Come scrivere un comunicato stampa secondo lo stile AP

Scrivere un comunicato stampa non è così semplice come potrebbe pensare una persona comune. Implica seguire un formato specifico (titolo, data, luogo, sintesi, destinazione mediatica, informazioni sull’azienda), ma anche attenersi a una serie di regole stilistiche standard. Ad esempio, dovresti redigere un comunicato stampa in stile AP (Associated Press).

Qualche idea su cosa significhi? Se no, continua a leggere e scopri come assicurarti che i tuoi comunicati stampa seguano le regole standard.

Ricorda che un comunicato stampa ben scritto è un potente strumento di PR che può portare benefici a quasi tutte le attività commerciali — da una piccola clinica medica privata a una grande agenzia di link building come NeedMyLink.

Cos’è un formato di comunicato stampa in stile AP?

Un comunicato stampa in stile AP significa un comunicato stampa in stile Associated Press. L’Associated Press è una delle più grandi agenzie di stampa senza scopo di lucro al mondo. Con sede a New York, l’AP ha regole di editing e di stile che le testate giornalistiche cartacee seguono. Pubblica ogni anno una guida di stile che istruisce i giornalisti su come formattare i loro testi per i contenuti AP. Lo scopo è che tutti gli aspetti della presentazione dei contenuti siano standard, indipendentemente da chi scriva l’articolo.

Sebbene le regole dello stile AP non siano le uniche a cui è consigliabile attenersi, sono quelle più comunemente seguite nel settore del giornalismo e dei media. L’Associated Press ha inoltre stabilito standard specifici per i comunicati stampa, di cui parleremo più avanti.

Perché dovresti attenerti allo stile AP quando scrivi un comunicato stampa?

Sì, sembra una cosa banale. A chi importa se applichi correttamente tutti i suggerimenti dell’AP? Beh, innanzitutto, agli editori. E dato che vuoi che acquistino la tua storia, devi seguire le loro regole. Sembra convincente, vero?

In secondo luogo, leggi questo messaggio:

L’Ufficio Numismatico e Filatelico del Governatorato della Città del Vaticano emetterà migliaia di serie di quattro francobolli, ciascuno raffigurante un dettaglio del dipinto “La Resurrezione di Cristo” del Perugino, e 220.000 copie di un opuscolo.

Queste informazioni ti catturano? Ti interessa continuare a leggere questo post? Hai visto questa notizia da qualche parte nei media? Nemmeno io. Se vuoi evitare questi problemi, segui le regole descritte di seguito.

È fondamentale seguire un formato rigoroso per i comunicati stampa AP. Una notizia che include una scrittura chiara e contenuti degni di nota merita attenzione. Quindi, non ignorare la struttura standard dei comunicati stampa. Non c’è nulla di male se non hai ancora scritto un comunicato stampa. Consultare un esempio di comunicato stampa in stile AP è un ottimo modo per trarne ispirazione.

Linee guida per un comunicato stampa in stile AP

Poiché un comunicato stampa deve essere conciso, è necessario prestare attenzione a ogni singolo elemento. Fare riferimento all’AP Stylebook è un ottimo modo per assicurarsi che tutti gli elementi del comunicato siano presenti, aumentando così le possibilità che la notizia venga pubblicata. L’utilizzo dello stile AP dimostrerà un elevato livello di professionalità.

Esistono due serie di regole, relative a:

1. Il contenuto del comunicato stampa in questione
2. Il formato di ciascuna sezione del comunicato stampa

Ecco le regole fondamentali a cui tutti i giornalisti e i redattori devono prestare attenzione:

Titoli

Il titolo è fondamentale per catturare l’attenzione e conquistare il pubblico. È cruciale perché comunica ai lettori l’argomento del comunicato e deve essere convincente per attirare la loro attenzione.

Un primo paragrafo incisivo

Il paragrafo di apertura, o lead, deve dare un’idea del punto centrale del comunicato stampa.

Le cinque W del giornalismo

Un comunicato stampa è conciso e mette in evidenza un’informazione importante. Ecco perché il paragrafo di apertura di un comunicato stampa dovrebbe coprire le cinque W:

• Chi
• Cosa
• Quando
• Dove
• Perché
• e talvolta Come

Dovresti trattare prima i fatti più importanti e poi i dettagli.

Lo stile di scrittura a piramide rovesciata

In una piramide rovesciata, la base si trova in cima e la punta in fondo. Quando si scrive un comunicato stampa utilizzando lo stile a piramide rovesciata, il titolo e le informazioni più cruciali dovrebbero essere inseriti all’inizio dell’articolo, non alla fine.

