Regler for pressemeddelelser. Alle kan fortælle dig, hvordan man skriver en pressemeddelelse. Men langt fra alle kan hjælpe dig med at systematisere hele processen fra sortering af medieressourcer til udsendelse af opfølgende e-mails til udgivere.
Det er heldigvis det, vi gør lige nu. Ved at bryde hele processen ned i mindre faser vil vi dele i alt 21 gennemprøvede regler for at skrive effektive pressemeddelelser.
Let’s go!
Fase 1: Forberedelse
Regel 1. Gode pressemeddelelser bliver ikke offentliggjort uden grund. For at retfærdiggøre en pressemeddelelse skal du komme med en rigtig vigtig nyhed. Ellers vil udgiverne sandsynligvis markere dine e-mails som spam.
Læs mere: De vigtigste mål med distribution af pressemeddelelser
Regel 2. Opdel din mediebase i kategorier som f.eks. føderale, regionale, trykte eller elektroniske medier, erhvervsmedier, nyhedsportaler, radio, tv osv. Kategorier er lettere at opfatte og analysere. Nu kan du fokusere på de ressourcer, der har den største koncentration af din målgruppe.
Læs mere: Sådan sender du en pressemeddelelse til lokale medier
Regel 3. Find talere om emnet for din pressemeddelelse, som er autoriseret til at kommentere og besvare yderligere spørgsmål fra pressen.
Regel 4. Registrer en separat e-mail-adresse til korrespondance med udgivere. På denne måde kan du følge udviklingen i din kampagne mere effektivt. Ellers ender du med at rode med din almindelige e-mail-konto.
Regel 5. Opret en brugerdefineret pressemeddelelsesskabelon, og sørg for at inkludere dine aktuelle kontaktoplysninger.
Fase 2: Skrivning af første udkast
Regel 6. Kortfattethed er videns sjæl. En pressemeddelelse er ikke noget, der skal læses længe. Jo kortere den er – jo mere vil folk læse den.
Regel 7. Mere specificitet. Det vigtigste budskab kommer først. Overskriften og det indledende afsnit afspejler hovedidéen i hele pressemeddelelsen. Få disse linjer til at lyde spændende selv for den mest voldsomme skeptiker.
Regel 8. Lad det være en historie. Folk deler ikke pressemeddelelser ved frokosttid. De fortæller hinanden historier.
Læs mere: The Power of PR Storytelling
Regel 9. Fakta og tal. Dine argumenter vil ikke tælle, medmindre du beviser dem med fakta og tal.
Regel 10. Citater. Det virker, når de er korte og relevante. Og det virker aldrig med paragraflange citater fra administrerende direktører eller topchefer. Hvis citater er for lange, er der stor chance for, at journalisterne vil gøre dem kortere. Og hvis journalisterne laver redigeringer i din tekst, risikerer du at miste noget vigtig kontekst.
Læs mere: Sådan får du bedre citater til pressemeddelelser
Fase 3: Redigering & Korrekturlæsning
Regel 11. Når de første udkast er færdige, skal du lægge dem til side i hvert fald til næste dag. Nu er dit sind “friskere”, og du kan bedømme det skrevne mere præcist. En anden mulighed er, at du lader en anden person læse pressemeddelelsen og give feedback.
Regel 12. Fjern alt, hvad der efterlader usikkerhed. Du bør ikke efterlade læserne med en følelse af, at de har brug for en yderligere forklaring.
Regel 13. Brug et stavekontrolprogram. Det er i orden at lave stavefejl, mens du skriver, men det er IKKE i orden at lade dem stå i et endeligt udkast.
Regel 14. Fjern ord som “som følge heraf”, “ikke desto mindre”, “desuden” og en masse lignende udtryk. De giver ingen mening til dit budskab, så hvad er pointen?
Læs mere: Top 10 ord, der dræber dine pressemeddelelsesoverskrifter
Regel 15. Del komplekse sætninger op i to. Gør lange sætninger kortere.
Fase 4: Afsendelse til journalister
Regel 16. Du vil højst sandsynligt sende selve pressemeddelelsen i Word- eller PDF-format. De fleste journalister forsømmer naturligvis at se disse filer. En god idé er at lave en kort version af en pressemeddelelse og indsætte den som brødtekst i e-mailen. Så behøver journalisterne i det mindste ikke at bruge tid på at åbne og læse hele dokumentet.
