Cum să creați un calendar de PR: Conținutul aleatoriu obține rezultate aleatorii

Un campanie de PR este rezultatul unui plan strategic bun. Acesta începe cu crearea unui plan pentru conținutul câștigat și de marcă, precum și pentru termenele limită, evenimentele de referință și evenimentele din industrie. Planificarea este crucială pentru rezultate de succes în domeniul PR, iar un calendar PR este un element esențial. Și este o armă secretă a multor agenții de PR și manageri de PR.

.

Gândiți-vă la aceasta ca la o foaie de parcurs a conținutului care vă garantează un flux constant de acoperire mediatică, chiar dacă nu cunoașteți încă anunțurile de presă majore. Crearea acestuia nu este ceva ostentativ sau creativ, dar este foarte important pentru un program solid de plasare în mass-media. Aici, în această postare, veți descoperi de ce trebuie să începeți să folosiți un calendar de PR și cum acesta poate stimula rezultatele obținute în mass-media, urmări obiectivele și menține aliniate toate componentele unui plan de PR.

>.

Ce este un Сalendar PR?

Un calendar PR este un program sau un plan al proiectului sau campaniei dumneavoastră care arată toate părțile principale necesare pentru a lansa și asigura PR sau acoperire mediatică. De asemenea, le poate evidenția în raport cu alte campanii importante de marketing și evenimente de afaceri, astfel încât să puteți urmări modul în care calendarul de PR se aliniază cu restul planului de afaceri.

O notă importantă despre un calendar de PR este că nu este doar un tabel cu datele de publicare sau termenele finale. Acesta împarte diferitele părți ale procesului și toate sarcinile asociate cu acestea într-un calendar la îndemână.

Toate termenele minore, întâlnirile și programările legate de sarcini și solicitările de elemente vizuale din partea echipei de design și de conținut din partea directorilor ar trebui să fie acolo. Toate sarcinile și activitățile la care vă puteți gândi în avans sunt necesare pentru a oferi o acoperire excelentă.

>

De ce aveți nevoie de un calendar PR?

Probabil că știți și aveți deja calendare de afaceri, calendare de conținut, calendare de marketing și multe altele. De ce trebuie folosite și calendarele de PR și de ce ar trebui ca tu și compania ta să aveți unul? Este doar pentru a rămâne mai organizat? Da, și nu. Este capabil să vă ofere mult mai mult, decât doar un loc unde să vă aterizați toate gândurile și planurile.

.

 Este vorba despre:

Vă va ajuta să vedeți mai clar ce faceți și când. Veți avea o imagine rapidă a ceea ce trebuie să vă concentrați atât pe termen scurt, cât și pe termen lung. Acest lucru înseamnă că vă puteți pune tot timpul și eforturile în activitățile care au nevoie de ajutorul dumneavoastră și care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivele de brand și să vă adresați mai eficient publicului potrivit.

.

Un calendar de PR va fi util pentru a coordona relațiile publice cu alte activități de afaceri. Imaginați-vă diferitele calendare din Google Calendar ca fiind diferite părți ale planurilor dvs. de PR și marketing. Fiecare dintre ele vă oferă o viziune separată, dar, prin fuziunea lor, puteți obține imaginea de ansamblu. Calendarul general de afaceri este partea principală pe care ar trebui să se bazeze toate celelalte. Calendarul de marketing este a doua parte – modul în care prezentați calendarul principal clienților sau managerilor dvs. prin lucruri precum lansări și campanii. Calendarul de PR poate fi a treia parte, care arată ce activități veți folosi pentru a vă executa strategia de PR și anumite campanii.

.

>Va ajuta la planificarea PR în jurul sărbătorilor și evenimentelor. Un alt mod în care un calendar de PR va face mai bună munca întregii echipe este prin capacitatea de a fi pregătiți din timp pentru orice sărbători sau evenimente sezoniere la care echipa dvs. ar putea dori să participe pentru o mai mare acoperire, conștientizare și o imagine mai puternică. Mii de evenimente și sărbători ar putea aduce afacerea dvs. în atenție cu o promovare colectivă, așa că asigurați-vă că priviți dincolo de activitățile dvs. obișnuite. Nu uitați să le folosiți pe cele relevante, totuși. Acele activități importante, sensibile la timp, vă pot prinde într-un moment nepotrivit, atunci când nu sunteți pregătit pentru ele. Ca urmare, munca de pregătire care trebuie planificată din timp devine critică.

