Ako napísať tlačovú správu AP Style

Písanie tlačovej správy nie je také jednoduché, ako si bežný človek môže myslieť. Zahŕňa určitý formát, ktorý treba dodržať (nadpis, dátum, miesto, zhrnutie, použitie v médiách, informácie o spoločnosti), ale aj súbor štandardných činností, ktorých by ste sa mali držať. Ide o tzv. správnu tlačovú správu v štýle AP Style (tlačová správa v štýle Associated Press)

.

Hádate, čo to znamená? Ak nie, čítajte ďalej a dozviete sa, ako zabezpečiť, aby vaše tlačové správy dodržiavali štandardné pravidlá.

Čo je to formát tlačovej správy v štýle AP?

Tlačová správa v štýle AP znamená tlačovú správu v štýle „Associated Press„. Ide o jednu z najväčších neziskových tlačových agentúr na svete so sídlom v New Yorku, ktorá má upravené rôzne pravidlá pre tlačové publikácie. Každoročne vydáva príručku štýlu, ktorá upravuje spôsob, akým si želá, aby novinári, ktorí s ňou spolupracujú, formátovali jej obsah. Tak, aby všetky stránky prezentácie obsahu boli štandardné bez ohľadu na to, kto príbeh píše.

Hoci toto nie sú jediné odporúčané pravidlá, ktorých sa treba držať, v novinárskom a mediálnom priemysle sa dodržiavajú najčastejšie. Agentúra Associated Press stanovila aj osobitné normy pre tlačové správy, o ktorých sa bude hovoriť ďalej.

Prečo by ste sa pri písaní tlačovej správy mali držať štýlu AP?

Ano, zdá sa to triviálne. Koho zaujíma, či správne aplikujete všetky ich návrhy? No, po prvé, redaktori to robia. A keďže chcete, aby si váš príbeh kúpili, musíte dodržiavať ich pravidlá. Znie to presvedčivo, však?

Po druhé, prečítajte si túto správu:

Numerický a filatelistický úrad Governatorátu mesta Vatikán vydá tisíce sád štyroch známok, pričom každá známka bude obsahovať detail z Peruginovho obrazu „Zmŕtvychvstanie Krista“, a 220 000 kusov letáku.

Púta vás táto informácia? Máte záujem o ďalšie čítanie tohto príspevku? Videli ste tento príbeh niekde v médiách? Ani ja nie. Ak sa chcete vyhnúť takýmto otázkam, dodržiavajte pravidlá, ktoré sú opísané nižšie.

Dôležité je dodržiavať prísny formát tlačovej správy AP. Príbeh, ktorý obsahuje jasné písmo a obsah hodný správy, si zaslúži pozornosť. Preto neignorujte šablónovitú štruktúru tlačových správ, aby vás čitateľ neprehliadol. Nie je nič zlé, ak ste tlačovú správu ešte nenapísali. Pozrite si príklad tlačovej správy v štýle AP, ktorý je skvelým spôsobom, ako sa inšpirovať.

Pravidlá tlačovej správy v štýle AP

Vzhľadom na to, že tlačová správa musí byť stručná, musíte venovať pozornosť každému prvku. Štýlová príručka AP je skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby boli splnené všetky prvky tlačovej správy, čo v konečnom dôsledku zvýši vaše šance na uverejnenie článku.

Existujú dva súbory pravidiel, ktoré sa týkajú:

1. Obsah určitej tlačovej správy
2. Formát jednotlivých častí tlačovej správy

Tu sú kľúčové pravidlá, ktorým musia všetci novinári a copywriteri venovať pozornosť:

Titulky

Titulok je kľúčový pre upútanie pozornosti a získanie publika. Je kľúčový, pretože čitateľom hovorí, o čom príspevok je, a mal by byť presvedčivý, aby upútal pozornosť čitateľa.

Silný prvý odsek

Otvárací odsek musí dať predstavu o podstate tlačovej správy.

Päť W žurnalistiky

Tlačová správa je stručná a zdôrazňuje dôležitú informáciu. Preto by úvodný odsek tlačovej správy mal obsahovať päť W:

• Kto
• Kto
• Kedy
• Kde 
• Prečo
• a niekedy Ako

Najprv by ste mali uviesť najdôležitejšie fakty a potom nasledovať podrobnosti.

Styl písania obrátenej pyramídy

V obrátenej pyramíde leží základňa na vrchole a špička leží v umiestnená v spodnej časti. Z hľadiska tlačovej správy to znamená, že titulok a najdôležitejšie informácie by sa mali umiestniť na začiatok príbehu, nie na jeho koniec. 

