Współpraca z agencją PR jest taka sama, jak w przypadku każdego dobrego partnerstwa: trzeba osiągnąć wzajemne zrozumienie. Ponadto agencja powinna naprawdę rozumieć, czym się zajmuje, a to, że może udowodnić swój sukces z innymi klientami, niekoniecznie oznacza, że jest dla Państwa odpowiednia. I oczywiście agencja powinna pasować do budżetu.
Jednak ukryte koszty związane z tą inwestycją mogą być prawdziwą pułapką dla firm. Przyjrzyjmy się pięciu najważniejszym ukrytym kosztom związanym z zatrudnieniem agencji PR w 2024 r. oraz sposobom ich uniknięcia.
№ 1. Brak doświadczenia pracowników
Kiedy firma zatrudnia znaną agencję PR, jej kierownictwo oczekuje, że obsługą biznesu zajmą się profesjonaliści z najwyższej półki. W rzeczywistości sprawy mają się nieco inaczej. Często zdarza się, że znana agencja dostaje kontrakt — z pomocą swojego głośnego nazwiska, błyskotliwej profesjonalnej prezentacji lub w drodze przetargu — a następnie zleca zadanie studentowi z niewielkim doświadczeniem w PR. W takim przypadku klient płaci kilka tysięcy dolarów miesięcznie za pracę, która zajmuje 20 godzin nisko wykwalifikowanej siły roboczej.
Brak świadomości trendów i niewystarczające zrozumienie specyfiki branży może prowadzić do marnowania środków. Przykładowo, niedoświadczeni pracownicy mogą wysyłać nudne i nieefektywne informacje prasowe, które nie zainteresują docelowych odbiorców, lub korzystać z niskiej jakości platform do publikacji, co skutkuje albo nieudaną kampanią PR, albo negatywnym wpływem na liczbę potencjalnych klientów.
Rozwiązanie: Należy dać pierwszeństwo tym agencjom, które mają doświadczenie w Państwa branży, mogą wykazać się udanymi przypadkami i mają gwarancję kontynuacji działań.
№ 2. Niejasna cena za usługi
Zazwyczaj specjaliści PR nie oferują kosztów pracy, ale wyznaczają budżet, którym Państwo dysponują. Jednocześnie firmy często borykają się z faktem, że koszt usług agencji PR nie zawsze odzwierciedla ich skuteczność. Nieprzewidziane dodatkowe koszty mogą wydawać się częścią normalnego procesu, ale w dłuższej perspektywie mogą znacznie zwiększyć ogólne koszty.
Zdarza się na przykład, że miesięczna cena podana przez agencję nie obejmuje kosztów materiałów marketingowych, dodatkowych godzin pracy i innych usług, które nie zostały uwzględnione w pierwotnej umowie. Niektóre agencje PR stosują skomplikowane modele cenowe, które są trudne do zrozumienia. Może to prowadzić do nieoczekiwanych kosztów i frustracji.
Rozwiązanie: Przed podpisaniem umowy z agencją PR należy zawsze wyjaśnić wszystkie szczegóły i warunki kontraktu. Warto poprosić o pełną listę usług i ewentualnych dodatkowych kosztów oraz zawrzeć je w pisemnej umowie.
№ 3. Dystrybucja treści
Innym przypadkiem przepłacania za usługi PR jest korzystanie z usług agencji zajmujących się dystrybucją informacji prasowych. Agencje te pobierają opłatę za napisanie i dystrybucję artykułów i komunikatów prasowych do listy dziennikarzy. Opłata może się różnić w zależności od liczby dziennikarzy, do których firma chce dotrzeć. Profesjonalnie napisana informacja prasowa może kosztować 50-200 USD lub więcej. Czasami agencje skupiają się wyłącznie na dystrybucji treści i nie zwracają uwagi na ich jakość. Może to prowadzić do kojarzenia Państwa marki z treściami niskiej jakości, co może zaszkodzić reputacji.
Ponadto podczas dystrybucji treści agencje PR żądają rekompensaty za czas poświęcony na dystrybucję, dodatkowy czas na zatwierdzenie, wynagrodzenie menedżera PR itp. Koszty promocji za pośrednictwem różnych kanałów mogą szybko się skumulować i pochłonąć znaczną część budżetu.
