Guida dettagliata su come creare una cartella stampa perfetta

I professionisti delle relazioni pubbliche dovrebbero ricorrere a ogni mezzo possibile per ottenere la massima visibilità per ciò che stanno promuovendo. Uno dei modi più efficaci per presentare il proprio marchio o la propria attività ai giornalisti è utilizzare una cartella stampa. Ti aiuterà a fornire le informazioni più accurate sulla tua attività e ad attirare nuovi clienti. In questo articolo scoprirai cos’è una cartella stampa, vedrai ottimi esempi e riceverai una guida dettagliata su cosa includere nella tua cartella stampa.

Cos’è esattamente una cartella stampa?

Per essere più precisi, un press kit è una raccolta di informazioni sulla tua azienda che i rappresentanti dei media possono utilizzare quando parlano del tuo marchio sui mezzi di informazione. Un moderno press kit elettronico è disponibile in molte forme e dimensioni diverse, inclusi file PDF e cartelle, che sono molto comodi da condividere sul tuo sito aziendale, blog o newsroom utilizzando servizi online come WeTransfer o Dropbox. In alternativa, il press kit di un musicista può essere presentato sotto forma di materiale stampa cartaceo per una maggiore visibilità.

Non molto tempo fa, ogni esperto di pubbliche relazioni conosceva la differenza tra un press kit e un media kit. I media kit erano simili a raccolte di documenti permanenti che si arricchivano nel tempo. I press kit, invece, contenevano informazioni puntuali e venivano utilizzati principalmente per eventi sociali, aggiornamenti aziendali o campagne di lancio di nuovi prodotti o servizi. Oggi sia i media kit che i press kit sono disponibili online e la differenza tra i due è quasi inesistente.

Principali vantaggi di raccogliere il materiale stampa in cartelle stampa

Ha senso pubblicare il materiale stampa online? La risposta è sì. È necessario fare tutto il possibile per aumentare le possibilità di ottenere una copertura mediatica. Di seguito troverete i principali vantaggi di pubblicare online il materiale stampa aziendale in cartelle stampa:

• Non appena avrete creato la vostra cartella stampa aziendale, questa fungerà da punto di riferimento per la comunicazione con i media riguardo al vostro marchio. È uno strumento efficace per garantire la coerenza dei messaggi chiave. Non troverete un modo migliore per fornire informazioni fondamentali sul marchio e presentarle in modo perfettamente comprensibile per i rappresentanti dei media e il vostro pubblico di riferimento. Nessuno sostiene che un press kit possa sostituire presentazioni perfettamente su misura per i media, ma è un ottimo complemento.
• Quando un marchio dispone di un press kit realizzato in modo professionale, è molto più facile tenere sotto controllo la narrazione. È uno strumento eccellente per tenere traccia dei posizionamenti e rimanere al corrente di ciò che viene pubblicato.
• Un press kit dimostra ai media che la vostra azienda è una struttura seria e ben organizzata. Trattando con tali esperti, i giornalisti non sprecano il loro tempo né l’attenzione del loro pubblico di riferimento su nulla.

I press kit non sono sempre chiari a tutti i giornalisti e operatori dei media professionisti. Avendo a disposizione i dati salienti, le recensioni, i premi e le testimonianze relative all’azienda, è possibile instaurare facilmente un clima di fiducia tra potenziali clienti, colleghi, investitori, influencer sui social media e partner commerciali. Una volta compresi tutti i vantaggi, possiamo passare alla domanda successiva: cosa dovrebbe includere il modello del vostro press kit?

Cosa è incluso in un press kit professionale?

