Pravidlá vydávania tlačových správ. Každý vám môže povedať, ako napísať tlačovú správu. Ale zďaleka nie každý vám pomôže systematizovať celý proces od triedenia mediálnych zdrojov až po posielanie následných e-mailov vydavateľom.
Našťastie práve to teraz robíme. Rozdelením celého procesu na menšie etapy sa s vami podelíme o celkovo 21 overených pravidiel písania účinných tlačových správ.
Pustite sa do toho!
Fáza 1: Príprava
Pravidlo 1. Dobré tlačové správy sa nezverejňujú bezdôvodne. Aby ste tlačovú správu odôvodnili, musíte prísť s dôležitou správou. V opačnom prípade vydavatelia pravdepodobne označia vaše e-maily ako spam.
Prečítajte si viac: Hlavné ciele distribúcie tlačových správ
Pravidlo 2. Rozdeľte si mediálnu základňu do kategórií, ako sú federálne, regionálne, printové alebo elektronické, obchodné, spravodajské portály, rozhlas, televízia atď. Kategórie sa ľahšie vnímajú a analyzujú. Teraz sa môžete zamerať na zdroje, ktoré majú najväčšiu koncentráciu vašej cieľovej skupiny.
Prečítajte si viac: Ako poslať tlačovú správu miestnym médiám
Pravidlo 3. Nájdite hovorcov na tému vašej správy, ktorí sú oprávnení komentovať a odpovedať na ďalšie otázky novinárov.
Pravidlo 4. Zaregistrujte si samostatnú e-mailovú adresu na vedenie korešpondencie s vydavateľmi. Takto môžete efektívnejšie sledovať priebeh svojej kampane. V opačnom prípade sa vám stane, že si budete robiť neporiadok v bežnom e-mailovom účte.
Pravidlo 5. Vytvorte si vlastnú šablónu tlačovej správy a nezabudnite uviesť svoje aktuálne kontaktné údaje.
Pravidlo 6. Stručnosť je dušou vtipu. Tlačová správa nie je dlhé čítanie. Čím je kratšia – tým viac ľudí ju bude čítať.
Pravidlo 7. Viac konkrétnosti. Najdôležitejšia správa je na prvom mieste. Nadpis a úvodný odsek odrážajú hlavnú myšlienku celej tlačovej správy. Urobte tak, aby tieto riadky zneli pútavo aj pre toho najzúrivejšieho skeptika.
Pravidlo 8. Nechajte to byť príbeh. Ľudia nezdieľajú tlačové správy v čase obeda. Rozprávajú si príbehy.
Prečítajte si viac: Sila PR rozprávania príbehov
Pravidlo 9. Fakty a čísla. Vaše argumenty nebudú platiť, ak ich nedokážete faktami a číslami.
Pravidlo 10. Citáty. Funguje to, keď sú krátke a relevantné. A nikdy nefunguje pri odsekových citátoch generálnych riaditeľov alebo vrcholových manažérov. Ak sú citáty príliš dlhé, je veľká pravdepodobnosť, že ich novinári skrátia. A ak novinári urobia úpravy vášho textu, riskujete, že stratíte niektoré dôležité súvislosti.
Prečítajte si viac: Ako získať lepšie citácie pre tlačové správy
Fáza 3: Úprava & korektúra
Pravidlo 11. Keď sú prvé návrhy hotové, odložte ich aspoň do nasledujúceho dňa. Teraz je vaša myseľ „sviežejšia“ a môžete písanie posúdiť presnejšie. Ďalšou možnosťou je, keď dáte tlačovú správu prečítať niekomu inému a zanecháte mu spätnú väzbu.
Pravidlo 12. Odstráňte všetko, čo zanecháva neistotu. Nemali by ste v čitateľoch zanechať pocit, že potrebujú nejaké ďalšie vysvetlenie.
Pravidlo 13. Používajte kontrolu pravopisu. Je v poriadku robiť preklepy počas písania, ale NIE je v poriadku nechať ich v konečnom návrhu.
Pravidlo 14. Odstráňte slová ako „v dôsledku“, „napriek tomu“, „navyše“ a množstvo podobných výrazov. Nedávajú vášmu posolstvu žiadny význam, tak načo?
Prečítajte si viac: Top 10 slov, ktoré zabíjajú titulky vašich tlačových správ
Pravidlo 15. Rozdeľte zložité vety na dve časti. Dlhé vety skráťte.
Fáza 4: Odoslanie novinárom
Pravidlo 16. S najväčšou pravdepodobnosťou pošlete aktuálnu tlačovú správu vo formáte Word alebo PDF. Samozrejme, väčšina novinárov prehliadanie týchto súborov zanedbáva. Dobrým nápadom je vytvoriť stručnú verziu tlačovej správy a vložiť ju ako telo e-mailu. Novinári by aspoň nemuseli tráviť čas otváraním a čítaním celého dokumentu.
