Συμβουλές για τη σύνταξη ενός δελτίου τύπου για την εκδήλωση – Τι πρέπει να κάνετε για να κάνετε τα μέσα ενημέρωσης να γράψουν για την εκδήλωσή σας

Το πρώτο δελτίο τύπου στην ιστορία κυκλοφόρησε πριν από λίγο περισσότερο από έναν αιώνα στις ΗΠΑ. Παρόλο που σήμερα το Facebook και το Twitter μας αντικαθιστούν συχνά με τις ειδησεογραφικές εκδόσεις, ο Τύπος εξακολουθεί να επηρεάζει σημαντικά την κοινωνία. Και τα δημοσιεύματα τύπου για εκδηλώσεις παραμένουν ο καλύτερος τρόπος για να μεταφέρετε μηνύματα στα μέσα ενημέρωσης και να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα μεγάλο κοινό.

Τι είναι ένα δελτίο τύπου για την εκδήλωση;

Το Δελτίο Τύπου για την εκδήλωση έχει σκοπό να εξηγήσει εν συντομία και με σαφήνεια στους δημοσιογράφους γιατί πρέπει να παρευρεθούν στην εκδήλωση. “Γιατί να έρθω εδώ;” Το δελτίο περιέχει επίσης πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση, την ώρα, τον τόπο διεξαγωγής, το πρόγραμμα μετακίνησης και τις επαφές ενός ειδικού δημοσίων σχέσεων ή άλλου υπεύθυνου.

Οι τρεις πυλώνες πάνω στους οποίους στηρίζεται κάθε δελτίο τύπου είναι η καινοτομία, η συνάφεια και η πληροφοριακότητα. Για να δημοσιεύσετε ένα δελτίο τύπου στην ιστοσελίδα μας, θα πρέπει να συμπληρώσετε τη φόρμα κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο:

Κύρια συστατικά του δελτίου τύπου της εκδήλωσης

Όταν γράφετε ένα δελτίο τύπου εκδήλωσης, θα προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες εδώ και εκεί ή θα δώσετε έμφαση σε ορισμένα σημεία. Ωστόσο, σας συνιστούμε να ακολουθήσετε μια τυποποιημένη μορφή προτύπου προτύπου δελτίου τύπου εκδήλωσης:

1. Τίτλος είναι το πρώτο πράγμα που θα δει κάποιος στο δελτίο τύπου σας. Πρέπει να είναι εντυπωσιακός, προκειμένου να προσελκύσει περισσότερη προσοχή και να εξηγεί με σαφήνεια για τι θα μιλήσει. Θα πρέπει να περιλαμβάνει έναν κατατοπιστικό λόγο, καθώς και το όνομα του γεγονότος που θα συζητηθεί στο κείμενο.
2. Ο τίτλος είναι η πληροφοριακή βάση του κειμένου. Θα πρέπει να εξηγήσετε με λίγες προτάσεις την κύρια ιδέα ενός γεγονότος σε αυτό το τμήμα. Αποκαλύπτει το υλικό σε μία ή δύο προτάσεις, απαντώντας εν συντομία στην ερώτηση: “Περί τίνος πρόκειται σε αυτό το δελτίο τύπου;”
3. Το σώμα του κειμένου ή ο κύριος όγκος του δελτίου τύπου αποκαλύπτει όλες τις λεπτομέρειες του οδηγού πληροφοριών. Μπορεί να υπάρχουν ήδη αριθμοί, γεγονότα, στατιστικές και άλλες ενδιαφέρουσες λεπτομέρειες. Να θυμάστε ότι οι πιο σημαντικές πληροφορίες πρέπει να κοινοποιούνται στην πρώτη παράγραφο.
4. Απόσπασμα. Ένα σχόλιο ή μια γνώμη ειδικού αποτελεί διακοσμητικό στοιχείο του κειμένου σας και ένα εξαιρετικό εργαλείο για να κάνετε το υλικό πιο φωτεινό και ζωντανό. Και όταν είναι απαραίτητο, το απόσπασμα καθιστά δυνατή την ανάδειξη του ειδησεογράφου, δίνει προσοχή στο πρόσωπο-κλειδί που σχετίζεται με το γεγονός.
5. Βοήθεια πληροφοριών. Σύντομες και σαφείς πληροφορίες που περιγράφουν το γεγονός. Μπορείτε να συμπεριλάβετε την ιστορία και τα κύρια επιτεύγματα της μάρκας, καθώς και στοιχεία της ταυτότητας, για παράδειγμα το λογότυπο.
6. Εικονικές εικόνες και σύνδεσμοι. Προσθέστε μέσα που σχετίζονται με την εκδήλωση. Μπορεί να είναι μια φωτογραφική έκθεση ή η αφίσα της, infographics, banners, promo φωτογραφίες και άλλα.
7. Επικεφαλής επικοινωνίας με τα μέσα ενημέρωσης / υπεύθυνος επικοινωνίας με τον Τύπο. Πρέπει να συμπληρώσετε τις επαφές του εκπροσώπου ή του διοργανωτή της εκδήλωσης από τον οποίο μπορείτε να λάβετε πρόσθετες πληροφορίες ή υλικό για δημοσίευση. Εδώ μπορείτε να προσθέσετε συνδέσμους προς τους διαδικτυακούς πόρους της εταιρείας: ιστοσελίδα, προορισμός και κοινωνικά δίκτυα.