Dátum

AP štýl má jasné pravidlá o dátume a mieste tlačovej správy. Dodržiavanie požadovaného štýlu a skratiek AP. napr. štátov a mesiacov zabezpečí vašim článkom vysokú úroveň profesionality.

Interpunkcia

Existujú rôzne pravidlá týkajúce sa interpunkcie. Najpoužívanejšie sa budú týkať čiarok. 

V Spojenom kráľovstve, Kanade a inde by ste mali používať čiarku na konci každého prvku vety:

Na raňajky som si dal zmrzlinu, ovocie a kávu.

V USA a v štýle AP by ste mali vynechať poslednú čiarku:

Na raňajky som si dal zmrzlinu, ovocie a kávu.

Použitie zámen

Je lepšie vyhnúť sa zámenám v prvej alebo druhej osobe. Príručka štýlu AP má prísne pokyny týkajúce sa tejto časti reči. Všetky tlačové správy a spravodajské články musia byť písané len v tretej osobe.

Čísla

Styl AP určuje pravidlá, ako sa majú čísla písať. Mali by ste písať čísla od 1 do 9. Potom používajte číslice ako „10“. Ak sa číslo nachádza na začiatku vety, vypíšte ho celé. „Desať detí bolo zranených, keď…“ 10 bude v poriadku len v nadpisoch.

Fonty

Vyhnite sa výberu nezvyčajných fontov. Namiesto toho používajte základné, ako napríklad Times New Roman alebo Arial. Je to povinné, pretože mediálne zásoby používajú tieto písma pri publikovaní článkov. Dôležité sú aj veľkosti písma, ktoré by mali byť od seba vzdialené len o jeden bod: napr. nadpis by mal mať veľkosť 14, podnadpis 13 a telo 12.

Písanie veľkých písmen

Všetky nadpisy a podnadpisy by sa mali písať veľkými písmenami. Toto pravidlo sa vzťahuje len na nadpisy a podnadpisy. Ostatné veľké písmená by sa mali prechyľovať len na príslušné podstatné meno.

 Ľudia

Pri prvom predstavení niekoho použite celé meno a titul: Adam Lawrence, technický riaditeľ spoločnosti, povedal: „Toto je veľký prelom v odvetví elektronických hier.“ Po prvom predstavení ho môžete spomenúť len ako Lawrence.

Šablóna tlačovej správy v štýle AP

Toto je len jedna z mnohých šablón tlačových správ dostupných na internete. Ak potrebujete inšpiráciu na napísanie vlastnej tlačovej správy, neváhajte a chopte sa jej!

Stiahnite si príklad tlačovej správy v štýle AP:

Kroky pri písaní tlačovej správy v štýle AP

1. Naplánujte obsah tlačovej správy

Predtým, ako začnete vytvárať oficiálnu tlačovú správu, určte si najzákladnejšie informácie, ktoré chcete odovzdať. Tlačová správa často trvá jednu až dve strany.

2. Určite svoju cieľovú skupinu

Definovaním veku, záujmov, pohlavia, hodnôt a príjmov vašej cieľovej skupiny budete môcť pochopiť, o aký obsah majú záujem.

3. Vytvorte nadpis

Titulok by sa mal umiestniť na začiatok tlačovej správy a mal by byť umiestnený v strede stránky. Keďže upúta pozornosť čitateľa, zvyčajne sa uvádza tučným písmom a má 65 až 80 znakov.

4. Zostavte popisný podnadpis

Podnadpis je o niečo dlhší ako nadpis, vrátane približne 120 znakov. Vo všeobecnosti je podnadpis písaný kurzívou a nasleduje za titulkom. Podnadpis slúži na dodatočné vysvetlenie vášho nadpisu. Skontrolujte, či váš nadpis aj podnadpis obsahujú kľúčové slová, pretože novinári a čitatelia môžu pomocou týchto slov ľahko zistiť ďalšie informácie prostredníctvom vyhľadávačov.

5. Začnite svoje telo.

V tele tlačovej správy by ste mali uviesť všetky potrebné informácie o podujatí. 

Telo tlačovej správy by malo vždy začínať dátumom a miestom. Tieto časti by mali byť napísané tučným písmom, pretože to pomáha novinárom alebo redaktorom zistiť, kedy je táto správa pripravená na zverejnenie alebo nie. Pri pridávaní miesta sa uistite, že vaše mesto ide všetkými veľkými písmenami a váš štát je skrátený. Nezabudnite, že váš prvý odsek by mal odpovedať na všetkých päť W.

