Κανόνες έκδοσης δελτίου τύπου. Ο καθένας μπορεί να σας πει πώς να γράψετε ένα δελτίο τύπου. Αλλά πολύ περισσότερο δεν μπορούν όλοι να σας βοηθήσουν να συστηματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία, από την ταξινόμηση των μέσων ενημέρωσης μέχρι την αποστολή των emails παρακολούθησης στους εκδότες.
Ευτυχώς, αυτό ακριβώς κάνουμε αυτή τη στιγμή. Αναλύοντας την όλη διαδικασία σε μικρότερα στάδια, θα μοιραστούμε συνολικά 21 αποδεδειγμένους κανόνες για τη σύνταξη αποτελεσματικών δελτίων τύπου.
Ας ξεκινήσουμε!
Στάδιο 1: Προετοιμασία
Κανονισμός 1. Τα καλά δελτία τύπου δεν δημοσιεύονται χωρίς λόγο. Για να δικαιολογήσετε ένα δελτίο τύπου, πρέπει να βρείτε μια αρκετά σημαντική είδηση. Διαφορετικά, οι εκδότες είναι πιθανό να χαρακτηρίσουν τα μηνύματά σας ως spam.
Διαβάστε περισσότερα: Οι κύριοι στόχοι της διανομής δελτίων τύπου
Κανονισμός 2. Διαχωρίστε τη βάση των μέσων ενημέρωσης σε κατηγορίες όπως ομοσπονδιακά, περιφερειακά, έντυπα ή ηλεκτρονικά, επιχειρήσεις, ειδησεογραφικές πύλες, ραδιόφωνο, τηλεόραση κ.λπ. Οι κατηγορίες είναι πιο εύκολο να γίνουν αντιληπτές και να αναλυθούν. Τώρα μπορείτε να επικεντρωθείτε στους πόρους που έχουν τη μεγαλύτερη συγκέντρωση του κοινού-στόχου σας.
Διαβάστε περισσότερα: Πώς να στείλετε ένα δελτίο τύπου σε τοπικά μέσα ενημέρωσης
Κανονισμός 3. Βρείτε ομιλητές για το θέμα του δελτίου σας, οι οποίοι είναι εξουσιοδοτημένοι να σχολιάσουν και να απαντήσουν σε πρόσθετες ερωτήσεις του Τύπου.
Σύμβολος 4. Καταχωρήστε μια ξεχωριστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να κάνετε την αλληλογραφία με τους εκδότες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρακολουθείτε πιο αποτελεσματικά την πρόοδο της καμπάνιας σας. Διαφορετικά, θα καταλήξετε να μπλέξετε με τον κανονικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Κανονισμός 5. Δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο δελτίου τύπου και φροντίστε να συμπεριλάβετε τα τρέχοντα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Στάδιο 2: Συγγραφή πρώτων προσχεδίων
Κανονισμός 6. Η συντομία είναι η ψυχή του πνεύματος. Ένα δελτίο τύπου δεν είναι μια μακροσκελής ανάγνωση. Όσο πιο σύντομο είναι – τόσο περισσότεροι άνθρωποι θα το διαβάσουν.
Κανονισμός 7. Μεγαλύτερη εξειδίκευση. - Το πιο σημαντικό μήνυμα έρχεται πρώτο. Ο τίτλος και η πρώτη παράγραφος αντικατοπτρίζουν την κύρια ιδέα ολόκληρου του δελτίου τύπου. Κάντε αυτές τις γραμμές να ακούγονται ενδιαφέρουσες ακόμα και για τον πιο βίαιο σκεπτικιστή.
Κανονισμός 8. Αφήστε το να είναι μια ιστορία. Οι άνθρωποι δεν μοιράζονται δελτία τύπου την ώρα του μεσημεριανού γεύματος. Λένε ο ένας στον άλλον ιστορίες.
Διαβάστε περισσότερα: Η δύναμη του PR Storytelling
Κανονισμός 9. Στοιχεία και αριθμοί. Τα επιχειρήματά σας δεν θα μετρήσουν αν δεν τα αποδείξετε με γεγονότα και αριθμούς.
