Účinná PR kampaň je výsledkem dobrého strategického plánu. Ten začíná vytvořením plánu pro získaný a značkový obsah, stejně jako termíny, významné události a oborové akce. Plánování je pro úspěšné výsledky PR klíčové a PR kalendář je jedním ze základních prvků. A je tajnou zbraní mnoha PR agentur a PR manažerů.
Představte si ji jako svůj obsahový plán, který vám zaručí stálý přísun zpráv z médií, i když ještě neznáte hlavní novinky. Jeho vytvoření není nic okázalého ani kreativního, ale je velmi důležité pro silný plán umístění v médiích. V tomto příspěvku se dozvíte, proč je třeba začít používat kalendář PR a jak může zvýšit výsledky v oblasti získaných médií, sledovat cíle a udržovat všechny složky plánu PR v souladu.
Co je to PR kalendář?
Kalendář PR je harmonogram nebo plán vašeho projektu nebo kampaně, který ukazuje všechny hlavní části potřebné k podání a zajištění PR nebo mediálního pokrytí. Může je také zvýraznit ve vztahu k vašim dalším důležitým marketingovým kampaním a obchodním událostem, takže můžete sledovat, jak je váš plán PR v souladu se zbytkem obchodního plánu.
Důležitou poznámkou k PR kalendáři je, že se nejedná pouze o tabulku s daty zveřejnění nebo konečnými termíny. Rozděluje jednotlivé části procesu a všechny úkoly s nimi spojené do praktické časové osy.
Měly by zde být uvedeny všechny drobné termíny, schůzky a schůzky související s úkoly a požadavky na vizualizace od týmu designérů a obsah od vedoucích pracovníků. Všechny úkoly a činnosti, na které si předem vzpomenete, jsou nutné pro zajištění skvělého pokrytí.
Content Marketing Platform
- 100,000+ media publications;
- get backlinks to your product;
- scale work with content distribution.
Proč potřebujete PR kalendář?
Pravděpodobně již znáte a máte obchodní kalendáře, obsahové kalendáře, marketingové kalendáře a další. Proč je třeba používat také PR kalendáře a proč byste je měli mít i vy a vaše firma? Je to jen proto, abyste byli lépe organizovaní? Ano i ne. Dokáže vám dát mnohem víc, než jen místo, kam si můžete ukládat všechny své myšlenky a plány.
Jde o:
Pomůže vám lépe vidět, co a kdy děláte. Získáte rychlý přehled o tom, na co se máte soustředit v krátkodobém i dlouhodobém horizontu. To znamená, že můžete veškerý svůj čas a úsilí věnovat činnostem, které potřebují vaši pomoc a které vám pomohou dosáhnout cílů vaší značky a efektivněji se zaměřit na správné publikum.
Kalendář PR se vám bude hodit pro koordinaci vztahů s veřejností s ostatními obchodními aktivitami. Představte si různé kalendáře v kalendáři Google jako různé části vašich PR plánů a marketingu. Každý z nich vám poskytuje samostatnou vizi, ale jejich sloučením můžete získat celkový obraz. Obecný obchodní kalendář je hlavní částí, ze které by mělo vycházet vše ostatní. Marketingový kalendář je druhá část – způsob, jakým hlavní kalendář prezentujete svým klientům nebo manažerům prostřednictvím věcí, jako jsou uvedení na trh a kampaně. PR kalendář může být třetí částí, která ukazuje, jakými aktivitami budete realizovat PR strategii a konkrétní kampaně.
Pomůže vám při plánování PR v období svátků a událostí. Dalším způsobem, jak PR kalendář zlepší práci celého vašeho týmu, je možnost připravit se předem na všechny sezónní svátky nebo akce, kterých by se váš tým mohl chtít zúčastnit pro větší dosah, povědomí a silnější image. Tisíce událostí a svátků by mohly vaší firmě přinést určitou pozornost díky kolektivní propagaci, takže se ujistěte, že se díváte i na jiné než běžné aktivity. Nezapomeňte však využít ty relevantní. Tyto důležité, časově náročné aktivity vás mohou zastihnout v nevhodnou dobu, kdy na ně nebudete připraveni. V důsledku toho se rozhodujícími stávají přípravné práce, které je třeba naplánovat předem.
Upozornění na data, která jsou specifická pro vaši značku (například uvedení nových produktů, kolekcí nebo iniciativ či výročí značky), vám pomůže naplánovat, sladit a rozvrhnout aktivity na jejich podporu. Ukáže vám, kdo jsou vaše cílové skupiny a kolik týdnů nebo měsíců předem je musíte oslovit s informacemi o chystaných novinkách – to vám poskytne dostatek času začít plánovat dokonalé představení.
