Как да създадете PR календар: Случайното съдържание постига случайни резултати

Ефективната PR кампания е резултат от добър стратегически план. Това започва със създаването на план за спечеленото и марковото съдържание, както и за крайните срокове, важните събития и събитията в индустрията. Планирането е от решаващо значение за успешните резултати в областта на PR, а PR календарът е един от съществените елементи. И той е тайното оръжие на много ПР агенции и ПР мениджъри.

Мислете за това като за вашата пътна карта за съдържание, която гарантира постоянен поток от медийни материали, дори ако все още не знаете основните новинарски съобщения. Създаването му не е нещо бляскаво или креативно, но е много важно за силен график за медийно разположение. Тук, в тази публикация, ще откриете защо трябва да започнете да използвате PR календар и как той може да повиши резултатите от спечелените медии, да проследява целите и да поддържа всички компоненти на PR плана съгласувани.

Какво представлява PR календарът?

Пиар календарът е график или план на вашия проект или кампания, който показва всички основни части, необходими за представянето и осигуряването на пиар или медийно отразяване. Той може също така да ги подчертае във връзка с други важни маркетингови кампании и бизнес събития, така че да можете да проследите как PR графикът ви се съгласува с останалата част от бизнес плана.

Важна забележка за PR календара е, че той не е просто таблица с дати на публикуване или крайни срокове. Той разпределя различните части на процеса и всички задачи, свързани с тях, в удобен график.

В него трябва да бъдат включени всички второстепенни крайни срокове, срещи и срещи, свързани със задачите, както и искания за визуализации от дизайнерския екип и съдържание от ръководителите. Всички задачи и дейности, за които можете да се сетите предварително, са необходими, за да се осигури отлично покритие.

Защо ви е нужен PR календар?

Вероятно вече знаете и имате бизнес календари, календари за съдържание, маркетингови календари и др. Защо е необходимо да се използват и PR календари и защо вие и вашата компания трябва да имате такъв? Дали е просто за да бъдете по-организирани? И да, и не. Той е в състояние да ви даде много повече, отколкото просто място, където да приземявате всичките си мисли и планове.

 Става дума за:

Това ще ви помогне да видите по-ясно какво правите и кога. Ще имате бърз поглед върху това къде трябва да се концентрирате както в краткосрочен, така и в дългосрочен план. Това означава, че можете да насочите цялото си време и усилия към дейностите, които се нуждаят от вашата помощ и ще ви помогнат да постигнете целите на марката си и да се насочите към правилните аудитории по-ефективно.

Календарът на връзките с обществеността ще ви бъде полезен за координиране на връзките с обществеността с други бизнес дейности. Представете си, че различните календари в календара ви в Google са различни части от вашите планове за PR и маркетинг. Всеки от тях ви предоставя отделна визия, но като ги обедините, може да получите цялата картина. Общият бизнес календар е основната част, на която трябва да се основава всичко останало. Маркетинговият календар е втората част – начинът, по който представяте основния си календар на клиентите или мениджърите си чрез неща като представяния и кампании. ПР календарът може да бъде третата част, която показва какви дейности ще използвате, за да изпълните ПР стратегията си и конкретните кампании.

Той ще ви помогне при планирането на PR около празници и събития. Друг начин, по който PR календарът ще подобри работата на целия ви екип, е чрез възможността да се подготвите предварително за всякакви сезонни празници или събития, в които екипът ви може да иска да участва за по-голям обхват, информираност и по-силен имидж. Хиляди събития и празници биха могли да донесат на бизнеса ви известно внимание с колективно популяризиране, така че не забравяйте да погледнете отвъд обичайните си дейности. Не забравяйте обаче да използвате подходящите такива. Тези важни, чувствителни към времето дейности могат да ви застигнат в неподходящ момент, когато не сте готови за тях. В резултат на това подготвителната работа, която трябва да се планира предварително, става критична.

Привличането на вниманието към датите, които са специфични за вашата марка (като например пускането на нови продукти, колекции или инициативи на марката или годишнини), ще ви помогне да планирате, съгласувате и планирате дейности за популяризирането им. То ще ви покаже кои са вашите целеви групи и колко седмици или месеци по-рано трябва да се свържете с тях за предстоящите новости – което ви дава достатъчно време да започнете да планирате перфектното представяне.

Полезно е да създадете и по-лесни вътрешни и външни партньори. Когато си партнирате толкова много, колкото изискват връзките с обществеността, имате много различни лица, пред които сте отговорни: външни сътрудници, като репортери и издатели, колеги и сътрудници, както и лица на свободна практика, които си сътрудничат с вашата марка. Така че календарът на PR ще ви помогне да избегнете закъснения, превишаване на бюджета и други. 

Пиар календарът ще създаде постоянен поток от дейности, които са много по-успешни от „еднократните“ пиар удари. Постоянните PR усилия може да се чувстват уморителни, но ако продължите да ги правите, ще останете видими и значими. Колкото повече дейности имате, толкова повече отразяване може да придобиете и да споделите с вашите последователи, клиенти и медийна мрежа.

Как да създадем PR календар?

Ако нямате планираната информираност или имате чувството, че сте направили всичко възможно, но усилията ви все още са невидими, значи е време да пресъздадете стратегията си и да изберете подходящи стратегии.

След като сте изготвили плана си, е време да създадете PR календар. Откъде да започнете? Ето как да го направите:

1. Изберете формата си

Създайте електронна таблица в Excel. Можете също така да използвате Word или друга програма, но много хора смятат, че Excel е удобен за използване и полезен, защото може да променяте нещата и да ги свързвате по-нагледно.

Вашите събития, публикации и други дейности ще бъдат изброени в една колона една под друга (разгледайте примерите в края на статията). Месеците в годината ще бъдат изброени в колоните отляво надясно.

2. Вземете решение за видовете съдържание

След като сте избрали къде ще изпълнявате PR календара си, е време да започнете да създавате кампаниите си и свързаните с тях процеси. Една от първите стъпки, които ще трябва да предприемете, е да откриете видовете съдържание, които ще са ви необходими, за да реализирате и засилите съдържанието и PR отразяването.

Темите, които трябва да включите, са:

Подробностите за това какво трябва да включите в PR календара си, разбира се, зависят от вашия бизнес и ще трябва да направите известно проучване, преди да решите какво е подходящо. Успешният месечен или годишен план съдържа доста предварителна работа, преди да започнете да попълвате подробностите в календара. Направете мозъчна атака с екипа си и проучете елементите. Ето някои идеи, които ще ви помогнат да започнете работа по видовете дейности, които трябва да обмислите и включите:

• Дати от високо ниво, които да включите тук, могат да бъдат началото и краят на финансовата година, крайните срокове на бюджета, планираните пускания на продукти, годишнината на компанията и основните годишни събития.
• Подчертайте изложенията, на които компанията планира да присъства, както и конференциите и възможностите за лектори. Участва ли компанията в конференция за продажби, годишен think-in или корпоративно упражнение за сплотяване на екипа?  
• Съобщения за пресата: нови продукти, услуги, инициативи и сътрудничества.
• Крайни срокове за награди.
• Тема/фокус върху темата за ключови публикации.
• Дни/седмици на информираност.
• Годишни събития, когато е уместно (например, бюджетът).
• Сезонни събития (Великден, Халоуин, Нова година, Коледа, лято, начало на училище, време за изпити).
• Събития – ще бъдете техен домакин или ще участвате в тях.
• Възможности за изказване – да се представите.
• Поставяне на статии в рубриките.
• Гост блогване.
• Преглед/актуализиране на материали.
• Преглед/актуализиране на уебсайта.
• Информационен бюлетин, на хартиен носител или в цифров формат.
• Блог.
• Наблюдение на конкуренти и новини.
• Постове в социалните медии.
• Поддържане на връзка с ключови блогъри, влиятелни личности и контакти с медиите.

Можете да поддържате и поддържате връзка с други хора, ако планирате PR дейностите си по този начин. Съставянето на календара се извършва успоредно с извършването на известно проучване за всяка част – за да се намерят подходящите възможности, а също и за да се намерят конкретни контакти, с които да си сътрудничите. Намирането на правилните контакти с медиите, които ще се интересуват от сътрудничество с вас, и как да ги заинтересувате, е ключова част от вашата PR стратегия. Ако искате да улесните работата си, разгледайте PRNEWS.IO услугата.

