Guía detallada sobre cómo crear un dossier de prensa perfecto

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Un profesional de las relaciones públicas debe utilizar todos los medios posibles para conseguir cobertura máxima. Una de las formas más eficaces de presentar su marca o empresa a los periodistas es utilizar un dossier de prensa. Te ayudará a presentar la información más precisa sobre tu negocio y a atraer nuevos clientes. Aprenderemos qué es un dossier de prensa, veremos magníficos ejemplos de uno y obtendremos una guía detallada de lo que debe incluir en su dossier de prensa.

¿Qué es exactamente un dossier de prensa?

Para ser más específicos, un «dossier de prensa» es una colección de información sobre su empresa que los representantes de los medios de comunicación pueden utilizar cuando cubran su marca en los medios informativos. Un kit de prensa electrónico moderno se presenta en muchos tamaños y formas diferentes, incluidos archivos PDF y carpetas, que resultan muy prácticos para compartir en su sitio corporativo, blog o sala de prensa utilizando servicios en línea como WeTransfer o Dropbox. Alternativamente, el dossier de prensa de un músico puede presentarse como material de prensa impreso para una mayor exposición.

No hace mucho tiempo, todos los expertos en relaciones públicas solían conocer la diferencia entre un dossier de prensa y un media kit. Los kits de prensa solían parecer archivos permanentes que evolucionaban con el tiempo. Los kits de prensa solían contener información puntual, que se utilizaba principalmente para eventos sociales, actualizaciones corporativas o campañas de lanzamiento de nuevos productos o servicios. Hoy en día, tanto los media kits como los press kits pueden verse en línea, y la diferencia entre ellos casi no existe.

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Principales ventajas de conservar el material de prensa en los dossieres de prensa

¿Tiene sentido mantener el material de prensa en línea? La respuesta es sí. Hay que hacer todo lo posible para aumentar las posibilidades de obtener cobertura mediática. A continuación encontrará las principales ventajas de conservar el material de prensa de su empresa en carpetas de prensa:

  • En cuanto tenga su dossier de prensa corporativo, le servirá como punto de referencia para la comunicación con los medios de comunicación en relación con su marca. Es eficaz para mantener la alineación en los mensajes clave. No encontrará una forma mejor de proporcionar información crítica sobre la marca y presentarla de una manera perfectamente digerible para los representantes de los medios de comunicación y su público objetivo. Nadie dice que un dossier de prensa pueda sustituir a un discurso perfectamente adaptado a los medios de comunicación, pero es un complemento excelente.
  • Cuando una marca cuenta con un dossier de prensa elaborado por profesionales, es mucho más fácil mantener la narrativa bajo control. Es una herramienta excelente para hacer un seguimiento de las colocaciones y estar al tanto de lo que se publica.
  • Un dossier de prensa demuestra a los medios de comunicación que su empresa es una estructura seria y bien organizada. Al tratar con este tipo de expertos, los periodistas no pierden su tiempo ni la atención de su público objetivo en cualquier cosa.

Los dossieres de prensa no son obvios para todos los reporteros y periodistas profesionales de los medios de comunicación. Al tener acceso a los principales datos, reseñas, premios y testimonios de la empresa, se puede generar confianza fácilmente entre clientes potenciales, colegas, inversores, personas influyentes en las redes sociales y socios comerciales. Conociendo todas las ventajas, podemos pasar a la siguiente pregunta: ¿Qué debe incluir tu plantilla de dossier de prensa?

¿Qué incluye un dossier de prensa profesional?

