보도 자료 규칙. 누구나 보도 자료를 작성하는 방법을 알려줄 수 있습니다. 하지만 미디어 리소스 분류부터 언론사에 후속 이메일을 보내는 것까지 전체 프로세스를 체계화할 수 있는 사람은 많지 않습니다.
다행히도 지금 바로 이 작업을 수행하고 있습니다. 전체 프로세스를 더 작은 단계로 세분화하여 효과적인 보도 자료를 작성하기 위한 총 21가지의 검증된 규칙을 공유하고자 합니다.
가자!
1단계: 준비
규칙 1. 좋은 보도 자료는 아무 이유 없이 게시되지 않습니다. 보도 자료를 정당화하려면 매우 중요한 뉴스가 있어야 합니다. 그렇지 않으면 게시자가 귀하의 이메일을 스팸으로 표시할 가능성이 높습니다.
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규칙 2. 미디어 기반을 연방, 지역, 인쇄 또는 전자, 비즈니스, 뉴스 포털, 라디오, 텔레비전 등과 같은 카테고리로 나눕니다. 카테고리는 더 쉽게 인식하고 분석할 수 있습니다. 이제 타겟 오디언스가 가장 많이 집중되어 있는 리소스에 집중할 수 있습니다.
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규칙 3. 보도자료 주제에 대해 논평하고 추가 언론 질문에 답변할 권한이 있는 발표자를 찾습니다.
규칙 4. 퍼블리셔와 연락할 수 있는 별도의 이메일 주소를 등록하세요. 이렇게 하면 캠페인 진행 상황을 더 효과적으로 추적할 수 있습니다. 그렇지 않으면 일반 이메일 계정을 엉망으로 만들 수 있습니다.
규칙 5. 사용자 정의 보도 자료 템플릿을 만들고 현재 연락처 정보를 포함하세요.
2단계: 초안 작성
규칙 6. 간결함은 위트의 영혼입니다. 보도 자료는 길게 읽을 필요가 없습니다. 짧을수록 더 많은 사람들이 읽을 것입니다.
규칙 7. 더 구체적일 것.
가장 중요한 메시지가 먼저 나옵니다. 제목과 첫 문단은 전체 보도 자료의 주요 아이디어를 반영합니다. 아무리 격렬한 회의론자라도 이 문장이 흥미롭게 들릴 수 있도록 하세요.규칙 8. 스토리가 되게 하세요. 사람들은 점심시간에 보도자료를 공유하지 않습니다. 그들은 서로에게 이야기를 들려줍니다.
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규칙 9. 사실과 수치. 사실과 수치로 증명하지 않는 주장은 인정되지 않습니다.
규칙 10. 따옴표. 짧고 관련성이 있을 때 작동합니다. CEO나 최고 관리자의 한 문단 길이의 인용문은 절대로 작동하지 않습니다. 인용문이 너무 길면 기자가 짧게 만들 가능성이 높습니다. 또한 언론인이 텍스트를 편집하면 중요한 문맥이 손실될 위험이 있습니다.
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3단계: 편집 및 교정
규칙 11. 첫 번째 초안이 준비되면 적어도 다음 날까지 따로 보관하세요. 이제 마음이 “더 신선”해져서 글을 더 정확하게 판단할 수 있습니다. 또 다른 옵션은 다른 사람이 보도 자료를 읽고 피드백을 남기도록 하는 것입니다.
규칙 12. 불확실성을 남기는 내용은 모두 삭제합니다. 독자에게 추가 설명이 필요하다는 느낌을 남겨서는 안 됩니다.
규칙 13. 맞춤법 검사기를 사용합니다. 글을 쓰면서 오타를 만드는 것은 괜찮지만 최종 초안에 오타를 그대로 두는 것은 좋지 않습니다.
규칙 14. “결과적으로”, “그럼에도 불구하고”, “더욱이” 등의 단어와 유사한 표현을 많이 삭제하세요. 메시지에 아무런 의미가 없는데 무슨 소용이 있을까요?
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규칙 15. 복잡한 문장은 두 개로 나눕니다. 긴 문장을 짧게 만듭니다.
4단계: 언론인에게 보내기
규칙 16. 대부분의 경우 실제 보도 자료는 Word 또는 PDF 형식으로 보내게 됩니다. 물론 대부분의 언론인은 이러한 파일을 보는 것을 소홀히 합니다. 보도자료의 간략한 버전을 만들어 이메일 본문에 삽입하는 것이 좋습니다. 적어도 기자가 전체 문서를 열고 읽는 데 시간을 할애할 필요는 없겠죠.
