Sådan opretter du en PR-kalender: Tilfældigt indhold får tilfældige resultater

En effektiv PR-kampagne er resultatet af en god strategisk plan. Det begynder med at skabe en plan for fortjent og branded content samt deadlines, milepælsbegivenheder og brancheevents. Planlægning er afgørende for vellykkede PR-resultater, og en PR-kalender er et vigtigt element. Og det er et hemmeligt våben for mange PR-bureauer og PR-chefer.

Tænk på det som din indholdskøreplan, der garanterer en konstant strøm af mediedækning, selv om du endnu ikke kender de store nyhedsannoncer. At oprette den er ikke noget prangende eller kreativt, men det er meget vigtigt for en stærk medieplaceringsplan. Her i dette indlæg vil du opdage, hvorfor du skal begynde at bruge en PR-kalender, og hvordan den kan øge resultaterne af earned media, spore målene og holde alle komponenterne i en PR-plan på linje.

Hvad er en PR-kalender?

En PR-kalender er en tidsplan eller en plan for dit projekt eller din kampagne, der viser alle de vigtigste dele, der er nødvendige for at pitche og sikre PR- eller mediedækning. Den kan også fremhæve dem i forhold til dine andre vigtige markedsføringskampagner og forretningsbegivenheder, så du kan følge med i, hvordan din PR-skema flugter med resten af forretningsplanen.

En vigtig bemærkning om en PR-kalender er, at den ikke blot er en tabel med datoer for offentliggørelse eller endelige deadlines. Den opdeler de forskellige dele af processen og alle de opgaver, der er forbundet med dem, i en praktisk tidslinje.

Alle mindre deadlines, møder og aftaler i forbindelse med opgaverne og anmodninger om visuelt materiale fra designteamet og indhold fra lederne bør være der. Alle de opgaver og aktiviteter, du kan komme i tanke om på forhånd, er nødvendige for at give en god dækning.

Hvorfor har du brug for en PR-kalender?

Du kender sikkert allerede til og har forretningskalendere, indholdskalendere, markedsføringskalendere og meget andet. Hvorfor skal PR-kalendere også bruges, og hvorfor skal du og din virksomhed have en sådan? Er det bare for at holde sig mere organiseret? Ja, og nej. Den er i stand til at give dig meget mere, end blot et sted at lande alle dine tanker og planer.

 Det handler om:

Det vil hjælpe dig med at se mere klart, hvad du gør og hvornår. Du vil få et hurtigt overblik over, hvor du skal koncentrere dig på både kort og lang sigt. Det betyder, at du kan bruge al din tid og alle dine kræfter på de aktiviteter, der har brug for din hjælp, og som vil hjælpe dig med at nå dine brandmål og målrette dig mere effektivt mod de rigtige målgrupper.

En PR-kalender vil være praktisk til at koordinere public relations med andre forretningsaktiviteter. Forestil dig de forskellige kalendere i din Google-kalender som forskellige dele af dine PR-planer og markedsføring. De giver dig hver især et særskilt syn, men ved at slå dem sammen kan du få et samlet billede. Den generelle forretningskalender er den vigtigste del, som alt andet skal baseres på. Marketingkalenderen er den anden del – hvordan du præsenterer din hovedkalender for dine kunder eller ledere gennem ting som lanceringer og kampagner. PR-kalenderen kan være den tredje del, som viser, hvilke aktiviteter du vil bruge til at eksekvere din PR-strategi og bestemte kampagner.

Den vil hjælpe med at planlægge PR omkring helligdage og begivenheder. En anden måde, hvorpå en PR-kalender vil gøre hele dit teams arbejde bedre, er gennem muligheden for at være forberedt på forhånd på eventuelle sæsonbestemte helligdage eller begivenheder, som dit team måske ønsker at deltage i for at opnå større rækkevidde, opmærksomhed og et stærkere image. Tusindvis af begivenheder og helligdage kan give din virksomhed noget opmærksomhed med kollektiv markedsføring, så sørg for at se ud over dine almindelige aktiviteter. Husk dog at bruge de relevante. De vigtige, tidsfølsomme aktiviteter kan fange dig på et dårligt tidspunkt, når du ikke er klar til dem. Derfor bliver det forberedelsesarbejde, der skal planlægges i forvejen, kritisk.

Hvis du gør opmærksom på de datoer, der er specifikke for dit brand (f.eks. lanceringer af nye produkter, kollektioner eller brandinitiativer eller jubilæer), kan du nemmere planlægge, tilpasse og planlægge aktiviteter til fremme af dem. Det vil vise dig, hvem dine målgrupper er, og hvor mange uger eller måneder i forvejen du skal nå ud til dem om dine kommende nyheder – hvilket giver dig masser af tid til at begynde at planlægge det perfekte pitch.

