Πώς να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων: Τυχαίο περιεχόμενο φέρνει τυχαία αποτελέσματα

Μια αποτελεσματική καμπάνια PR είναι το αποτέλεσμα ενός καλού στρατηγικού σχεδίου. Αυτό ξεκινά με τη δημιουργία ενός σχεδίου για το κερδισμένο και το επώνυμο περιεχόμενο, καθώς και για τις προθεσμίες, τα γεγονότα ορόσημα και τις εκδηλώσεις του κλάδου. Ο σχεδιασμός είναι ζωτικής σημασίας για τα επιτυχημένα αποτελέσματα των δημοσίων σχέσεων, και το ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων είναι ένα βασικό στοιχείο. Και είναι το μυστικό όπλο πολλών πρακτορείων PR και διαχειριστών PR.

Σκεφτείτε το ως τον οδικό χάρτη περιεχομένου σας που εγγυάται μια σταθερή ροή κάλυψης από τα μέσα ενημέρωσης, ακόμη και αν δεν γνωρίζετε ακόμη τις σημαντικές ανακοινώσεις. Η δημιουργία του δεν είναι κάτι φανταχτερό ή δημιουργικό, αλλά είναι πολύ σημαντικό για ένα ισχυρό πρόγραμμα τοποθέτησης στα μέσα ενημέρωσης. Εδώ, σε αυτή τη δημοσίευση, θα ανακαλύψετε γιατί πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων και πώς μπορεί να ενισχύσει τα αποτελέσματα των κερδισμένων μέσων ενημέρωσης, να παρακολουθεί τους στόχους και να διατηρεί όλα τα στοιχεία ενός σχεδίου δημοσίων σχέσεων ευθυγραμμισμένα.

Τι είναι το ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων;

Το ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων είναι ένα χρονοδιάγραμμα ή ένα σχέδιο του έργου ή της εκστρατείας σας που δείχνει όλα τα κύρια μέρη που απαιτούνται για να γίνει pitch και να εξασφαλιστούν οι δημόσιες σχέσεις ή η κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης. Μπορεί επίσης να τα αναδείξει σε σχέση με άλλες σημαντικές εκστρατείες μάρκετινγκ και επιχειρηματικές εκδηλώσεις σας, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε πώς το χρονοδιάγραμμα των δημοσίων σχέσεων ευθυγραμμίζεται με το υπόλοιπο επιχειρηματικό σχέδιο.

Μια σημαντική σημείωση σχετικά με ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων είναι ότι δεν είναι απλώς ένας πίνακας με ημερομηνίες δημοσίευσης ή τελικές προθεσμίες. Διαχωρίζει τα διάφορα μέρη της διαδικασίας και όλες τις εργασίες που σχετίζονται με αυτά σε ένα εύχρηστο χρονοδιάγραμμα.

Όλες οι δευτερεύουσες προθεσμίες, οι συναντήσεις και τα ραντεβού που σχετίζονται με τις εργασίες, καθώς και τα αιτήματα για εικαστικά από την ομάδα σχεδιασμού και περιεχόμενο από τα στελέχη θα πρέπει να βρίσκονται εκεί. Όλες οι εργασίες και οι δραστηριότητες που μπορείτε να σκεφτείτε εκ των προτέρων απαιτούνται για την παροχή μεγάλης κάλυψης.

Γιατί χρειάζεστε ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων;

Πιθανότατα ήδη γνωρίζετε και έχετε επαγγελματικά ημερολόγια, ημερολόγια περιεχομένου, ημερολόγια μάρκετινγκ και πολλά άλλα. Γιατί πρέπει να χρησιμοποιούνται και τα ημερολόγια δημοσίων σχέσεων και γιατί θα πρέπει να έχετε εσείς και η εταιρεία σας ένα τέτοιο ημερολόγιο; Είναι απλά για να παραμείνετε πιο οργανωμένοι; Ναι και όχι. Είναι σε θέση να σας δώσει πολύ περισσότερα, από ένα απλό μέρος για να τοποθετήσετε όλες τις σκέψεις και τα σχέδιά σας.

 Πρόκειται για:

Θα σας βοηθήσει να δείτε πιο καθαρά τι κάνετε και πότε. Θα έχετε μια γρήγορη εικόνα για το πού πρέπει να επικεντρωθείτε τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να αφιερώσετε όλο το χρόνο και τις προσπάθειές σας σε δραστηριότητες που χρειάζονται τη βοήθειά σας και θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε τους στόχους της επωνυμίας σας και να στοχεύσετε πιο αποτελεσματικά στο σωστό κοινό.

Ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων θα είναι χρήσιμο για τον συντονισμό των δημοσίων σχέσεων με άλλες επιχειρηματικές δραστηριότητες. Φανταστείτε τα διαφορετικά ημερολόγια στο ημερολόγιό σας στο Google ως διαφορετικά μέρη των σχεδίων δημοσίων σχέσεων και του μάρκετινγκ. Το καθένα από αυτά σας παρέχει μια ξεχωριστή εικόνα, αλλά με τη συγχώνευσή τους, μπορεί να έχετε ολόκληρη την εικόνα. Το γενικό επιχειρηματικό ημερολόγιο είναι το κύριο μέρος στο οποίο θα πρέπει να βασίζονται όλα τα υπόλοιπα. Το ημερολόγιο μάρκετινγκ είναι το δεύτερο μέρος – το πώς παρουσιάζετε το κύριο ημερολόγιό σας στους πελάτες ή τους διευθυντές σας μέσω πραγμάτων όπως λανσαρίσματα και εκστρατείες. Το ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων μπορεί να είναι το τρίτο μέρος που δείχνει ποιες δραστηριότητες θα χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε τη στρατηγική δημοσίων σχέσεών σας και συγκεκριμένες εκστρατείες.

Θα σας βοηθήσει στον προγραμματισμό των δημοσίων σχέσεων γύρω από διακοπές και εκδηλώσεις. Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων θα κάνει καλύτερη τη δουλειά όλης της ομάδας σας είναι μέσω της δυνατότητας να προετοιμαστεί εκ των προτέρων για τυχόν εποχιακές διακοπές ή εκδηλώσεις στις οποίες μπορεί να θέλει να συμμετάσχει η ομάδα σας για μεγαλύτερη εμβέλεια, αναγνωρισιμότητα και ισχυρότερη εικόνα. Χιλιάδες εκδηλώσεις και γιορτές θα μπορούσαν να φέρουν στην επιχείρησή σας κάποια προσοχή με συλλογική προώθηση, οπότε φροντίστε να κοιτάξετε πέρα από τις συνηθισμένες δραστηριότητές σας. Θυμηθείτε όμως να χρησιμοποιήσετε τις σχετικές. Αυτές οι σημαντικές, χρονικά ευαίσθητες δραστηριότητες μπορεί να σας πιάσουν σε κακή στιγμή, όταν δεν είστε έτοιμοι γι’ αυτές. Κατά συνέπεια, η εργασία προετοιμασίας που πρέπει να προγραμματιστεί εκ των προτέρων καθίσταται κρίσιμη.

Η επισταμένη προσοχή στις ημερομηνίες που είναι συγκεκριμένες για την επωνυμία σας (όπως λανσαρίσματα νέων προϊόντων, συλλογών ή πρωτοβουλίες ή επετείους της επωνυμίας σας) θα σας βοηθήσει να σχεδιάσετε, να ευθυγραμμίσετε και να προγραμματίσετε δραστηριότητες για την προώθησή τους. Θα σας καταδείξει ποιοι είναι οι στόχοι σας και πόσες εβδομάδες ή μήνες νωρίτερα πρέπει να τους προσεγγίσετε για τα επικείμενα νέα σας – δίνοντάς σας άφθονο χρόνο για να αρχίσετε να σχεδιάζετε την τέλεια παρουσίαση.

Είναι χρήσιμο να ορίσετε ευκολότερα και εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες. Όταν συνεργάζεστε τόσο πολύ όσο απαιτούν οι δημόσιες σχέσεις, έχετε πολλά διαφορετικά άτομα στα οποία είστε υπόλογοι: εξωτερικούς συνεργάτες, όπως δημοσιογράφους και εκδότες, συναδέλφους και συνεργάτες, καθώς και ελεύθερους επαγγελματίες που συνεργάζονται με το brand σας. Έτσι, ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων θα σας βοηθήσει να αποφύγετε καθυστερήσεις, υπερβάσεις του προϋπολογισμού και πολλά άλλα. 

Το ημερολόγιο PR θα δημιουργήσει μια σταθερή ροή δραστηριοτήτων που είναι πολύ πιο επιτυχημένες από τα “εφάπαξ” χτυπήματα PR. Η συνεχής προσπάθεια για δημόσιες σχέσεις μπορεί να αισθάνεται κουραστική, αλλά η συνέχιση της θα σας κρατήσει ορατούς και σχετικούς. Όσο περισσότερες δραστηριότητες έχετε, τόσο περισσότερη κάλυψη μπορείτε να αποκτήσετε και να μοιραστείτε με τους οπαδούς, τους πελάτες και το δίκτυο των μέσων ενημέρωσης.

Πώς να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων;

Αν δεν έχετε την αναγνωρισιμότητα που σχεδιάζατε ή νιώθετε ότι κάνατε ό,τι μπορούσατε αλλά οι προσπάθειές σας εξακολουθούν να είναι αόρατες, τότε ήρθε η ώρα να αναδημιουργήσετε τη στρατηγική σας και να επιλέξετε τις κατάλληλες στρατηγικές.