Σύμβολος 10. Αποσπάσματα. Λειτουργεί όταν είναι σύντομες και σχετικές. Και δεν λειτουργεί ποτέ με παραπομπές παραγράφων από διευθύνοντες συμβούλους ή κορυφαία στελέχη. Αν τα εισαγωγικά είναι πολύ μεγάλα, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα οι δημοσιογράφοι να τα κάνουν μικρότερα. Και αν οι δημοσιογράφοι κάνουν αλλαγές στο κείμενό σας, κινδυνεύετε να χάσετε κάποιο σημαντικό πλαίσιο.
Διαβάστε περισσότερα: Πώς να πάρετε καλύτερες τιμές για τα δελτία τύπου
Στάδιο 3: Επιμέλεια και διόρθωση
Κανονισμός 11. Όταν τα πρώτα προσχέδια είναι έτοιμα, αφήστε τα στην άκρη τουλάχιστον μέχρι την επόμενη μέρα. Τώρα το μυαλό σας είναι πιο “φρέσκο” και μπορείτε να κρίνετε τη γραφή με μεγαλύτερη ακρίβεια. Μια άλλη επιλογή είναι όταν αφήνετε κάποιον άλλον να διαβάσει το δελτίο τύπου και να αφήσει σχόλια.
Ο κανόνας 12. Απομακρύνετε οτιδήποτε αφήνει αβεβαιότητα. Δεν πρέπει να αφήνετε στους αναγνώστες την αίσθηση ότι χρειάζονται περαιτέρω εξηγήσεις.
Κανονικός κανόνας 13. Χρησιμοποιήστε ένα πρόγραμμα ελέγχου ορθογραφίας. Είναι εντάξει να κάνετε τυπογραφικά λάθη καθώς γράφετε, αλλά ΔΕΝ είναι εντάξει να τα αφήσετε στο τελικό προσχέδιο.
Κανονισμός 14. Αφαιρέστε τις λέξεις όπως “ως αποτέλεσμα”, “παρ’ όλα αυτά”, “επιπλέον” και πολλές παρόμοιες εκφράσεις. Δεν δίνουν κανένα νόημα στο μήνυμά σας, οπότε ποιος ο λόγος;
Διαβάστε περισσότερα: Top 10 λέξεις που σκοτώνουν τους τίτλους των δελτίων τύπου
Κανόνας 15. Χωρίστε τις σύνθετες προτάσεις σε δύο μέρη. Κάντε τις μεγάλες προτάσεις μικρότερες.
Στάδιο 4: Αποστολή σε δημοσιογράφους
Κανονισμός 16. Κατά πάσα πιθανότητα, θα στείλετε το πραγματικό δελτίο τύπου σε μορφή Word ή PDF. Φυσικά, οι περισσότεροι δημοσιογράφοι παραμελούν την προβολή αυτών των αρχείων. Μια καλή ιδέα είναι να φτιάξετε μια σύντομη έκδοση του δελτίου τύπου και να την εισάγετε ως σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τουλάχιστον, οι δημοσιογράφοι δεν θα χρειαστεί να ξοδέψουν χρόνο για να ανοίξουν και να διαβάσουν ολόκληρο το έγγραφο.
Διαβάστε περισσότερα: Τυπική μορφή δελτίου τύπου
Κανονισμός 17. Το θέμα της επιστολής είναι εξίσου σημαντικό με την πρώτη πρόταση του δελτίου τύπου σας. Τα φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μακροσκελή θέματα στα ανεπιθύμητα μηνύματα. Γι’ αυτό πρέπει να είναι σύντομο και επίκαιρο.
Κανόνας 18. Μια επιστολή με προσωπική έκκληση αυξάνει την πιθανότητα να διαβαστεί από έναν ερωτώμενο. Προσπαθήστε να εξατομικεύετε (απευθυνθείτε ονομαστικά) κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όποτε είναι δυνατόν.
Κανονισμός 19. Μην χαρακτηρίζετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως “σημαντικό μήνυμα”. Μπορεί να είναι σημαντικό για εσάς τον δημοσιογράφο. Λαμβάνουν εκατοντάδες δελτία τύπου κάθε μέρα.
Κανονισμός 20. Δεν είναι καλή ιδέα να ακολουθήσετε την εκδότες 10 λεπτά μετά την αποστολή του αιτήματος. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μόνο αν κάνετε ενημερώσεις στις πληροφορίες σας ή αν θέλετε να προσθέσετε κάτι νέο. Διαφορετικά, θα φανείτε ενοχλητικοί.
Content Marketing Platform
- 100,000+ media publications;
- get backlinks to your product;
- scale work with content distribution.
Στάδιο 4: Λέγοντας “ευχαριστώ”
Κανόνας 21. Αν κάποιος δημοσίευσε το δελτίο τύπου σας, συνηθίστε να το ακολουθήσετε με ένα ευχαριστήριο σημείωμα. Αυτό αφήνει ένα θετικό συναίσθημα και στις δύο πλευρές και μπορεί ακόμη και να ξεκινήσει μια περαιτέρω συνεργασία με αυτόν τον πόρο ενημέρωσης.
Αυτό είναι όλο!
Εμπειρογνώμονες του κλάδου για τους κανόνες έκδοσης δελτίων τύπου
Adam Jacobs, επαγγελματίας Digital Marketer, CEO και γνωστός Διευθυντής Marketing της Bubblegum Casting
Η δημιουργία μιας σταθερής βάσης με μια σχολαστικά επεξεργασμένη σύντομη περιγραφή είναι απαραίτητη για την παραγωγή ενός γόνιμου δελτίου τύπου. Η δουλειά αυτού του στοιχείου είναι να παρέχει στον συγγραφέα δομή, καθοδήγηση και κατεύθυνση.
Όταν λαμβάνετε πληροφορίες από κάποιον, θα πρέπει να ξεκινήσετε γράφοντας τους πιο σημαντικούς στόχους για τις λεπτομέρειες. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τα πιο κρίσιμα μηνύματα και τη γλώσσα, πράγματα που δεν πρέπει να αναφερθούν και οτιδήποτε άλλο μπορεί να είναι χρήσιμο.
Θα πρέπει πλέον να γνωρίζετε ότι ο πρωταρχικός στόχος κάθε δελτίου τύπου είναι να προωθήσει κάτι ειδησεογραφικό και ιδιαίτερο. Ωστόσο, πρέπει να γνωρίζετε τον κατάλληλο χρόνο σύνταξης των δελτίων τύπου, αν θέλετε να τα ενσωματώσετε στις στρατηγικές μάρκετινγκ και προώθησης που ακολουθείτε. Ίσως να θέλετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να εκδώσετε ένα δελτίο τύπου, εάν ισχύει για εσάς κάποιο από τα ακόλουθα:
- Αν έχετε κάτι σημαντικό να πείτε για την εταιρεία σας και θέλετε να το διαδώσετε, προσπαθήστε να ενδιαφέρετε έναν δημοσιογράφο ώστε να γράψει γι’ αυτό σε ένα ειδησεογραφικό άρθρο.
- Ενημερώστε τα μέσα μαζικής ενημέρωσης για μια εκδήλωση, με την προσδοκία ότι θα διαδώσουν περαιτέρω το γεγονός. Για παράδειγμα, υπάρχει μια επικείμενη παρουσίαση ενός προϊόντος, μια επαγγελματική συνάντηση, εγκαίνια νέων καταστημάτων και πολλά άλλα.
- Αυξήστε την προβολή της μάρκας στο διαδίκτυο με τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, των ιστολογίων και των ιστότοπων.
Οι ουσιώδεις πληροφορίες σε ένα δελτίο τύπου καλύπτουν συνήθως τις ακόλουθες πέντε πτυχές της αναφοράς: “ποιος”, “τι”, “πού”, “πότε” και “γιατί”. Τηρώντας αυτή τη δομή, θα είστε σε θέση να επικοινωνήσετε το μήνυμά σας με μεγαλύτερη σαφήνεια και να επικεντρωθείτε στις πληροφορίες που θεωρείτε πιο ζωτικής σημασίας για να κατανοήσει το κοινό σας.
Εκτός από το να είναι σχετικό με το μέσο στο οποίο δημοσιεύετε το δελτίο τύπου, το πρωταρχικό περιεχόμενο του δελτίου τύπου σας θα πρέπει να είναι κάτι που σας ενθουσιάζει να διαδώσετε στο ευρύ κοινό.
Online Publicity Workbook
- 100+ content ideas for your B2B startup;
- ideal for do-it-yourself publicity plans;
- schedule your PR campaign in advance.
