Un sistema eficaz Campaña de relaciones públicas es el resultado de un buen plan estratégico. Esto comienza con la creación de un plan de contenidos ganados y de marca, así como de plazos, hitos y eventos del sector. La planificación es crucial para el éxito de las relaciones públicas, y un calendario de relaciones públicas es un elemento esencial. Y es el arma secreta de muchos Agencias de relaciones públicas y Directores de relaciones públicas.
Piense en ello como su hoja de ruta de contenidos que garantiza un flujo constante de cobertura mediática, aunque aún no conozca los principales anuncios de noticias. Crearlo no es algo llamativo ni creativo, pero es muy importante para un sólido calendario de colocación en los medios. En este post descubrirás por qué necesitas empezar a utilizar un calendario de relaciones públicas y cómo puede impulsar los resultados de los medios ganados, realizar un seguimiento de los objetivos y mantener alineados todos los componentes de un plan de relaciones públicas.
¿Qué es un calendario de relaciones públicas?
Un calendario de relaciones públicas es un calendario o plan de tu proyecto o campaña que muestra todas las partes principales necesarias para lanzar y asegurar las relaciones públicas o la cobertura mediática. También puede destacarlos en relación con sus otras campañas de marketing y eventos empresariales importantes, para que pueda hacer un seguimiento de cómo su calendario de relaciones públicas se alinea con el resto del plan empresarial.
Una nota importante sobre un calendario de relaciones públicas es que no es sólo una tabla con fechas de publicación o plazos finales. Desglosa las distintas partes del proceso y todas las tareas asociadas a ellas en un práctico calendario.
Todos los plazos menores, las reuniones y citas relacionadas con las tareas, y las solicitudes de elementos visuales del equipo de diseño y de contenidos de los ejecutivos deben estar ahí. Todas las tareas y actividades que se te ocurran de antemano son necesarias para ofrecer una gran cobertura.
¿Por qué necesita un calendario de relaciones públicas?
Probablemente ya conozcas y tengas calendarios de empresa, calendarios de contenidos, calendarios de marketing y mucho más. ¿Por qué es necesario utilizar también calendarios de relaciones públicas y por qué usted y su empresa deberían tener uno? ¿Es sólo para estar más organizado? Sí, y no. Es capaz de ofrecerte mucho más que un simple lugar donde aterrizar todos tus pensamientos y planes.
Se trata de:
Te ayudará a ver con más claridad qué estás haciendo y cuándo. Tendrá una visión rápida de dónde tiene que concentrarse tanto a corto como a largo plazo. Esto significa que podrá dedicar todo su tiempo y esfuerzo a las actividades que necesitan su ayuda y le ayudarán a alcanzar los objetivos de su marca y a dirigirse al público adecuado con mayor eficacia.
Un calendario de relaciones públicas te resultará útil para coordinar las relaciones públicas con otras actividades empresariales. Imagina los distintos calendarios de tu Google Calendar como diferentes partes de tus planes de relaciones públicas y marketing. Cada uno de ellos te ofrece una visión por separado, pero al fusionarlos, podrás obtener la imagen completa. El calendario empresarial general es la parte principal en la que debe basarse todo lo demás. El calendario de marketing es la segunda parte: cómo presentas tu calendario principal a tus clientes o directivos a través de cosas como lanzamientos y campañas. El calendario de relaciones públicas puede ser la tercera parte, que muestra qué actividades utilizarás para ejecutar tu estrategia de relaciones públicas y campañas concretas.
Ayudará a planificar las relaciones públicas en torno a fiestas y eventos. Otra forma en la que un calendario de relaciones públicas mejorará el trabajo de todo su equipo es mediante la capacidad de estar preparado con antelación para cualquier festividad o evento estacional en el que su equipo quiera participar para lograr un mayor alcance, concienciación y una imagen más sólida. Miles de eventos y días festivos podrían llamar la atención de su empresa con una promoción colectiva, así que asegúrese de mirar más allá de las actividades habituales. No obstante, recuerde utilizar las más relevantes. Esas actividades importantes y sensibles al tiempo pueden pillarte en mal momento cuando no estás preparado para ellas. Por ello, el trabajo de preparación que debe planificarse con antelación se convierte en fundamental.
Prestar atención a las fechas específicas de su marca (como el lanzamiento de nuevos productos, colecciones, iniciativas de marca o aniversarios) le ayudará a planificar, alinear y programar actividades para promocionarlas. Le demostrará quiénes son sus objetivos y con cuántas semanas o meses de antelación debe llegar a ellos para informarles de sus próximas novedades, lo que le dará tiempo de sobra para empezar a planificar el discurso perfecto.
También es útil establecer colaboradores internos y externos más fácilmente. Cuando se colabora tanto como requieren las relaciones públicas, hay muchas personas distintas ante las que rendir cuentas: colaboradores externos, como reporteros y editores, colegas y compañeros de trabajo, y autónomos que colaboran con tu marca. Por eso, un calendario de relaciones públicas te ayudará a evitar retrasos, excesos de presupuesto y mucho más.
Un calendario de relaciones públicas creará un flujo constante de actividades que tienen mucho más éxito que los golpes de efecto «puntuales». Un esfuerzo constante de relaciones públicas puede resultar agotador, pero seguir haciéndolo te mantendrá visible y relevante. Cuantas más actividades realice, más cobertura podrá adquirir y compartir con sus seguidores, clientes y red de medios de comunicación.
¿Cómo crear un calendario de relaciones públicas?
Si no está teniendo la notoriedad que había planeado o tiene la sensación de que ha hecho todo lo posible pero sus esfuerzos siguen siendo invisibles, entonces es el momento de recrear su estrategia y elegir las estrategias adecuadas.
Una vez elaborado el plan, es hora de crear un calendario de relaciones públicas. ¿Por dónde empezar? Aquí te explicamos cómo elaborarlo:
1. Elija su formato
Crea una hoja de cálculo Excel. También puedes usar Word u otro programa, pero a mucha gente le resulta práctico usar Excel y le sirve para poder cambiar cosas y relacionarlas de forma más visual.
Tus eventos, publicaciones y otras actividades se enumerarán en una columna, una debajo de otra (mira los ejemplos al final del artículo). Los meses del año se enumerarán en las columnas de izquierda a derecha.
2. Decida los tipos de contenido
Una vez que haya elegido dónde cumplirá su calendario de relaciones públicas, es hora de empezar a crear sus campañas y los procesos que las acompañan. Uno de los primeros pasos que tendrás que dar es detectar los tipos de contenido que necesitarás para implementar y amplificar tu cobertura de contenidos y relaciones públicas.
Los temas a incluir son:
Los detalles de lo que debe incluir en su calendario de relaciones públicas dependerán, por supuesto, de su empresa y tendrá que investigar un poco antes de decidir qué es relevante. Para que un plan mensual o anual tenga éxito, hay que hacer un trabajo preliminar antes de empezar a rellenar los detalles del calendario. Haz una lluvia de ideas con tu equipo e investiga los elementos. Aquí tienes algunas ideas que te ayudarán a empezar con los tipos de actividades que debes tener en cuenta e incluir:
- Las fechas más importantes pueden ser el comienzo y el final del ejercicio financiero, los plazos presupuestarios, los lanzamientos de productos previstos, el aniversario de la empresa y los principales acontecimientos anuales.
- Destaque las exposiciones a las que la empresa tiene previsto asistir, así como las conferencias y las oportunidades de dar charlas. ¿Participa la empresa en una conferencia de ventas, un think-in anual o un ejercicio corporativo de creación de equipos?
- Comunicados de prensanuevos productos, servicios, iniciativas y colaboraciones.
- Plazos de los premios.
- Enfoque temático de las publicaciones clave.
- Días/semanas de sensibilización.
- Actos anuales cuando proceda (por ejemplo, el presupuesto).
- Acontecimientos estacionales (Semana Santa, HalloweenAño Nuevo, Navidad(verano, inicio de curso, época de exámenes).
- Eventos: los organizará o participará en ellos.
- Oportunidades para ser ponente.
- Colocación de un artículo de fondo.
- Blogueros invitados.
- Revisión y actualización de materiales.
- Revisión y actualización del sitio web.
- Boletín, en papel o en formato digital.
- Blog.
- Seguimiento de competidores y noticias.
- Publicaciones en las redes sociales.
- Mantenerse en contacto con los principales blogueros, personas influyentes y contactos en los medios de comunicación.
Si planificas tus actividades de relaciones públicas de esta manera, podrás mantenerte en contacto con los demás. Elaborar el calendario se hace a la vez que se investiga un poco cada parte: para encontrar las oportunidades adecuadas y también para encontrar contactos específicos con los que colaborar. Encontrar los contactos adecuados en los medios de comunicación que estén interesados en colaborar contigo y cómo conseguir que se interesen es una parte fundamental de tu estrategia de relaciones públicas. Si quieres facilitarte el trabajo, echa un vistazo al PRNEWS.IO servicio.