Je užitečné nastavit také jednodušší interní a externí partnery. Když spolupracujete v takovém rozsahu, jaký vyžaduje public relations, máte spoustu různých osob, kterým se zodpovídáte: externí spolupracovníky, jako jsou novináři a vydavatelé, kolegy a spolupracovníky a externisty spolupracující s vaší značkou. Kalendář PR vám tedy pomůže vyhnout se zpoždění, překročení rozpočtu a dalším problémům.
Kalendář PR vytvoří stálý tok aktivit, které jsou mnohem úspěšnější než „jednorázové“ PR zásahy. Neustálé PR úsilí může působit únavně, ale pokračování v něm vás udrží viditelné a relevantní. Čím více aktivit uskutečníte, tím větší pokrytí můžete získat a sdílet se svými příznivci, klienty a sítí médií.
Jak si vytvořit PR kalendář?
Pokud nemáte takové povědomí, jaké jste plánovali, nebo máte pocit, že jste udělali vše, co jste mohli, ale vaše úsilí je stále neviditelné, pak je čas znovu vytvořit strategii a zvolit vhodné strategie.
Jakmile máte plán hotový, je čas vytvořit PR kalendář. Kde začít? Zde je návod, jak ho vytvořit:
1. Vyberte si formát
Vytvořte tabulku Excel. Můžete také použít Word nebo jiný program, ale pro mnoho lidí je Excel šikovný a užitečný, protože v něm mohou věci měnit a vizuálněji propojovat.
Vaše události, příspěvky a další aktivity budou uvedeny v jednom sloupci pod sebou (podívejte se na příklady na konci článku). Měsíce v roce budou uvedeny ve sloupcích zleva doprava.
2. Rozhodněte se pro typy obsahu
Jakmile si vyberete, kde budete plnit svůj PR kalendář, je čas začít vytvářet kampaně a s nimi spojené procesy. Jedním z prvních kroků, které budete muset udělat, je zjistit, jaké typy obsahu budete potřebovat k realizaci a posílení svého obsahu a PR pokrytí.
Témata, která je třeba zahrnout, jsou:
Podrobnosti toho, co musíte do svého PR kalendáře zařadit, budou samozřejmě záviset na vašem podnikání a než se rozhodnete, co je relevantní, budete muset provést určitý průzkum. Úspěšný měsíční nebo roční plán obsahuje poměrně dost předběžné práce, než začnete vyplňovat podrobnosti v kalendáři. Udělejte s týmem brainstorming a prozkoumejte jednotlivé prvky. Zde je několik nápadů, které vám pomohou začít s typy aktivit, které je třeba zvážit a zahrnout:
- Data vyšší úrovně, která sem můžete zahrnout, mohou být začátek a konec finančního roku, termíny plnění rozpočtu, plánované uvedení produktů na trh, výročí společnosti a významné výroční události.
- Zvýrazněte výstavy, kterých se společnost plánuje zúčastnit, a také konference a příležitosti pro přednášející. Účastní se společnost prodejní konference, každoročního think-inu nebo firemního team-buildingu? .
- Tiskové zprávy: nové produkty, služby, iniciativy a spolupráce.
- Termíny odměn.
- Tématické zaměření klíčových publikací.
- Dny/týdny osvěty.
- Výroční události, pokud jsou relevantní (například rozpočet).
- Sezónní události (Velikonoce, Halloween, Nový rok, Vánoce, léto, začátek školy, zkouškové období).
- Akce – budete je pořádat nebo se jich účastnit.
- Příležitosti pro řečníky – představíte se.
- Umístění tematického článku.
- Blogování pro hosty.
- Recenzování/aktualizace materiálů.
- Přezkoumání/aktualizace webových stránek.
- Zpravodaj, v tištěné nebo digitální podobě.
- Blog.
- Sledování konkurence a novinek.
- Příspěvky na sociálních sítích.
- Udržování kontaktu s klíčovými bloggery, influencery a mediálními kontakty.
Pokud budete své PR aktivity plánovat tímto způsobem, můžete si udržovat a udržovat kontakt s ostatními. Sestavení kalendáře probíhá souběžně s prováděním průzkumu pro každou část – pro nalezení vhodných příležitostí a také pro nalezení konkrétních kontaktů, se kterými je možné spolupracovat. Nalezení správných mediálních kontaktů, které budou mít zájem o spolupráci s vámi, a způsob, jak je zaujmout, je klíčovou součástí vaší PR strategie. Pokud si chcete usnadnit práci, podívejte se na PRNEWS.IO službu.