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규칙 17. 편지의 제목은 보도 자료의 첫 문장만큼이나 중요합니다. 이메일 필터는 제목이 긴 이메일을 스팸으로 분류할 수 있습니다. 그렇기 때문에 짧고 요점을 잘 파악해야 합니다.
규칙 18. 개인적인 호소가 담긴 편지는 응답자가 읽을 확률이 높습니다. 가능하면 각 이메일을 개인화(이름별 주소)하세요.
규칙 19. 이메일을 “중요한 메시지”로 표시하지 마세요. 기자에게는 중요할 수 있습니다. 그들은 매일 수백 건의 보도 자료를 받습니다.
규칙 20. 요청을 보낸 후 10분 후에 언론사에 후속 조치를 취하는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 정보를 업데이트하거나 새로운 내용을 추가하려는 경우에만 이 작업을 수행할 수 있습니다. 그렇지 않으면 방해가 될 수 있습니다.
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4단계: “감사합니다”라고 말하기
규칙 21. 보도 자료를 게시한 사람이 있다면 감사 메모로 후속 조치를 취하는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 양쪽 모두에게 긍정적인 느낌을 남기고 이 미디어 리소스와 추가 협업을 시작할 수도 있습니다.
그게 다야!
보도 자료 규칙에 대한 업계 전문가들의 의견
애덤 제이콥스, 전문 디지털 마케터이자 CEO이자 잘 알려진 마케팅 디렉터 버블검 캐스팅
충실한 보도 자료를 작성하려면 꼼꼼하게 작성된 개요로 탄탄한 토대를 구축하는 것이 필수적입니다. 이 요소의 역할은 작성자에게 구조, 지침 및 방향을 제공하는 것입니다.
누군가로부터 정보를 얻을 때는 세부 사항에 대한 가장 중요한 목표를 적는 것부터 시작해야 합니다. 가장 중요한 메시지와 언어, 언급해서는 안 되는 사항, 기타 도움이 될 수 있는 모든 정보를 포함할 수도 있습니다.
이벤트, 제품, 서비스, 상황 또는 기타 일을 알리는 데 사용되는 간결하면서도 설득력 있는 뉴스 기사를 보도 자료라고 합니다. 언론인은 유명인, 정치인, 기업 및 자선 단체와 같은 개인 및 조직으로부터 보도 자료를 게시해 달라는 요청을 받습니다. 보도 자료의 주요 목적은 광범위한 청중에게 정보를 배포하는 것이며, 경우에 따라서는 국경을 넘어 정보를 배포하는 경우도 있습니다. 또한 보도 자료는 언론 홍보를 위한 검증된 기본 도구입니다. 보도자료는 제품을 홍보하거나 이슈에 대한 인지도를 높이는 데 도움이 되므로 매우 효과적입니다. 뉴스 기사와 달리 일반적으로 한두 페이지에 150~250단어로 구성됩니다.이제 각 보도 자료의 주요 목적은 뉴스 가치가 있고 특별한 것을 홍보하는 것임을 알고 있어야 합니다. 그러나 보도자료를 마케팅 및 홍보 전략에 통합하려면 보도자료 초안을 작성할 적절한 타이밍을 알아야 합니다. 다음 중 하나라도 해당되는 경우 보도 자료 발행을 고려할 수 있습니다.
- 회사에 대해 알리고 싶은 중요한 내용이 있다면 기자가 관심을 갖고 뉴스 기사로 작성할 수 있도록 하세요.
- 미디어에 이벤트에 대해 알리고, 미디어가 더 널리 알려줄 것을 기대합니다. 예를 들어 다가오는 제품 출시, 비즈니스 미팅, 신규 매장 오픈 등이 있습니다.
- 소셜 미디어, 블로그, 웹사이트를 사용하여 인터넷에서 브랜드 인지도를 높입니다.
보도 자료의 필수 정보는 일반적으로 다음 다섯 가지 측면을 다룹니다: “누가”, “무엇을”, “어디서”, “언제”, “왜”. 이 구조를 준수하면 메시지를 보다 명확하게 전달하고 청중이 이해하는 데 가장 중요하다고 생각되는 정보에 집중할 수 있습니다.
보도 자료를 게시하는 매체와 관련이 있어야 할 뿐만 아니라, 보도 자료의 주요 내용은 일반 대중에게 널리 알리고 싶은 내용이어야 합니다.