Παράδειγμα δελτίου τύπου για εκδήλωση

Έχετε κατά νου ότι όταν πρόκειται για ένα δελτίο τύπου εκδήλωσης πρέπει να δημιουργήσετε ένα ενημερωτικό έγγραφο. Οι εκπρόσωποι των μέσων ενημέρωσης πρέπει να μάθουν γρήγορα μερικά πράγματα: τι συνέβη, γιατί συνέβη, πού συνέβη και ποια είναι τα αποτελέσματα της εκδήλωσης. Ή την ώρα που θα συμβεί ένα γεγονός.

Και προσπαθήστε να γράψετε όλα τα μέρη ενός δελτίου τύπου ανακοίνωσης εκδήλωσης (από τον τίτλο μέχρι τις επαφές) με απλό τρόπο.

Για ποιο λόγο χρησιμοποιούνται τα Δελτία Τύπου;

Ακολουθούν 4 κύριες εργασίες που τα δελτία τύπου κάνουν καλά:

Μιλούν για την είδηση σε ένα ευρύ κοινό και αυξάνουν την γνωριμότητα της μάρκας. Η ιστορία που αφηγούνται τα μέσα ενημέρωσης προκαλεί το ενδιαφέρον και την εμπιστοσύνη ενός ευρέος κοινού. Οι δημοσιεύσεις στον Τύπο συμβάλλουν στην προσέλκυση μεγαλύτερης προσοχής, προκαλούν δημόσια κατακραυγή και αυξάνουν την αναγνωρισιμότητα της μάρκας.

Χτίστε μια βιώσιμη και επιτυχημένη σχέση με τα μέσα μαζικής ενημέρωσης. Οι δημοσιογράφοι αναζητούν ειδήσεις και “νόστιμες” ιστορίες. Ως εκ τούτου, η αποστολή δελτίων τύπου είναι μια αμοιβαία επωφελής υπόθεση. Βοηθώντας τον Τύπο να βρει αξιοπρεπείς πληροφορίες, θα μπορέσετε να οικοδομήσετε μια επιτυχημένη συνεργασία με τους συνεργάτες των μέσων ενημέρωσης.

Ελέγξτε την εικόνα και την αντίληψη του προϊόντος της μάρκας σας. Ένα δελτίο τύπου δεν είναι μόνο μια ιστορία για την μάρκα σας- είναι επίσης μια ευκαιρία να διαμορφώσετε την εικόνα της και να ελέγξετε την αντίληψη του κοινού για την μάρκα σας. Η αποστολή ενός δελτίου τύπου είναι ένας τρόπος προστασίας του προϊόντος, της εκδήλωσης ή της θέσης από οποιαδήποτε παρερμηνεία.

Προσελκύστε πελάτες και αυξήστε τις πωλήσεις. Μια νέα σειρά ρούχων, μια μοναδική αεροπορική προώθηση ή η έναρξη ενός εκπαιδευτικού προγράμματος απαιτούν διαφήμιση και branding για να προσελκύσουν πελάτες.

Τα δελτία τύπου βοηθούν στην αντιμετώπιση αυτών των καθηκόντων. Σημειώστε ότι τα κείμενα με άμεση διαφήμιση συχνά δεν εξετάζονται από τα συντακτικά τμήματα των εκδόσεων, αλλά αποστέλλονται στο τμήμα διαφήμισης και μάρκετινγκ.