6. Výber citátu

Pomôže aj pripojenie charakteristického citátu , ktorý pomôže urobiť novinku zaujímavejšou a dôveryhodnejšou. Citovaná osoba musí byť označená titulom a názvom spoločnosti alebo organizácie. Tento detail dodáva väčšiu dôveryhodnosť a ponúka novinárom priame citáty od vedúcich predstaviteľov podnikov zapojených do udalosti. Nezabudnite, že citát by mal pozostávať len z dvoch viet.

7. Ostatná časť tela

Zostávajúca časť časti tela by mala obsahovať rôzny mediálny obsah. Fotografie, zvuky a videá vám pomôžu vyniknúť vo vyhľadávačoch aj na sociálnych sieťach. Mali by ste sa vyhnúť tomu, aby ste do tlačovej správy vložili viac ako dva z týchto mediálnych obsahov. Ak posielate tlačovú správu prostredníctvom e-mailu, je lepšie umiestniť odkazy na priložený mediálny obsah, aby ste sa k nemu mohli dostať v jeho pôvodných zdrojoch a formách.

8. Pridanie kotlíka

Bilerplate je krátky popis spoločnosti alebo organizácie. Nachádza sa na konci tlačovej správy a obsahuje informácie o pozadí spoločnosti. Táto časť by nemala byť napísaná dlhšie ako 100 slov. Uistite sa, že ste boilerplate ukončili odkazom na webovú stránku spoločnosti.

9. Ukončite poznámkou na konci

Na samom konci tlačovej správy je dôležité uviesť údaje o kontakte na médiá, ako aj o firme, ktorú zastupujú. Bolo by vhodné použiť jednu vetu podobnú tejto: „Pre viac informácií nás kontaktujte na [telefónne číslo] alebo [e-mailová adresa].“

Tlačovú správu by ste mali ukončiť trojbodkou (nazývanou aj ako hash), aby ste čitateľom ukázali, že sa dostali na koniec príbehu. Bude to vyzerať približne takto: ### 

10. Kontrola nastavení dokumentov

Mali by byť dohodnuté jednopalcové okraje na všetkých stranách papiera. Skontrolujte si gramatiku a medzery s interpunkčnými znamienkami. Je lepšie používať len jednu medzeru za interpunkčnými znamienkami – žiadnu pred nimi.

11. Pridanie loga spoločnosti

Vložte logo spoločnosti na začiatok a do stredu tlačovej správy.

12. Určite, komu sa má poslať tlačová správa

Úspech dobre navrhnutej tlačovej správy má veľa spoločného s cieľom, na ktorý sa tlačová správa posiela. Keďže mediálne platformy dostávajú každý deň tisíce článkov, o vašu tlačovú správu nebude mať záujem každá publikácia. Je rozumné poslať tlačovú správu na mediálny sklad, ktorý je obľúbený medzi vašou cieľovou skupinou.

13. Distribuujte svoj príbeh

S distribúciou tlačovej správy sú vaše šance na prenos vašej tlačovej správy na cielené mediálne platformy a k novinárom oveľa vyššie. Distribučná služba navyše preberá všetku zodpovednosť a poskytuje používateľom všeobecnú šablónu, ktorá je už nastavená v správnom formáte.

14. Uveďte pokyny na uvoľnenie

Dátum vydania je dátum, ktorý si vyberiete na zverejnenie tlačovej správy. V ľavom hornom rohu svojho článku pridajte časovú os, všetko veľkými písmenami.

Tlačová správa musí začínať nadpisom „Tlačová správa“, po ktorom nasleduje „NA BEZODKLADNÉ VYDANIE“. Tento detail naznačuje, že informácie uvedené vo vašej správe sú pripravené na okamžité použitie. Ak však pripravujete tlačovú správu s embargom, je lepšie napísať „NIE JE NA BEZODKLADNÉ ZVEREJNENIE“ alebo „EMBARGO NA ZVEREJNENIE“,“ za ktorým nasleduje aktuálny dátum zverejnenia. 

Ako robiť public relations pre malé podniky

Dolný riadok

Tlačová správa v štýle AP je oficiálne oznámenie organizácie zaslané tlači. Používajú ju spoločnosti všetkých typov, ktoré chcú oznámiť udalosti, dôležité zmeny, uvedenie produktov na trh a podobne. Správne naformátovaná a distribuovaná tlačová správa v štýle AP môže výrazne zvýšiť povedomie o organizácii, zlepšiť vzťahy s verejnosťou a zároveň rozšíriť jej zákaznícku základňu.

Formátovali ste svoje tlačové správy pre AP? Sú nejaké iné pravidlá, ktoré považujete za najdôležitejšie? Neváhajte a zanechajte o tom komentár.

• Ako citovať tlačovú správu – urobte to štýlovo
• Tipy na písanie tlačovej správy k podujatiu