Tips för att skriva ett pressmeddelande för evenemanget – vad du ska göra för att få media att skriva om ditt evenemang

Historiens första pressmeddelande släpptes för drygt hundra år sedan i USA. Även om dagens Facebook- och Twitter-flöden ofta ersätter oss med nyhetspublikationer har pressen fortfarande en betydande inverkan på samhället. Och pressmeddelanden för evenemang är fortfarande det bästa sättet att förmedla budskap till media och få tillgång till en stor publik.

Vad är ett pressmeddelande för evenemanget?

pressmeddelande för evenemanget är avsett att kort och tydligt förklara för journalister varför de måste delta i evenemanget. Svaret på frågan: Svaret på frågan ”Varför ska jag komma hit?” är: ”Varför ska jag komma hit?”. Pressmeddelandet innehåller också information om evenemanget, tid, plats, reseplan och kontaktuppgifter till en PR-expert eller annan ansvarig person.

De tre pelarna som varje pressmeddelande vilar på är nyhet, relevans och informativitet. För att publicera ett pressmeddelande på vår webbplats måste du fylla i formuläret genom att klicka på länken:

Huvudkomponenterna i pressmeddelandet om evenemanget

När du skriver ett pressmeddelande om ett evenemang lägger du till mer information här och där eller lägger tonvikt på vissa delar. Vi rekommenderar dock att du följer en standardmall för en mall för pressmeddelande om evenemang:

1. Titel är det första som någon kommer att se i ditt pressmeddelande. Den måste vara iögonfallande för att dra till sig mer uppmärksamhet och tydligt förklara vad som kommer att talas om. Den bör innehålla en informativ anledning samt namnet på den händelse som kommer att diskuteras i texten.
2. Lead är textens informationsbas. Du ska i det här avsnittet med några få meningar förklara huvudtanken med en händelse i det här avsnittet. Avslöjar materialet i en eller två meningar och svarar kortfattat på frågan: ”Vad handlar det här pressmeddelandet om?”
3. Texten eller huvuddelen av pressmeddelandet avslöjar alla detaljer i informationsguiden. Det kan redan finnas siffror, fakta, statistik och andra spännande detaljer. Kom ihåg att den viktigaste informationen bör förmedlas i det första stycket.
4. Citat. En kommentar eller ett expertutlåtande är en utsmyckning av din text och ett bra verktyg för att göra materialet ljusare och mer levande. Och när det behövs gör citatet det möjligt att lyfta fram nyhetsskaparen, uppmärksamma nyckelfiguren som är förknippad med händelsen.
5. Informationshjälp. Kort och tydlig information som beskriver händelsen. Du kan inkludera varumärkets historia och viktigaste prestationer samt identitetselement, till exempel logotypen.
6. Visuella bilder och länkar. Lägg till media som är kopplade till evenemanget. Det kan vara en fotoreportage eller dess affisch, infografik, banderoller, promofoton med mera.
7. Mediakontakt/presskontaktperson. Du måste fylla i kontaktpersonerna för evenemangets representant eller arrangör från vilka du kan få ytterligare information eller material för publicering. Här kan du lägga till länkar till företagets internetresurser: webbplats, landningsplats och sociala nätverk.

Exempel på pressmeddelande för evenemang

Håll i minnet att när det gäller ett pressmeddelande om evenemang måste du skapa ett informativt dokument. Mediernas representanter måste snabbt få veta några saker: vad som hände, varför det hände, var det hände och vilka resultat händelsen gav. Eller när ett evenemang kommer att äga rum.

Och försök att skriva alla delar av ett pressmeddelande om ett evenemang (från titel till kontakter) på ett enkelt sätt.

Vad används pressmeddelanden till?

Här är fyra huvuduppgifter som pressmeddelanden gör bra ifrån sig:

Tala om nyheterna till en bred publik och öka märkeskännedomen. Den historia som medierna berättar väcker intresse och förtroende hos en bred publik. Presspublikationer bidrar till att dra till sig mer uppmärksamhet, orsaka ett allmänt uppror och öka varumärkeskännedomen.

Bygg upp en hållbar och framgångsrik relation med media. Journalister letar efter nyheter och ”smakfulla” historier. Att skicka ut pressmeddelanden är därför en fråga som gynnar båda parter. Genom att hjälpa pressen att hitta anständig information kommer du att kunna bygga upp ett framgångsrikt samarbete med mediepartners.

Kontrollera bilden och uppfattningen om din varumärkesprodukt. Ett pressmeddelande är inte bara en berättelse om ditt varumärke, utan också en möjlighet att forma dess image och kontrollera publikens uppfattning om ditt varumärke. Att skicka ut ett pressmeddelande är ett sätt att skydda produkten, evenemanget eller positionen från eventuella feltolkningar.

För att locka kunder och öka försäljningen. En ny klädkollektion, en unik flygbolagskampanj eller lanseringen av ett utbildningsprojekt kräver alla reklam och varumärkesbyggande för att locka kunder.

Pressmeddelanden hjälper till att klara av dessa uppgifter. Observera att texter med direktreklam ofta inte beaktas av publikationernas redaktioner utan skickas till reklam- och marknadsavdelningen.

Regler för att skriva pressmeddelanden om evenemang

Det finns enkla regler för att skriva ett pressmeddelande som gör att sannolikheten för att ditt brev inte omedelbart hamnar i spam ökar avsevärt.

Det första stycket är kort till volymen och har det mest fyllda innehållet. Det svarar på frågor och ger viktig information:

• Vad heter evenemanget, i vilket format det äger rum och vad det kommer att bestå av;
• Datum, adress och tid för evenemanget;
• Namn eller fakta som garanterat väcker uppmärksamhet.

Du har några sekunder på dig för redaktören att titta på de första raderna i ditt meddelande och bestämma sig för om han eller hon ska läsa det vidare. Prata inte om unikhet, oöverträffad och kult, ge fakta. Tro mig: det är lika viktigt för dina mottagare att lägga upp intressanta, relevanta och användbara meddelanden som du kan se dem publicerade. Men göm inte essensen under en hög med distraherande information och irrelevanta detaljer, för redaktören har ett enormt flöde. Hjälp honom i det första stycket att förstå att ditt evenemang är värt hans uppmärksamhet.

I det andra stycket avslöjar du redan innehållet i evenemanget mer i detalj, berättar hur många personer du förväntar dig och vilka dessa personer är, och vad som är det unika med evenemanget. Vilket program kommer att finnas, och vilka detaljer är de mest intressanta?

Du kan ägna ett stycke åt opinionsbildarens feedback om arrangörerna eller evenemanget. Naturligtvis kan denna recension inte förfalskas, och du bör inte heller citera personer som inte är igenkännbara figurer. Det är bättre att göra pressmeddelandet kortare än att fylla det med vatten eller falsk information.

Det sista stycket i pressmeddelandet är adressen till evenemangets webbplats, kontaktuppgifter till den person som är involverad i PR och interaktion med media i projektet, telefon, e-post och länkar till evenemangets sociala nätverk.

Som ett resultat bör du få en text som inte tar mer än en sida i anspråk, där informationen inte upprepas, är logiskt och konsekvent strukturerad, det finns inte ett enda fel och detaljerna missas eller förvrängs inte.

De viktigaste nyanserna är:

• Ett pressmeddelande måste skrivas i textformat. Du behöver inte göra det i pdf, som någon inte kommer att öppna, någon kommer inte att ladda och någon från den kommer inte att kopiera något. Gör vägen från läsning till publicering så kort och bekväm som möjligt för adressaten;
• Det är bättre att inte kalla brevet för ”pannan” – ”Pressmeddelande från konferensen om att skriva pressmeddelanden”. Varje redaktör av dessa nästan identiska brev har hundratals varje dag. Skriv inte en kontoristisk, utan en levande, mänsklig rubrik som skulle väcka uppmärksamhet;
.
• När du skickar ett brev till redaktören, så kopierar du efter hälsningen det första stycket in i brevets huvuddel, som innehåller ett koncentrat av information om ditt evenemang, och skriver sedan att du kan bekanta dig med detaljerna genom att klicka på länken (och ge en länk till GoogleDocs där du försiktigt kopierade texten) eller i den bifogade filen (bifogat Word-dokument). Alla dina kontakter måste finnas med i signaturen;
• Förutom texten i pressmeddelandet bör bilagan innehålla 2-4 foton från tidigare eller liknande evenemang som ni har anordnat, eller bilder från Internet som verkar lämpligast för er, eller en affisch över evenemang. Ibland, om det inte finns några bilder, kan redaktörer bifoga något till ditt pressmeddelande som inte alls återspeglar dina förväntningar.

Förberedelse och distribution

För att skicka ett pressmeddelande för publicering bör du följa dessa steg:

1. Undvik svårlästa meningar med partiella och involverade vändningar, vitrioliska fraser, specialvokabulär, förkortningar, utom allmänt kända sådana. Skriv på ett begripligt och levande språk.
2. Undervik utvärderande omdömen.
3. Sök att inte använda länkord, som uppfattas som en skrivare: ”som ett resultat”, ”alltså”, ”därefter”
.
4. Kontrollera stavning och interpunktion.
5. Försök att få plats med pressmeddelandet på en, högst två sidor.
6. Förbered ett kort tillkännagivande av pressmeddelandet och placera det i brevets huvuddel, detta ökar chanserna att det läses av en journalist. När man befinner sig i mörker är det ofta bara tid att öppna en fil med ett pressmeddelande, så det är viktigt att fånga essensen direkt, från själva brevkroppen.
7. Formulera brevets ämne kortfattat.

Jag hoppas att du har hittat svaret på ”hur man skriver ett pressmeddelande för ett evenemang”. Pressmeddelanden är idag ganska relevanta. Det är dock inte bara en professionell person som kan skriva ett bra pressmeddelande. Detta är föremål för varje person som har tillräcklig läskunnighet och även förstår strukturen och nyanserna i denna genre.

Hur man gör PR för småföretag

Läs mer:

• Download Event Press Release Example
• Mall för pressmeddelande från band
• Mall för pressmeddelande om donationer

Spara till Pinterest

Du kan spara den här sidan på din Pinterest-tavla för senare.