Правилата за публикуване на прессъобщения. Всеки може да ви каже как да напишете съобщение за пресата. Но далеч не всеки може да ви помогне да систематизирате целия процес – от подреждането на медийните ресурси до изпращането на последващи имейли до издателите.
За щастие точно това правим в момента. Като разделим целия процес на по-малки етапи, ще споделим общо 21 доказани правила за писане на ефективни прессъобщения.
Започваме!
Етап 1: Подготовка
Правило 1. Добрите прессъобщения не се публикуват без причина. За да оправдаете едно съобщение за пресата, трябва да измислите доста важна новина. В противен случай издателите вероятно ще маркират имейлите ви като спам.
Прочетете повече: Основните цели на разпространението на прессъобщения
Правило 2. Разпределете медийната си база на категории като федерални, регионални, печатни или електронни, бизнес, новинарски портали, радио, телевизия и др. Категориите са по-лесни за възприемане и анализиране. Сега можете да се съсредоточите върху ресурсите, в които има най-голяма концентрация на вашата целева аудитория.
Прочетете повече: Как да изпратим прессъобщение до местните медии
Правило 3. Намерете говорители по темата на вашето съобщение, които са упълномощени да коментират и да отговарят на допълнителни въпроси на пресата.
Правило 4. Регистрирайте отделен имейл адрес за водене на кореспонденция с издателите. По този начин ще можете да проследявате по-ефективно напредъка на кампанията си. В противен случай в крайна сметка ще объркате обикновения си имейл акаунт.
Правило 5. Създайте персонализиран шаблон за прессъобщение и не забравяйте да включите актуалната си информация за контакт.
Етап 2: Писане на първи проекти
Правило 6. Краткостта е душата на остроумието. Съобщението за пресата не е за дълго четене. Колкото по-кратко е то – толкова повече хора ще го прочетат.
Правило 7. По-голяма конкретност. Най-важното послание е на първо място. Заглавието и водещият параграф отразяват основната идея на цялото съобщение за пресата. Направете така, че тези редове да звучат интригуващо дори за най-жестокия скептик.
Правило 8. Нека това да бъде история. Хората не споделят прессъобщения по време на обяд. Те си разказват истории.
Прочетете повече: Силата на PR разказването на истории
Правило 9. Факти и цифри. Вашите аргументи няма да имат значение, ако не ги докажете с факти и цифри.
Правило 10. Цитати. Работи, когато са кратки и подходящи. И никога не работи с дълги като параграф цитати от изпълнителни директори или топ мениджъри. Ако цитатите са твърде дълги, има голяма вероятност журналистите да ги направят по-кратки. А ако журналистите направят редакции на текста ви, рискувате да загубите част от важния контекст.
Прочетете повече: Как да получаваме по-добри цитати за съобщения за пресата
Етап 3: Редактиране & Коригиране
Правило 11. Когато първите чернови са готови, оставете ги настрана поне до следващия ден. Сега съзнанието ви е „по-свежо“ и можете да прецените написаното по-точно. Друг вариант е, когато дадете на някой друг да прочете съобщението за пресата и да остави обратна връзка.
Правило 12. Премахнете всичко, което оставя несигурност. Не бива да оставяте у читателите усещането, че се нуждаят от допълнителни обяснения.
Правило 13. Използвайте програма за проверка на правописа. Нормално е да правите правописни грешки, докато пишете, но НЕ е нормално да ги оставяте в окончателния вариант.
Правило 14. Премахнете думи като „в резултат“, „въпреки това“, „освен това“ и много други подобни изрази. Те не придават никакъв смисъл на съобщението ви, така че какъв е смисълът?
Прочетете повече: Топ 10 думи, които убиват заглавията на прессъобщенията ви
Правило 15. Разделете сложните изречения на две. Направете дългите изречения по-кратки.
Етап 4: Изпращане до журналисти
Правило 16. Най-вероятно ще изпратите действителното съобщение за пресата във формат Word или PDF. Разбира се, повечето журналисти пренебрегват разглеждането на тези файлове. Добра идея е да направите кратка версия на съобщението за пресата и да я вмъкнете като тяло на имейла. Така поне няма да се налага журналистите да отделят време за отваряне и четене на целия документ.
