Consigli per scrivere un comunicato stampa sull’evento: cosa fare affinché i media ne parlino

Negli Stati Uniti, il primo comunicato stampa è stato diffuso poco più di un secolo fa. Sebbene oggi i feed di Facebook e Twitter sostituiscano spesso le testate giornalistiche, la stampa tradizionale è ancora in grado di esercitare un impatto significativo sulla società. Inoltre, diffondere comunicati stampa relativi agli eventi rimane il modo migliore per trasmettere messaggi ai media e raggiungere un vasto pubblico.

Che cos’è un comunicato stampa per un evento?

Un comunicato stampa per un evento dovrebbe spiegare in modo breve e chiaro ai giornalisti perché loro e il pubblico dovrebbero partecipare al vostro evento. Un comunicato stampa dovrebbe rispondere alla domanda: “Perché dovrei venire qui?” Il comunicato contiene anche informazioni sull’evento, come l’orario di inizio, la sede in cui si terrà, le indicazioni per raggiungerla e i contatti di un esperto di PR o di un’altra persona responsabile in grado di rispondere alle domande sull’evento.

I tre pilastri su cui si basa qualsiasi comunicato stampa sono novità, rilevanza e informatività. Per pubblicare un comunicato stampa sul nostro sito web, è necessario compilare il modulo che si trova a questo link:

Elementi principali del comunicato stampa relativo a un evento

Quando redigi un comunicato stampa relativo a un evento, potresti aggiungere ulteriori informazioni qua e là o mettere in risalto alcune parti. Tuttavia, ti consigliamo di seguire il seguente modello standard per i comunicati stampa relativi a eventi:

1. Titolo. Il titolo è la prima cosa che chiunque vedrà nel vostro comunicato stampa. Deve essere accattivante per attirare l’attenzione e spiegare chiaramente di cosa tratta il vostro evento. Dovrebbe includere il nome dell’evento di cui si parlerà nel testo.
2. Introduzione. L’introduzione costituisce la base informativa del testo. In questa sezione dovresti spiegare in poche frasi l’idea principale del tuo evento. L’introduzione risponde in una o due frasi a questa domanda: “Di cosa tratta questo comunicato stampa?”
3. Il corpo del testo. Il corpo del testo, ovvero la parte principale del comunicato stampa, rivela tutti i dettagli dell’evento e qualsiasi informazione correlata. Il corpo del testo può includere cifre, fatti, statistiche e altri dettagli interessanti. Ricorda che le informazioni più importanti devono essere comunicate nel primo paragrafo, l’introduzione.
4. Citazione. Aggiungere un commento o l’opinione di un esperto è un ottimo strumento per rendere il contenuto del tuo comunicato stampa più vivace e accattivante. E, quando necessario, la citazione permette di mettere in risalto il protagonista della notizia, indicando una figura chiave associata all’evento.
5. Informazioni di supporto. Per quanto riguarda le informazioni di supporto, il comunicato stampa deve includere informazioni concise e chiare che descrivano l’evento. È possibile includere la storia dell’evento e i principali risultati del marchio, nonché elementi di identità, ad esempio il logo.
6. Immagini e link. Aggiungete elementi multimediali associati all’evento. Può trattarsi di un reportage fotografico o del poster dell’evento, infografiche, banner, foto promozionali e altro ancora.
7. Contatto per i media / Referente per la stampa. Un comunicato stampa deve includere i recapiti relativi all’evento: un rappresentante o un organizzatore a cui i giornalisti possano rivolgersi per ottenere ulteriori informazioni o materiale da pubblicare. Qui è possibile aggiungere i link alle risorse online dell’azienda: sito web, pagina di destinazione e social network.

Esempio di comunicato stampa relativo a un evento

È importante tenere presente che, quando si tratta di un comunicato stampa relativo a un evento, è necessario redigere un documento informativo. I rappresentanti dei media devono poter comprendere rapidamente alcuni elementi fondamentali: cosa è successo, perché è successo, dove è successo e quali sono stati i risultati dell’evento. Oppure, se si tratta di un evento futuro, quando avrà luogo e di cosa tratterà.

Cerca di redigere tutte le parti di un comunicato stampa relativo a un evento (dal titolo ai contatti) in modo semplice.

A cosa servono i comunicati stampa?

Ecco le 4 funzioni principali per cui i comunicati stampa sono particolarmente efficaci:

Diffondere notizie a un vasto pubblico e aumentare la notorietà del marchio. La storia raccontata dai media suscita interesse e fiducia in un vasto pubblico. Le pubblicazioni sulla stampa aiutano ad attirare maggiore attenzione sul vostro marchio, possono suscitare un grande interesse pubblico e aumentare il riconoscimento del marchio.

Costruire un rapporto duraturo e proficuo con i media. I giornalisti sono alla ricerca di notizie e storie interessanti. Pertanto, l’invio di comunicati stampa è una questione di reciproco vantaggio. Aiutando la stampa a trovare informazioni valide, sarai in grado di instaurare una collaborazione di successo con i partner mediatici.

Controllare l’immagine e la percezione del tuo marchio o prodotto. Un comunicato stampa non è solo una storia sul tuo marchio; è anche un’opportunità per plasmare l’immagine del marchio e controllare la percezione che il pubblico ha di esso. L’invio di un comunicato stampa è un modo per proteggere il prodotto, l’evento o la posizione da eventuali fraintendimenti.

Attirare clienti e aumentare le vendite. Una nuova linea di abbigliamento, una promozione aerea unica nel suo genere o il lancio di un progetto educativo richiedono tutti pubblicità e branding per attirare i clienti.