Αφού έχετε κάνει το σχέδιό σας, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων. Από πού μπορείτε να ξεκινήσετε; Δείτε πώς θα το φτιάξετε:

1. Επιλέξτε τη μορφή σας

Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Word ή κάποιο άλλο πρόγραμμα, αλλά πολλοί άνθρωποι βρίσκουν το Excel εύχρηστο στη χρήση και χρήσιμο για να μπορούν να αλλάζουν τα πράγματα και να τα συνδέουν μεταξύ τους πιο οπτικά.

Τα γεγονότα, οι αναρτήσεις και οι άλλες δραστηριότητές σας θα παρατίθενται σε μία στήλη η μία κάτω από την άλλη (δείτε τα παραδείγματα στο τέλος του άρθρου). Οι μήνες του έτους θα παρατίθενται στις στήλες από αριστερά προς τα δεξιά.

2. Αποφασίστε για τους τύπους περιεχομένου σας

Αφού έχετε επιλέξει πού θα εκπληρώσετε το ημερολόγιό σας για τις δημόσιες σχέσεις, ήρθε η ώρα να αρχίσετε να δημιουργείτε τις καμπάνιες σας και τις διαδικασίες που τις συνοδεύουν. Ένα από τα πρώτα βήματα που θα πρέπει να κάνετε είναι να εντοπίσετε τους τύπους περιεχομένου που θα χρειαστεί να εφαρμόσετε και να ενισχύσετε το περιεχόμενο και την κάλυψη των δημοσίων σχέσεων.

Τα θέματα που πρέπει να συμπεριλάβετε είναι:

Οι λεπτομέρειες για το τι πρέπει να βάλετε στο ημερολόγιό σας για τις δημόσιες σχέσεις θα εξαρτηθούν, φυσικά, από την επιχείρησή σας και θα πρέπει να κάνετε κάποια έρευνα πριν αποφασίσετε τι είναι σχετικό. Ένα επιτυχημένο μηνιαίο ή ετήσιο σχέδιο περιέχει αρκετή προεργασία προτού αρχίσετε να συμπληρώνετε λεπτομέρειες στο ημερολόγιο. Κάντε έναν καταιγισμό ιδεών με την ομάδα σας και ερευνήστε τα στοιχεία. Ακολουθούν ορισμένες ιδέες που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε με τους τύπους δραστηριοτήτων που πρέπει να εξετάσετε και να συμπεριλάβετε:

• Ημερομηνίες υψηλού επιπέδου που πρέπει να συμπεριλάβετε εδώ μπορεί να είναι η αρχή και το τέλος του οικονομικού έτους, οι προθεσμίες του προϋπολογισμού, οι προγραμματισμένες εκδόσεις προϊόντων, η επέτειος της εταιρείας και οι μεγάλες ετήσιες εκδηλώσεις.
• Επισημάνετε τις εκθέσεις στις οποίες σχεδιάζει να συμμετάσχει η εταιρεία, καθώς και τα συνέδρια και τις ευκαιρίες ομιλητών. Συμμετέχει η εταιρεία σε συνέδριο πωλήσεων, σε ετήσιο think-in ή σε άσκηση εταιρικής ομαδικής ανάπτυξης;  
• Δελτία Τύπου: νέα προϊόντα, υπηρεσίες, πρωτοβουλίες και συνεργασίες.
• Προθεσμίες βράβευσης.
• Θεματική/θεματική εστίαση για βασικές δημοσιεύσεις.
• Ημέρες/εβδομάδες ευαισθητοποίησης.
• Ετήσιες εκδηλώσεις όπου είναι σχετικές (για παράδειγμα, ο προϋπολογισμός).
• Εποχικά γεγονότα (Πάσχα, Halloween, Πρωτοχρονιά, Χριστούγεννα, καλοκαίρι, έναρξη σχολείου, περίοδος εξετάσεων).
• Εκδηλώσεις – θα τις φιλοξενήσετε ή θα συμμετέχετε σε αυτές.
• Ευκαιρίες ομιλητή – για να παρουσιάσετε τον εαυτό σας.
• Προσωρινό άρθρο για τοποθέτηση.
• Μελέτη επισκεπτών σε ιστολόγια.
• Ανασκόπηση/ενημέρωση υλικού.
• Ανασκόπηση/ενημέρωση ιστοσελίδας.
• Εφημερίδα, σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή.
• Blog.
• Παρακολούθηση ανταγωνιστών και ειδήσεων.
• Αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
• Η διατήρηση επαφής με βασικούς bloggers, influencers και επαφές με τα μέσα ενημέρωσης.

Μπορείτε να διατηρήσετε και να κρατήσετε επαφή με άλλους, αν σχεδιάσετε τις δραστηριότητες δημοσίων σχέσεων με αυτόν τον τρόπο. Η κατάρτιση του ημερολογίου γίνεται παράλληλα με την πραγματοποίηση κάποιας έρευνας για κάθε μέρος -για να βρείτε τις κατάλληλες ευκαιρίες, αλλά και για να βρείτε συγκεκριμένες επαφές με τις οποίες θα συνεργαστείτε. Η εύρεση των κατάλληλων επαφών στα μέσα ενημέρωσης που θα ενδιαφερθούν να συνεργαστούν μαζί σας και ο τρόπος με τον οποίο θα τους προκαλέσετε το ενδιαφέρον είναι βασικό μέρος της στρατηγικής σας για τις δημόσιες σχέσεις. Αν θέλετε να κάνετε τη δουλειά σας πιο εύκολη, ελέγξτε την υπηρεσία PRNEWS.IO 

ΤοPRNews.io είναι μια φιλική προς τον προϋπολογισμό υπηρεσία για τη δημιουργία περιεχομένου, την ανακάλυψη και την τοποθέτηση σχετικών δημοσιογράφων και τη διανομή του περιεχομένου σας. Η PRNEWS.io διαθέτει πολυετή εμπειρία στη συγγραφή κειμένων και τη δημοσιογραφία, γράφοντας ελκυστικά άρθρα, διαφημιστικές αναρτήσεις και επαγγελματικά δελτία τύπου. Η δημιουργία και η διανομή του περιεχομένου είναι η υπηρεσία τους και η ομάδα το κάνει με επιτυχία. Μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το περιεχόμενό σας θα γραφτεί, θα ελεγχθεί, θα εγκριθεί από εσάς και θα αποσταλεί εντός δύο ημερών. 

3. Διατηρήστε τα κινούμενα μέρη οργανωμένα

Τέλος, πρέπει να παρουσιάσετε το ημερολόγιο στην ομάδα σας, να το χρησιμοποιήσετε και να το συντηρήσετε. Φαίνεται προφανές, αλλά ο έλεγχος του ημερολογίου δημοσίων σχέσεων όταν ξεκινάτε να εργάζεστε κάθε μέρα είναι μια νέα συνήθεια που πρέπει να αποκτήσετε.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διευκολύνετε την οικοδόμηση αυτής της ρουτίνας:

• Ορίστε οδηγίες χρωματικής κωδικοποίησης για να γίνονται εύκολα αντιληπτές οι πληροφορίες για “γρήγορους ελέγχους”
.
• Κλείστε χρόνο για την ενημέρωση του ημερολογίου κάθε εβδομάδα.
• Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο στις συναντήσεις της ομάδας (ή αμέσως μετά).

Παραδείγματα ημερολογίου PR

Ακόμη και η πιο βασική στρατηγική θα αποδειχθεί ανεκτίμητη μακροπρόθεσμα. Η δημιουργία ενός προγράμματος δημοσίων σχέσεων είναι ένα απλό επόμενο βήμα μετά την ανάπτυξη της στρατηγικής σας. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ολοκληρώσετε το έργο με επιτυχία. Δημιουργήστε ένα φύλλο καταμέτρησης στο Excel. Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το Word ή μια παρόμοια εφαρμογή, αλλά θεωρώ ότι η ευελιξία του Excel και η ευκολία με την οποία μπορώ να κάνω οπτικές συνδέσεις μεταξύ διαφορετικών τμημάτων το καθιστούν το πρόγραμμα της επιλογής μου. Ό,τι κάνετε θα είναι τακτοποιημένο σε μία μόνο στήλη. Οι στήλες θα επισημαίνονται από αριστερά προς τα δεξιά σύμφωνα με τους μήνες του έτους. Και τώρα, επιτέλους, το δικό σας ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων είναι ολοκληρωμένο και έτοιμο για ανάγνωση. Η υποστήριξη των κλώνων δραστηριότητας με άλλους γίνεται ευκολότερη με προσεκτικό σχεδιασμό.

Jessica, Διευθύντρια στο iBoysof

Ακολουθούν τα πρότυπα για καλύτερη κατανόηση, αλλά, φυσικά, αυτό που δημιουργήθηκε από εσάς θα είναι το τέλειο. 

Πηγή: Hootsuite

Πηγή: DemandMetric

Εμπειρογνώμονες του κλάδου για το ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων

Victoria Miville από το OpenHousePublicRelations.com

Μεγάλες ιδέες στην αρχική σας ανάρτηση στο blog! Μια επίκαιρη προσθήκη θα μπορούσε να είναι η παρακολούθηση των λέξεων-κλειδιών και των σχετικών trending θεμάτων. Αυτό θα μπορούσε να ταιριάξει στο σημείο #2 σας μαζί με την παρακολούθηση των ανταγωνιστών και των ειδήσεων. 