Læs mere: Standardformat for pressemeddelelser
Regel 17. Emnet for brevet er lige så vigtigt som den første sætning i din pressemeddelelse. E-mail-filtre kan sende e-mails med lange emner i spam. Derfor skal det være kort og præcist.
Regel 18. Et brev med en personlig appel øger chancen for, at det bliver læst af en respondent. Prøv at personliggøre (henvende dig med navn) hver e-mail, når det er muligt.
Regel 19. Mærk ikke e-mailen som en “vigtig meddelelse”. Den kan være vigtig for dig som journalist. De modtager hundredvis af pressemeddelelser hver dag.
Regel 20. Det er ikke en god idé at følge op på udgivere 10 minutter efter, at du har sendt henvendelsen. Det kan du kun gøre, hvis du foretager opdateringer af dine oplysninger eller ønsker at tilføje noget nyt. Ellers vil du virke påtrængende.
Content Marketing Platform
- 100,000+ media publications;
- get backlinks to your product;
- scale work with content distribution.
Fase 4: At sige “tak”
Regel 21. Hvis nogen har offentliggjort din pressemeddelelse, skal du gøre det til en vane at følge op med en tak. Det efterlader en positiv følelse på begge sider og kan måske endda starte et videre samarbejde med denne medieressource.
Det var det!
Brancheeksperter om regler for pressemeddelelser
Adam Jacobs, professionel digital marketingmedarbejder, CEO og velkendt marketingdirektør hos Bubblegum Casting
Etablering af et solidt fundament med en omhyggeligt udformet briefing er afgørende for at producere en frugtbar pressemeddelelse. Dette element har til opgave at give forfatteren struktur, vejledning og retning.
Når du får oplysninger fra nogen, bør du begynde med at skrive de vigtigste mål for detaljerne ned. Du kan også inkludere oplysninger om de mest kritiske budskaber og sprogbrug, ting, der ikke bør nævnes, og alt andet, der kan være nyttigt. En nyhedshistorie, der er kortfattet, men alligevel overbevisende, og som bruges til at annoncere en begivenhed, et produkt, en tjeneste, en omstændighed eller en anden begivenhed, kaldes en pressemeddelelse. Journalister bliver bedt om at offentliggøre pressemeddelelser af enkeltpersoner og organisationer, f.eks. berømtheder og politikere samt virksomheder og velgørende organisationer. Det primære formål med en pressemeddelelse er at sprede information til et bredt publikum og i nogle tilfælde på tværs af internationale grænser. Desuden er pressemeddelelser det gennemprøvede, traditionelle værktøj til medierelationer. De er med til at fremme et produkt eller skabe opmærksomhed om et emne, og det er derfor, de er så effektive. I modsætning til nyhedshistorier fylder de typisk kun en eller to sider og indeholder mellem 150 og 250 ord.
Du bør nu være klar over, at det primære formål med hver pressemeddelelse er at promovere noget nyhedsværdigt og særligt. Du skal dog kende den rette timing for udarbejdelse af pressemeddelelser, hvis du ønsker at indarbejde dem i dine markedsførings- og salgsfremmende strategier. Du bør måske overveje at udsende en pressemeddelelse, hvis et af følgende forhold gør sig gældende for dig:
- Hvis du har noget vigtigt at sige om din virksomhed, som du gerne vil have ud, så prøv at få en journalist interesseret, så han/hun kan skrive om det i en nyhedsartikel.
- Indformér medierne om en begivenhed med forventning om, at de vil sprede budskabet videre. F.eks. en kommende lancering af et produkt, et forretningsmøde, åbning af en ny butik og meget mere.
- Forøg brandets synlighed på internettet ved at bruge sociale medier, blogs og hjemmesider.
Væsentlige oplysninger i en pressemeddelelse vil typisk dække følgende fem aspekter af rapporteringen: “hvem”, “hvad”, “hvor”, “hvornår” og “hvorfor”. Ved at overholde denne struktur kan du kommunikere dit budskab mere klart og koncentrere dig om de oplysninger, som du anser for at være mest afgørende for, at dine målgrupper forstår dem.
Ud over at være relevant for det medie, som du offentliggør pressemeddelelsen på, skal det primære indhold af din pressemeddelelse være noget, som du er begejstret for at udbrede til offentligheden.
Online Publicity Workbook
- 100+ content ideas for your B2B startup;
- ideal for do-it-yourself publicity plans;
- schedule your PR campaign in advance.