Prečítajte si viac: Štandardný formát tlačovej správy
Pravidlo 17. Predmet listu je rovnako dôležitý ako prvá veta vašej tlačovej správy. E-mailové filtre môžu posielať e-maily s dlhými predmetmi do spamu. Preto musí byť krátky a výstižný.
Pravidlo 18. List s osobným apelom zvyšuje šancu, že si ho respondent prečíta. Snažte sa každý e-mail personalizovať (osloviť menom) vždy, keď je to možné.
Pravidlo 19. Neoznačujte e-mail ako „dôležitú správu“. Môže byť dôležitá pre vás novinára. Denne dostávajú stovky tlačových správ.
Pravidlo 20. Nie je dobrý nápad sledovať vydavateľov 10 minút po odoslaní žiadosti. Môžete to urobiť len vtedy, ak vykonávate aktualizácie informácií alebo chcete pridať niečo nové. V opačnom prípade budete pôsobiť dotieravo.
Content Marketing Platform
- 100,000+ media publications;
- get backlinks to your product;
- scale work with content distribution.
Fáza 4: Poďakovanie
Pravidlo 21. Ak niekto zverejnil vašu tlačovú správu, zvyknite po nej poslať poďakovanie. Zanechá to pozitívny pocit na oboch stranách a môže to dokonca naštartovať ďalšiu spoluprácu s týmto mediálnym zdrojom.
To je všetko!
Odborníci z odvetvia o pravidlách vydávania tlačových správ
Adam Jacobs, profesionálny digitálny marketér, generálny riaditeľ a známy marketingový riaditeľ spoločnosti Bubblegum Casting
Vytvorenie pevného základu s dôkladne vypracovaným briefom je nevyhnutné na vytvorenie plodnej tlačovej správy. Úlohou tohto prvku je poskytnúť autorovi štruktúru, usmernenie a smerovanie.
Keď od niekoho získavate informácie, mali by ste začať spísaním najdôležitejších cieľov pre podrobnosti. Môžete tiež uviesť informácie o najkritickejších správach a jazyku, o veciach, ktoré by sa nemali spomínať, a o všetkom, čo by mohlo byť užitočné. Správa, ktorá je stručná, ale presvedčivá a používa sa na oznámenie udalosti, produktu, služby, okolnosti alebo inej udalosti, sa nazýva tlačová správa. Novinárov žiadajú o uverejnenie tlačových správ jednotlivci a organizácie, napríklad celebrity a politici, ako aj podniky a charitatívne organizácie. Hlavným účelom tlačovej správy je šíriť informácie medzi široké publikum a v niektorých prípadoch aj za hranice. Okrem toho sú tlačové správy osvedčeným a osvedčeným nástrojom pre vzťahy s médiami. Pomáhajú propagovať produkt alebo zvyšovať povedomie o nejakom probléme, a preto sú také účinné. Na rozdiel od spravodajských článkov zaberajú zvyčajne len jednu alebo dve strany a obsahujú 150 až 250 slov.
Teraz by ste si mali uvedomiť, že hlavným cieľom každej tlačovej správy je propagovať niečo nové a konkrétne. Ak však chcete tlačové správy začleniť do svojich marketingových a propagačných stratégií, musíte poznať vhodný čas na ich vypracovanie. Vydanie tlačovej správy môžete zvážiť, ak sa vás týka niektorá z nasledujúcich možností:
- Ak chcete o svojej spoločnosti povedať niečo dôležité, čo chcete zverejniť, pokúste sa o to zaujať novinára, aby o tom mohol napísať v spravodajskom článku.
- Informujte médiá o podujatí s očakávaním, že budú informáciu šíriť ďalej. Ide napríklad o blížiace sa uvedenie výrobku na trh, obchodné stretnutie, otvorenie nového obchodu a mnohé ďalšie.
- Zvýšte viditeľnosť značky na internete pomocou sociálnych médií, blogov a webových stránok.
Zásadné informácie v tlačovej správe sa zvyčajne týkajú nasledujúcich piatich aspektov podávania správ: „kto“, „čo“, „kde“, „kedy“ a „prečo“. Dodržiavaním tejto štruktúry budete môcť jasnejšie komunikovať svoju správu a nulovo sa zamerať na informácie, ktoré považujete za najdôležitejšie, aby ich publikum pochopilo.
Okrem toho, že tlačová správa musí byť relevantná pre médium, v ktorom ju uverejňujete, jej hlavným obsahom by malo byť niečo, čo s nadšením šírite širokej verejnosti.