PRNews.io е бюджетна услуга за създаване на съдържание, откриване и предлагане на подходящи журналисти и разпространение на вашето съдържание. PRNEWS.io има дългогодишен опит в копирайтинга и журналистиката в писането на интересни статии, рекламни публикации и професионални съобщения за пресата. Създаването и разпространението на съдържанието е тяхна услуга и екипът се справя успешно с нея. Можете да сте сигурни, че съдържанието ви ще бъде написано, проверено, одобрено от вас и изпратено в рамките на два дни. 

3. Организирайте движещите се части

Накрая трябва да представите календара на екипа си, да го използвате и да го поддържате. Изглежда очевидно, но проверката на PR календара при започване на работа всеки ден е нов навик, който трябва да придобиете.

Ето няколко начина, по които можете да улесните изграждането на тази рутина:

• Задайте насоки за цветово кодиране, за да направите информацията лесно възприемаема за „бързи проверки“.
• Отделете време за актуализиране на календара всяка седмица.
• Използвайте календара по време на екипните срещи (или непосредствено след тях).

Примери за ПР календар

В дългосрочен план дори най-елементарната стратегия ще се окаже безценна. Създаването на график за PR е проста следваща стъпка след разработването на стратегията ви. Следвайте тези стъпки, за да изпълните успешно задачата. Направете лист за отчитане в Excel. Бихте могли да използвате Word или друго подобно приложение, но аз смятам, че гъвкавостта на Excel и лекотата, с която мога да правя визуални връзки между различните раздели, го правят моя избор. Всичко, което правите, ще бъде подредено в една колона. Колоните ще бъдат обозначени отляво надясно според месеците на годината. И сега, най-после, вашият собствен PR календар е завършен и готов за разглеждане. Подкрепянето на нишките на дейността с други хора става по-лесно с внимателно планиране.

Джесика, мениджър в Иборисоф

Ето тук са шаблоните за по-добро разбиране, но, разбира се, този, който е изработен от вас, ще бъде перфектният. 

Източник: Hootsuite

Източник: DemandMetric

Експерти от бранша за PR календара

Виктория Мивил от OpenHousePublicRelations.com

Отлични идеи в оригиналната ви публикация в блога! Едно навременно допълнение би могло да бъде наблюдението на ключовите думи и свързаните с тях тенденциозни теми. Това би могло да се впише в точка № 2, заедно с наблюдението на конкурентите и новините. 

Наблюдението на актуални теми и ключови думи дава възможност за разработване на навременни предложения, които не изискват нов продукт/услуга. Освен това повечето медии имат вградени в бизнес модела си приходи от SEO или афилиейт, така че подкрепата на pitch с актуални факти или актуални статистики за електронна търговия добавя допълнителна привлекателност на pitch-а. 

 Николай Кръстев, SEO специалист на свободна практика от Николайrastev.com

Започнете с поставянето на цели за вашите PR усилия. Това ще ви помогне да определите какви събития, новини и други елементи искате да включите в календара си.

Осмислете времето за провеждане на събитията и новините. Например, ако популяризирате нов продукт, може да искате да планирате съобщение за пресата и работа с медиите няколко седмици преди пускането на продукта на пазара.

Не забравяйте да координирате действията си с други отдели, като например маркетинг и продажби, за да избегнете конфликти и да гарантирате, че усилията ви в областта на връзките с обществеността съответстват на общите цели на компанията.

Използвайте разнообразни тактики за достигане до целевата си аудитория, включително съобщения за пресата, интервюта в медиите и кампании в социалните медии.

Наблюдавайте и проследявайте успеха на PR усилията си и използвайте тази информация, за да коригирате календара и тактиките си, ако е необходимо.

Бъдете гъвкави и готови да се адаптирате към променящите се обстоятелства. Например, ако се появи важно новинарско събитие, което е от значение за вашия бранш, може да се наложи да коригирате календара си, за да се справите с него.

Общо казано, ключът към успеха на календара за връзки с обществеността е да имате ясна стратегия, да се координирате с други отдели и да бъдете гъвкави и адаптивни.

Томас Нимчевски, главен изпълнителен директор и основател на Дрийн Чейсърс

Един от най-важните съвети за създаване на успешен календар за връзки с обществеността е да започнете да планирате много по-рано. Предварителното планиране позволява на фирмите да се възползват от дългосрочните възможности и да се уверят, че разполагат с достатъчно време за подготовка на събитията или кампаниите.

Макар че планирането напред е важно, важно е също така да предвидите място за гъвкавост в календара си. Без значение колко много планиране се влага в календара за връзки с обществеността, може да се появят неочаквани събития или възможности, на които трябва да се отговори бързо. Като оставят известно пространство за гъвкавост, фирмите могат да се възползват от тези възможности.

Друг ключ към успешния календар за връзки с обществеността е да включите в плановете си множество медии. От телевизията и радиото до цифровите и печатните издания – съществуват множество начини да достигне посланието ви до обществеността. Използването на различни медийни канали може да помогне да се гарантира, че посланието ви ще бъде чуто от широк кръг хора.

При създаването на календар за връзки с обществеността е важно да използвате всички налични ресурси. Не забравяйте да включите в планирането и изпълнението всички, които могат да ви помогнат – от вътрешни служители до външни агенции и доставчици. Използването на ресурсите ви може да помогне да се гарантира, че всички кампании или инициативи ще бъдат успешни.

Накрая, важно е да проследявате напредъка си и редовно да преглеждате календара си. Това може да помогне да се гарантира, че кампаниите и инициативите се изпълняват навреме и по най-добрия начин. То може също така да помогне за идентифициране на областите на подобрение, на които трябва да се обърне внимание.

Джими Хух, Изпълнителен директор и основател | JH SEO

Първият съвет е да планирате предварително. Уверете се, че сте си осигурили достатъчно време, за да планирате и изпълните правилно своите PR дейности. Определете график, бюджет и цели за всяка дейност и отделете достатъчно време за успешното ѝ изпълнение. Следващият съвет е да бъдете организирани. Проследявайте PR дейностите си с помощта на електронна таблица или календар. Това ще ви помогне да останете организирани и да избегнете пропуснати крайни срокове или двойни резервации. Също така трябва да бъдете гъвкави. Въпреки че PR обикновено изисква много планиране, важно е да бъдете гъвкави, когато е необходимо. Ако възникне медийна възможност или е необходимо да се коригира графикът, не се страхувайте да коригирате календара си за връзки с обществеността. Освен това се старайте да бъдете прости. Придържайте се към основите и се съсредоточете върху няколко ключови дейности, които знаете, че можете да изпълните успешно. И накрая, трябва да измервате успеха си. Уверете се, че проследявате успеха на вашите PR дейности. Това ще ви помогне да разберете какво работи и какво се нуждае от подобрение.

Бил Корбет, младши, Corbett Public Relations Public 

Използвайте ПР календара като инструмент за разработване на идеи за представяне пред медиите. Специалните дни, седмици и месеци за осведомяване често се използват от медиите, за да им помогнат да се съсредоточат върху дадена тема или тенденция.

Календарите ви позволяват да прогнозирате бъдещето. Всяка година знаем, че медиите ще правят истории за черния петък, което означава, че искат да говорят с търговците на дребно. В кибер понеделник искат да говорят с компании за електронна търговия, а на 15 април знаем, че ще искат да говорят със счетоводители с последни данъчни съвети.

Освен това, знаейки, че медиите ще обърнат внимание на дадена тема, означава, че конкуренцията за получаване на отразяване също ще бъде по-предизвикателна. С предварително създаден календар и сигнали, новите списъци с медии, съобщенията за пресата, данните и пичовете могат да бъдат свалени доста по-рано, за да се победи конкуренцията. Важно е също така да се знае, че медиите може да са толкова затрупани с пичове, че моментът да се свържете с тях да не е подходящ, вместо това се завъртете и не се занимавайте с пичове по дадена тема в някой от тези дни. Например, вторникът на даренията получи голямо внимание и много благотворителни организации се стремят да наберат средства и да си осигурят публичност в този ден. Има толкова много търсещи внимание, че повече са разочарованите, отколкото тези, които успяват да споделят своето послание.

Всеки месец от годината разработвайте тема, в която определена тема или предмет ще бъде в центъра на вниманието. Тези теми могат да се свържат с празници и седмици на осведоменост, но като цяло те позволяват да се обърне внимание на дадена тема и на опита или знанията на бизнеса в тази област.

Осигурете редакционни календари за ключови издания и ги съчетайте с вашия PR календар.

Календарите са чудесни и много полезни. Въпреки това не се ограничавайте да работите само по въпросите, които са включени в календара ви. Използвайте това планиране като основа и база за PR усилията си. Въпреки това не пропускайте извънредните новини и други възможности, които се появяват всяка седмица. Оставяйте време в календара си, за да се занимавате с проблемите на деня, ако има нужда от това. Наличието на календар ще генерира работа, но също така трябва да позволява гъвкавост.