Прочетете повече: Стандартният формат на съобщението за пресата
Правило 17. Темата на писмото е също толкова важна, колкото и първото изречение на вашето съобщение за пресата. Филтрите за електронна поща могат да изпратят имейли с дълги теми в спам. Ето защо тя трябва да бъде кратка и по същество.
Правило 18. Писмо с личен призив увеличава шанса то да бъде прочетено от респондента. Опитайте се да персонализирате (да се обръщате по име) всяко писмо, когато е възможно.
Правило 19. Не отбелязвайте имейла като „важно съобщение“. То може да е важно за вас, журналиста. Те получават стотици съобщения за пресата всеки ден.
Правило 20. Не е добра идея да проследявате действията на издателите 10 минути след изпращането на запитването. Можете да направите това само ако правите актуализации на информацията си или искате да добавите нещо ново. В противен случай ще изглеждате натрапчиви.
Content Marketing Platform
- 100,000+ media publications;
- get backlinks to your product;
- scale work with content distribution.
Етап 4: Казване на „Благодаря“
Правило 21. Ако някой е публикувал вашето съобщение за пресата, имайте навика да го последвате с благодарствено писмо. Това оставя положително усещане и у двете страни и дори може да постави началото на по-нататъшно сътрудничество с този медиен ресурс.
Това е всичко!
Експерти от бранша за правилата за публикуване на прессъобщения
Адам Джейкъбс, професионален дигитален маркетолог, главен изпълнителен директор и известен маркетинг директор на Bubblegum Casting
Поставянето на солидна основа с щателно изготвен кратък текст е от съществено значение за създаването на ползотворно съобщение за пресата. Задачата на този елемент е да предостави на автора структура, насоки и ръководство.
Когато получавате информация от някого, трябва да започнете със записването на най-важните цели за подробностите. Можете също така да включите информация за най-критичните послания и формулировки, неща, които не трябва да се споменават, и всичко друго, което може да бъде полезно. Новинарски материал, който е кратък, но убедителен и се използва за обявяване на събитие, продукт, услуга, обстоятелство или друго събитие, се нарича съобщение за пресата. Журналистите се обръщат към тях с молба да публикуват прессъобщения от физически лица и организации, като например известни личности и политици, както и от фирми и благотворителни организации. Основната цел на съобщението за пресата е да се разпространи информация до широка аудитория, а в някои случаи и зад граница. Освен това съобщенията за пресата са изпитан и надежден инструмент за връзки с медиите. Те помагат за популяризирането на даден продукт или за повишаване на осведомеността по даден въпрос, поради което са толкова ефективни. За разлика от новините, те обикновено заемат само една или две страници и съдържат между 150 и 250 думи.
Трябва вече да сте наясно, че основната цел на всяко съобщение за пресата е да популяризира нещо ново и конкретно. Въпреки това трябва да знаете подходящия момент за изготвяне на съобщенията за пресата, ако искате да ги включите във вашите маркетингови и рекламни стратегии. Може би ще искате да обмислите издаването на съобщение за пресата, ако някое от следните неща се отнася за вас:
- Ако имате да кажете нещо важно за вашата компания, което искате да се разпространи, опитайте се да заинтересувате репортер, за да може той да напише за това в новинарска статия.
- Известите медиите за дадено събитие, като очаквате те да разпространят информацията по-нататък. Например, предстои пускане на продукт на пазара, бизнес среща, откриване на нови магазини и много други.
- Повишаване на видимостта на марката в интернет чрез използване на социални медии, блогове и уебсайтове.
Съществената информация в съобщението за пресата обикновено обхваща следните пет аспекта на докладването: „кой“, „какво“, „къде“, „кога“ и „защо“. Като се придържате към тази структура, ще можете да предадете съобщението си по-ясно и да се съсредоточите върху информацията, която смятате за най-важна за разбиране от аудиторията.
В допълнение към това, че трябва да е подходящо за медията, в която публикувате съобщението за пресата, основното съдържание на вашето съобщение за пресата трябва да е нещо, което с ентусиазъм разпространявате сред широката общественост.
Online Publicity Workbook
- 100+ content ideas for your B2B startup;
- ideal for do-it-yourself publicity plans;
- schedule your PR campaign in advance.