Η παρακολούθηση των trending θεμάτων και των λέξεων-κλειδιών παρέχει την ευκαιρία να αναπτύξετε έγκαιρα pitches που δεν απαιτούν νέο προϊόν/υπηρεσία. Επιπλέον, τα περισσότερα μέσα ενημέρωσης έχουν SEO ή κέρδη από θυγατρικές ενσωματωμένα στο επιχειρηματικό τους μοντέλο, οπότε η υποστήριξη ενός pitch με trending γεγονότα ή trending στατιστικά στοιχεία ηλεκτρονικού εμπορίου προσθέτει περαιτέρω ελκυστικότητα στο pitch. 

 Nikolay Krastev, ένας ανεξάρτητος ειδικός SEO από Nikolaykrastev.com

Ξεκινήστε θέτοντας στόχους για τις προσπάθειες δημοσίων σχέσεων. Αυτό θα σας βοηθήσει να καθορίσετε ποιες εκδηλώσεις, ειδήσεις και άλλα στοιχεία θέλετε να συμπεριλάβετε στο ημερολόγιό σας.

Σκεφτείτε το χρονοδιάγραμμα των εκδηλώσεων και των ειδήσεών σας. Για παράδειγμα, αν προωθείτε ένα νέο προϊόν, μπορεί να θέλετε να προγραμματίσετε ένα δελτίο τύπου και μια επικοινωνία με τα μέσα ενημέρωσης μερικές εβδομάδες πριν από την κυκλοφορία του προϊόντος.

Φροντίστε να συντονιστείτε με άλλα τμήματα, όπως το μάρκετινγκ και οι πωλήσεις, για να αποφύγετε συγκρούσεις και να διασφαλίσετε ότι οι προσπάθειες δημοσίων σχέσεων ευθυγραμμίζονται με τους συνολικούς στόχους της εταιρείας.

Χρησιμοποιήστε μια ποικιλία τακτικών για να προσεγγίσετε το κοινό-στόχο σας, συμπεριλαμβανομένων των δελτίων τύπου, των συνεντεύξεων στα μέσα ενημέρωσης και των εκστρατειών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Παρακολουθήστε και εντοπίστε την επιτυχία των προσπαθειών δημοσίων σχέσεων και χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να προσαρμόσετε το χρονοδιάγραμμα και τις τακτικές σας ανάλογα με τις ανάγκες.

Να είστε ευέλικτοι και πρόθυμοι να προσαρμόζεστε στις μεταβαλλόμενες συνθήκες. Για παράδειγμα, αν συμβεί ένα σημαντικό ειδησεογραφικό γεγονός που είναι σχετικό με τον κλάδο σας, ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε το ημερολόγιό σας για να το αντιμετωπίσετε.

Συνολικά, το κλειδί της επιτυχίας με ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων είναι να έχετε μια σαφή στρατηγική, να συντονίζεστε με άλλα τμήματα και να είστε ευέλικτοι και ευπροσάρμοστοι.

Thomas Niemczewski, Διευθύνων Σύμβουλος και Ιδρυτής στο Dream Chasers

Μια από τις πιο σημαντικές συμβουλές για τη δημιουργία ενός επιτυχημένου ημερολογίου δημοσίων σχέσεων είναι να ξεκινήσετε τον προγραμματισμό αρκετά νωρίτερα. Ο προγραμματισμός εκ των προτέρων επιτρέπει στις επιχειρήσεις να επωφεληθούν από μακροπρόθεσμες ευκαιρίες και να διασφαλίσουν ότι έχουν αρκετό χρόνο για να προετοιμαστούν για εκδηλώσεις ή εκστρατείες.

Ενώ ο προγραμματισμός εκ των προτέρων είναι σημαντικός, είναι επίσης σημαντικό να αφήνετε χώρο για ευελιξία στο ημερολόγιό σας. Ανεξάρτητα από το πόσος προγραμματισμός περιλαμβάνεται σε ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων, μπορεί να προκύψουν απροσδόκητα γεγονότα ή ευκαιρίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν γρήγορα. Αφήνοντας κάποιο περιθώριο για ευελιξία, οι επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από αυτές τις ευκαιρίες.

Ένα άλλο κλειδί για να έχετε ένα επιτυχημένο ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων είναι να ενσωματώσετε στα σχέδιά σας πολλαπλά μέσα ενημέρωσης. Από την τηλεόραση και το ραδιόφωνο μέχρι την ψηφιακή και την έντυπη μορφή, υπάρχουν πολλαπλοί τρόποι για να μεταδώσετε το μήνυμά σας στο κοινό. Η αξιοποίηση διαφορετικών μέσων ενημέρωσης μπορεί να βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι το μήνυμά σας θα ακουστεί από μια μεγάλη ποικιλία ανθρώπων.

