Vinkkejä lehdistötiedotteen kirjoittamiseen tapahtumaa varten – mitä tehdä, jotta media kirjoittaa tapahtumastasi?

Historian ensimmäinen lehdistötiedote julkaistiin hieman yli sata vuotta sitten Yhdysvalloissa. Vaikka nykypäivän Facebook- ja Twitter-syötteet korvaavat meidät usein uutisjulkaisuilla, lehdistö vaikuttaa edelleen merkittävästi yhteiskuntaan. Ja tapahtumien lehdistötiedotteet ovat edelleen paras tapa välittää viestejä tiedotusvälineille ja saada suuri yleisö.

Mikä on tapahtuman lehdistötiedote?

Tapahtuman pressitiedotteen tarkoituksena on selittää toimittajille lyhyesti ja selkeästi, miksi heidän on osallistuttava tapahtumaan. Vastaus kysymykseen: ”Miksi minun pitäisi tulla tänne?” Tiedote sisältää myös tiedot tapahtumasta, ajankohdasta, tapahtumapaikasta, matkustusjärjestelyistä sekä PR-asiantuntijan tai muun vastuuhenkilön yhteystiedot.

Kolme pilaria, joiden varassa kaikki lehdistötiedotteet lepäävät, ovat uutuus, relevanssi ja informatiivisuus. Jos haluat julkaista lehdistötiedotteen verkkosivuillamme, sinun on täytettävä lomake klikkaamalla linkkiä:

Tapahtuman lehdistötiedotteen pääkomponentit

Kun kirjoitat tapahtumalehdistötiedotetta, lisäät sinne tänne lisää tietoa tai korostat joitakin osia. Silti suosittelemme, että noudatat tapahtumalehdistötiedotteen mallin vakiomallia:

1. Title on ensimmäinen asia, jonka kuka tahansa henkilö näkee lehdistötiedotteessasi. Sen on oltava huomiota herättävä, jotta se herättää enemmän huomiota ja selittää selkeästi, mistä puhutaan. Sen tulisi sisältää informatiivinen syy sekä tapahtuman nimi, josta tekstissä puhutaan.
2. Lead on tekstin tietoperusta. Tässä osiossa kannattaa selittää muutamalla lauseella tapahtuman pääajatus. Paljasta aineisto yhdellä tai kahdella lauseella ja vastaa lyhyesti kysymykseen: ”Mistä tässä lehdistötiedotteessa on kyse?”
.
3. Tekstin runko eli lehdistötiedotteen pääosa paljastaa kaikki tiedotusoppaan yksityiskohdat. Siellä voi olla jo lukuja, faktoja, tilastoja ja muita kiehtovia yksityiskohtia. Muista, että tärkeimmät tiedot tulisi kertoa jo ensimmäisessä kappaleessa.
4. Sitaatti. Kommentti tai asiantuntijalausunto on tekstisi koriste ja oiva väline tehdä aineistosta pirteämpää ja elävämpää. Ja tarvittaessa sitaatti mahdollistaa uutistoimittajan esiin nostamisen, huomion kiinnittämisen tapahtumaan liittyvään avainhenkilöön.
5. Info Help. Lyhyt ja selkeä tapahtumaa kuvaava tieto. Voit mainita brändin historian ja tärkeimmät saavutukset sekä identiteetin elementit, esimerkiksi logon.
6. Visuaaliset kuvat ja linkit. Lisää tapahtumaan liittyvää mediaa. Se voi olla valokuvaraportti tai sen juliste, infografiikka, bannerit, promokuvat ja paljon muuta.
7. Median yhteyshenkilö / Lehdistön yhteyshenkilö. Sinun on täytettävä tapahtuman edustajan tai järjestäjän yhteystiedot, joilta voit saada lisätietoja tai materiaalia julkaisua varten. Tähän voit lisätä linkit yrityksen Internet-resursseihin: verkkosivusto, laskeutuminen ja sosiaaliset verkostot.

Tapahtuman lehdistötiedote-esimerkki

Pitäkää mielessä, että kun kyseessä on tapahtuman lehdistötiedote, teidän on luotava informatiivinen asiakirja. Median edustajien on saatava nopeasti selville muutama asia: mitä tapahtui, miksi se tapahtui, missä se tapahtui ja mitkä ovat tapahtuman tulokset. Tai aika, jolloin tapahtuma tapahtuu.