Se stai cercando di capire cosa includere in un press kit per artisti o qualsiasi altra attività, dovresti concentrarti sull’idea che i tuoi materiali stampa ufficiali devono essere specifici e rappresentare la tua azienda nella luce migliore. L’obiettivo non è sovraccaricare i giornalisti di informazioni. Tieni sempre in considerazione la mancanza di tempo che la maggior parte dei giornalisti deve affrontare. Assicurati che il layout del tuo press kit sia abbastanza uniforme da aiutare le persone a trovare le cose e a capire rapidamente il messaggio chiave. Dovresti stare attento alla tua creatività per non confondere ancora di più i giornalisti. L’ultima cosa da menzionare è la creazione di un press kit non commerciale. Puoi includere alcuni dettagli promozionali, ma mantieni la sezione breve. Se dai un’occhiata ai migliori esempi di press kit, puoi vedere che di solito sono inclusi i seguenti elementi:

• Testo standard

Assicurati che il tuo testo standard includa le informazioni essenziali sul profilo della tua azienda. Dovrebbe assomigliare alla ben nota sezione “Chi siamo”, che risulti interessante e di facile comprensione per i giornalisti e i potenziali lettori. Esamina le informazioni per verificare che rispondano alle domande fondamentali. Si consiglia di utilizzare dei titoli per evidenziare i punti chiave della tua cartella stampa.

• Biografie del team

È importante presentare i membri del tuo team in una cartella stampa. La cosa migliore da fare è concentrarsi sui loro principali talenti e risultati. Assicurati di far sapere ai rappresentanti dei media chi è pronto a fornire commenti o chi è disponibile per interviste. Se hai membri del team con background straordinari in grado di garantire un’intervista interessante, concentrati sempre prima su di loro e sui loro risultati professionali/personali.

• Varianti del logo del tuo marchio

Uno degli elementi più importanti del tuo press kit professionale è il logo. Devi verificare che la risoluzione sia sufficientemente alta per la tua immagine. Si consiglia di fornire i file in due varianti, sia con sfondo chiaro che con sfondo scuro. Per comodità, è meglio caricare il file SVG, che puoi ridimensionare in varie dimensioni per garantire che non ci sia perdita di qualità. Questo trucco può essere molto utile se devi essere ripreso in un servizio televisivo o in una grande pubblicazione cartacea. La seconda opzione è scegliere file PNG, che hanno sfondi trasparenti. Assicurati di scegliere il logo più grande, in modo che non appaia sfocato.

• Foto ad alta risoluzione

Per un marchio è importante avere una copertura mediatica. Per raggiungere questo obiettivo, dovrete avere a disposizione immagini ad alta risoluzione. Maggiore è la risoluzione, migliore sarà il vostro press kit. Tenete presente che la maggior parte dei giornalisti deve rispettare scadenze serrate. Se volete che la vostra storia venga trattata, fornite loro un accesso facile e veloce a immagini di alta qualità.

• Video e contenuti audio

Se vuoi aumentare la tua visibilità, devi preparare contenuti video e audio per la tua cartella stampa. Il pubblico non apprezza i contenuti esclusivamente testuali, che non sono così facili da assimilare. Includendo contenuti video e audio accattivanti, aumenti le tue possibilità di farti notare. Scegli i contenuti in base al pubblico potenziale e al settore principale in cui opera la tua azienda. Come dimostra la pratica, le campagne di marketing e di pubbliche relazioni con elementi visivi accattivanti ottengono maggiore attenzione.

• Dettagli di contatto

Il tuo press kit deve includere i dettagli di contatto essenziali. Assicurati di chiarire chi sono i portavoce di fronte ai rappresentanti dei media. Fai sapere ai giornalisti quando i portavoce sono disponibili per interviste o colloqui. Fornisci un numero di telefono diretto e un indirizzo e-mail valido.

• Link alle piattaforme social

Viviamo nell’era digitale. Quando si tratta di PR, marketing e piattaforme social, queste diventano i canali chiave per i marchi. Quando prepari un modello di press kit, assicurati di aggiungere i link ai social nei dettagli di contatto.

• Scheda informativa dell’azienda

Come punto finale del tuo press kit, è una buona idea delineare alcuni punti essenziali per descrivere i tuoi servizi e prodotti. Assicurati di includere i prezzi e le sedi disponibili per ordinare servizi o acquistare prodotti, ecc.

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