Κατά τη δημιουργία ενός ημερολογίου δημοσίων σχέσεων, είναι σημαντικό να αξιοποιήσετε όλους τους διαθέσιμους πόρους σας. Από το εσωτερικό προσωπικό μέχρι τα εξωτερικά γραφεία και τους προμηθευτές, φροντίστε να συμπεριλάβετε όλους όσους μπορούν να βοηθήσουν στον σχεδιασμό και την εκτέλεσή σας. Η αξιοποίηση των πόρων σας μπορεί να συμβάλει στη διασφάλιση της επιτυχίας οποιωνδήποτε εκστρατειών ή πρωτοβουλιών.

Τέλος, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και να επανεξετάζετε τακτικά το ημερολόγιό σας. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι εκστρατείες και οι πρωτοβουλίες εκτελούνται εγκαίρως και με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Μπορεί επίσης να βοηθήσει στον εντοπισμό τυχόν τομέων βελτίωσης που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Jimmy Huh, CEO και ιδρυτής | JH SEO

Η πρώτη συμβουλή είναι να προγραμματίσετε εκ των προτέρων. Φροντίστε να δώσετε στον εαυτό σας αρκετό χρόνο για να σχεδιάσετε και να εκτελέσετε σωστά τις δραστηριότητες δημοσίων σχέσεων. Καθορίστε χρονοδιάγραμμα, προϋπολογισμό και στόχους για κάθε δραστηριότητα και διαθέστε αρκετό χρόνο για να την ολοκληρώσετε με επιτυχία. Το επόμενο είναι να είστε οργανωμένοι. Παρακολουθήστε τις δραστηριότητες δημοσίων σχέσεων χρησιμοποιώντας ένα λογιστικό φύλλο ή ένα ημερολόγιο. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι και να αποφύγετε τυχόν χαμένες προθεσμίες ή διπλές κρατήσεις. Πρέπει επίσης να είστε ευέλικτοι. Ενώ οι δημόσιες σχέσεις απαιτούν συνήθως πολύ προγραμματισμό, είναι σημαντικό να είστε ευέλικτοι όταν χρειάζεται. Αν προκύψει μια ευκαιρία για τα μέσα ενημέρωσης ή αν χρειαστεί να προσαρμοστεί ένα χρονοδιάγραμμα, μη φοβάστε να προσαρμόσετε το ημερολόγιό σας για τις δημόσιες σχέσεις. Επιπλέον, να το κρατάτε απλό. Μείνετε στα βασικά και επικεντρωθείτε σε λίγες βασικές δραστηριότητες που γνωρίζετε ότι μπορείτε να ολοκληρώσετε με επιτυχία. Τέλος, μετρήστε την επιτυχία σας. Φροντίστε να παρακολουθείτε την επιτυχία των δραστηριοτήτων δημοσίων σχέσεων. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε τι λειτουργεί και τι χρειάζεται βελτίωση.

Bill Corbett, Jr., Corbett Public Relations Public 

Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων ως εργαλείο για την ανάπτυξη ιδεών για την παρουσίαση σε μέσα μαζικής ενημέρωσης. Οι ειδικές ημέρες, εβδομάδες και μήνες ευαισθητοποίησης χρησιμοποιούνται συχνά από τα μέσα ενημέρωσης για να τα βοηθήσουν να εστιάσουν σε ένα θέμα ή μια τάση.

Τα ημερολόγια σας επιτρέπουν να προβλέψετε το μέλλον. Κάθε χρόνο γνωρίζουμε ότι τα μέσα ενημέρωσης θα κάνουν ρεπορτάζ για τη μαύρη Παρασκευή, πράγμα που σημαίνει ότι θέλουν να μιλήσουν με τους εμπόρους λιανικής πώλησης. Την Cyber Monday θέλουν να μιλήσουν με εταιρείες ηλεκτρονικού εμπορίου και στις 15 Απριλίου ξέρουμε ότι θα θέλουν να μιλήσουν με λογιστές με φορολογικές συμβουλές της τελευταίας στιγμής.