.

Atrăgând atenția asupra datelor care sunt specifice brandului dvs. (cum ar fi lansările de noi produse, colecții sau inițiative sau aniversări ale brandului) vă va ajuta să planificați, să aliniați și să programați activități pentru a le promova. Vă va demonstra care sunt țintele dvs. și cu câte săptămâni sau luni înainte trebuie să le contactați în legătură cu noutățile viitoare – oferindu-vă suficient timp pentru a începe să planificați prezentarea perfectă.

.

Este util să stabiliți mai ușor partenerii interni și externi, de asemenea. Atunci când ai un parteneriat atât de mare pe cât necesită relațiile publice, ai o mulțime de indivizi diferiți față de care trebuie să dai socoteală: colaboratori externi, cum ar fi reporterii și editorii, colegi și colaboratori și freelanceri care colaborează cu brandul tău. Așadar, un calendar de PR vă va ajuta să evitați întârzierile, depășirile de buget și multe altele. 

.

Un calendar de PR va crea un flux constant de activități care sunt mult mai reușite decât loviturile de PR „punctuale”. Efortul constant de PR poate părea obositor, dar continuarea acestuia vă va menține vizibil și relevant. Cu cât aveți mai multe activități, cu atât mai multă acoperire puteți dobândi și împărtăși cu adepții, clienții și rețeaua media.

.

Cum se creează un calendar de PR?

Dacă nu ai parte de notorietatea pe care ai planificat-o sau ai impresia că ai făcut tot ce ai putut, dar eforturile tale sunt încă invizibile, atunci este timpul să îți recreezi strategia și să alegi strategiile potrivite.

După ce aveți planul făcut, este timpul să creați un calendar de PR. De unde începeți? Iată cum să îl faci:

.

1. Alegeți formatul

Creați o foaie de calcul Excel. Poți folosi și Word sau un alt program, dar mulți oameni consideră că Excel este mai ușor de folosit și este util pentru a putea schimba lucrurile și a le lega între ele mai vizual.

.

Evenimentele, postările și alte activități vor fi listate într-o coloană una sub alta (uitați-vă la exemplele de la sfârșitul articolului). Lunile anului vor fi listate în coloanele de la stânga la dreapta.

.

2. Decideți-vă asupra tipurilor de conținut

.

După ce ați ales unde vă veți îndeplini calendarul de PR, este timpul să începeți să vă creați campaniile și procesele care le însoțesc. Unul dintre primii pași pe care va trebui să îi faceți este să detectați tipurile de conținut de care veți avea nevoie pentru a implementa și amplifica conținutul și acoperirea PR.

.

>Subiectele pe care trebuie să le includeți sunt:

Detalii a ceea ce trebuie să puneți în calendarul de PR vor depinde, desigur, de afacerea dumneavoastră și va trebui să faceți câteva cercetări înainte de a decide ce este relevant. Un plan lunar sau anual de succes conține destul de multă muncă preliminară înainte de a începe să completați detaliile din calendar. Faceți un brainstorming cu echipa dvs. și cercetați elementele. Iată câteva idei pentru a vă ajuta să începeți cu tipurile de activități pe care să le luați în considerare și să le includeți:

.

