Tipy na písanie tlačovej správy k podujatiu – čo robiť, aby médiá písali o vašom podujatí

Prvá tlačová správa v histórii bola vydaná pred niečo vyše sto rokmi v USA. Aj keď nám dnes Facebook a Twitter často nahrádzajú spravodajské publikácie, tlač stále významne ovplyvňuje spoločnosť. A tlačové správy pre podujatia zostávajú najlepším spôsobom, ako sprostredkovať správy médiám a získať prístup k veľkému publiku.

Čo je tlačová správa pre podujatie?

tlačová správa k podujatiu má novinárom stručne a jasne vysvetliť, prečo sa musia zúčastniť na podujatí. Odpoveď na otázku: „Prečo by som sem mal prísť?“ Správa obsahuje aj informácie o podujatí, čase, mieste konania, cestovnom poriadku a kontakty na PR experta alebo inú zodpovednú osobu.

Tri piliere, na ktorých stojí každá tlačová správa, sú novosť, relevantnosť a informatívnosť. Ak chcete uverejniť tlačovú správu na našej webovej stránke, musíte vyplniť formulár kliknutím na odkaz:

Hlavné súčasti tlačovej správy k podujatiu

Keď píšete tlačovú správu o podujatí, sem-tam pridáte ďalšie informácie alebo niektoré časti zdôrazníte. Napriek tomu vám odporúčame dodržiavať štandardný formát šablóny tlačovej správy o podujatí:

1. Titul je prvá vec, ktorú každá osoba uvidí vo vašej tlačovej správe. Musí byť pútavý, aby prilákal viac pozornosti a jasne vysvetľoval, o čom sa bude hovoriť. Mala by obsahovať informatívny dôvod, ako aj názov udalosti, o ktorej sa bude v texte hovoriť.
2. Lead je informačný základ textu. V tejto časti by ste mali v niekoľkých vetách vysvetliť hlavnú myšlienku udalosti. Odhaľuje látku v jednej alebo dvoch vetách a stručne odpovedá na otázku: „O čom je táto tlačová správa?“
3. Telo textu alebo väčšia časť tlačovej správy odhaľuje všetky podrobnosti informačného sprievodcu. Môžu sa v nej už nachádzať čísla, fakty, štatistiky a ďalšie zaujímavé podrobnosti. Nezabudnite, že najdôležitejšie informácie by mali byť oznámené v prvom odseku.
4. Citujem. Komentár alebo odborný názor je ozdobou vášho textu a skvelým nástrojom na oživenie a spestrenie materiálu. A keď je to potrebné, citát umožňuje vyzdvihnúť tvorcu správy, venovať pozornosť kľúčovej osobnosti spojenej s udalosťou.
5. Informačná pomôcka. Stručné a jasné informácie opisujúce udalosť. Môžete uviesť históriu a hlavné úspechy značky, ako aj prvky identity, napríklad logo.
6. Vizuálne obrázky a odkazy. Pridajte médiá súvisiace s udalosťou. Môže to byť fotoreportáž alebo jej plagát, infografika, bannery, propagačné fotografie a iné.
7. Kontakt na médiá / kontaktná osoba pre tlač. Je potrebné vyplniť kontakty na zástupcu podujatia alebo organizátora, od ktorého môžete získať ďalšie informácie alebo materiály na zverejnenie. Tu môžete pridať odkazy na internetové zdroje spoločnosti: webové stránky, pristátie a sociálne siete.

Príklad tlačovej správy k podujatiu

Majte na pamäti, že pokiaľ ide o tlačovú správu k podujatiu, musíte vytvoriť informatívny dokument. Zástupcovia médií sa musia rýchlo dozvedieť niekoľko vecí: čo sa stalo, prečo sa to stalo, kde sa to stalo a aké sú výsledky udalosti. Alebo čas, kedy sa udalosť uskutoční.

A skúste napísať všetky časti tlačovej správy s oznámením o podujatí (od názvu až po kontakty) jednoduchým spôsobom.

Na čo sa používajú tlačové správy?

Tu sú 4 hlavné úlohy, ktoré tlačové správy dobre plnia:

Povedia o novinkách širokému publiku a zvýšia znalosť značky. Príbeh vyrozprávaný médiami vzbudzuje záujem a dôveru širokého publika. Tlačové publikácie pomáhajú prilákať väčšiu pozornosť, vyvolať rozruch vo verejnosti a zvýšiť známosť značky.

Vybudujte si udržateľný a úspešný vzťah s médiami. Novinári hľadajú novinky a „chutné“ príbehy. Preto je rozosielanie tlačových správ obojstranne výhodnou záležitosťou. Ak pomôžete novinárom nájsť slušné informácie, budete môcť vybudovať úspešnú spoluprácu s mediálnymi partnermi.

Kontrola imidžu a vnímania produktu vašej značky. Tlačová správa nie je len príbehom o vašej značke; je to aj príležitosť formovať jej imidž a kontrolovať vnímanie vašej značky publikom. Odoslanie tlačovej správy je spôsob, ako ochrániť produkt, udalosť alebo pozíciu pred akoukoľvek nesprávnou interpretáciou.

Prilákajte zákazníkov a zvýšte predaj. Nová línia oblečenia, jedinečná akcia leteckej spoločnosti alebo spustenie vzdelávacieho projektu – to všetko si vyžaduje reklamu a značku, aby ste prilákali zákazníkov.

Tlačové správy pomáhajú zvládnuť tieto úlohy. Všimnite si, že texty s priamou reklamou sa často neberú do úvahy v redakciách publikácií, ale posielajú sa oddeleniu reklamy a marketingu.

Pravidlá písania tlačových správ o podujatiach

Existujú jednoduché pravidlá písania tlačovej správy, podľa ktorých sa výrazne zvyšuje pravdepodobnosť, že váš list nepôjde okamžite do Spamu.

Prvý odsek je krátky čo do objemu a má najviac vyplneného obsahu. Odpovedá na otázky a poskytuje kľúčové informácie:

• aký je názov podujatia, v akom formáte sa koná a z čoho bude pozostávať;
• dátum, adresa a čas konania podujatia;
• názvy alebo skutočnosti, ktoré zaručene upútajú pozornosť.

Máte niekoľko sekúnd na to, aby si redaktor pozrel prvé riadky vašej správy a rozhodol sa, či ju bude čítať ďalej. Nehovorte o jedinečnosti, nevídanom a kultovom, uveďte fakty. Verte mi: pre vašich príjemcov je rovnako dôležité zverejňovať zaujímavé, relevantné a užitočné oznámenia, ako ich môžete vidieť zverejnené. Ale neskrývajte podstatu pod haldou rušivých informácií a nepodstatných detailov, pretože redaktor má obrovský prietok. Pomôžte mu v prvom odseku pochopiť, že vaša udalosť je hodná jeho pozornosti.

V druhom odseku už podrobnejšie odhalíte obsah podujatia, poviete, koľko ľudí očakávate a kto sú títo ľudia a v čom spočíva jedinečnosť podujatia. Aký bude program a aké detaily sú najzaujímavejšie?

Jeden odsek môžete venovať spätnej väzbe mienkotvornej osoby na organizátorov alebo podujatie. Samozrejme, táto recenzia nemôže byť sfalšovaná, ani by ste nemali citovať tých, ktorí nie sú rozpoznateľnými osobnosťami. Lepšie je tlačovú správu skrátiť, ako ju naplniť vodou alebo nepravdivými informáciami.

V poslednom odseku tlačovej správy sa uvádza adresa webovej stránky podujatia, kontaktné údaje osoby, ktorá sa v projekte podieľa na PR a interakcii s médiami, telefón, e-mail a odkazy na sociálne siete podujatia.

Výsledkom by mal byť text, ktorý zaberá maximálne jednu stranu, v ktorom sa informácie neopakujú, sú logicky a dôsledne štruktúrované, nie je v ňom jediná chyba a nie sú v ňom vynechané alebo skreslené špecifiká.

Hlavné nuansy sú:

• tlačová správa musí byť napísaná v textovom formáte. Nemusíte ju robiť v pdf, ktoré niekto neotvorí, niekto nenačíta a niekto z neho nič neskopíruje. Urobte cestu od prečítania k zverejneniu čo najkratšiu a pre adresáta čo najpohodlnejšiu;
• je lepšie nenazývať list „čelom“ – „Tlačová správa z konferencie o písaní tlačových správ“. Každý redaktor týchto takmer rovnakých listov má denne stovky. Nepíšte úradnícky, ale živý, ľudský nadpis, ktorý by upútal pozornosť;
• když posielate list redakcii, tak po pozdrave skopírujte do tela listu prvý odsek, ktorý obsahuje koncentrát informácií o vašom podujatí, potom napíšte, že s podrobnosťami sa môžete oboznámiť kliknutím na odkaz (a uveďte odkaz na GoogleDocs, kam ste text obozretne skopírovali) alebo v priloženom súbore (priložený dokument Word). V podpise musia byť uvedené všetky vaše kontakty;
• okrem textu tlačovej správy by mala príloha obsahovať 2-4 fotografie z minulých alebo podobných podujatí, ktoré ste organizovali, alebo fotografie z internetu, ktoré sa vám zdajú najvhodnejšie, prípadne plagát podujatí. Niekedy, ak nie sú k dispozícii žiadne fotografie, môžu redaktori k vášmu oznámeniu pripojiť niečo, čo vôbec neodráža vaše očakávania.

Príprava a distribúcia

Pred odoslaním tlačovej správy na zverejnenie postupujte podľa týchto krokov:

1. Vyhnite sa ťažko čitateľným vetám s čiastočnými a zapojenými obratmi, vetným členom, špeciálnym slovným spojeniam, skratkám, okrem všeobecne známych. Píšte zrozumiteľným a živým jazykom.
2. Vyhnite sa hodnotiacim úsudkom.
3. Snažte sa nepoužívať spájacie slová, ktoré sú vnímané ako úradník: „v dôsledku toho“, „teda“, „následne“
.
4. Kontrola pravopisu a interpunkcie.
5. Snažte sa tlačovú správu vtesnať na jednu, maximálne dve strany.
6. Vypracujte krátke oznámenie o tlačovej správe a umiestnite ho do tela listu, zvýši sa tým šanca, že si ho novinár prečíta. Keďže je v tme, často stačí čas na otvorenie súboru s tlačovou správou, preto je dôležité zachytiť podstatu okamžite, zo samotného tela listu.
7. Formulujte stručne predmet listu.

Dúfam, že ste našli odpoveď na otázku „ako napísať tlačovú správu k podujatiu“. Tlačové správy sú dnes pomerne aktuálne. Dobrú tlačovú správu však môže napísať nielen profesionál. Tej podlieha každý človek, ktorý má dostatočnú gramotnosť a rozumie aj štruktúre a nuansám tohto žánru.

Ako robiť public relations pre malé podniky

Prečítajte si viac:

• Príklad tlačovej správy k podujatiu na stiahnutie
• Šablóna tlačovej správy pre kapelu
• Šablóna tlačovej správy o darovaní

Uložiť na Pinterest

Túto stránku si môžete uložiť na svoju nástenku Pinterest na neskôr.