I comunicati stampa aiutano a realizzare questi obiettivi. Si noti che i testi con pubblicità diretta spesso non vengono presi in considerazione dalle redazioni delle testate, ma vengono inviati al reparto pubblicitario e di marketing.

Regole per la redazione di comunicati stampa relativi a eventi

Esistono alcune semplici regole per la redazione di un comunicato stampa. Seguendole, ridurrai il rischio che il tuo comunicato finisca nella cartella dello spam o venga ignorato.

Il primo paragrafo di un comunicato stampa, l’introduzione, è breve ma contiene le informazioni più importanti. Risponde alle domande e fornisce informazioni chiave, quali:

• il nome dell’evento
• il formato in cui si svolge l’evento
• in cosa consisterà l’evento
• la data, l’indirizzo e l’ora dell’evento
• Nomi o fatti legati all’evento che attireranno sicuramente l’attenzione

Hai pochi secondi a disposizione affinché il redattore dia un’occhiata alle prime righe del tuo comunicato e decida se continuare a leggerlo. Non parlare dell’unicità dell’evento o del fatto che sia senza precedenti. Fornisci i fatti. Credimi: per i tuoi destinatari è altrettanto importante pubblicare annunci interessanti, pertinenti e utili. Quando fornisci questo, vedrai pubblicate le informazioni sul tuo evento. Ma non nascondere l’essenza sotto una montagna di informazioni che distraggono e dettagli irrilevanti, perché l’editore ha un enorme flusso di informazioni da esaminare. Aiuta l’editore a capire nel tuo primo paragrafo che il tuo evento merita la sua attenzione.

Nel secondo paragrafo, fornisci ulteriori dettagli sull’evento, ad esempio quante persone prevedi di avere e chi sono, e qual è l’unicità dell’evento. Quale sarà il programma e quali sono gli aspetti più interessanti?

Puoi dedicare un paragrafo al commento di un opinion leader sugli organizzatori o sull’evento. Naturalmente, questa recensione non può essere inventata. Né dovresti citare persone che non sono figure riconoscibili. È meglio che il comunicato stampa sia più breve piuttosto che riempirlo di informazioni superflue o false.

L’ultimo paragrafo del comunicato stampa deve includere l’indirizzo del sito web dell’evento, i recapiti della persona responsabile delle pubbliche relazioni e dei rapporti con i media nel progetto, nonché il numero di telefono, l’e-mail e i link ai social network dell’evento.

Alla fine, dovreste ottenere un comunicato stampa che non occupi più di una pagina, in cui le informazioni non siano ripetitive, siano logiche e strutturate in modo coerente, non contengano un solo errore e i dettagli non siano tralasciati o distorti.

Le sfumature principali sono:

• Un comunicato stampa deve essere redatto in formato testo. Non è necessario salvarlo in PDF, perché qualcuno non lo aprirà, qualcuno non lo caricherà e qualcuno non potrà copiare nulla da esso. Rendi il percorso dalla lettura alla pubblicazione il più breve e agevole possibile per il destinatario.
• È meglio non intitolare la lettera in modo banale — “Comunicato stampa della conferenza sulla stesura dei comunicati stampa”. Ogni redattore di queste lettere quasi identiche ne deve smistare centinaia ogni giorno. Scrivi un titolo interessante e informativo che attiri l’attenzione.
• Quando inviate un comunicato stampa, dopo il saluto, inserite il primo paragrafo nel corpo della lettera. Il primo paragrafo dovrebbe contenere le informazioni più importanti e fondamentali sul vostro evento. Includete un link per consentire a chiunque di accedere e saperne di più sull’evento. (E fornite un link al GoogleDoc dove avete prudentemente copiato il testo del vostro comunicato stampa). Tutte le vostre informazioni di contatto devono essere presenti nel comunicato.
• Oltre al testo del comunicato stampa, l’allegato dovrebbe contenere 2-4 foto di eventi passati o simili da te organizzati, oppure immagini da Internet che ti sembrano più adatte, o un poster dell’evento. A volte, se non ci sono immagini, i redattori possono allegare al tuo annuncio qualcosa che non riflette affatto le tue aspettative.

Preparazione e distribuzione

Prima di inviare un comunicato stampa per la pubblicazione, segui questi passaggi:

1. Evita frasi di difficile lettura con giri di parole contorti e complessi, espressioni caustiche, vocaboli specialistici e abbreviazioni, ad eccezione di quelle comunemente note. Scrivi in un linguaggio comprensibile e vivace.
2. Evita i giudizi di valutazione.
3. Cerca di non usare congiunzioni che danno un tono burocratico: «di conseguenza», «quindi», «successivamente». “
4. Controlla l’ortografia e la punteggiatura.
5. Cerca di far rientrare il comunicato stampa in una, al massimo due pagine.
6. Fai un breve annuncio del comunicato stampa e inseriscilo nel corpo della lettera che indirizzi ai vari media. Questo aumenterà le possibilità che un giornalista lo legga. È importante che un redattore colga immediatamente l’essenza del tuo evento dal corpo della lettera stessa.
7. Formula brevemente l’oggetto della lettera.

Spero che ora sappiate come scrivere un comunicato stampa per un evento. I comunicati stampa sono ancora oggi piuttosto importanti. Tuttavia, non è necessario essere dei professionisti per scrivere un buon comunicato stampa. Chiunque abbia una discreta padronanza della lingua e comprenda la struttura e le sfumature di questo genere può scrivere un buon comunicato stampa.

How To Do Public Relations For Small Business

Per saperne di più:

• Scarica un esempio di comunicato stampa relativo a un evento

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