• Datele de nivel înalt care trebuie incluse aici pot fi începutul și sfârșitul anului financiar, termenele limită ale bugetului, lansările de produse planificate, aniversarea companiei și evenimentele anuale majore.
.
• Subliniați expozițiile la care compania intenționează să participe, precum și conferințele și oportunitățile de vorbitori. Compania participă la o conferință de vânzări, la un think-in anual sau la un exercițiu de consolidare a echipei corporative?  
.
• Comunicate de presă: noi produse, servicii, inițiative și colaborări.
• Limitele de acordare a premiilor.
• Concentrare tematică/tematică pentru publicațiile cheie.
• Zile/săptămâni de conștientizare.
• Evenimente anuale, acolo unde este cazul (de exemplu, bugetul).
.
• Evenimente sezoniere (Paște, Halloween, Anul Nou, Crăciun, vara, începutul școlii, perioada examenelor).
• Evenimente – le veți găzdui sau veți participa la ele.
.
• Oportunități de vorbitor – pentru a vă prezenta.
• Plasarea unui articol de caracter.
• Blogging invitat.
• Revizuirea/actualizarea materialelor.
• Revizuirea/actualizarea site-ului.
• Buletin de știri, pe suport de hârtie sau în format digital.
• Blog.
• Monitorizarea competitorilor și a știrilor.
.
• Postări pe rețelele sociale.
• Menținerea legăturii cu bloggerii cheie, influencerii și contactele media.
.

Puteți menține și păstra legătura cu ceilalți dacă vă planificați activitățile de PR în acest mod. Alcătuirea calendarului se face în paralel cu efectuarea unor cercetări pentru fiecare parte – pentru a găsi oportunitățile potrivite și, de asemenea, pentru a găsi contacte specifice cu care să colaborezi. Găsirea contactelor media potrivite, care vor fi interesate să colaboreze cu dvs. și modul în care să le stârniți interesul este o parte esențială a strategiei dvs. de PR. Dacă doriți să vă ușurați munca, consultați serviciul PRNEWS.IO 

/> >>După ce se va întâmpla cu un buton

PRNews.io este un serviciu cu buget redus pentru crearea de conținut, descoperirea și prezentarea jurnaliștilor relevanți și distribuirea conținutului dumneavoastră. PRNEWS.IO are ani de experiență în copywriting și jurnalism în scrierea de articole atractive, postări publicitare și comunicate de presă profesionale. Crearea și distribuirea conținutului este serviciul lor, iar echipa o face cu succes. Puteți fi siguri că veți avea conținutul scris, verificat, aprobat de dvs. și trimis în două zile. 

.

3. Păstrați piesele în mișcare organizate

.

În cele din urmă, trebuie să prezentați calendarul echipei dumneavoastră, să îl utilizați și să îl întrețineți. Pare evident, dar verificarea calendarului PR atunci când începeți să lucrați în fiecare zi este un nou obicei pe care ar trebui să-l obțineți.

.

Iată câteva modalități prin care puteți face mai ușoară construirea acestei rutine:

• Stabilește linii directoare de coduri de culori pentru a face ca informațiile să fie ușor de perceput pentru „verificări rapide”.
.
• Blocați timp pentru a actualiza calendarul în fiecare săptămână.
.
• Utilizați calendarul în ședințele de echipă (sau imediat după).
.

Exemple de calendare PR

Chiar și cea mai elementară strategie se va dovedi neprețuită pe termen lung. Crearea unui program de relații publice este un simplu pas următor după ce ați dezvoltat strategia. Urmați acești pași pentru a finaliza sarcina cu succes. Realizați o foaie de pontaj în Excel. Ați putea folosi Word sau o aplicație similară, dar eu consider că flexibilitatea Excel și ușurința cu care pot face conexiuni vizuale între diferite secțiuni îl fac să fie programul meu preferat. Tot ceea ce faceți va fi așezat frumos într-o singură coloană. Coloanele vor fi etichetate de la stânga la dreapta, în funcție de lunile anului. Și acum, în sfârșit, propriul calendar PR este complet și gata de a fi consultat. Sprijinirea firelor de activitate cu alții este mai ușoară cu o planificare atentă.

Jessica, Manager la iBoysof

.

Iată șabloanele pentru o mai bună înțelegere, dar, bineînțeles, cel creat de voi va fi cel perfect. 

>

Sursa: Hootsuite

Sursa: DemandMetric

Experți din industrie despre PR Calendar

Victoria Miville de la OpenHousePublicRelations.com

Idei grozave în articolul tău original de pe blog! O adăugire oportună ar putea fi monitorizarea cuvintelor cheie și a subiectelor în tendințe aferente. Acest lucru s-ar putea încadra în punctul tău #2, împreună cu monitorizarea competitorilor și a știrilor. 