Si intenta averiguar qué incluir en un dossier de prensa para artistas o cualquier otra empresa, debe centrarse en la idea de que su material de prensa oficial debe ser específico y representar a su empresa de la mejor manera posible. El objetivo no es sobrecargar de información a los periodistas. Ten siempre en cuenta la falta de tiempo de la mayoría de los periodistas. Asegúrate de que el diseño de tu dossier de prensa es lo suficientemente uniforme como para ayudar a la gente a encontrar las cosas y entender el mensaje clave rápidamente. Hay que tener cuidado con la creatividad para no confundir aún más a los periodistas. Lo último que hay que mencionar es la elaboración de un dossier de prensa no comercial. Puedes incluir algunos detalles promocionales, pero que la sección sea breve. Si consulta los mejores ejemplos de dossier de prensa, verá que suelen ir dentro los siguientes elementos:

  • Plantilla

Asegúrese de que su «boilerplate» incluya la información esencial sobre los antecedentes de su empresa. Debe parecerse a la conocida sección «Sobre nosotros», que resulta interesante y fácil de comprender para periodistas y lectores potenciales. Examine la información para ver si responde a las preguntas fundamentales. Se recomienda utilizar títulos para destacar los puntos clave de su dossier de prensa.

  • Biografías de los equipos

Es importante presentar a los miembros de su equipo en un dossier de prensa. Lo mejor es centrarse en los principales talentos y logros. Asegúrese de que los representantes de los medios de comunicación sepan quién está dispuesto a hacer comentarios o está disponible para entrevistas. Si tiene miembros del equipo con trayectorias extraordinarias que puedan garantizar una entrevista interesante, céntrese siempre primero en ellos y en sus logros profesionales/personales. 

  • Variantes para el logotipo de su marca

Uno de los elementos más importantes de tu dossier de prensa profesional es el logotipo. Hay que comprobar si la resolución es suficientemente alta. Se recomienda proporcionar archivos en dos variantes, en las que haya fondos claros y oscuros. Para su comodidad, es mejor subir el archivo SVG, que puede escalar a varios tamaños para no perder calidad. Este truco puede ser muy útil si tiene que aparecer en un reportaje de televisión o en una publicación de gran tirada. La segunda opción es elegir archivos PNG, que tienen fondos transparentes. Asegúrese de elegir el logotipo más grande, para que no se vea borroso. 

  • Fotos de alta resolución

Para una marca es importante tener cobertura mediática. Para ello, necesitará tener a mano imágenes de alta resolución. Cuanto mayor sea la resolución, mejor será para su dossier de prensa. Tenga en cuenta que la mayoría de los periodistas se enfrentan a plazos muy ajustados. Si quiere que cubran su historia, proporcióneles un acceso rápido y fácil a imágenes de alta calidad. 

  • Vídeos y contenidos de audio

Si quieres aumentar la cobertura, tienes que preparar contenidos de vídeo/audio para tu dossier de prensa. A la gente no le gusta ver sólo texto, que no es fácil de digerir. Si incluye contenidos de vídeo y audio llamativos, aumentará sus posibilidades de llamar la atención. Elija los contenidos en función del público potencial y del sector principal en el que opere su empresa. Como demuestra la práctica, las campañas de marketing y relaciones públicas con elementos visuales llamativos reciben más atención.

  • Datos de contacto

Su dossier de prensa debe incluir los datos de contacto esenciales. Asegúrese de aclarar quiénes son los portavoces ante los representantes de los medios de comunicación. Comunique a los periodistas cuándo están disponibles para entrevistas o conversaciones. Facilite un número de teléfono directo, así como una dirección de correo electrónico válida.

  • Enlaces a plataformas de medios sociales

Vivimos en la era digital. Las relaciones públicas, el marketing y las redes sociales se han convertido en los canales clave para las marcas. Cuando prepares una plantilla de dossier de prensa, asegúrate de añadir los enlaces sociales en los datos de contacto.

  • Ficha de una empresa

Como punto final de su dossier de prensa, es una buena idea esbozar algunos puntos esenciales para describir sus servicios y productos. Asegúrese de incluir precios, lugares disponibles para solicitar servicios o comprar productos, etc.

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Nastya Zelenovskaya

Marketer de contenidos en PRNEWS.IO

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