Det er også nyttigt at oprette nemmere interne og eksterne partnere. Når du samarbejder så meget som public relations kræver, har du mange forskellige personer, som du er ansvarlig over for: eksterne samarbejdspartnere, som f.eks. journalister og udgivere, kolleger og medarbejdere og freelancere, der samarbejder med dit brand. Så en PR-kalender vil hjælpe dig med at undgå forsinkelser, budgetoverskridelser og meget mere. 

En PR-kalender vil skabe en jævn strøm af aktiviteter, som er langt mere succesfulde end “engangs-PR-hits”. Konstant PR-indsats kan føles trættende, men ved at fortsætte med at gøre det vil du forblive synlig og relevant. Jo flere aktiviteter du har, jo mere dækning kan du opnå og dele med dine følgere, kunder og medienetværk.

Hvordan opretter man en PR-kalender?

Hvis du ikke har den opmærksomhed, du havde planlagt, eller hvis du føler, at du har gjort alt, hvad du kunne, men at din indsats stadig er usynlig, så er det tid til at genskabe din strategi og vælge de rette strategier.

Når du har din plan klar, er det tid til at oprette en PR-kalender. Hvor kommer du i gang? Her er hvordan du laver den:

1. Vælg dit format

Opret et Excel-regneark. Du kan også bruge Word eller et andet program, men mange finder Excel praktisk at bruge og nyttigt for at kunne ændre tingene og kæde dem sammen mere visuelt.

Dine begivenheder, indlæg og andre aktiviteter vil blive opført i én kolonne under hinanden (se eksempler sidst i artiklen). Årets måneder vil blive opført i kolonnerne fra venstre til højre.

2. Beslut dig for dine indholdstyper

Når du har valgt, hvor du vil opfylde din PR-kalender, er det tid til at begynde at oprette dine kampagner og de processer, der følger med dem. Et af de første skridt, du skal tage, er at opdage de typer af indhold, du skal implementere og forstærke dit indhold og din PR-dækning.

De emner, der skal indgå, er:

Detaljerne om, hvad du skal have med i din PR-kalender, afhænger naturligvis af din virksomhed, og du skal lave noget research, før du beslutter, hvad der er relevant. En vellykket måneds- eller årsplan indeholder en hel del forarbejde, før du begynder at udfylde detaljerne i kalenderen. Lav en brainstorm med dit team, og undersøg elementerne. Her er nogle idéer til at hjælpe dig med at komme i gang med de typer aktiviteter, du skal overveje og medtage:

• Datoer på højt niveau, der skal medtages her, kan være regnskabsårets start og slutning, budgetfrister, planlagte produktlanceringer, virksomhedens jubilæum og større årlige begivenheder.
• Highlight udstillinger, som virksomheden planlægger at deltage i, samt konferencer og muligheder for at tale som taler. Deltager virksomheden i en salgskonference, en årlig think-in eller en teambuilding-øvelse i virksomheden?  
• Pressemeddelelser: nye produkter, tjenester, initiativer og samarbejder.
• Datoer for uddeling af priser.
• Tema/temafokus for vigtige publikationer.
• Bekendskabsdage/uger.
• Årlige begivenheder, hvor det er relevant (f.eks. budgettet).
• Sæsonbestemte begivenheder (påske, Halloween, nytår, jul, sommer, skolestart, eksamenstid).
• Events – du er vært for eller deltager i dem.
• Muligheder som foredragsholder – for at præsentere dig selv.
• Placering af artikler.
• Gæsteblogging.
• Revision/opdatering af materialer.
• Gennemgang/opdatering af hjemmeside.
• Nyhedsbrev, i papirudgave eller digitalt format.
• Blog.
• Overvågning af konkurrenter og nyhedshistorier.
• Indstillinger på sociale medier.
• Hold kontakten med vigtige bloggere, influencers og mediekontakter.

Du kan vedligeholde og holde kontakten med andre, hvis du planlægger dine PR-aktiviteter på denne måde. At sammensætte kalenderen sker sideløbende med, at man laver noget research for hver enkelt del – for at finde de rigtige muligheder og også for at finde specifikke kontakter, som man kan samarbejde med. At finde de rigtige mediekontakter, som vil være interesserede i at samarbejde med dig, og hvordan du får dem interesseret, er en vigtig del af din PR-strategi. Hvis du vil gøre dit arbejde lettere, kan du tjekke PRNEWS.IO tjenesten.