>

Monitorizarea subiectelor și a cuvintelor cheie în trend oferă o oportunitate de a dezvolta pitch-uri oportune care nu necesită un nou produs/serviciu. În plus, cele mai multe puncte de difuzare a presei au SEO sau câștiguri de afiliere integrate în modelul lor de afaceri, astfel încât susținerea unui pitch cu fapte în tendințe sau statistici de trending ecommerce adaugă un plus de atractivitate la pitch. 

 Nikolay Krastev, un specialist SEO freelancer din Nikolaykrastev.com

Începeți prin a stabili obiective pentru eforturile dumneavoastră de PR. Acest lucru vă va ajuta să determinați ce evenimente, știri și alte elemente doriți să includeți în calendar.

>

Considerați calendarul evenimentelor și al știrilor dvs. De exemplu, dacă promovați un nou produs, poate doriți să programați un comunicat de presă și o informare cu mass-media cu câteva săptămâni înainte de lansarea produsului.

.

>Asigurați-vă că vă coordonați cu alte departamente, cum ar fi marketingul și vânzările, pentru a evita conflictele și a vă asigura că eforturile dvs. de PR se aliniază cu obiectivele generale ale companiei.

>Utilizați o varietate de tactici pentru a ajunge la publicul țintă, inclusiv comunicate de presă, interviuri în mass-media și campanii în social media.

Monitorizați și urmăriți succesul eforturilor dvs. de PR și folosiți aceste informații pentru a vă ajusta calendarul și tacticile după cum este necesar.

.

Fiți flexibil și dispus să vă adaptați la circumstanțe în schimbare. De exemplu, dacă are loc un eveniment de știri important care este relevant pentru industria dvs., este posibil să fie nevoie să vă ajustați calendarul pentru a-l aborda.

.

În general, cheia succesului cu un calendar de relații publice este să aveți o strategie clară, să vă coordonați cu alte departamente și să fiți flexibil și adaptabil.

Thomas Niemczewski, CEO și fondator la Dream Chasers

>

Unul dintre cele mai importante sfaturi pentru crearea unui calendar de succes în domeniul relațiilor publice este să începeți să planificați cu mult timp înainte. Planificarea din timp permite companiilor să profite de oportunitățile pe termen lung și să se asigure că au timp suficient pentru a se pregăti pentru evenimente sau campanii.

.

În timp ce planificarea din timp este importantă, este de asemenea important să faceți loc pentru flexibilitate în calendarul dumneavoastră. Indiferent de cât de multă planificare se face într-un calendar de relații publice, pot apărea evenimente sau oportunități neașteptate care trebuie abordate rapid. Acordând un anumit spațiu de flexibilitate, întreprinderile pot profita de aceste oportunități.

.

O altă cheie pentru a avea un calendar de relații publice de succes este să încorporați în planurile dvs. mai multe puncte de difuzare a presei. De la televiziune și radio până la digital și print, există mai multe modalități de a transmite mesajul dvs. către public. Utilizarea diferitelor mijloace media poate contribui la asigurarea faptului că mesajul dvs. este auzit de o mare varietate de persoane.

.

Când creați un calendar de relații publice, este important să valorificați toate resursele pe care le aveți la dispoziție. De la personalul intern până la agențiile și furnizorii externi, asigurați-vă că îi includeți pe toți cei care vă pot ajuta în planificare și execuție. Folosirea resurselor dvs. poate contribui la asigurarea succesului oricăror campanii sau inițiative.

.

În cele din urmă, este important să vă urmăriți progresul și să vă revizuiți periodic calendarul. Acest lucru poate ajuta la asigurarea faptului că campaniile și inițiativele sunt executate la timp și în cel mai bun mod posibil. De asemenea, vă poate ajuta să identificați orice domenii de îmbunătățire care trebuie abordate.

.

