Λεπτομερής οδηγός για το πώς να δημιουργήσετε ένα τέλειο Press Kit

Ένας επαγγελματίας δημοσίων σχέσεων πρέπει να χρησιμοποιεί κάθε δυνατό μέσο για να επιτύχει μέγιστη κάλυψη. Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να παρουσιάσετε την επωνυμία ή την επιχείρησή σας στους δημοσιογράφους είναι η χρήση ενός press kit. Θα σας βοηθήσει να παρουσιάσετε τις πιο ακριβείς πληροφορίες για την επιχείρησή σας και να προσελκύσετε νέους πελάτες. Θα μάθουμε τι είναι ένα press kit, θα δούμε σπουδαία παραδείγματα και θα λάβουμε έναν λεπτομερή οδηγό για το τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο press kit σας.

Τι ακριβώς είναι ένα press kit;

Για να γίνουμε πιο συγκεκριμένοι, ένα “press kit” είναι μια συλλογή πληροφοριών σχετικά με την εταιρεία σας, τις οποίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εκπρόσωποι των μέσων ενημέρωσης όταν καλύπτουν την επωνυμία σας σε ειδησεογραφικά πρακτορεία. Ένα σύγχρονο ηλεκτρονικό press kit διατίθεται σε πολλά διαφορετικά μεγέθη και σχήματα, συμπεριλαμβανομένων αρχείων PDF και φακέλων, τα οποία είναι πολύ βολικά για κοινή χρήση στον εταιρικό ιστότοπο, το ιστολόγιο ή την αίθουσα σύνταξης χρησιμοποιώντας διαδικτυακές υπηρεσίες όπως το WeTransfer ή το Dropbox. Εναλλακτικά, το press kit ενός μουσικού μπορεί να παρουσιαστεί ως έντυπο υλικό τύπου για μεγαλύτερη προβολή.

Πριν από πολύ καιρό, κάθε ειδικός σε θέματα δημοσίων σχέσεων γνώριζε τη διαφορά μεταξύ ενός press kit και ενός media kit. Τα media kits συνήθιζαν να μοιάζουν με μόνιμα αρχεία που εξελίσσονταν με την πάροδο του χρόνου. Τα press kits χρησιμοποιούνταν για να περιέχουν έγκαιρες πληροφορίες, οι οποίες χρησιμοποιούνταν κυρίως για κοινωνικές εκδηλώσεις, εταιρικές ενημερώσεις ή εκστρατείες προώθησης νέων προϊόντων ή υπηρεσιών. Στις μέρες μας, είτε τα media kit είτε τα press kit μπορούν να προβληθούν στο διαδίκτυο και η διαφορά μεταξύ τους σχεδόν δεν υφίσταται.

Κύρια οφέλη από τη φύλαξη του υλικού Τύπου σε media kit

Είναι λογικό να διατηρείτε υλικό τύπου στο διαδίκτυο; Η απάντηση είναι ναι. Πρέπει να κάνετε ό,τι είναι δυνατόν για να αυξήσετε τις πιθανότητες να λάβετε κάλυψη από τα μέσα ενημέρωσης. Παρακάτω, θα βρείτε τα κύρια πλεονεκτήματα της διατήρησης του εταιρικού σας υλικού τύπου σε media kits:

• Από τη στιγμή που θα έχετε το εταιρικό σας press kit, θα χρησιμεύσει ως σημείο αναφοράς για την επικοινωνία με τα μέσα ενημέρωσης σχετικά με την επωνυμία σας. Είναι αποτελεσματικό για τη διατήρηση της ευθυγράμμισης ως προς τα βασικά μηνύματα. Δεν θα βρείτε καλύτερο τρόπο για να παρέχετε κρίσιμες πληροφορίες για την επωνυμία σας και να τις παρουσιάζετε με απόλυτα εύπεπτο τρόπο για τους εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης και το κοινό-στόχο σας. Κανείς δεν λέει ότι ένα press kit μπορεί να αντικαταστήσει τα τέλεια προσαρμοσμένα pitches προς τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, αλλά είναι ένα εξαιρετικό συμπλήρωμα.

• Όταν μια μάρκα διαθέτει ένα επαγγελματικά φτιαγμένο press kit, είναι πολύ πιο εύκολο να κρατήσει την αφήγηση υπό έλεγχο. Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την παρακολούθηση των τοποθετήσεων και τη διατήρηση της επίγνωσης του τι βγαίνει προς τα έξω.

• Ένα press kit αποδεικνύει στα μέσα ενημέρωσης ότι η εταιρεία σας είναι μια σοβαρή και καλά οργανωμένη δομή. Ασχολούμενοι με τέτοιους ειδικούς, οι δημοσιογράφοι δεν σπαταλούν το χρόνο τους ή την προσοχή του κοινού-στόχου τους σε τίποτα.

Τα press kits δεν είναι προφανή για όλους τους επαγγελματίες δημοσιογράφους και δημοσιογράφους των μέσων ενημέρωσης. Έχοντας πρόσβαση στα κυριότερα στοιχεία, τις κριτικές, τα βραβεία και τις μαρτυρίες της εταιρείας, μπορείτε εύκολα να οικοδομήσετε εμπιστοσύνη μεταξύ των δυνητικών πελατών, των συναδέλφων, των επενδυτών, των κοινωνικών μέσων επιρροής και των επιχειρηματικών εταίρων. Γνωρίζοντας όλα τα πλεονεκτήματα, μπορούμε να προχωρήσουμε στην επόμενη ερώτηση: Τι πρέπει να περιλαμβάνει το πρότυπο του press kit σας;

Τι περιλαμβάνει ένα επαγγελματικό press kit;

Αν προσπαθείτε να καταλάβετε τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα press kit για καλλιτέχνες ή οποιαδήποτε άλλη επιχείρηση, θα πρέπει να εστιάσετε στην ιδέα ότι το επίσημο υλικό σας για τον Τύπο πρέπει να είναι συγκεκριμένο και να αντιπροσωπεύει την εταιρεία σας με τον καλύτερο τρόπο. Ο στόχος δεν είναι να υπερφορτώσετε τους δημοσιογράφους με πληροφορίες. Να λαμβάνετε πάντα υπόψη σας την έλλειψη χρόνου που αντιμετωπίζουν οι περισσότεροι δημοσιογράφοι. Βεβαιωθείτε ότι η διάταξη του press kit σας είναι αρκετά ομοιόμορφη ώστε να βοηθά τους ανθρώπους να βρίσκουν τα πράγματα και να κατανοούν γρήγορα το βασικό μήνυμα. Θα πρέπει να είστε προσεκτικοί με τη δημιουργικότητά σας, ώστε να μην μπερδέψετε ακόμη περισσότερο τους δημοσιογράφους. Το τελευταίο πράγμα που πρέπει να αναφέρετε είναι η δημιουργία ενός κιτ τύπου που δεν αφορά πωλήσεις. Μπορείτε να συμπεριλάβετε κάποια διαφημιστικά στοιχεία, αλλά κρατήστε το τμήμα σύντομο. Αν ελέγξετε τα καλύτερα παραδείγματα press kit, μπορείτε να δείτε ότι τα ακόλουθα στοιχεία συνήθως μπαίνουν μέσα:

• Boilerplate

Φροντίστε ώστε το boilerplate σας να περιλαμβάνει τις βασικές πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό της εταιρείας σας. Θα πρέπει να μοιάζει με τη γνωστή ενότητα “Σχετικά με εμάς”, η οποία είναι ενδιαφέρουσα και εύκολα κατανοητή για τους δημοσιογράφους και τους δυνητικούς αναγνώστες. Εξετάστε τις πληροφορίες για να δείτε αν απαντούν στις θεμελιώδεις ερωτήσεις. Συνιστάται η χρήση επικεφαλίδων για την ανάδειξη των βασικών σημείων του press kit σας.

• Βιογραφικά στοιχεία της ομάδας

Είναι σημαντικό να παρουσιάσετε τα μέλη της ομάδας σας σε ένα press kit. Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να επικεντρωθείτε στα κύρια ταλέντα και επιτεύγματα. Φροντίστε να ενημερώσετε τους εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης για το ποιος είναι έτοιμος να παράσχει σχόλια ή είναι διαθέσιμος για συνεντεύξεις. Αν έχετε μέλη της ομάδας σας με εξαιρετικό υπόβαθρο που μπορεί να εξασφαλίσει μια ενδιαφέρουσα συνέντευξη, να εστιάζετε πάντα πρώτα σε αυτά και στα επαγγελματικά/προσωπικά τους επιτεύγματα. 