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3. Mantener organizadas las piezas móviles
Por último, debe presentar el calendario a su equipo, utilizarlo y mantenerlo. Parece obvio, pero comprobar el calendario de relaciones públicas al empezar a trabajar cada día es un nuevo hábito que debes adquirir.
He aquí algunas formas de facilitar la rutina de un edificio:
- Establezca pautas de codificación por colores para que la información se perciba fácilmente en las «comprobaciones rápidas».
- Dedica tiempo a actualizar el calendario cada semana.
- Utiliza el calendario en las reuniones de equipo (o directamente después).
Ejemplos de calendarios de relaciones públicas
INCLUSO LA ESTRATEGIA MÁS BÁSICA RESULTARÁ MUY VALIOSA A LARGO PLAZO. LA CREACIÓN DE UN CALENDARIO DE RELACIONES PÚBLICAS ES UN PASO SENCILLO DESPUÉS DE DESARROLLAR LA ESTRATEGIA. SIGUE ESTOS PASOS PARA COMPLETAR LA TAREA CON ÉXITO. HAZ UNA HOJA DE RECUENTO EN EXCEL. PODRÍAS UTILIZAR WORD O UNA APLICACIÓN SIMILAR, PERO CREO QUE LA FLEXIBILIDAD DE EXCEL Y LA FACILIDAD CON LA QUE PUEDO ESTABLECER CONEXIONES VISUALES ENTRE LAS DISTINTAS SECCIONES LO CONVIERTEN EN MI PROGRAMA PREFERIDO. TODO LO QUE HAGAS ESTARÁ ORDENADO EN UNA SOLA COLUMNA. LAS COLUMNAS ESTARÁN ETIQUETADAS DE IZQUIERDA A DERECHA SEGÚN LOS MESES DEL AÑO. Y AHORA, POR FIN, TU PROPIO CALENDARIO DE RELACIONES PÚBLICAS ESTÁ COMPLETO Y LISTO PARA QUE LO LEAS. UNA PLANIFICACIÓN CUIDADOSA FACILITA LA COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES CON OTRAS PERSONAS.JESSICA, DIRECTORA DE IBOYSOF
Aquí tienes las plantillas para entenderlo mejor, pero, por supuesto, la que hayas elaborado tú será la perfecta.
Fuente: Hootsuite
Fuente: DemandMetric
Expertos del sector sobre el calendario de relaciones públicas
Victoria Miville de OpenHousePublicRelations.com
Muy buenas ideas en la entrada original del blog. Una adición oportuna podría ser el seguimiento de palabras clave y temas de tendencia relacionados. Esto podría encajar en su punto #2 junto con el seguimiento de los competidores y las noticias.
El seguimiento de los temas y las palabras clave de moda ofrece la oportunidad de desarrollar propuestas oportunas que no requieran un nuevo producto o servicio. Además, la mayoría de los medios de comunicación incorporan en su modelo de negocio el SEO o las ganancias por afiliación, por lo que respaldar una propuesta con datos de actualidad o estadísticas de comercio electrónico de tendencia añade más atractivo a la propuesta.
Nikolay Krastevespecialista independiente en SEO de Nikolaykrastev.com
Empiece por fijar objetivos para sus actividades de relaciones públicas. Esto le ayudará a determinar qué eventos, noticias y otros elementos desea incluir en su calendario.
Tenga en cuenta el calendario de sus eventos y noticias. Por ejemplo, si va a promocionar un nuevo producto, puede que le interese programar un comunicado de prensa y la difusión en los medios unas semanas antes del lanzamiento del producto.
Asegúrese de coordinarse con otros departamentos, como los de marketing y ventas, para evitar conflictos y garantizar que sus esfuerzos de relaciones públicas estén en consonancia con los objetivos generales de la empresa.
Utilice diversas tácticas para llegar a su público objetivo, como comunicados de prensa, entrevistas en los medios de comunicación y campañas en las redes sociales.
Supervise y controle el éxito de sus esfuerzos de relaciones públicas y utilice esta información para ajustar su calendario y tácticas según sea necesario.
Sea flexible y esté dispuesto a adaptarse a las circunstancias cambiantes. Por ejemplo, si se produce una noticia importante que afecta a su sector, es posible que tenga que ajustar su calendario para abordarla.
En general, la clave del éxito de un calendario de relaciones públicas es tener una estrategia clara, coordinarse con otros departamentos y ser flexible y adaptable.
Thomas Niemczewski, Director General y Fundador de Perseguidores de sueños
Uno de los consejos más importantes para crear un calendario de relaciones públicas de éxito es empezar a planificar con mucha antelación. Planificar con antelación permite a las empresas aprovechar oportunidades a largo plazo y asegurarse de que disponen de tiempo suficiente para preparar actos o campañas.