Jimmy Huh, CEO și fondator | JH SEO

>

Primul sfat este să vă planificați din timp. Asigurați-vă că vă acordați suficient timp pentru a vă planifica și executa în mod corespunzător activitățile de PR. Stabiliți un calendar, un buget și obiective pentru fiecare activitate și alocați suficient timp pentru a o finaliza cu succes. Următorul este să fiți organizat. Țineți evidența activităților dvs. de PR folosind o foaie de calcul sau un calendar. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți organizat și să evitați termenele limită ratate sau rezervările duble. De asemenea, trebuie să fiți flexibil. În timp ce PR-ul necesită, de obicei, multă planificare, este important să fiți flexibil atunci când este necesar. Dacă apare o oportunitate media sau dacă trebuie ajustat un calendar, nu vă fie teamă să vă ajustați calendarul de relații publice. În plus, păstrați-l simplu. Rămâneți la elementele de bază și concentrați-vă pe câteva activități cheie pe care știți că le puteți finaliza cu succes. În cele din urmă este să vă măsurați succesul. Asigurați-vă că urmăriți succesul activităților dvs. de relații publice. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți ce funcționează și ce trebuie îmbunătățit.

.

Bill Corbett, Jr., Corbett Public Relations Public 

.

Utilizați calendarul de PR ca un instrument pentru a dezvolta idei de discuții cu presa. Zilele, săptămânile și lunile speciale de sensibilizare sunt adesea folosite de mass-media pentru a le ajuta să se concentreze asupra unui subiect sau a unei tendințe.

.

>Calendarele vă permit să preziceți viitorul. În fiecare an știm că mass-media va face reportaje de Black Friday, ceea ce înseamnă că vor să vorbească cu comercianții cu amănuntul. În ziua de Cyber Monday vor să vorbească cu companiile de comerț electronic, iar pe 15 aprilie, știm că vor dori să vorbească cu contabilii cu sfaturi fiscale de ultimă oră.

.

De asemenea, știind că mass-media va fi atentă la un subiect, înseamnă că și competiția pentru a obține acoperire va fi mai dificilă. Cu un calendar și alerte stabilite cu mult timp înainte, noile liste media, comunicate de presă, date și pitch-uri pot fi coborâte cu mult timp înainte pentru a învinge concurența. De asemenea, este important de știut că mass-media poate fi atât de inundată de lansări încât nu este un moment potrivit pentru a le contacta, în schimb, schimbați și evitați să lansați un subiect într-una din aceste zile. De exemplu, Giving Tuesday a primit multă atenție și multe organizații de caritate încearcă să strângă fonduri și să își asigure publicitate în această zi. Sunt atât de mulți care caută atenție încât mai mulți sunt dezamăgiți decât cei care reușesc să-și împărtășească mesajul.

.

În fiecare lună a anului dezvoltați o temă în care un anumit subiect sau subiect va fi în centrul atenției. Aceste teme se pot conecta cu sărbătorile și săptămânile de conștientizare, dar, în general, ele permit ca atenția să fie acordată unui subiect și expertizei sau cunoștințelor unei afaceri în acest domeniu.

Securizați calendarele editoriale pentru publicațiile cheie și suprapuneți-le cu calendarul dumneavoastră de PR.

>Calendarele sunt grozave și foarte utile. Cu toate acestea, nu vă blocați să lucrați doar la elementele care se află în calendarul dumneavoastră. Folosiți această planificare ca fundație și bază pentru eforturile de PR. Cu toate acestea, nu ratați știrile de ultimă oră și alte oportunități care se prezintă în fiecare săptămână. Lăsați ceva timp în calendar pentru a aborda problemele zilei, dacă este nevoie. Având un calendar va genera muncă, acesta ar trebui să permită, de asemenea, flexibilitate.

Nu vă suprasolicitați calendarul. Folosiți calendarul de PR pentru a vă repartiza munca pentru întregul an.

David W. Craig, Managing and Founding Partner la Craig, Kelley &; Faultless LLC

Începem să ne creăm calendarul de relații publice adăugând mai întâi sărbătorile și ocaziile speciale care nu pot fi schimbate sau înlocuite, astfel încât să ne putem întocmi programul în funcție de acele zile. Aceste zile specifice ne oferă un punct de plecare pe care îl putem folosi pentru a crea un calendar de PR de impact și eficient.

.

>Aceste zile includ sărbători importante precum Crăciunul, Anul Nou, Ziua Recunoștinței și altele.