PRNews.io je finančně nenáročná služba pro tvorbu obsahu, vyhledávání a oslovování relevantních novinářů a distribuci vašeho obsahu. PRNEWS.iO má dlouholeté zkušenosti s psaním poutavých článků, reklamních příspěvků a profesionálních tiskových zpráv. Tvorba a distribuce obsahu je jejich službou a tým ji úspěšně provádí. Můžete si být jisti, že obsah bude napsán, zkontrolován, vámi schválen a odeslán do dvou dnů.
3. Udržujte pořádek v pohyblivých částech
Nakonec je třeba kalendář představit svému týmu, používat ho a udržovat. Zdá se to být samozřejmé, ale kontrola PR kalendáře při zahájení práce každý den je nový zvyk, který byste měli získat.
Tady je několik způsobů, jak si můžete budování této rutiny usnadnit:
- Nastavte pokyny pro barevné kódování, aby byly informace snadno vnímatelné pro „rychlou kontrolu“.
- Vyhraďte si čas na týdenní aktualizaci kalendáře.
- Používejte kalendář na týmových poradách (nebo bezprostředně po nich).
Příklady PR kalendáře
I ta nejzákladnější strategie se z dlouhodobého hlediska ukáže jako neocenitelná. Vytvoření plánu PR je jednoduchým dalším krokem po vytvoření strategie. Pro úspěšné dokončení úkolu postupujte podle následujících kroků. Vytvořte si v aplikaci Excel sčítací arch. Můžete použít Word nebo podobný program, ale mám pocit, že flexibilita aplikace Excel a snadnost, s jakou mohu vytvářet vizuální spojení mezi jednotlivými částmi, z něj dělají můj oblíbený program. Vše, co uděláte, bude přehledně uspořádáno v jednom sloupci. Sloupce budou označeny zleva doprava podle měsíců v roce. A nyní je konečně váš vlastní PR kalendář kompletní a připravený k nahlédnutí. Podporování jednotlivých činností ostatními je díky pečlivému plánování jednodušší.
Jessica, manažerka ve společnosti iBoysoft
Tady jsou šablony pro lepší pochopení, ale samozřejmě ta, která byla vytvořena vámi, bude dokonalá.
Zdroj: Hootsuite
Zdroj: DemandMetric
Odborníci z oboru o PR kalendáři
Victoria Miville z OpenHousePublicRelations.com
Skvělé nápady ve vašem originálním příspěvku na blogu! Vhodným doplňkem by mohlo být sledování klíčových slov a souvisejících trendových témat. To by mohlo zapadat do tvého bodu č. 2 spolu se sledováním konkurence a novinek.
Monitorování trendových témat a klíčových slov poskytuje příležitost k vytvoření včasných nabídek, které nevyžadují nový produkt/službu. Většina médií má navíc ve svém obchodním modelu zabudované SEO nebo výdělky z affiliate, takže podpora pitch trendovými fakty nebo trendovými statistikami e-commerce dodává pitchi další atraktivitu.
Nikolay Krastev, SEO specialista na volné noze z Nikolaykrastev.com
Začněte tím, že si stanovíte cíle svého úsilí v oblasti PR. To vám pomůže určit, jaké události, novinky a další položky chcete zahrnout do svého kalendáře.
Zvažte načasování událostí a novinek. Pokud například propagujete nový produkt, můžete naplánovat tiskovou zprávu a oslovení médií několik týdnů před uvedením produktu na trh.
Ujistěte se, že koordinujete své úsilí s ostatními odděleními, jako je marketing a prodej, abyste předešli konfliktům a zajistili, že vaše PR úsilí bude v souladu s celkovými cíli společnosti.
Pro oslovení cílové skupiny používejte různé taktiky, včetně tiskových zpráv, rozhovorů pro média a kampaní v sociálních médiích.
Monitorujte a sledujte úspěšnost svých PR aktivit a tyto informace použijte k případné úpravě kalendáře a taktiky.
Buďte flexibilní a ochotní přizpůsobit se měnícím se okolnostem. Pokud se například objeví významná zpravodajská událost, která se týká vašeho oboru, může být nutné upravit kalendář tak, abyste se jí mohli věnovat.
Klíčem k úspěchu při tvorbě kalendáře vztahů s veřejností je celkově jasná strategie, koordinace s ostatními odděleními a flexibilita a přizpůsobivost.
Thomas Niemczewski, generální ředitel a zakladatel společnosti Dream Chasers
Jedním z nejdůležitějších tipů pro vytvoření úspěšného kalendáře public relations je začít plánovat s dostatečným předstihem. Plánování dopředu umožňuje podnikům využít dlouhodobé příležitosti a zajistit si dostatek času na přípravu akcí nebo kampaní.