Aunque planificar con antelación es importante, también lo es dejar un margen de flexibilidad en el calendario. Por mucho que se planifique un calendario de relaciones públicas, pueden surgir imprevistos u oportunidades que haya que abordar con rapidez. Si se deja cierto margen de flexibilidad, las empresas pueden aprovechar esas oportunidades.
Otra clave del éxito de un calendario de relaciones públicas es incorporar a sus planes múltiples medios de comunicación. Desde la televisión y la radio hasta los medios digitales e impresos, existen múltiples formas de hacer llegar su mensaje al público. Utilizar diferentes medios de comunicación puede ayudar a garantizar que su mensaje sea escuchado por una amplia variedad de personas.
Al crear un calendario de relaciones públicas, es importante aprovechar todos los recursos disponibles. Desde el personal interno hasta las agencias y proveedores externos, asegúrese de incluir a todos los que puedan ayudarle en la planificación y ejecución. Utilizar sus recursos puede ayudarle a garantizar el éxito de cualquier campaña o iniciativa.
Por último, es importante hacer un seguimiento de los progresos y revisar el calendario con regularidad. Esto puede ayudar a garantizar que las campañas e iniciativas se ejecutan a tiempo y de la mejor manera posible. También puede ayudar a identificar cualquier área de mejora que deba abordarse.
Jimmy Huh, CEO y Fundador | JH SEO
El primer consejo es planificar con antelación. Asegúrese de que dispone de tiempo suficiente para planificar y ejecutar adecuadamente sus actividades de relaciones públicas. Establece un calendario, un presupuesto y unos objetivos para cada actividad y asigna tiempo suficiente para llevarla a cabo con éxito. Lo siguiente es organizarse. Lleve un registro de sus actividades de relaciones públicas utilizando una hoja de cálculo o un calendario. Esto le ayudará a organizarse y a evitar que se le pasen plazos o que se le dupliquen las reservas. También hay que ser flexible. Aunque las relaciones públicas suelen requerir mucha planificación, es importante ser flexible cuando sea necesario. Si surge una oportunidad en los medios de comunicación o hay que ajustar los plazos, no tengas miedo de adaptar tu calendario de relaciones públicas. Además, mantén la sencillez. Cíñase a lo básico y concéntrese en unas pocas actividades clave que sepa que puede llevar a cabo con éxito. Por último, mida su éxito. Asegúrese de controlar el éxito de sus actividades de relaciones públicas. Esto le ayudará a entender qué está funcionando y qué necesita mejorar.
Bill Corbett, Jr., Corbett Public Relations Public
Aproveche el calendario de relaciones públicas como herramienta para desarrollar ideas para los medios de comunicación. Los medios de comunicación suelen utilizar días, semanas y meses especiales para centrarse en un tema o una tendencia.
Los calendarios permiten predecir el futuro. Todos los años sabemos que los medios de comunicación publicarán reportajes sobre el Viernes Negro, lo que significa que querrán hablar con los minoristas. El lunes cibernético quieren hablar con empresas de comercio electrónico y el 15 de abril, sabemos que querrán hablar con contables que les den consejos fiscales de última hora.
Además, saber que los medios de comunicación van a prestar atención a un tema significa que la competencia para conseguir cobertura también será más difícil. Con un calendario y unas alertas configuradas con suficiente antelación, las nuevas listas de medios, los comunicados de prensa, los datos y los lanzamientos pueden estar listos con mucha antelación para superar a la competencia. También es importante saber que los medios de comunicación pueden estar tan inundados de lanzamientos que no es un buen momento para ponerse en contacto con ellos. Por ejemplo, el Martes de Acción Solidaria ha recibido mucha atención y muchas organizaciones benéficas intentan recaudar fondos y asegurarse publicidad ese día. Hay tantas que buscan llamar la atención que son más las decepcionadas que las que consiguen compartir su mensaje.
Cada mes del año se desarrolla un tema en el que un asunto o tema específico será el centro de atención. Estos temas pueden estar relacionados con días festivos y semanas de concienciación, pero en general permiten prestar atención a un tema y a la experiencia o los conocimientos de una empresa en este ámbito.
Consiga los calendarios editoriales de las publicaciones clave y únalos a su calendario de relaciones públicas.
Los calendarios son estupendos y muy útiles. Sin embargo, no se limite a trabajar únicamente en los asuntos que figuran en su calendario. Utilice esta planificación como base para sus actividades de relaciones públicas. Pero no pierda de vista las noticias de última hora y otras oportunidades que se presentan cada semana. Deje algo de tiempo en su calendario para abordar los temas del día, si es necesario. Tener un calendario generará trabajo, pero también debe permitir flexibilidad.
No sobrecargues tu calendario. Utiliza tu calendario de relaciones públicas para distribuir el trabajo de todo el año.
David W. Craig, socio director y fundador de Craig, Kelley & Faultless LLC
Comenzamos a crear nuestro calendario de relaciones públicas añadiendo primero los días festivos y las ocasiones especiales que no pueden cambiarse ni sustituirse, de modo que podamos elaborar nuestro calendario en torno a esos días. Estos días específicos nos dan un punto de partida que podemos utilizar para crear un calendario de relaciones públicas impactante y eficaz.
Estos días incluyen fiestas importantes como Navidad, Año Nuevo, Acción de Gracias, etc.
A continuación, rellenamos el calendario con ocasiones especiales que encajen en nuestro calendario editorial, como el Mes del Orgullo, el Mes de la Historia Negra, etc.
Estas fiestas y ocasiones especiales nos dan un punto de partida y pueden ayudarnos a encontrar ideas para nuestras campañas de relaciones públicas.
A continuación, empezamos a rellenar el resto del año y creamos un calendario de RR. PP. espaciado uniformemente y planificado estratégicamente para asegurarnos de que tomamos las mejores decisiones a lo largo del año y disponemos de tiempo suficiente para planificar adecuadamente cada paso.
Así es como creamos nuestro calendario de relaciones públicas cada año y actualmente estamos empezando a planificar 2023. Este sencillo primer paso nos permite empezar con buen pie y nos resulta eficaz
Simon Bacher, cofundador de la start-up Simya Solutions, creadora del Aplicación Ling
Los detalles clave de las relaciones públicas
La mayoría de los calendarios de relaciones públicas sólo incluyen el título o una descripción muy breve de la actividad o proyecto de relaciones públicas. Dado que los calendarios de RR. PP. suelen colocarse en hojas Excel u otras presentaciones visuales digitales, recomiendo recortar los detalles clave para ahorrar tiempo y esfuerzo yendo y viniendo entre el calendario y los planes del proyecto de RR. PP. Todos los miembros de los equipos de relaciones públicas, marketing y otros equipos relacionados pueden acceder rápidamente al calendario sin tantas preguntas de seguimiento porque los detalles ya están trazados.
Mika Tomada, especialista en relaciones públicas de Relaciones públicas Pearl Lemon
Conocer y familiarizarse con la herramienta de calendario que utilizas es un consejo que te recomiendo encarecidamente. Esto te ayudará a que los demás procesos sean mucho más sencillos y, si conoces bien la herramienta que utilizas, tendrás muchas posibilidades de obtener un resultado eficaz y creativo.
Además, es muy beneficioso analizar su mercado y generar ideas de relaciones públicas junto con su equipo para identificar las estrategias de mayor éxito. De forma similar a cómo se generan las ideas de contenido, este proceso de lluvia de ideas produce conceptos.
Clasificar tus ideas en varias categorías te ayudará a mantenerte organizado y a ahorrar tiempo mientras piensas.
Carla Díaz, cofundadora de Broadband
Los calendarios de relaciones públicas son una excelente forma de establecer objetivos claros para un determinado periodo de tiempo. En lugar de improvisar -lo que probablemente obtendrá resultados mediocres-, la utilización de un calendario de relaciones públicas le ayudará a identificar las principales necesidades de los clientes a lo largo del año y a crear contenidos y gestionar las relaciones públicas de forma más eficaz. Mi consejo para cualquiera que planee crear un calendario de relaciones públicas es que debe alinear su contenido con sus objetivos para el año. Aunque puedes limitarte a crear distintos contenidos para gestionar tus relaciones públicas, es mejor tener un objetivo claro para distintos momentos del año. Esto le ayudará a crear un tema general para su estrategia de relaciones públicas a lo largo del año y, de este modo, ofrecer a su público una experiencia más coherente con su empresa. La coherencia puede marcar una gran diferencia en la forma en que tus clientes quieren interactuar con tu marca, por lo que es una forma estupenda de aumentar las conversiones y gestionar tu negocio y tu reputación.
Palabras finales
Un calendario de relaciones públicas aliviará la tensión y el agobio de hacer malabarismos con múltiples proyectos en varios pasos. Sin embargo, sólo cuando lo utilice, logrará sus objetivos de relaciones públicas y completará las tareas planificadas a tiempo en toda su extensión. Si aún no tiene un calendario, es hora de empezar a crear uno y presentarlo a su equipo ahora.
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