• Παραλλαγές για το λογότυπο της επωνυμίας σας

Ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία του επαγγελματικού σας press kit είναι το λογότυπο. Πρέπει να ελέγξετε αν η ανάλυση είναι αρκετά υψηλή. Συνιστάται να παρέχετε αρχεία σε δύο παραλλαγές, όπου υπάρχουν τόσο ανοιχτόχρωμα όσο και σκούρα φόντα. Για τη διευκόλυνσή σας, είναι προτιμότερο να ανεβάσετε το αρχείο SVG, το οποίο μπορείτε να κλιμακώσετε σε διάφορα μεγέθη, ώστε να μην υπάρχει απώλεια ποιότητας. Αυτό το τέχνασμα μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο εάν πρέπει να καλυφθείτε από ένα τηλεοπτικό ρεπορτάζ ή από μια δημοσίευση μεγάλου μεγέθους. Η δεύτερη επιλογή είναι να επιλέξετε αρχεία PNG, τα οποία έχουν διαφανές φόντο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το μεγαλύτερο λογότυπο, ώστε να μην φαίνεται θολό. 

• Φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης

Είναι σημαντικό για μια μάρκα να έχει κάλυψη από τα μέσα μαζικής ενημέρωσης. Για να πετύχετε αυτό το έργο, θα πρέπει να έχετε εικόνες υψηλής ανάλυσης στη διάθεσή σας. Όσο υψηλότερη είναι η ανάλυση που διαθέτετε, τόσο καλύτερα είναι για το press kit σας. Λάβετε υπόψη σας ότι οι περισσότεροι δημοσιογράφοι αντιμετωπίζουν δύσκολες προθεσμίες. Αν θέλετε να καλυφθεί η ιστορία σας, παρέχετε τους γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε εικόνες υψηλής ποιότητας. 

• Βίντεο και ηχητικό περιεχόμενο

Αν θέλετε να αυξήσετε την κάλυψη, πρέπει να προετοιμάσετε περιεχόμενο βίντεο/ήχου για το press kit σας. Οι άνθρωποι δεν εκτιμούν να βλέπουν μόνο περιεχόμενο κειμένου, το οποίο δεν είναι τόσο εύκολο να αφομοιωθεί. Συμπεριλαμβάνοντας εντυπωσιακό περιεχόμενο βίντεο και ήχου, αυξάνετε τις πιθανότητες να σας προσέξουν. Επιλέξτε περιεχόμενο ανάλογα με το δυνητικό κοινό και τον κύριο τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας. Όπως δείχνει η πρακτική, οι εκστρατείες μάρκετινγκ και δημοσίων σχέσεων με εντυπωσιακά οπτικά στοιχεία τραβούν περισσότερη προσοχή.

• Στοιχεία επικοινωνίας

Το press kit σας πρέπει να περιλαμβάνει βασικά στοιχεία επικοινωνίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ξεκαθαρίσει ποιοι είναι οι εκπρόσωποι τύπου μπροστά στους εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης. Ενημερώστε τους δημοσιογράφους για το πότε είναι διαθέσιμοι για συνεντεύξεις ή συζητήσεις. Παρακαλείσθε να δώσετε έναν άμεσο αριθμό τηλεφώνου καθώς και μια έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Σύνδεσμοι σε πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης

Ζούμε στην ψηφιακή εποχή. Όταν πρόκειται για δημόσιες σχέσεις, μάρκετινγκ και πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης, γίνονται τα βασικά κανάλια για τις μάρκες. Όταν ετοιμάζετε ένα πρότυπο press kit, φροντίστε να προσθέσετε τους συνδέσμους κοινωνικής δικτύωσης στα στοιχεία επικοινωνίας.

• Το ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας

Ως το τελικό σημείο του press kit σας, καλό είναι να περιγράψετε μερικά βασικά σημεία προκειμένου να περιγράψετε τις υπηρεσίες και τα προϊόντα σας. Φροντίστε να συμπεριλάβετε την τιμολόγηση, τις διαθέσιμες τοποθεσίες για την παραγγελία υπηρεσιών ή την αγορά προϊόντων κ.λπ.

Διαβάστε περισσότερα:

• Μαγικό εργαλείο για ένα καλό κείμενο: Press Release Brief
• Έχετε πάντα πρόχειρο: 20 απαραίτητα εργαλεία για τις δημόσιες σχέσεις
• Διαχείριση διαδικτυακής φήμης: Πώς να διαμορφώσετε την αντίληψη της μάρκας σας;”
• Επικοινωνία με τα μέσα μαζικής ενημέρωσης: Κανόνες, στρατηγική και τάσεις