PRNews.io er en budgetvenlig tjeneste til at skabe indhold, finde og pitche relevante journalister og distribuere dit indhold. PRNEWS.IO har mange års erfaring med tekstforfatning og journalistik i at skrive engagerende artikler, reklameindlæg og professionelle pressemeddelelser. Oprettelse og distribution af indholdet er deres service, og teamet gør det med succes. Du kan være sikker på at få dit indhold skrevet, kontrolleret, godkendt af dig og sendt ud inden for to dage. 

3. Hold bevægelige dele organiseret

Til sidst skal du præsentere kalenderen for dit team, bruge den og vedligeholde den. Det virker indlysende, men at tjekke PR-kalenderen, når du begynder at arbejde hver dag, er en ny vane, du bør få.

Her er et par måder, du kan gøre en opbygning af denne rutine lettere:

• Sæt retningslinjer for farvekodning for at gøre oplysningerne let opfattelige for “hurtige kontroller”.
• Blokér tid til at opdatere kalenderen hver uge.
• Brug kalenderen på teammøder (eller umiddelbart efter).

Eksempler på PR-kalender

Selv den mest grundlæggende strategi vil vise sig at være uvurderlig i det lange løb. Udarbejdelse af en PR-skema er et simpelt næste skridt efter udvikling af din strategi. Følg disse trin for at gennemføre opgaven med succes. Lav et tally sheet i Excel. Du kunne bruge Word eller et lignende program, men jeg føler, at Excels fleksibilitet og den lethed, hvormed jeg kan lave visuelle forbindelser mellem forskellige afsnit, gør det til mit foretrukne program. Alt, hvad du laver, vil blive lagt pænt ned i en enkelt kolonne. Kolonnerne vil blive mærket fra venstre til højre i henhold til årets måneder. Og nu er din helt egen PR-kalender endelig færdig og klar til at blive læst. Det er lettere at støtte aktivitetstråde med andre med en omhyggelig planlægning.

Jessica, Manager hos iBoysof

Her er skabelonerne til bedre forståelse, men selvfølgelig vil den skabelon, som du selv har udformet, være den perfekte. 

Kilde: Hootsuite

Kilde: DemandMetric

Brancheeksperter om PR-kalender

Victoria Miville fra OpenHousePublicRelations.com

Gode ideer i dit oprindelige blogindlæg! En rettidig tilføjelse kunne være overvågning af nøgleord og relaterede trending emner. Dette kunne passe ind i dit #2 punkt sammen med overvågning af konkurrenter og nyhedshistorier. 

Overvågning af trending topics og keywords giver mulighed for at udvikle rettidige pitches, der ikke kræver et nyt produkt/en ny tjeneste. Derudover har de fleste medier SEO- eller affiliateindtægter indbygget i deres forretningsmodel, så at støtte et pitch med trending fakta eller trending e-handelsstatistik tilføjer yderligere appel til pitchet. 

 Nikolay Krastev, en freelance SEO-specialist fra Nikolaykrastev.com

Start med at sætte mål for din PR-indsats. Dette vil hjælpe dig med at afgøre, hvilke begivenheder, nyheder og andre emner du ønsker at medtage i din kalender.

Tænk over timingen af dine begivenheder og nyheder. Hvis du f.eks. promoverer et nyt produkt, kan du planlægge en pressemeddelelse og mediekontakt et par uger før produktlanceringen.

Sørg for at koordinere med andre afdelinger, f.eks. marketing og salg, for at undgå konflikter og sikre, at din PR-indsats stemmer overens med virksomhedens overordnede mål.

Brug en række forskellige taktikker til at nå din målgruppe, herunder pressemeddelelser, medieinterviews og kampagner på sociale medier.

Overvåg og følg op på succesen af din PR-indsats, og brug disse oplysninger til at justere din kalender og taktik efter behov.

Vær fleksibel og villig til at tilpasse dig til skiftende omstændigheder. Hvis der f.eks. sker en større nyhedsbegivenhed, som er relevant for din branche, kan det være nødvendigt at justere din kalender for at tage højde for den.

Overordnet set er nøglen til succes med en PR-kalender at have en klar strategi, koordinere med andre afdelinger og være fleksibel og tilpasningsdygtig.

Thomas Niemczewski, CEO og stifter at Dream Chasers

–>

>

Et af de vigtigste tips til at skabe en vellykket pr-kalender er at begynde at planlægge i god tid. Ved at planlægge i forvejen kan virksomheder udnytte langsigtede muligheder og sikre sig, at de har god tid til at forberede begivenheder eller kampagner.

Selv om det er vigtigt at planlægge fremadrettet, er det også vigtigt at give plads til fleksibilitet i kalenderen. Uanset hvor meget planlægning der er i en kalender for public relations, kan der opstå uventede begivenheder eller muligheder, som skal håndteres hurtigt. Ved at give plads til fleksibilitet kan virksomheder udnytte disse muligheder.

En anden nøgle til at få en vellykket PR-kalender er at inddrage flere medier i planerne. Fra tv og radio til digital og print er der flere måder at få dit budskab ud til offentligheden på. Ved at udnytte forskellige medier kan du sikre, at dit budskab bliver hørt af en bred vifte af mennesker.

Når du opretter en kalender for public relations, er det vigtigt at udnytte alle dine tilgængelige ressourcer. Fra interne medarbejdere til eksterne bureauer og leverandører skal du sørge for at inddrage alle, der kan hjælpe dig med planlægningen og gennemførelsen. Udnyttelse af dine ressourcer kan være med til at sikre, at eventuelle kampagner eller initiativer bliver en succes.

Endelig er det vigtigt at følge dine fremskridt og gennemgå din kalender regelmæssigt. Dette kan være med til at sikre, at kampagner og initiativer gennemføres til tiden og efter bedste evne. Det kan også være med til at identificere eventuelle områder, der skal forbedres.

Jimmy Huh, CEO og stifter | JH SEO

Det første tip er at planlægge i forvejen. Sørg for at give dig selv nok tid til at planlægge og udføre dine PR-aktiviteter ordentligt. Fastsæt en tidslinje, et budget og mål for hver aktivitet, og tildel tid nok til at gennemføre den med succes. Det næste er at være organiseret. Hold styr på dine PR-aktiviteter ved at bruge et regneark eller en kalender. Dette vil hjælpe dig med at holde dig organiseret og undgå overskredne deadlines eller dobbeltbookinger. Du skal også være fleksibel. Selv om PR normalt kræver en masse planlægning, er det vigtigt at være fleksibel, når det er nødvendigt. Hvis der opstår en mediemulighed, eller hvis en tidslinje skal justeres, skal du ikke være bange for at justere din PR-kalender. Derudover skal du holde det enkelt. Hold dig til det grundlæggende og fokuser på nogle få nøgleaktiviteter, som du ved, at du kan gennemføre med succes. Til sidst skal du måle din succes. Sørg for at spore succesen af dine PR-aktiviteter. Det vil hjælpe dig med at forstå, hvad der virker, og hvad der skal forbedres.

Bill Corbett, Jr., Corbett Public Relations Public 

Brug PR-kalenderen som et redskab til at udvikle idéer til medieoplæg. Særlige opmærksomhedsdage, uger og måneder bruges ofte af medierne til at hjælpe dem med at fokusere på et emne eller en tendens.

Kalendere giver dig mulighed for at forudsige fremtiden. Hvert år ved vi, at medierne vil lave Black Friday-historier, hvilket betyder, at de ønsker at tale med detailhandlere. På Cyber Monday vil de gerne tale med e-handelsvirksomheder, og den 15. april ved vi, at de vil tale med revisorer med sidste øjebliks skattetips.

Det at vide, at medierne vil være opmærksomme på et emne, betyder også, at konkurrencen om at få dækning bliver mere udfordrende. Med en kalender og alarmer, der er oprettet i god tid, kan nye medielister, pressemeddelelser, data og pitches blive lagt ned i god tid for at slå konkurrenterne. Det er også vigtigt at vide, at medierne kan være så oversvømmet af pitches, at det ikke er et godt tidspunkt at kontakte dem, men at man i stedet skal dreje om og holde sig fra at pitche et emne på en af disse dage. F.eks. har Giving Tuesday fået meget opmærksomhed, og mange velgørende organisationer forsøger at rejse midler og sikre sig omtale på denne dag. Der er så mange, der søger opmærksomhed, at flere bliver skuffede end dem, der får mulighed for at dele deres budskab.

Hver måned i året udvikles et tema, hvor et bestemt emne eller emne vil være i fokus for opmærksomheden. Disse temaer kan hænge sammen med helligdage og bevidsthedsuger, men generelt giver de mulighed for at rette opmærksomheden mod et emne og en virksomheds ekspertise eller viden på dette område.

Sikre redaktionelle kalendere for vigtige publikationer og overordnet dem med din PR-kalender.