>Apoi, completăm calendarul cu ocazii speciale care se vor încadra în calendarul nostru editorial, cum ar fi Luna mândriei, Luna istoriei negrilor și altele.

>Aceste sărbători și ocazii speciale ne oferă un punct de plecare și ne pot ajuta să găsim idei pentru campaniile noastre de PR.

>Apoi începem să completăm restul anului și să creăm un calendar de PR planificat în mod strategic și uniform, pentru a ne asigura că luăm cele mai bune decizii pe parcursul anului și că avem suficient timp pentru a planifica corect fiecare etapă.

Aceasta este modalitatea prin care ne creăm calendarul de PR în fiecare an, iar în prezent începem să planificăm anul 2023. Acest prim pas ușor ne permite să începem cu dreptul și este eficient pentru noi

Simon Bacher, co-fondator al start-up-ului Simya Solutions, creatorul aplicației Ling App

Planificați detaliile cheie ale PR-ului

Majoritatea calendarelor de PR includ doar titlul sau o foarte scurtă descriere a activității sau proiectului de PR. Deoarece calendarele de PR sunt de obicei plasate pe foi Excel sau alte prezentări vizuale digitale, vă recomand să decupați detaliile cheie pentru a economisi timp și efort în a merge înainte și înapoi între calendar și planurile proiectului de PR. Toți cei din echipele de PR, marketing și alte echipe conexe pot accesa rapid calendarul, fără atâtea întrebări de urmărire, deoarece detaliile sunt deja trasate.

.

Mika Tomada, a PR Specialist în PR la Pearl Lemon PR

Cunoașterea și acomodarea cu instrumentul calendaristic pe care îl folosiți este un sfat pe care vă încurajez să îl urmați. Acest lucru vă va ajuta să faceți celelalte procese mult mai ușoare, iar dacă aveți suficiente cunoștințe despre instrumentul pe care îl folosiți, șansele de a avea un rezultat eficient și creativ sunt mari.

În plus, este foarte benefic să vă analizați piața și să generați idei de PR alături de echipa dvs. pentru a identifica cele mai de succes strategii. Similar cu modul în care sunt generate ideile de conținut, acest proces de brainstorming produce concepte.

.

>Sortarea ideilor în mai multe categorii vă va ajuta să rămâneți organizat și să reduceți timpul de gândire.

Carla Diaz, cofondator al Broadband

>

Carla Diaz, cofondator al Broadband.

Calendarele PR sunt o modalitate excelentă de a stabili obiective clare pentru o anumită perioadă de timp. Mai degrabă decât să improvizați – ceea ce vă va aduce probabil rezultate mediocre – utilizarea unui calendar PR vă va ajuta să identificați nevoile principale ale clienților pe parcursul anului și să creați conținut și să gestionați mai eficient relațiile publice. Sfatul meu pentru toți cei care intenționează să creeze un calendar de PR este că trebuie să vă aliniați conținutul la obiectivele dumneavoastră pentru anul respectiv. În timp ce puteți crea pur și simplu conținut diferit pentru a ieși și a vă gestiona relațiile publice, este mai bine să aveți un obiectiv clar pentru diferite momente în timp. Acest lucru vă va ajuta să creați o temă generală pentru strategia dvs. de PR pe tot parcursul anului și, astfel, să oferiți publicului dvs. o experiență mai consistentă cu afacerea dvs. Consecvența poate face o mare diferență în ceea ce privește modul în care clienții dvs. doresc să interacționeze cu brandul dvs., așa că aceasta este o modalitate excelentă de a crește conversiile și de a vă gestiona afacerea și reputația.

.

Cuvinte finale

Un calendar PR va ușura tensiunea și copleșirea de a jongla cu mai multe proiecte în mai multe etape. Cu toate acestea, doar atunci când îl utilizați, vă atingeți obiectivele de PR și vă îndepliniți sarcinile planificate la timp în cea mai mare măsură. Dacă nu aveți încă un calendar, este timpul să începeți să construiți unul și să îl prezentați echipei dvs. acum.

.

Citește mai mult:

• Cum să creezi un calendar de conținut pentru social media
• Ce este un calendar de conținut și; cum se creează