Κανόνες σύνταξης δελτίων τύπου για εκδηλώσεις

Υπάρχουν απλοί κανόνες για τη συγγραφή ενός δελτίου τύπου, βάσει των οποίων αυξάνεται κατά πολύ η πιθανότητα να μην πάει η επιστολή σας αμέσως στο Spam.

Η πρώτη παράγραφος είναι μικρή σε όγκο και έχει το πιο γεμάτο περιεχόμενο. Απαντά σε ερωτήματα και παρέχει βασικές πληροφορίες:

• ποιο είναι το όνομα της εκδήλωσης, σε ποια μορφή πραγματοποιείται και από τι θα αποτελείται;
• η ημερομηνία, η διεύθυνση και η ώρα της εκδήλωσης;
• όνομα ή γεγονότα που εγγυώνται ότι θα τραβήξουν την προσοχή.

Έχετε λίγα δευτερόλεπτα στη διάθεσή σας για να δει ο συντάκτης τις πρώτες γραμμές της ανακοίνωσής σας και να αποφασίσει αν θα τη διαβάσει περαιτέρω. Μην μιλάτε για μοναδικότητα, πρωτοφανή και λατρεία, δώστε τα γεγονότα. Πιστέψτε με: είναι εξίσου σημαντικό για τους παραλήπτες σας να δημοσιεύουν ενδιαφέρουσες, σχετικές και χρήσιμες ανακοινώσεις όσο μπορείτε να τις βλέπετε δημοσιευμένες. Αλλά μην κρύβετε την ουσία κάτω από το σωρό των αποσπασματικών πληροφοριών και των άσχετων λεπτομερειών, επειδή ο συντάκτης έχει τεράστια ροή. Βοηθήστε τον από την πρώτη παράγραφο να καταλάβει ότι η εκδήλωσή σας αξίζει την προσοχή του.

Στη δεύτερη παράγραφο, αποκαλύπτετε ήδη το περιεχόμενο της εκδήλωσης με περισσότερες λεπτομέρειες, λέτε πόσα άτομα περιμένετε και ποιοι είναι αυτοί οι άνθρωποι και ποια είναι η μοναδικότητα της εκδήλωσης. Ποιο θα είναι το πρόγραμμα και ποιες λεπτομέρειες είναι οι πιο ενδιαφέρουσες;

Μπορείτε να αφιερώσετε μία παράγραφο στα σχόλια του opinion leader για τους διοργανωτές ή την εκδήλωση. Φυσικά, αυτή η κριτική δεν μπορεί να είναι πλαστή, ούτε θα πρέπει να παραθέτετε όσους δεν είναι αναγνωρίσιμες προσωπικότητες. Είναι προτιμότερο να κάνετε το δελτίο τύπου πιο σύντομο παρά να το γεμίσετε με νερό ή ψευδείς πληροφορίες.

Στην τελευταία παράγραφο του δελτίου τύπου αναγράφονται η διεύθυνση του δικτυακού τόπου της εκδήλωσης, τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που ασχολείται με τις δημόσιες σχέσεις και την αλληλεπίδραση με τα μέσα ενημέρωσης στο έργο, το τηλέφωνο, το e-mail και οι σύνδεσμοι στα κοινωνικά δίκτυα της εκδήλωσης.

Αποτέλεσμα, θα πρέπει να έχετε ένα κείμενο που δεν θα καταλαμβάνει περισσότερο από μία σελίδα, στο οποίο οι πληροφορίες δεν θα επαναλαμβάνονται, θα είναι λογικά και με συνέπεια δομημένες, δεν θα υπάρχει ούτε ένα λάθος και οι ιδιαιτερότητες δεν θα παραλείπονται ή θα διαστρεβλώνονται.

Οι κύριες αποχρώσεις είναι:

• Ένα δελτίο τύπου πρέπει να είναι γραμμένο σε μορφή κειμένου. Δεν χρειάζεται να το κάνετε σε pdf, το οποίο κάποιος δεν θα ανοίξει, κάποιος δεν θα φορτώσει και κάποιος από αυτό δεν θα αντιγράψει τίποτα. Κάντε τη διαδρομή από την ανάγνωση στη δημοσίευση όσο το δυνατόν πιο σύντομη και βολική για τον παραλήπτη;
• είναι προτιμότερο να μην αποκαλείτε την επιστολή “μέτωπο” – “Δελτίο Τύπου του συνεδρίου για τη σύνταξη δελτίων τύπου”. Κάθε συντάκτης αυτών των σχεδόν πανομοιότυπων επιστολών έχει εκατοντάδες κάθε μέρα. Γράψτε όχι ένα γραφικό, αλλά ένα ζωντανό, ανθρώπινο πρωτοσέλιδο που θα τραβήξει την προσοχή σας;
• όταν στέλνετε μια επιστολή στον συντάκτη, τότε μετά τον χαιρετισμό, αντιγράφετε την πρώτη παράγραφο στο σώμα της επιστολής, η οποία περιέχει ένα συμπύκνωμα πληροφοριών για την εκδήλωσή σας, και στη συνέχεια γράφετε ότι μπορείτε να εξοικειωθείτε με τις λεπτομέρειες κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο (και δώστε έναν σύνδεσμο στο GoogleDocs όπου με σύνεση αντιγράψατε το κείμενο) ή στο συνημμένο αρχείο (συνημμένο έγγραφο Word). Όλες οι επαφές σας πρέπει να βρίσκονται στην υπογραφή;
• εκτός από το κείμενο του δελτίου τύπου, το συνημμένο αρχείο θα πρέπει να περιέχει 2-4 φωτογραφίες από προηγούμενες ή παρόμοιες εκδηλώσεις που έχετε πραγματοποιήσει, ή φωτογραφίες από το διαδίκτυο που σας φαίνονται πιο κατάλληλες, ή μια αφίσα εκδηλώσεων. Μερικές φορές, αν δεν υπάρχουν φωτογραφίες, οι συντάκτες μπορούν να επισυνάψουν στην ανακοίνωσή σας κάτι που δεν ανταποκρίνεται καθόλου στις προσδοκίες σας.

Προετοιμασία και διανομή

Πριν στείλετε ένα δελτίο τύπου για δημοσίευση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Αποφύγετε δυσανάγνωστες προτάσεις με μερικές και εμπλεκόμενες στροφές, βιτριολικές φράσεις, ειδικό λεξιλόγιο, συντομογραφίες, εκτός από τις κοινώς γνωστές. Γράψτε σε μια κατανοητή και ζωντανή γλώσσα.
2. Αποφύγετε τις αξιολογικές κρίσεις.
3. Προσπαθήστε να μην χρησιμοποιείτε λέξεις σύνδεσης, οι οποίες γίνονται αντιληπτές ως υπάλληλος: “ως αποτέλεσμα”, “έτσι”, “στη συνέχεια”.”
4. Ελέγξτε την ορθογραφία και τη στίξη.
5. Προσπαθήστε να χωρέσετε το δελτίο τύπου σε μία, το πολύ δύο σελίδες.
6. Κάντε μια σύντομη ανακοίνωση του δελτίου τύπου και τοποθετήστε την στο σώμα της επιστολής, αυτό θα αυξήσει τις πιθανότητες να το διαβάσει ένας δημοσιογράφος. Όντας στο σκοτάδι, είναι συχνά απλά καιρός να ανοίξει ένας φάκελος με ένα δελτίο τύπου, γι’ αυτό είναι σημαντικό να πιάσετε την ουσία αμέσως, από το ίδιο το σώμα της επιστολής.
7. Διατυπώστε συνοπτικά το θέμα της επιστολής.

Ελπίζω, ότι βρήκατε την απάντηση στο ερώτημα “πώς να γράψετε ένα δελτίο τύπου για μια εκδήλωση”. Τα δελτία τύπου σήμερα είναι αρκετά σημαντικά. Ωστόσο, όχι μόνο ένας επαγγελματίας μπορεί να γράψει ένα καλό δελτίο τύπου. Αυτό υπόκειται σε κάθε άτομο που έχει επαρκή μόρφωση και επίσης κατανοεί τη δομή και τις αποχρώσεις αυτού του είδους.

Πώς να κάνετε δημόσιες σχέσεις για μικρές επιχειρήσεις

Διαβάστε περισσότερα:

• Κατεβάστε το παράδειγμα δελτίου τύπου εκδήλωσης
• Πρότυπο δελτίου τύπου εκδήλωσης
• Πρότυπο δελτίου τύπου για δωρεές

Αποθήκευση στο Pinterest

Μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτή τη σελίδα στον πίνακα του Pinterest για αργότερα.