Επίσης, γνωρίζοντας ότι τα μέσα μαζικής ενημέρωσης θα δώσουν προσοχή σε ένα θέμα σημαίνει ότι ο ανταγωνισμός για την κάλυψη του θέματος θα είναι επίσης πιο δύσκολος. Με ένα ημερολόγιο και ειδοποιήσεις που έχουν ρυθμιστεί αρκετά νωρίτερα, οι νέες λίστες μέσων ενημέρωσης, το δελτίο τύπου, τα δεδομένα και τα pitches μπορούν να κατεβούν αρκετά νωρίτερα για να νικήσουν τον ανταγωνισμό. Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε ότι τα μέσα μαζικής ενημέρωσης μπορεί να είναι τόσο κατακλυσμένα με pitches που δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να επικοινωνήσετε μαζί τους, αντίθετα να κάνετε στροφή και να μείνετε μακριά από το pitching ενός θέματος σε μια από αυτές τις ημέρες. Για παράδειγμα, η Τρίτη των Δωρεών έχει λάβει μεγάλη προσοχή και πολλές φιλανθρωπικές οργανώσεις προσπαθούν να συγκεντρώσουν κεφάλαια και να εξασφαλίσουν δημοσιότητα την ημέρα αυτή. Υπάρχουν τόσοι πολλοί που επιδιώκουν την προσοχή που περισσότεροι απογοητεύονται από εκείνους που καταφέρνουν να μοιραστούν το μήνυμά τους.

Κάθε μήνα του έτους αναπτύξτε ένα θέμα όπου ένα συγκεκριμένο θέμα ή αντικείμενο θα είναι το επίκεντρο της προσοχής. Αυτά τα θέματα μπορεί να συνδέονται με τις γιορτές και τις εβδομάδες ευαισθητοποίησης, αλλά σε γενικές γραμμές επιτρέπουν να δοθεί προσοχή σε ένα θέμα και στην εμπειρία ή τις γνώσεις μιας επιχείρησης σε αυτόν τον τομέα.

Διατηρήστε συντακτικά ημερολόγια για βασικές δημοσιεύσεις και συνδυάστε τα με το ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων.

Τα ημερολόγια είναι υπέροχα και πολύ χρήσιμα. Ωστόσο, μην εγκλωβιστείτε στο να εργάζεστε μόνο σε αντικείμενα που είναι στο ημερολόγιό σας. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον προγραμματισμό ως θεμέλιο και βάση για τις προσπάθειες δημοσίων σχέσεων. Ωστόσο, μην χάνετε τις έκτακτες ειδήσεις και άλλες ευκαιρίες που παρουσιάζονται κάθε εβδομάδα. Αφήστε λίγο χρόνο στο ημερολόγιό σας για να ασχοληθείτε με τα θέματα της ημέρας, αν υπάρχει ανάγκη. Η ύπαρξη ενός ημερολογίου θα δημιουργήσει δουλειά, θα πρέπει επίσης να επιτρέπει ευελιξία.

Μην κάνετε υπερβολικές κρατήσεις στο ημερολόγιό σας. Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιό σας για τις δημόσιες σχέσεις για να κατανείμετε την εργασία για όλο το έτος.

David W. Craig, διευθύνων και ιδρυτικός εταίρος της Craig, Kelley & Faultless LLC

Αρχίζουμε να δημιουργούμε το Ημερολόγιο Δημοσίων Σχέσεων προσθέτοντας πρώτα τις αργίες και τις ειδικές περιστάσεις που δεν μπορούν να αλλάξουν ή να αντικατασταθούν, ώστε να μπορούμε να διαμορφώσουμε το πρόγραμμά μας γύρω από αυτές τις ημέρες. Αυτές οι συγκεκριμένες ημέρες μας δίνουν ένα σημείο εκκίνησης που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα εντυπωσιακό, αποτελεσματικό ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων.

Οι ημέρες αυτές περιλαμβάνουν σημαντικές γιορτές όπως τα Χριστούγεννα, η Πρωτοχρονιά, η Ημέρα των Ευχαριστιών και άλλες.

Έπειτα, συμπληρώνουμε το ημερολόγιο με ειδικές περιστάσεις που θα χωρέσουν στο ημερολόγιο της σύνταξής μας, όπως ο Μήνας Υπερηφάνειας, ο Μήνας Ιστορίας των Μαύρων και άλλα.

Αυτές οι γιορτές και οι ειδικές περιστάσεις μας δίνουν ένα σημείο εκκίνησης και μπορούν να μας βοηθήσουν να βρούμε ιδέες για τις καμπάνιες δημοσίων σχέσεων.

Έπειτα, αρχίζουμε να συμπληρώνουμε το υπόλοιπο έτος και δημιουργούμε ένα ημερολόγιο PR με ίσες αποστάσεις και στρατηγικό σχεδιασμό, ώστε να διασφαλίσουμε ότι παίρνουμε τις καλύτερες αποφάσεις καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους και ότι έχουμε αρκετό χρόνο για να σχεδιάσουμε σωστά κάθε βήμα.

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο δημιουργούμε κάθε χρόνο το ημερολόγιό μας για τις δημόσιες σχέσεις και αυτή τη στιγμή αρχίζουμε να σχεδιάζουμε το 2023. Αυτό το εύκολο πρώτο βήμα μας επιτρέπει να ξεκινήσουμε με το σωστό πόδι και είναι αποτελεσματικό για εμάς

Simon Bacher, συνιδρυτής της νεοφυούς επιχείρησης Simya Solutions, δημιουργός της Ling App

Διαγράψτε τις βασικές λεπτομέρειες των δημοσίων σχέσεων

Τα περισσότερα ημερολόγια δημοσίων σχέσεων περιλαμβάνουν μόνο τον τίτλο ή μια πολύ σύντομη περιγραφή της δραστηριότητας ή του έργου δημοσίων σχέσεων. Επειδή τα ημερολόγια δημοσίων σχέσεων τοποθετούνται συνήθως σε φύλλα Excel ή άλλες ψηφιακές οπτικές παρουσιάσεις, συνιστώ να αποκόψετε τις βασικές λεπτομέρειες για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια να πηγαινοέρχεστε μεταξύ του ημερολογίου και των σχεδίων του έργου δημοσίων σχέσεων. Όλοι στις ομάδες δημοσίων σχέσεων, μάρκετινγκ και άλλες συναφείς ομάδες μπορούν να έχουν γρήγορη πρόσβαση στο ημερολόγιο χωρίς τόσες πολλές ερωτήσεις παρακολούθησης, επειδή οι λεπτομέρειες είναι ήδη σχεδιασμένες.

Mika Tomada, ειδικός PR στο Pearl Lemon PR

Το να γνωρίζετε και να νιώθετε άνετα με το ημερολόγιο εργαλείο που χρησιμοποιείτε είναι μια συμβουλή που σας ενθαρρύνω ανεπιφύλακτα να ακολουθήσετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να κάνετε τις υπόλοιπες διαδικασίες πολύ πιο εύκολες, και αν είστε αρκετά ενημερωμένοι για το εργαλείο που χρησιμοποιείτε, οι πιθανότητες να έχετε ένα αποτελεσματικό και δημιουργικό αποτέλεσμα είναι μεγάλες.

Επιπλέον, είναι εξαιρετικά ωφέλιμο να αναλύετε την αγορά σας και να παράγετε PR ιδέες μαζί με την ομάδα σας, προκειμένου να εντοπίσετε τις πιο επιτυχημένες στρατηγικές. Παρόμοια με τον τρόπο με τον οποίο παράγονται ιδέες περιεχομένου, αυτή η διαδικασία brainstorming παράγει έννοιες.

Η ταξινόμηση των ιδεών σας σε διάφορες κατηγορίες θα σας βοηθήσει να παραμείνετε οργανωμένοι και να μειώσετε το χρόνο σας καθώς σκέφτεστε.

Carla Diaz, συνιδρύτρια της Broadband

Τα ημερολόγια PR είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να θέσετε σαφείς στόχους για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Αντί να το κάνετε απλά με το μυαλό σας – που πιθανότατα θα σας φέρει μέτρια αποτελέσματα – η χρήση ενός ημερολογίου PR θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τις βασικές ανάγκες των πελατών σας καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους και να δημιουργήσετε περιεχόμενο και να διαχειριστείτε τις δημόσιες σχέσεις πιο αποτελεσματικά. Η συμβουλή μου για όποιον σχεδιάζει να δημιουργήσει ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων είναι ότι πρέπει να ευθυγραμμίσετε το περιεχόμενό σας με τους στόχους σας για το έτος. Ενώ μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε διαφορετικό περιεχόμενο για να βγείτε και να διαχειριστείτε τις δημόσιες σχέσεις σας, είναι προτιμότερο να έχετε έναν σαφή στόχο για διαφορετικά χρονικά σημεία. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα γενικό θέμα για τη στρατηγική δημοσίων σχέσεων καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους και έτσι να δώσετε στο κοινό σας μια πιο συνεπή εμπειρία με την επιχείρησή σας. Η συνέπεια μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες σας θέλουν να αλληλεπιδρούν με την επωνυμία σας, οπότε αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξήσετε τις μετατροπές και να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας και τη φήμη σας.

Τελικές λέξεις

Ένα ημερολόγιο δημοσίων σχέσεων θα ανακουφίσει από την ένταση και τη συντριβή που προκαλεί η ενασχόληση με πολλαπλά έργα σε πολλαπλά βήματα. Ωστόσο, μόνο όταν το χρησιμοποιείτε, επιτυγχάνετε τους στόχους σας στις δημόσιες σχέσεις και ολοκληρώνετε εγκαίρως και στο μέγιστο βαθμό τις προγραμματισμένες εργασίες σας. Αν δεν έχετε ακόμα ημερολόγιο, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε να φτιάχνετε ένα και να το παρουσιάσετε στην ομάδα σας τώρα.

Διαβάστε περισσότερα:

• Πώς να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο περιεχομένου στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Τι είναι το ημερολόγιο περιεχομένου & πώς να το δημιουργήσετε