La data

Lo stile AP prevede regole chiare riguardo alla data e al luogo di un comunicato stampa. Attenersi allo stile richiesto e alle abbreviazioni AP. Ad esempio, nello stile AP, per alcuni mesi si utilizzano le abbreviazioni, come 10 agosto 2023. Per gli Stati si utilizzano le abbreviazioni postali, quindi FLA per la Florida. Le date relative alle principali città, come Los Angeles, non devono includere lo Stato.

Punteggiatura

Nello stile AP ci sono regole diverse riguardo alla punteggiatura. La maggior parte riguarda l’uso delle virgole.

Nel Regno Unito, in Canada e altrove, si dovrebbe usare una virgola alla fine di ogni elemento seriale in una frase:

Ho mangiato gelato, frutta e bevuto caffè a colazione.

Negli Stati Uniti e nello stile AP, si dovrebbe omettere l’ultima virgola (talvolta chiamata virgola di Oxford):

A colazione ho mangiato gelato, frutta e bevuto caffè.

Uso dei pronomi

È meglio evitare di usare pronomi in prima o seconda persona, come “tu” o “tuo”. L’AP Stylebook prevede linee guida rigide riguardo a questa parte del discorso. Tutti i comunicati stampa e gli articoli giornalistici devono essere scritti esclusivamente in terza persona.

Numeri

Lo stile AP stabilisce le regole per la scrittura dei numeri. I numeri da 1 a 9 devono essere scritti per esteso. Successivamente, utilizzare i numeri arabi, come 10, 15 o 22. Tuttavia, scrivere il numero per esteso se si trova all’inizio di una frase. Ad esempio: Dieci bambini sono rimasti feriti quando… Nei titoli, utilizzare i numeri arabi per i numeri pari o superiori a 10.

Caratteri

Evita di scegliere caratteri non comuni. Utilizza invece quelli di base come Times New Roman o Arial. Ciò è obbligatorio perché le testate giornalistiche utilizzano questi caratteri quando pubblicano articoli. Inoltre, le dimensioni dei caratteri sono importanti e dovrebbero differire di un solo punto: ad esempio, il titolo dovrebbe essere in 14, il sottotitolo in 13 e il corpo del testo in 12.

Maiuscole

Tutti i titoli e i sottotitoli devono essere scritti con l’iniziale maiuscola. Ad esempio: Organizzazione no profit lancia una nuova raccolta di cappotti di beneficenza. Questa regola si applica solo ai titoli e ai sottotitoli. Le altre maiuscole devono essere utilizzate solo per i nomi propri.

Persone

Quando si cita qualcuno in un comunicato stampa in stile AP, utilizzare il nome completo e il titolo al momento della prima presentazione. Ad esempio: Adam Lawrence, CTO dell’azienda, ha dichiarato: “Si tratta di una grande svolta nel settore dell’e-gaming”. Dopo la prima presentazione, è possibile riferirsi a lui semplicemente come Lawrence.

Modello di comunicato stampa in stile AP

Questo è solo uno dei tanti modelli di comunicato stampa disponibili su Internet. Se hai bisogno di ispirazione per scrivere il tuo comunicato stampa, sentiti libero di utilizzarlo!

Scarica l’esempio di comunicato stampa in stile AP:

Passaggi per scrivere un comunicato stampa secondo lo stile AP

1. Pianifica il contenuto del tuo comunicato stampa

Prima di iniziare a redigere il tuo comunicato stampa ufficiale, individua le informazioni fondamentali che desideri trasmettere. Un comunicato stampa è solitamente lungo una o due pagine.

2. Individua il tuo pubblico di riferimento

Definendo l’età, gli interessi, il sesso, i valori e il reddito del tuo pubblico di riferimento, potrai capire a quali contenuti è interessato.

3. Crea un titolo

Il titolo deve essere inserito all’inizio del comunicato stampa e posizionato al centro della pagina. Poiché cattura l’attenzione del lettore, solitamente è in grassetto e ha una lunghezza compresa tra 65 e 80 caratteri.

4. Scrivi un sottotitolo descrittivo

Il sottotitolo è leggermente più lungo del titolo, con circa 120 caratteri. Generalmente, il sottotitolo è in corsivo e segue il titolo. Usa il sottotitolo per fornire una spiegazione aggiuntiva del titolo. Verifica che sia il titolo che il sottotitolo includano parole chiave, poiché giornalisti e lettori possono utilizzare queste parole per trovare facilmente ulteriori informazioni tramite i motori di ricerca.

5. Inizia il corpo del testo.

Nel corpo del comunicato stampa dovresti inserire tutte le informazioni necessarie relative all’evento.

Il corpo del comunicato stampa dovrebbe sempre iniziare con la data e il luogo. Queste sezioni dovrebbero essere in grassetto perché aiutano i giornalisti o i redattori a capire se la notizia è pronta per essere diffusa o meno. Quando indichi il luogo, assicurati che il nome della città sia scritto tutto maiuscolo e che la regione sia abbreviata. Non dimenticare che il primo paragrafo dovrebbe rispondere alle cinque domande fondamentali.

6. Inserisci una citazione

È utile anche aggiungere una citazione che contribuisca a rendere la notizia più interessante e credibile. La persona citata deve essere identificata con il proprio titolo e il nome dell’azienda o dell’organizzazione che rappresenta. Questo dettaglio conferisce maggiore credibilità e offre ai giornalisti citazioni dirette dei leader aziendali coinvolti nell’evento. Ricorda, una citazione dovrebbe consistere solo di due frasi.

7. Resto del corpo del testo

La parte restante del corpo del testo dovrebbe includere diversi contenuti multimediali. Foto, audio e video ti aiuteranno a distinguerti sia sui motori di ricerca che sui social media. Dovresti evitare di inserire più di due di questi contenuti multimediali nel tuo comunicato stampa. Se invii il tuo comunicato stampa tramite e-mail, è meglio inserire link ai contenuti multimediali allegati in modo che possano essere consultati nelle loro fonti e forme originali.

8. Aggiungi un boilerplate

Il boilerplate è una breve descrizione dell’azienda o dell’organizzazione. Situata in fondo al comunicato stampa, questa sezione “Chi siamo” include informazioni sul contesto aziendale. Questa parte non dovrebbe superare le 100 parole. Concludi il boilerplate con un link al sito web dell’azienda.

9. Concludi con una nota finale

In fondo al comunicato stampa, è importante includere i dettagli del contatto per i media, nonché l’azienda che rappresenta. Sarebbe opportuno utilizzare una singola frase simile a “Per ulteriori informazioni, contattateci al [numero di telefono] o all'[indirizzo e-mail]”.

Infine, dovreste concludere il vostro comunicato stampa con tre simboli cancelletto (noti anche come hash) per indicare ai lettori che sono giunti alla fine dell’articolo. Il risultato sarà simile a questo: ###

10. Controlla le impostazioni del documento

Utilizza margini di un pollice su tutti i lati del documento del comunicato stampa. Controlla la grammatica e la punteggiatura. È preferibile utilizzare un solo spazio dopo i segni di punteggiatura, non due.

11. Aggiungi il logo aziendale

Inserisci il logo aziendale nella parte superiore e al centro del comunicato stampa.

12. Decidi a chi inviare il comunicato stampa

Il successo di un comunicato stampa ben strutturato dipende in gran parte dalla destinazione a cui viene inviato. Poiché le piattaforme mediatiche ricevono migliaia di notizie ogni giorno, il tuo comunicato stampa non sarà richiesto da tutte le testate. È consigliabile inviare il comunicato stampa a un archivio mediatico popolare tra il tuo pubblico di riferimento.

13. Distribuisci la tua notizia

Con la distribuzione di un comunicato stampa, le tue possibilità di farlo arrivare alle piattaforme mediatiche e ai giornalisti di tuo interesse sono molto più alte. Inoltre, il servizio di distribuzione si assume tutte le responsabilità, fornendo agli utenti un modello generico già impostato nel formato corretto.

14. Fornisci le istruzioni di pubblicazione

La data di pubblicazione è quella che scegli affinché il tuo comunicato venga pubblicato. Aggiungi la tua tempistica nell’angolo in alto a sinistra della tua notizia, tutta in maiuscolo.

Un comunicato stampa deve iniziare con il titolo “Comunicato stampa”, seguito da “PER PUBBLICAZIONE IMMEDIATA”. Questo dettaglio indica che le informazioni riportate nel tuo articolo sono pronte per l’uso immediato. Tuttavia, se stai redigendo un comunicato stampa soggetto a embargo, è meglio scrivere “NON PER PUBBLICAZIONE IMMEDIATA” o “EMBARGO PER LA PUBBLICAZIONE”, seguito dalla data di pubblicazione effettiva.

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Conclusione

Un comunicato stampa in stile AP è un annuncio ufficiale diffuso da un’organizzazione alla stampa. Viene utilizzato da aziende di ogni tipo che desiderano annunciare eventi, cambiamenti importanti, lanci di prodotti e altro ancora. Un comunicato stampa in stile AP, redatto e diffuso correttamente, può aumentare in modo significativo la visibilità di un’organizzazione e migliorare le relazioni pubbliche, contribuendo al contempo ad ampliare la sua base di clienti.

Formattate i vostri comunicati stampa secondo lo stile AP? Ci sono altre regole che ritenete più importanti? Sentitevi liberi di lasciare un commento al riguardo.

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