi, ota tavaksesi seurata sitä kiitoskirjeellä. Tämä jättää positiivisen tunteen molemmille osapuolille, ja saattaa jopa aloittaa jatkoyhteistyön tämän mediaresurssin kanssa.
Se on siinä!
Teollisuuden asiantuntijat lehdistötiedotteiden säännöistä
Adam Jacobs, digitaalisen markkinoinnin ammattilainen, toimitusjohtaja ja tunnettu markkinointijohtaja Bubblegum Casting
Vakaan perustan luominen huolellisesti laaditulla briefillä on olennaisen tärkeää hedelmällisen lehdistötiedotteen tuottamiseksi. Tämän elementin tehtävänä on antaa kirjoittajalle rakennetta, ohjausta ja suuntaa.
Kun hankit tietoa joltakin, sinun kannattaa aloittaa kirjoittamalla ylös yksityiskohtien tärkeimmät tavoitteet. Voit myös sisällyttää tietoja kriittisimmistä viesteistä ja kieliasusta, asioista, joita ei pitäisi mainita, ja kaikesta muusta, mikä voisi olla hyödyllistä. Lehdistötiedotteeksi kutsutaan uutista, joka on ytimekäs mutta vakuuttava ja jolla ilmoitetaan tapahtumasta, tuotteesta, palvelusta, olosuhteesta tai muusta tapahtumasta. Toimittajia pyytävät julkaisemaan lehdistötiedotteita yksityishenkilöt ja organisaatiot, kuten julkkikset ja poliitikot, sekä yritykset ja hyväntekeväisyysjärjestöt. Lehdistötiedotteen ensisijainen tarkoitus on levittää tietoa laajalle yleisölle ja joissakin tapauksissa yli kansainvälisten rajojen. Lisäksi lehdistötiedotteet ovat hyväksi havaittu ja hyväksi havaittu mediasuhteiden väline. Niiden avulla voidaan edistää tuotteen myyntiä tai lisätä tietoisuutta jostakin asiasta, minkä vuoksi ne ovat niin tehokkaita. Toisin kuin uutisjutut, ne vievät yleensä vain yhden tai kaksi sivua ja sisältävät 150-250 sanaa.
Sinun pitäisi nyt olla tietoinen siitä, että jokaisen lehdistötiedotteen ensisijainen tavoite on mainostaa jotain uutisarvoista ja erityistä. Sinun on kuitenkin tiedettävä lehdistötiedotteiden laatimisen sopiva ajoitus, jos haluat sisällyttää ne markkinointi- ja myynninedistämisstrategioihisi. Lehdistötiedotteen antamista kannattaa harkita, jos jokin seuraavista koskee sinua:
- Jos sinulla on jotain tärkeää sanottavaa yrityksestäsi, jonka haluat saada julkisuuteen, yritä saada toimittaja kiinnostumaan asiasta, jotta hän voi kirjoittaa siitä uutisartikkelissa. Mikäli haluat, että yrityksesi tiedottaa asiasta, yritä saada toimittaja kiinnostumaan asiasta.
- Ilmoita tapahtumasta tiedotusvälineille ja odota, että he levittävät sanaa eteenpäin. Esimerkiksi on tulossa jonkin tuotteen lanseeraus, liiketapaaminen, uusien myymälöiden avajaiset ja paljon muuta.
- Lisää brändin näkyvyyttä internetissä sosiaalisen median, blogien ja verkkosivustojen avulla.
Lehdistötiedotteen olennaiset tiedot kattavat tyypillisesti seuraavat viisi raportoinnin osa-aluetta: ”kuka”, ”mitä”, ”missä”, ”milloin” ja ”miksi”. Kun noudatat tätä rakennetta, voit välittää viestisi selkeämmin ja keskittyä niihin tietoihin, joita pidät tärkeimpinä yleisösi ymmärtämiseksi.
Sen lisäksi, että lehdistötiedotteesi ensisijaisen sisällön tulisi olla asianmukaista sen tiedotusvälineen kannalta, jossa julkaiset lehdistötiedotteen, sen tulisi olla jotain, jonka levittämisestä suurelle yleisölle olet innostunut.
Online Publicity Workbook
- 100+ content ideas for your B2B startup;
- ideal for do-it-yourself publicity plans;
- schedule your PR campaign in advance.