Не претоварвайте календара си с ангажименти. Използвайте PR календара си, за да разпределите работата за цялата година.

Дейвид В. Крейг, управляващ и основател на Craig, Kelley & Faultless LLC

Започваме да създаваме нашия календар за връзки с обществеността, като първо добавяме празниците и специалните поводи, които не могат да бъдат променени или заменени, за да можем да съставим графика си около тези дни. Тези конкретни дни ни дават отправна точка, която можем да използваме за създаване на въздействащ и ефективен календар за връзки с обществеността.

Тези дни включват важни празници като Коледа, Нова година, Деня на благодарността и други.

Тогава попълваме календара със специални поводи, които ще се впишат в редакционния ни календар, като Месец на гордостта, Месец на историята на чернокожите и др.

Тези празници и специални поводи ни дават отправна точка и могат да ни помогнат да измислим идеи за нашите PR кампании.

Тогава започваме да попълваме останалата част от годината и създаваме равномерно разпределен, стратегически планиран PR календар, за да сме сигурни, че вземаме най-добрите решения през годината и имаме достатъчно време да планираме правилно всяка стъпка.

Така създаваме нашия PR календар всяка година и в момента започваме да планираме 2023 г. Тази лесна първа стъпка ни позволява да започнем с правилната стъпка и е ефективна за нас

Симон Бахер, съосновател на стартъпа Simya Solutions, създател на приложението Ling

Изграждане на ключови PR детайли

Повечето PR календари включват само заглавието или много кратко описание на PR дейността или проекта. Тъй като PR календарите обикновено се поставят в листове на Excel или други цифрови визуални презентации, препоръчвам да изрязвате ключовите детайли, за да спестите време и усилия за връщане и връщане между календара и плановете на PR проектите. Всички в PR, маркетинговите и други свързани екипи могат бързо да получат достъп до календара без толкова много последващи въпроси, защото подробностите вече са нанесени.

Мика Томада, a PR специалист в Перла Лимон PR

Познаването и удобството при работа с календара инструмент, който използвате, е един от съветите, които горещо ви препоръчвам да предприемете. Това ще ви помогне да направите останалите&nbspпроцеси много по-лесни, а ако сте достатъчно запознати с&nbspинструмента, който използвате, шансовете ви за ефективен и креативен резултат са големи.

Освен това е много полезно да анализирате пазара си и да генерирате PR идеи заедно с&nbspекипа си, за да определите най-успешните стратегии. Подобно на начина, по който се генерират идеи за съдържание, този процес на мозъчна атака води до създаването на концепции.

Разпределянето на идеите в няколко категории ще ви помогне да останете организирани и да съкратите времето, докато мислите.

Карла Диас, съосновател на Broadband

PR календарите са чудесен начин да си поставите ясни цели за определен период от време. Вместо просто да действате на воля – което вероятно ще ви донесе посредствени резултати – използването на PR календар ще ви помогне да определите основните нужди на клиентите през годината и да създавате съдържание и да управлявате връзките с обществеността по-ефективно. Моят съвет към всички, които планират да създадат PR календар, е, че трябва да съобразите съдържанието си с целите си за годината. Макар че можете просто да създавате различно съдържание, което да излиза и да управлява връзките ви с обществеността, по-добре е да имате ясна цел за различните моменти във времето. Това ще ви помогне да създадете обща тема за вашата PR стратегия през цялата година и по този начин да предоставите на аудиторията си по-последователно преживяване с вашия бизнес. Последователността може да има голямо значение за начина, по който клиентите ви искат да взаимодействат с вашата марка, така че това е чудесен начин да увеличите конверсиите и да управлявате бизнеса и репутацията си.

Заключителни думи

Календарът на PR ще облекчи напрежението и претоварването от жонглирането с множество проекти в няколко стъпки. Само когато го използвате обаче, постигате целите си в областта на PR и изпълнявате планираните задачи в срок в максимална степен. Ако все още нямате календар, време е да започнете да го изграждате и да го представите на екипа си още сега.

Прочетете още:

• Как да създадем календар за съдържание в социалните медии
• Какво е календар на съдържанието & Как да го създадем