Přestože je plánování dopředu důležité, je také důležité vytvořit si v kalendáři prostor pro flexibilitu. Bez ohledu na to, jak moc se plánuje kalendář vztahů s veřejností, mohou se objevit neočekávané události nebo příležitosti, které je třeba rychle řešit. Tím, že si firmy ponechají určitý prostor pro flexibilitu, mohou tyto příležitosti využít.
Dalším klíčem k úspěšnému kalendáři vztahů s veřejností je zahrnout do svých plánů více médií. Od televize a rozhlasu až po digitální a tištěné média – existuje více způsobů, jak dostat vaše sdělení k veřejnosti. Využití různých médií může pomoci zajistit, že vaše sdělení uslyší široká škála lidí.
Při vytváření kalendáře vztahů s veřejností je důležité využít všechny dostupné zdroje. Od interních zaměstnanců až po externí agentury a dodavatele, nezapomeňte do plánování a realizace zapojit všechny, kteří vám mohou pomoci. Využití vašich zdrojů může pomoci zajistit, že všechny kampaně nebo iniciativy budou úspěšné.
Nakonec je důležité sledovat svůj pokrok a pravidelně kontrolovat svůj kalendář. To může pomoci zajistit, že kampaně a iniciativy budou provedeny včas a podle svých nejlepších možností. Může také pomoci identifikovat případné oblasti, které je třeba zlepšit.
Jimmy Huh, Výkonný ředitel a zakladatel | JH SEO
Prvním tipem je plánovat dopředu. Dejte si dostatek času na řádné naplánování a provedení PR aktivit. Stanovte si časový plán, rozpočet a cíle pro každou aktivitu a vyčleňte si dostatek času na její úspěšné dokončení. Dalším krokem je být organizovaný. Sledujte své PR aktivity pomocí tabulky nebo kalendáře. To vám pomůže udržet si pořádek a vyhnout se případnému promeškání termínů nebo dvojímu objednání. Musíte být také flexibilní. I když PR obvykle vyžaduje hodně plánování, je důležité být v případě potřeby flexibilní. Pokud se objeví mediální příležitost nebo je třeba upravit časový plán, nebojte se upravit svůj kalendář public relations. Kromě toho se držte jednoduchosti. Držte se základů a zaměřte se na několik klíčových činností, o kterých víte, že je můžete úspěšně dokončit. A konečně je třeba měřit svůj úspěch. Nezapomeňte sledovat úspěšnost svých PR aktivit. To vám pomůže pochopit, co funguje a co je třeba zlepšit.
Bill Corbett, Jr., Corbett Public Relations Public
Využívejte kalendář PR jako nástroj pro přípravu nápadů na mediální prezentace. Média často využívají speciální dny, týdny a měsíce pro zvýšení povědomí, které jim pomáhají zaměřit se na určité téma nebo trend.
Kalendáře umožňují předvídat budoucnost. Každý rok víme, že média budou dělat články o černém pátku, což znamená, že chtějí mluvit s prodejci. Na kybernetické pondělí chtějí mluvit s firmami z oblasti elektronického obchodování a 15. dubna víme, že budou chtít mluvit s účetními s daňovými tipy last min.
Vědět, že média budou tématu věnovat pozornost, znamená, že i soutěž o získání reportáže bude náročnější. Díky kalendáři a upozorněním nastaveným s dostatečným předstihem lze nové seznamy médií, tiskové zprávy, data a pitches sepsat s dostatečným předstihem a porazit tak konkurenci. Je také důležité vědět, že média mohou být natolik zahlcena pitchi, že není vhodná doba je kontaktovat, raději se otočte a v některý z těchto dnů se vyhněte pitchi na dané téma. Například Giving Tuesday se těší velké pozornosti a mnoho charitativních organizací se snaží v tento den získat finanční prostředky a zajistit si publicitu. O pozornost usiluje tolik lidí, že jich je více zklamaných než těch, kteří se o své poselství podělí.
Každý měsíc v roce vypracujte téma, kdy bude v centru pozornosti určité téma nebo předmět. Tato témata mohou souviset se svátky a týdny osvěty, ale obecně umožňují věnovat pozornost určitému tématu a odbornosti nebo znalostem firmy v této oblasti.
Zajistěte si redakční kalendáře klíčových publikací a překryjte je s kalendářem PR.
Kalendáře jsou skvělé a velmi užitečné. Nenechte se však omezit na práci pouze na položky, které jsou v kalendáři. Použijte toto plánování jako základ a podklad pro PR úsilí. Nevynechávejte však aktuální zprávy a další příležitosti, které se naskýtají každý týden. Ponechte si v kalendáři čas na řešení aktuálních témat, pokud je to potřeba. Mít kalendář vám vygeneruje práci, měl by také umožňovat flexibilitu.
