Sajtóközlemény szabályai. Mindenki meg tudja mondani, hogyan kell sajtóközleményt írni. De messze nem mindenki tud segíteni rendszerezni a teljes folyamatot a médiaforrások kiválogatásától a kiadóknak küldött utólagos e-mailek elküldéséig.
Szerencsére mi most éppen ezt csináljuk. Az egész folyamatot kisebb szakaszokra bontva összesen 21 bevált szabályt osztunk meg a hatékony sajtóközlemények írásához.
Gyerünk!
1. szakasz: előkészítés
1. szabály. A jó sajtóközleményeket nem ok nélkül teszik közzé. Egy sajtóközlemény indoklásához elő kell állni egy nagyon fontos hírrel. Ellenkező esetben a kiadók valószínűleg spamnek fogják jelölni az e-maileket.
Bővebben: A sajtóközlemények terjesztésének fő céljai
2. szabály. Ossza fel a médiabázist olyan kategóriákra, mint szövetségi, regionális, nyomtatott vagy elektronikus, üzleti, hírportálok, rádió, televízió stb. A kategóriákat könnyebb érzékelni és elemezni. Most már azokra a forrásokra összpontosíthat, amelyekben a célközönsége a legnagyobb koncentrációban van jelen.
Bővebben: Hogyan küldjön sajtóközleményt a helyi médiának
3. szabály. Keressen olyan előadókat a közlemény témájához, akik jogosultak nyilatkozni és további sajtókérdésekre válaszolni.
4. szabály. Regisztráljon egy külön e-mail címet a kiadókkal való levelezéshez. Így hatékonyabban nyomon követheted a kampányod előrehaladását. Ellenkező esetben a végén még a szokásos e-mail fiókodat is összekuszálod.
5. szabály. Hozzon létre egy egyéni sajtóközlemény-sablont, és ügyeljen arra, hogy tartalmazza az aktuális elérhetőségi adatait.
2. szakasz: Az első vázlatok megírása
6. szabály. A rövidség a szellemesség lelke. Egy sajtóközlemény nem hosszú olvasmány. Minél rövidebb – annál többen fogják elolvasni.
7. szabály. Több konkrétum. A legfontosabb üzenet az első. A cím és a bevezető bekezdés az egész sajtóközlemény fő gondolatát tükrözi. Legyenek ezek a sorok még a leghevesebb szkeptikusok számára is érdekfeszítően hangzanak.
8. szabály. Legyen ez egy történet. Az emberek nem osztanak meg sajtóközleményeket ebédidőben. Történeteket mesélnek egymásnak.
Bővebben: A PR történetmesélés ereje
9. szabály Tények és számok. Az érveid nem fognak számítani, ha nem bizonyítod őket tényekkel és számokkal.
10. szabály: A 10. szabály. Idézetek. Akkor működik, ha rövidek és relevánsak. És soha nem működik a vezérigazgatóktól vagy topmenedzserektől származó, bekezdésnyi hosszú idézetekkel. Ha az idézetek túl hosszúak, nagy az esélye, hogy az újságírók rövidebbé teszik őket. Ha pedig az újságírók szerkesztik a szövegét, akkor azt kockáztatja, hogy elveszik néhány fontos kontextus.
Bővebben: Hogyan szerezzen jobb idézeteket a sajtóközleményekhez
3. szakasz: Szerkesztés és fordítás
11. szabály. Amikor az első vázlatok elkészültek, tedd félre őket legalább másnapig. Most „frissebb” az elméd, és pontosabban meg tudod ítélni az írást. Egy másik lehetőség, ha hagyod, hogy valaki más is elolvassa a sajtóközleményt, és visszajelzést adjon.
12. szabály. Távolítson el mindent, ami bizonytalanságot hagy maga után. Ne hagyd az olvasóban azt az érzést, hogy további magyarázatra van szüksége.
13. szabály. Használjon helyesírás-ellenőrzőt. Az rendben van, hogy írás közben elgépeled, de az NEM oké, hogy a végleges vázlatban hagyd őket.
14. szabály. Távolítsd el az olyan szavakat, mint „ennek következtében”, „mindazonáltal”, „továbbá” és sok hasonló kifejezést. Ezek nem adnak értelmet a mondanivalódnak, így mi értelme van?
Bővebben: Top 10 szó, amely megöli a sajtóközlemény főcímeit
15. szabály. Az összetett mondatokat ossza ketté. A hosszú mondatok legyenek rövidebbek.
4. szakasz: Küldés újságíróknak
16. szabály. Valószínűleg a tényleges sajtóközleményt Word vagy PDF formátumban fogja elküldeni. Természetesen a legtöbb újságíró hanyagolja ezeknek a fájloknak a megtekintését. Jó ötlet, ha elkészíti a sajtóközlemény rövid változatát, és azt illeszti be az e-mail szövegébe. Így legalább az újságíróknak nem kell időt tölteniük a teljes dokumentum megnyitásával és elolvasásával.
Bővebben: Sajtóközlemény szabványos formátuma
17. szabály. A levél tárgya ugyanolyan fontos, mint a sajtóközlemény első mondata. Az e-mail szűrők a hosszú tárgyú e-maileket a spamek közé küldhetik. Ezért rövidnek és lényegre törőnek kell lennie.
18. szabály. A személyes hangvételű levél növeli annak az esélyét, hogy a válaszadó elolvassa. Igyekezzen minden egyes e-mailt lehetőség szerint személyre szabni (névvel megszólítani).
19. szabály. Ne jelölje meg az e-mailt „fontos üzenetként”. Lehet, hogy az újságírónak fontos. Naponta több száz sajtóközleményt kapnak.
20. szabály. Nem jó ötlet a kiadókkal 10 perccel a megkeresés elküldése után követni. Ezt csak akkor teheti meg, ha frissíti az adatait, vagy ha valami újat szeretne hozzáadni. Ellenkező esetben tolakodónak tűnsz.
Content Marketing Platform
- 100,000+ media publications;
- get backlinks to your product;
- scale work with content distribution.
4. szakasz: „Köszönöm”
21. szabály. Ha valaki közzétette a sajtóközleményedet, szokásoddá tedd, hogy egy köszönőlevéllel kövesd. Ez mindkét oldalon pozitív érzést hagy maga után, és akár egy további együttműködést is elindíthat ezzel a médiaforrással.
Ez az!
Szakmai szakértők a sajtóközlemények szabályairól
Adam Jacobs, a Bubblegum Casting
digitális marketing szakember, vezérigazgató és jól ismert marketingigazgató.
Az alapos alapozás egy aprólékosan kidolgozott brief segítségével elengedhetetlen a gyümölcsöző sajtóközlemény elkészítéséhez. Ennek az elemnek az a feladata, hogy struktúrát, útmutatást és irányt adjon az írónak.
Ha valakitől információt szerzel, azzal kell kezdened, hogy leírod a részletek legfontosabb céljait. A legfontosabb üzenetekről és nyelvezetről, a nem említendő dolgokról és minden más hasznos dologról is adhatsz tájékoztatást. Sajtóközleménynek nevezzük azt a tömör, mégis meggyőző híradást, amellyel egy eseményt, terméket, szolgáltatást, körülményt vagy más eseményt jelentenek be. Az újságírókat sajtóközlemények közzétételére magánszemélyek és szervezetek, például hírességek és politikusok, valamint vállalkozások és jótékonysági szervezetek kérik fel. A sajtóközlemények elsődleges célja az információk széles közönséghez, és bizonyos esetekben nemzetközi határokon átnyúló terjesztése. Emellett a sajtóközlemények a médiakapcsolatok kipróbált és bevált, kenyérre és vajra épülő eszközei. Segítenek egy termék népszerűsítésében vagy egy kérdéssel kapcsolatos figyelemfelkeltésben, ezért olyan hatékonyak. A hírekkel ellentétben ezek általában csak egy vagy két oldalt tesznek ki, és 150-250 szót tartalmaznak.
Most már tisztában kell lennie azzal, hogy minden sajtóközlemény elsődleges célja valami hírértékű és különleges dolog népszerűsítése. Azonban ismernie kell a sajtóközlemények megfogalmazásának megfelelő időzítését, ha be akarja építeni azokat a marketing- és promóciós stratégiáiba. Érdemes megfontolni egy sajtóközlemény kiadását, ha az alábbiak bármelyike vonatkozik Önre:
- Ha van valami fontos mondanivalója a vállalatáról, amit szeretne nyilvánosságra hozni, próbálja meg felkelteni egy riporter érdeklődését, hogy írhasson róla egy újságcikkben.
- Ismertesse a médiát egy eseményről, azzal az elvárással, hogy ők majd tovább terjesztik a hírt. Például egy termék közelgő bevezetése, egy üzleti találkozó, új üzletek megnyitása és még sok más.
- Növelje a márka láthatóságát az interneten a közösségi média, a blogok és a weboldalak használatával.
A sajtóközleményben szereplő lényeges információk jellemzően a következő öt szempontot fedik le a beszámolóban: „ki”, „mi”, „hol”, „mikor” és „miért”. Ha betartja ezt a struktúrát, világosabban tudja majd közölni az üzenetét, és a közönség számára leglényegesebbnek ítélt információkat fogja tudni megérteni.
Amellett, hogy a sajtóközleményt a médiumhoz illeszkedjen, amelyen közzéteszi, a sajtóközlemény elsődleges tartalmának olyasminek kell lennie, amit lelkesen terjeszt a nagyközönség felé.
Online Publicity Workbook
- 100+ content ideas for your B2B startup;
- ideal for do-it-yourself publicity plans;
- schedule your PR campaign in advance.