Kalendere er fantastiske og meget nyttige. Men du skal ikke være låst til kun at arbejde på de emner, der er i din kalender. Brug denne planlægning som dit fundament og grundlag for PR-indsatsen. Men gå ikke glip af breaking news og andre muligheder, der viser sig hver uge. Afsæt tid i din kalender til at tage fat på dagens emner, hvis der er behov for det. At have en kalender vil generere arbejde, men den bør også give mulighed for fleksibilitet.

Du må ikke overbooke din kalender. Brug din PR-kalender til at sprede arbejdet ud over hele året.

David W. Craig, administrerende og stiftende partner hos Craig, Kelley & Faultless LLC

Vi begynder at oprette vores Public Relations-kalender ved først at tilføje helligdage og særlige lejligheder, der ikke kan ændres eller erstattes, så vi kan lave vores tidsplan omkring disse dage. Disse specifikke dage giver os et udgangspunkt, som vi kan bruge til at skabe en effektfuld og effektiv PR-kalender.

Disse dage omfatter vigtige helligdage som jul, nytår, Thanksgiving m.m.

Dernæst udfylder vi kalenderen med særlige lejligheder, der passer ind i vores redaktionelle kalender, såsom Pride Month, Black History Month og meget mere.

Disse helligdage og særlige lejligheder giver os et udgangspunkt og kan hjælpe os med at komme med ideer til vores PR-kampagner.

Dernæst begynder vi at udfylde resten af året og skaber en jævnt fordelt, strategisk planlagt PR-kalender for at sikre, at vi træffer de bedste beslutninger i løbet af året og har tid nok til at planlægge hvert enkelt skridt ordentligt.

Sådan laver vi vores PR-kalender hvert år, og vi er i øjeblikket begyndt at planlægge 2023. Dette nemme første skridt giver os mulighed for at komme godt fra start og er effektivt for os

Simon Bacher, medstifter af startup-virksomheden Simya Solutions, der er ophavsmand til Ling App

Plot de vigtigste PR-detaljer

De fleste PR-kalendere indeholder kun titlen eller en meget kort beskrivelse af PR-aktiviteten eller projektet. Da PR-kalendere normalt placeres på Excel-ark eller andre digitale visuelle præsentationer, anbefaler jeg at klippe de vigtigste detaljer ud for at spare tid og kræfter på at gå frem og tilbage mellem kalenderen og PR-projektplanerne. Alle i PR-, marketing- og andre relaterede teams kan hurtigt få adgang til kalenderen uden så mange opfølgende spørgsmål, fordi detaljerne allerede er plottet ind.

Mika Tomada, en PR specialist hos Pearl Lemon PR

At kende og blive fortrolig med det kalender værktøj, du bruger, er et tip, som jeg stærkt opfordrer dig til at tage til dig. Dette vil hjælpe med at gøre de andre processer meget nemmere, og hvis du er vidende nok om det værktøj, du bruger, er dine chancer for at få et effektivt og kreativt resultat høje.

Det er desuden meget gavnligt at analysere dit marked og generere PR ideer sammen med dit team for at identificere de mest succesfulde strategier. I lighed med hvordan indholdsideer genereres, producerer denne brainstormingproces koncepter.

Sortering af dine idéer i flere kategorier hjælper dig med at holde dig organiseret og reducere tiden, mens du tænker.

Carla Diaz, medstifter af Broadband

PR-kalendere er en fantastisk måde at opstille klare mål for en bestemt periode. I stedet for bare at improvisere – hvilket sandsynligvis vil give middelmådige resultater – vil en PR-kalender hjælpe dig med at identificere kernekundens behov i løbet af året og skabe indhold og styre public relations mere effektivt. Mit råd til alle, der har planer om at oprette en PR-kalender, er, at du skal tilpasse dit indhold til dine mål for året. Selv om du blot kan oprette forskelligt indhold til at gå ud og styre din PR, er det bedre at have et klart mål for forskellige tidspunkter. Dette vil hjælpe dig med at skabe et generelt tema for din PR-strategi i løbet af året og dermed give dit publikum en mere ensartet oplevelse med din virksomhed. Konsistens kan gøre en stor forskel for den måde, dine kunder ønsker at interagere med dit brand på, så det er en god måde at øge konverteringer og forvalte din virksomhed og dit omdømme på.

Slutord

En PR-kalender vil lindre den belastning og overvældelse, der er forbundet med at jonglere med flere projekter i flere trin. Men kun når du bruger den, opnår du dine PR-mål og gennemfører dine planlagte opgaver til tiden i fuldt omfang. Hvis du ikke har en kalender endnu, er det på tide at begynde at opbygge en og introducere den for dit team nu.

Læs mere:

• Sådan opretter du en indholdskalender for sociale medier
• Hvad er en indholdskalender & Sådan oprettes den