Rozwiązanie. Proces ten można przeprowadzić znacznie szybciej i taniej, jeśli będą Państwo współpracować z PRNEWS.IO. Dzięki naszym usługom można tworzyć i dystrybuować treści związane z marką do różnych publikacji. Jeśli szukacie sposobu na wysyłanie informacji prasowych lub artykułów do wiarygodnych mediów, PRNEWS.IO może w tym pomóc.
Czytaj więcej:
- Zarządzanie reputacją online: jak kształtować postrzeganie marki
- Dystrybucja informacji prasowych: główne cele
- Dlaczego strategia Public Relations jest niezbędna dla sukcesu
- Jak wybrać odpowiedni rodzaj treści do konkretnych celów
- Opis stanowiska PR managera — kluczowa rola w zarządzaniu komunikacją i strategią PR
Nr 4: Nieprawidłowe wskaźniki KPI
W tym przypadku nadpłata ukryta jest w nieprawidłowych wskaźnikach. Agencja PR może powiedzieć, że opublikowała trzydzieści artykułów i dostarczyć listę publikacji, ale ukryć informacje o ruchu, konwersjach, zakupach itp. Niektórzy klienci nawet nie wiedzą, że takie dane mogą być wymagane w raportach.
Nieprawidłowe wskaźniki KPI do pomiaru skuteczności kampanii PR mogą prowadzić do płacenia za usługi, które nie przynoszą pożądanych rezultatów.
Przykładowo, pewna firma zatrudniła agencję PR w celu zwiększenia świadomości marki. Agencja wykorzystała liczbę publikacji w mediach jako główny wskaźnik KPI. W rezultacie firma otrzymała wiele publikacji, ale zostały one umieszczone w mniejszych mediach o niskiej oglądalności. W rezultacie świadomość marki nie wzrosła.
Rozwiązanie: Warto wyznaczyć konkretne i mierzalne KPI ukierunkowane na osiągnięcie konkretnych celów firmy, takich jak zwiększenie sprzedaży lub zwiększenie świadomości marki. Nie bój się wyjaśnić, jak działają wskaźniki, jakie inne wskaźniki może dostarczyć agencja i zapytaj, w jaki sposób to działanie pomoże Państwa firmie.
Czytaj więcej:
Punkty PR: jak mierzymy sukces kampanii PR
№ 5. Niepotrzebne usługi
Agencje PR zazwyczaj oferują wiele usług, takich jak planowanie strategiczne, zarządzanie projektami i ich realizacja. Zatrudniają różnych specjalistów, takich jak account director, account manager, planner, project manager, dyrektor kreatywny, dyrektor artystyczny, copywriter i redaktor. Każdy z nich jest wynagradzany na innym poziomie, a ich czas poświęcony na Państwa pracę lub kampanię zostanie wyceniony i opłacony.
Czasami klienci płacą za usługi monitorowania mediów, nawet jeśli nie jest to konieczne w ich sytuacji. Czasami projekt może być nadal na etapie, w którym wymagane są minimalne usługi, ale agencja już zaplanowała budżet na urlopy, zwolnienia chorobowe i nieproduktywny czas swoich pracowników, a opłaty te muszą być uiszczone niezależnie od wyniku.
Rozwiązanie: Warto zawrzeć umowę, która przewiduje elastyczny system płatności, w którym płacicie tylko za usługi, których naprawdę potrzebujecie, a nie za usługi „pakietowe“, które mogą być niepotrzebne. Należy stale monitorować i analizować wydatki na PR. Jeśli zauważą Państwo niepotrzebne lub nieefektywne wydatki, należy porozmawiać o tym z agencją PR i poszukać wspólnych sposobów na ich optymalizację.
Wnioski
Mamy nadzieję, że powyższe punkty pomogły Ci wyjaśnić sytuację. Nikt nie zna Państwa działalności lepiej niż Wy sami, a dzięki tym informacjom możecie zdecydować, czy lepiej jest zatrudnić agencję PR, czy stworzyć hybrydową strategię PR, zlecając swoje zadania PRNEWS.IO. Dokładna analiza i zarządzanie ukrytymi kosztami pomoże zoptymalizować wydatki i zapewnić maksymalną efektywność kampanii PR.