Nepřeplňujte svůj kalendář. Pomocí PR kalendáře si rozvrhněte práci na celý rok.
David W. Craig, řídící a zakládající partner společnosti Craig, Kelley & Faultless LLC
Kalendář pro styk s veřejností začínáme vytvářet tak, že do něj nejprve zapíšeme svátky a zvláštní příležitosti, které nelze změnit ani nahradit, abychom podle těchto dnů mohli sestavit náš plán. Tyto konkrétní dny nám poskytnou výchozí bod, který můžeme použít k vytvoření působivého a efektivního PR kalendáře.
Tyto dny zahrnují důležité svátky, jako jsou Vánoce, Nový rok, Den díkůvzdání a další.
Pak kalendář doplníme o speciální příležitosti, které se nám vejdou do redakčního kalendáře, jako je měsíc hrdosti, měsíc černošské historie a další.
Tyto svátky a zvláštní příležitosti nám poskytují výchozí bod a mohou nám pomoci při vymýšlení nápadů pro naše PR kampaně.
Poté začneme vyplňovat zbytek roku a vytvoříme si rovnoměrně rozložený, strategicky naplánovaný PR kalendář, abychom měli jistotu, že se v průběhu roku budeme rozhodovat co nejlépe a budeme mít dostatek času na řádné naplánování jednotlivých kroků.
Takto vytváříme náš PR kalendář každý rok a v současné době začínáme plánovat rok 2023. Tento jednoduchý první krok nám umožňuje začít správnou nohou a je pro nás efektivní
Simon Bacher, spoluzakladatel start-upu Simya Solutions, tvůrce aplikace Ling
Vyplňte klíčové údaje o PR
Většina PR kalendářů obsahuje pouze název nebo velmi stručný popis PR aktivity či projektu. Vzhledem k tomu, že PR kalendáře jsou obvykle umístěny v tabulkách aplikace Excel nebo v jiných digitálních vizuálních prezentacích, doporučuji klíčové detaily vystřihnout, abyste ušetřili čas a námahu při přecházení mezi kalendářem a plány PR projektů. Všichni v PR, marketingu a dalších souvisejících týmech mají ke kalendáři rychlý přístup bez tolika doplňujících otázek, protože detaily jsou již zakresleny.
Mika Tomada, a PR specialista na Pearl Lemon PR
Znát a zvyknout si na nástroj kalendář který používáte, je jeden z tipů, který vám velmi doporučuji. Pomůže vám to usnadnit další procesy, a pokud budete mít dostatečné znalosti o používaném nástroji, vaše šance na efektivní a kreativní výsledek jsou vysoké.
Dále je velmi přínosné analyzovat trh a generovat PR nápady společně s týmem, abyste mohli určit nejúspěšnější strategie. Podobně jako při generování nápadů na obsah, i při tomto brainstormingu vznikají koncepty.
Třídění nápadů do několika kategorií vám pomůže udržet si pořádek a zkrátit čas při přemýšlení.
Carla Diaz, spoluzakladatelka společnosti Broadband
PR kalendáře jsou skvělým způsobem, jak si stanovit jasné cíle na určité období. Místo toho, abyste se jen tak plácali – což vám pravděpodobně přinese průměrné výsledky – vám využití PR kalendáře pomůže identifikovat hlavní potřeby zákazníků v průběhu celého roku a efektivněji vytvářet obsah a řídit vztahy s veřejností. Všem, kteří plánují vytvořit PR kalendář, radím, aby svůj obsah přizpůsobili svým cílům na daný rok. I když můžete jednoduše vytvářet různý obsah, který bude vycházet a řídit vaše PR, je lepší mít jasný cíl pro různé časové body. To vám pomůže vytvořit obecné téma pro vaši PR strategii v průběhu celého roku, a tím poskytnout vašemu publiku konzistentnější zkušenost s vaší firmou. Konzistence může mít velký vliv na to, jakým způsobem chtějí vaši zákazníci komunikovat s vaší značkou, takže je to skvělý způsob, jak zvýšit konverze a řídit vaše podnikání a pověst.
Slova na závěr
Kalendář PR zmírní napětí a zahlcení při žonglování s více projekty ve více krocích. Pouze při jeho použití však dosáhnete svých PR cílů a naplánované úkoly splníte včas v plném rozsahu. Pokud kalendář ještě nemáte, je načase začít ho vytvářet a představit ho svému týmu hned teď.
Přečtěte si více:
