Notatka prasowa/informacja prasowa — definicja
Notatka prasowa to autorytatywna proklamacja przekazywana osobom z mediów informacyjnych w celu dostarczenia danych, udzielenia wyjaśnień lub złożenia deklaracji.
Zasadniczo jest to krótka i przyciągająca uwagę wiadomość napisana przez profesjonalistę i wysłana do wybranych uczestników lub docelowego grona mediów. Informacja prasowa musi spełniać podstawowe wymogi etykiety artykułu prasowego, jak np. być napisana w trzeciej osobie, wskazywać na cytaty i źródła oraz zawierać typowe dla informacji prasowych informacje.
Notatka prasowa to raczej bezpośrednie i oficjalne podejście do marketingu. Za pomocą notatki prasowej firmy mogą ogłosić wprowadzenie produktu na rynek lub podzielić się swoimi sukcesami. Mogą również informować o wydarzeniach, nowościach inwestycyjnych lub statystykach rozwoju firmy.
Niezależnie od tego, czy wprowadzają Państwo na rynek nową firmę, promują nowy produkt lub usługę, czy też chcą wzbudzić zainteresowanie wydarzeniem non-profit, notatka prasowa może być nieocenionym narzędziem do uzyskania darmowego rozgłosu.
Dobrze napisana notatka prasowa to szansa na przyciągnięcie uwagi reporterów, redaktorów, producentów telewizyjnych i innych specjalistów, co może skutkować licznymi artykułami na temat Państwa firmy i produktów. To z kolei może skłonić potencjalnych klientów do kontaktu z Państwa firmą.
Warto pamiętać, że Państwa historia będzie miała większe szanse na publikację, jeżeli trafi nie tylko do głównych krajowych kanałów informacyjnych, ale również do mniejszych mediów lokalnych.
Tutaj wyjaśnimy, jak napisać imponującą i łatwą w odbiorze notatkę prasową, która przyniesie Państwu rozgłos i stanie się cennym elementem treści marketingowej.
Szablon notatki prasowej
Wskazówki, jak napisać informację prasową
Pisząc notatki prasowe, należy zazwyczaj przestrzegać ściśle określonego formatu, który ułatwia proces pisania i sprawia, że czytelnicy mogą szybko uzyskać niezbędne informacje.
Przed przystąpieniem do pisania notatki prasowej należy się trochę przygotować i zdecydować, pod jakim kątem twórczym chce się ją napisać. Należy pomyśleć o swojej historii z punktu widzenia czytelnika i zdecydować, co w tej historii przyciągnie uwagę ludzi i sprawi, że będą chcieli dowiedzieć się więcej. Następnie należy podać fakty, które przedstawią wiadomość w sposób jak najbardziej obiektywny. W ten sposób nadadzą Państwo komunikatowi prasowemu właściwy ton i lepiej dopasują go do przyjętego formatu.
Większość notatek prasowych jest zwięzła: najlepiej jedna strona lub 400-500 słów. Notatka prasowa powinna być krótka i zawierać tylko istotne szczegóły. Jeśli notatka prasowa będzie brzmiała jak opowiadanie, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostanie przyjęta i ponownie opublikowana. Jeżeli nigdy wcześniej nie pisali Państwo notatek prasowych, dobrym pomysłem jest znalezienie dobrego gotowego szablonu, który zaprezentuje jak to się robi.
Teraz omówmy elementy składowe skutecznej notatki prasowej. Standardowa struktura informacji prasowej obejmuje następujące części:
Jak napisać nagłówek do notatki prasowej
Nagłówek — to krótkie, przyciągające uwagę zdanie, które podsumowuje Państwa wiadomość. Reporterzy otrzymują wiele informacji każdego dnia, dlatego powinni Państwo zainwestować swój czas w napisanie atrakcyjnego nagłówka, który jest prosty i krótki (w granicach 70-180 znaków), wyraźnie skupia uwagę odbiorców na Państwa głównym przesłaniu i inspiruje do dalszej części wiadomości. Nie warto starać się zaimponować dziennikarzom swoim bogatym słownictwem. Zamiast tego należy używać języka, który jest łatwy do zrozumienia. Nagłówek powinien być wyśrodkowany, pogrubiony i należy użyć większej czcionki niż w tekście głównym.
Tekst podtytułu (opcjonalnie)
Jest to dodatkowe, krótkie stwierdzenie, które informuje, wyjaśnia lub cytuje coś i rozwija dalej Państwa przekaz. Należy pamiętać, że podtytuł nie powinien powtarzać informacji, które zostały przedstawione w tytule głównym.
Miejsce i data publikacji prasowej
Do określenia miejsca i daty wydarzenia, które opisuje informacja prasowa, można zastosować następujący format:
- (Kraj, stan, miasto), miesiąc, dzień i rok;
- Datownik powinien być oddzielony od pierwszego akapitu myślnikiem.
Treść notatki prasowej
Notatka prasowa powinna mieć co najmniej trzy akapity. Pierwszy akapit powinien zawierać najważniejsze informacje i określać kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego/jak. Oznacza to, że należy przedstawić fakty dotyczące ważnego wydarzenia lub nowego produktu, które podsumują całą historię. Należy trzymać się tematu i unikać szumu.
Dodatkowe akapity powinny zawierać materiały pomocnicze i inne ważne szczegóły. Mogą one zawierać statystyki, ważne informacje ogólne, zdjęcia, filmy, klipy audio oraz bezpośrednie cytaty z pracowników, ekspertów branżowych, klientów, rówieśników lub darczyńców. Najlepiej, jeśli cytaty pochodzą od kluczowych interesariuszy Państwa firmy. Należy pisać akapity w stylu dziennikarskim, aby media krajowe i lokalne mogły wykorzystać Państwa treść w takiej formie.
Charakterystyka firmy
Pod ostatnim akapitem informacyjnym należy umieścić krótką pozytywną wypowiedź na temat Państwa organizacji lub firmy. Powinien to być rzeczowy opis tego, czym zajmuje się firma. Tego szablonu można używać wielokrotnie w różnych notatkach prasowych. Może on zawierać informacje o stronie internetowej firmy, zakresie lub długości działalności, slogan i inne.
Dane kontaktowe
Na końcu notatki prasowej należy podać dane kontaktowe: nazwisko, numer telefonu i adres e-mail osoby kontaktowej z działu PR, która może udzielić dodatkowych informacji i odpowiedzieć na pytania dotyczące notatki prasowej. Państwa dane kontaktowe mogą wyglądać następująco:
- Kontakt: John Black, Media Relations
- Tel.: (123) 456-7890
- jblack@email.com
Mogą Państwo również zamieścić linki do stron mediów społecznościowych.
Część zamykająca
Jeśli Państwa notatka prasowa ma dwie strony, pierwsza powinna kończyć się znakiem "-more-", a ostatnia strona powinna kończyć się trzema znakami haszującymi, jak w tym przypadku ###.
Płatna dystrybucja notatek prasowych
Opowiadanie swojej historii pomaga globalnemu światu poznać Państwa! Jednak samodzielne kontaktowanie się z prasą może być skuteczne tylko wtedy, gdy mają Państwo już dobrze prosperujący biznes i zespół PR z ważnymi kontaktami z mediami.
Dla innych przedsiębiorstw, firm, start-upów i osób prywatnych najlepszym sposobem na włączenie dystrybucji notatek prasowych do kampanii marketingowych jest skorzystanie z usług firmy zajmującej się pisaniem i dystrybucją tekstów PR.
Z PRNEWS.IO nie ma znaczenia, gdzie Państwo są i jakim językiem mówią. Tylko kilka kliknięć dzieli Państwa od docelowych odbiorców, dziennikarzy, influencerów i inwestorów na całym świecie.
Dzięki prezentacji Państwa treści w wiarygodnych serwisach informacyjnych można zwiększyć swoją widoczność w Internecie i wyróżnić się z tłumu.
Regularne publikowanie wiadomości o Państwa firmie w renomowanych serwisach informacyjnych i magazynach internetowych to najskuteczniejszy sposób na zwiększenie widoczności w oczach influencerów, partnerów, inwestorów, klientów i wyszukiwarek.
Mogą Państwo cieszyć się tysiącami unikalnych odsłon z pierwszych miejsc w serwisach informacyjnych i kierować prawdziwy ruch na swoją stronę internetową.
Zdobycie dobrego zasięgu dla Państwa publikacji w wyszukiwarkach na wysokiej jakości stronach internetowych. Ułatwia to influencerom, potencjalnym klientom i klientom znalezienie Państwa treści w Internecie i prowadzi ukierunkowany ruch bezpośrednio na Państwa stronę internetową.
Prawdziwe rezultaty i wzrost sprzedaży dzięki generowaniu leadów, które nie siedzą bezczynnie, lecz rzeczywiście konwertują.
Klienci szukają najlepszych firm w każdej branży. Warto skupić się na komunikacji z odbiorcami, umieszczając swoje historie w odpowiednich serwisach informacyjnych i branżowych. Dzięki temu zwiększą Państwo wskaźniki konwersji, co przełoży się na większą liczbę leadów.
Uzyskanie najwyższych pozycji w SERP poprzez zamieszczenie Państwa treści w wielu serwisach informacyjnych.
Istnieje ogromna synergia pomiędzy SEO i dobrym PR. Jedną z największych korzyści z włączenia usług PRNEWS.io do Państwa strategii marketingowej jest link building. Im więcej backlinków do Państwa strony internetowej z wysokiej jakości publikacji, tym wyższa będzie Państwa pozycja w wynikach wyszukiwania.
Rodzaje informacji prasowych
Dla każdego rodzaju ogłoszenia biznesowego, które chcą Państwo przekazać, istnieje odpowiedni rodzaj notatki prasowej.
Notatka prasowa dotycząca wydarzenia
Notatka prasowa dotycząca wydarzenia ma za zadanie krótko i jasno wyjaśnić dziennikarzom, dlaczego powinni wziąć udział w tym wydarzeniu. Powinna po prostu odpowiadać na pytanie: "Dlaczego powinienem tu przyjść?"
Informacja zawiera również dane o wydarzeniu, czas, miejsce, harmonogram podróży oraz dane kontaktowe głównego rzecznika lub innej osoby odpowiedzialnej.
Notatka prasowa o wprowadzeniu produktu na rynek
Jeżeli Państwa firma wprowadza na rynek nowy produkt lub usługę, notatka prasowa może poinformować o tym innych. Jednak, aby media wydrukowały Państwa informację, produkt musi być czymś wyróżniającym się spośród innych.
Notatka prasowa o nowym kierownictwie
Notatka prasowa o nowym zatrudnieniu to formalny dokument, w którym ogłasza się zmiany w kierownictwie. Jest to formalny sposób poinformowania klientów, inwestorów, interesariuszy i innych członków zespołu kierowniczego o nowym kierowniku.
Notatka prasowa o przejęciu
Notatka prasowa o przejęciu to informacja prasowa, którą firmy wysyłają w celu powiadomienia mediów o niedawnym nabyciu. Gdy rozsyłają Państwo notatkę prasową o planowanym zakupie lub komunikat prasowy o fuzji lub partnerstwie, zdobycie uwagi mediów może być wyzwaniem.
Szablon notatki prasowej
Odpowiednia, czytelna i relatywna notatka prasowa może być cennym środkiem przekazu wiadomości dla Państwa odbiorców, zwłaszcza jeśli zastosują Państwo kreatywne podejście. Jednak napisanie notatki prasowej, która może stać się doskonałym narzędziem budowania marki i wiarygodności, nie jest łatwe.
Z tego powodu zamieszczamy bezpłatną próbkę szablonu notatki prasowej, która została napisana zgodnie ze standardowymi wytycznymi dotyczącymi formatowania, które opisaliśmy powyżej.
Mogą Państwo wykorzystać tę próbkę jako punkt wyjścia lub wzór inspiracji do wygenerowania ciekawych pomysłów na własne skuteczne informacje prasowe, które zaintrygują reporterów i redaktorów.
Tworzenie idealnej notatki prasowej: Najważniejsze wskazówki
Jak widać, wszystko zależy od jakości treści. Notatki prasowe są nadal użytecznym środkiem komunikacji pomiędzy marką a jej odbiorcami. Aby stworzyć dziś skuteczną notatkę prasową, marki powinny stosować się do najlepszych sprawdzonych strategii. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich, aby zapewnić Państwu przewagę:
- Zwracać uwagę na tematykę notatki prasowej. Mówić do i o swoich odbiorcach, nie tylko o swojej marce;
- Dodać więcej wartości do treści. Czytelnicy powinni być zainteresowani Państwa wiadomościami;
- Nie należy całkowicie odrzucać SEO, ale unikać rażącego upychania słów kluczowych i linków;
- Stosować anchory związane z Państwa treścią;
- Linkować tylko do odpowiednich stron.
Należy zwracać uwagę na potrzeby użytkowników i oferować im istotne informacje. To powinno pomóc Państwu w stworzeniu notatki prasowej, która będzie miała większe szanse na publikację.
Format informacji prasowej FAQ
Ile kosztuje notatka prasowa?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy sprawdzić, jakie są dostępne opcje. Można ją napisać, ale aby uzyskać rozgłos, trzeba dysponować zdrowym budżetem. Można opublikować informację prasową za darmo, ale wiele dobrej jakości mediów będzie wymagało zapłaty, a niestety wiele z nich nawet nie odpowie na Państwa e-maile. Więcej o czynnikach kosztowych notatek prasowych można przeczytać tutaj.
Ile zdjęć powinna mieć notatka prasowa?
TWartość informacji prasowej jest bezpośrednio skorelowana z informacjami i multimediami, które są z nią związane. Informacje przekazujemy w formie literackiego, "czystego" tekstu, a multimedia dają trochę więcej miejsca dla wyobraźni.
Jest oczywiste, że oryginalne zdjęcia i filmy w materiałach przyciągają nas o wiele bardziej niż sam tekst, niezależnie od tego, jak świetnie został napisany.
Co to jest "boilerplate" w informacji prasowej?
W public relations "boilerplate" (znany również jako oświadczenie "o nas") to krótki, standardowy akapit na końcu notatki prasowej, który dostarcza dziennikarzom ogólnych informacji o Państwa firmie.
Jak cytować notatkę prasową?
Należy znać nazwę organizacji lub autora, tytuł notatki prasowej (jeśli dotyczy), datę publikacji i adres URL. Notatki prasowe należy cytować w tekście z podaniem autora i roku, tak jak każde inne źródło: Jak cytować komunikat prasowy.
Co to jest "boilerplate" w informacji prasowej?
W public relations "boilerplate" (znany również jako oświadczenie "o nas") to krótki, standardowy akapit na końcu notatki prasowej, który dostarcza dziennikarzom ogólnych informacji o Państwa firmie.
---Jak cytować notatkę prasową?
Należy znać nazwę organizacji lub autora, tytuł notatki prasowej (jeśli dotyczy), datę publikacji i adres URL. Notatki prasowe należy cytować w tekście z podaniem autora i roku, tak jak każde inne źródło. Proszę przeczytać więcej: Jak cytować notatkę prasową.
Jaka powinna być długość informacji prasowej?
Idealna długość notatki prasowej to mniej więcej format A4 lub około 300 do 400 słów (długość krótkiej informacji prasowej). To zazwyczaj trzy lub cztery krótkie akapity i kilka cytatów.
Jakie jest 5 części szablonu notatki prasowej?
Niezależnie od tego, o czym Państwo piszą — każda notatka prasowa powinna mieć::
- Nagłówek — zapowiedź tego, czego mogą się Państwo spodziewać.
- Lead — krótkie omówienie historii, w tym odpowiedzi na pytania: Kto? Co? Kiedy? Dlaczego? Z jakim skutkiem?
- Ciało — wyjaśnienie informacji podanych wcześniej w czołówce, począwszy od informacji najbardziej wartych uwagi do innych mniej ważnych, drugoplanowych informacji
- Informacje o firmie — krótki akapit o Państwa firmie, aby pomóc dziennikarzom zrozumieć charakter działalności i ułatwić pisanie o niej.
- Informacje kontaktowe dla mediów — dane kontaktowe autora lub firmy albo agencji.