Ja yritä kirjoittaa tapahtumailmoituksen lehdistötiedotteen kaikki osat (otsikosta yhteystietoihin) yksinkertaisella tavalla.

Mihin lehdistötiedotteita käytetään?

Tässä on 4 päätehtävää, jotka lehdistötiedotteet hoitavat hyvin:

Kertoo uutisesta laajalle yleisölle ja lisää brändin tunnettuutta. Median kertoma tarina herättää kiinnostusta ja luottamusta laajassa yleisössä. Lehdistöjulkaisut auttavat saamaan lisää huomiota, aiheuttamaan julkista kohua ja lisäämään brändin tunnettuutta.

Rakenna kestävä ja menestyksekäs suhde tiedotusvälineisiin. Toimittajat etsivät uutisia ja ”maukkaita” juttuja. Siksi lehdistötiedotteiden lähettäminen on molempia osapuolia hyödyttävä asia. Auttamalla lehdistöä löytämään kunnollista tietoa voit rakentaa menestyksekästä yhteistyötä mediakumppaneiden kanssa.

Hallitse mielikuvaa ja käsitystä brändituotteestasi. Lehdistötiedote ei ole vain tarina brändistäsi, vaan se on myös mahdollisuus muokata sen imagoa ja hallita yleisön käsitystä brändistäsi. Lehdistötiedotteen lähettäminen on keino suojella tuotetta, tapahtumaa tai asemaa mahdollisilta väärintulkinnoilta.

Hakea asiakkaita ja lisää myyntiä. Uusi vaatemallisto, ainutlaatuinen lentoyhtiön kampanja tai koulutusprojektin käynnistäminen vaativat kaikki mainontaa ja brändin luomista asiakkaiden houkuttelemiseksi.

Lehdistötiedotteet auttavat selviytymään näistä tehtävistä. Huomaa, että suoramainontaa sisältävät tekstit eivät useinkaan ole julkaisujen toimitusosastojen käsittelyssä, vaan ne lähetetään mainos- ja markkinointiosastolle.

Tapahtuman lehdistötiedotteen kirjoittamisen säännöt

Lehdistötiedotteen kirjoittamiseen on olemassa yksinkertaiset säännöt, joiden noudattamisen myötä todennäköisyys sille, että kirjeesi ei mene heti roskapostiin, kasvaa huomattavasti.

Ensimmäinen kappale on määrältään lyhyt ja siinä on eniten täytettyä sisältöä. Siinä vastataan kysymyksiin ja annetaan keskeistä tietoa:

• mikä on tapahtuman nimi, missä muodossa se järjestetään ja mistä se koostuu;
• tapahtuman päivämäärä, osoite ja kellonaika;
• nimet tai tosiasiat, jotka taatusti herättävät huomiota.

Toimittajalla on muutama sekunti aikaa tarkastella tiedotteesi ensimmäisiä rivejä ja päättää, lukeeko hän sitä eteenpäin. Älä puhu ainutlaatuisuudesta, ennennäkemättömyydestä ja kultista, kerro faktat. Usko minua: on yhtä tärkeää, että vastaanottajasi julkaisevat mielenkiintoisia, merkityksellisiä ja hyödyllisiä ilmoituksia kuin näet niiden julkaistavan. Mutta älä kätke olennaista häiritsevien tietojen ja epäolennaisten yksityiskohtien kasan alle, koska toimittajalla on valtava virtaus. Auta häntä ensimmäisessä kappaleessa ymmärtämään, että tapahtumasi on hänen huomionsa arvoinen.

Toisessa kappaleessa paljastat jo tarkemmin tapahtuman sisällön, kerrot, kuinka monta ihmistä odotat ja keitä nämä ihmiset ovat, ja mikä on tapahtuman ainutlaatuisuus. Mitä ohjelmaa on luvassa ja mitkä yksityiskohdat kiinnostavat eniten?

Voit omistaa yhden kappaleen mielipidevaikuttajan palautteelle järjestäjistä tai tapahtumasta. Tätä arviota ei tietenkään voi väärennellä, eikä kannata lainata sellaisia henkilöitä, jotka eivät ole tunnistettavia hahmoja. On parempi tehdä lehdistötiedotteesta lyhyempi kuin täyttää se vedellä tai väärillä tiedoilla.

Lehdistötiedotteen viimeisessä kappaleessa on tapahtuman verkkosivujen osoite, PR:n ja median kanssa vuorovaikutuksessa olevan henkilön yhteystiedot projektissa, puhelin, sähköposti ja linkit tapahtuman sosiaalisiin verkostoihin.

Tuloksena pitäisi saada enintään yhden sivun mittainen teksti, jossa tiedot eivät toistu, joka on loogisesti ja johdonmukaisesti jäsennelty, jossa ei ole yhtään virhettä, eikä erityispiirteitä ole jätetty huomiotta tai vääristelty.

Päävivahteet ovat:

• Lehdistötiedote on kirjoitettava tekstimuodossa. Sitä ei tarvitse tehdä pdf:nä, jota joku ei avaa, joku ei lataa, ja joku siitä ei kopioi mitään. Tee polku lukemisesta julkaisemiseen mahdollisimman lyhyeksi ja käteväksi vastaanottajalle;
• ei kannata kutsua kirjettä ”otsikoksi” – ”Lehdistötiedotteiden kirjoittamista käsittelevän konferenssin lehdistötiedote”. Näitä lähes identtisiä kirjeitä on jokaisella toimittajalla satoja joka päivä. Älä kirjoita kirjallista, vaan elävää, inhimillistä otsikkoa, joka herättäisi huomiota;
• Kun lähetät kirjeen toimittajalle, niin tervehdyksen jälkeen kopioit kirjeen runkoon ensimmäisen kappaleen, jossa on tiivistelmä tietoa tapahtumastasi, sitten kirjoitat, että voit tutustua yksityiskohtiin klikkaamalla linkkiä (ja annat linkin GoogleDocsiin, johon kopioit harkitusti tekstiä) tai liitetiedostoon (liitetty Word-dokumentti). Kaikkien yhteystietojesi on oltava allekirjoituksessa;
• Lehdistötiedotteen tekstin lisäksi liitetiedostossa tulee olla 2-4 kuvaa aiemmista tai vastaavista järjestämistänne tapahtumista tai internetistä löytyviä kuvia, jotka vaikuttavat teille sopivimmilta, tai tapahtumaposteri. Joskus, jos kuvia ei ole, toimittajat voivat liittää tiedotteeseesi jotain, joka ei vastaa lainkaan odotuksiasi.

Valmistelu ja jakelu

Ennen kuin lähetät lehdistötiedotteen julkaistavaksi, noudata seuraavia ohjeita:

1. Vältä vaikealukuisia lauseita, joissa on osittaisia ja osittaisia käännöksiä, vitriinilauseita, erikoissanastoa, lyhenteitä, lukuun ottamatta yleisesti tunnettuja lyhenteitä. Kirjoita ymmärrettävällä ja elävällä kielellä.
2. Välttäkää arvostelevia tuomioita.
3. Yritä olla käyttämättä yhdistäviä sanoja, jotka koetaan virkailijaksi: ”seurauksena”, ”näin”, ”sen jälkeen”
.
4. Tarkista oikeinkirjoitus ja välimerkit.
5. Yritä mahduttaa lehdistötiedote yhdelle, enintään kahdelle sivulle.
6. Tee lehdistötiedotteesta lyhyt ilmoitus ja sijoittaa se kirjeen runkoon, tämä lisää mahdollisuuksia, että toimittaja lukee sen. Pimeässä ollessaan on usein vain aika avata tiedosto, jossa on lehdistötiedote, joten on tärkeää saada ydin heti kiinni, itse kirjeen rungosta.
7. Muotoile kirjeen aihe lyhyesti.

Toivottavasti löysit vastauksen kysymykseen ”miten kirjoittaa lehdistötiedote tapahtumasta”. Lehdistötiedotteet ovat nykyään varsin ajankohtaisia. Hyvä lehdistötiedote ei kuitenkaan voi olla vain ammattilainen. Se kuuluu kenelle tahansa henkilölle, jolla on riittävä lukutaito ja joka myös ymmärtää tämän genren rakenteen ja vivahteet.

How To Do Public Relations For Small Business

Lue lisää:

• Lataa esimerkki tapahtuman lehdistötiedotteesta
.
• Bändin lehdistötiedotteen malli
• Lahjoitusten lehdistötiedotusmalli

Tallenna Pinterestiin

Voit tallentaa tämän sivun Pinterest-taulullesi myöhempää käyttöä varten.