Hoe maak je een PR-kalender: Willekeurige inhoud levert willekeurige resultaten op

Een effectieve PR-campagne is het resultaat van een goed strategisch plan. Dat begint met het maken van een plan voor verdiende en branded content, evenals deadlines, mijlpaal-evenementen en branche-evenementen. Planning is cruciaal voor succesvolle PR-resultaten, en een PR-kalender is een essentieel element. En het is een geheim wapen van veel PR-bureaus en PR-managers.

Zie het als uw content roadmap die een gestage stroom van media-aandacht garandeert, zelfs als u de grote nieuwsberichten nog niet kent. Het maken ervan is niet iets flitsends of creatiefs, maar wel heel belangrijk voor een sterk mediaplaatsingsschema. In deze post ontdekt u waarom u een PR-kalender moet gaan gebruiken en hoe deze de resultaten van verdiende media kan stimuleren, doelen kan bijhouden en alle onderdelen van een PR-plan op één lijn kan houden.

Wat is een PR-kalender?

Een PR-kalender is een schema of plan van uw project of campagne dat alle belangrijke onderdelen laat zien die nodig zijn om PR of mediadekking te pitchen en te verzekeren. Het kan ze ook markeren in relatie tot uw andere belangrijke marketingcampagnes en bedrijfsevenementen, zodat u kunt volgen hoe uw PR-schema is afgestemd op de rest van het bedrijfsplan.

Een belangrijke opmerking over een PR-kalender is dat het niet alleen een tabel is met publicatiedata of definitieve deadlines. Het splitst de verschillende onderdelen van het proces en alle bijbehorende taken op in een handige tijdlijn.

Alle kleine deadlines, taakgerelateerde vergaderingen en afspraken, en verzoeken om visuals van het ontwerpteam en content van de uitvoerders moeten er in staan. Alle taken en activiteiten die je vooraf kunt bedenken zijn nodig voor een goede dekking.

Waarom heeft u een PR-kalender nodig?

.

U kent en hebt waarschijnlijk al bedrijfskalenders, contentkalenders, marketingkalenders en meer. Waarom moeten PR-kalenders ook gebruikt worden en waarom zouden u en uw bedrijf er een moeten hebben? Is het gewoon om meer georganiseerd te blijven? Ja, en nee. Het kan je veel meer geven, dan alleen een plek om al je gedachten en plannen te laten landen.

 Het gaat om:

Het helpt je duidelijker te zien wat je doet en wanneer. Je hebt snel zicht op waar je je op korte en lange termijn op moet concentreren. Dit betekent dat u al uw tijd en inspanningen kunt steken in activiteiten die uw hulp nodig hebben en u zullen helpen uw merkdoelstellingen te bereiken en u effectiever te richten op de juiste doelgroepen.

Een PR-kalender is handig om public relations te coördineren met andere bedrijfsactiviteiten. Stel je de verschillende kalenders in je Google Agenda voor als verschillende onderdelen van je PR-plannen en marketing. Ze geven je elk een aparte visie, maar door ze samen te voegen krijg je misschien het hele plaatje. De algemene bedrijfskalender is het belangrijkste deel waar al het andere op gebaseerd moet zijn. De marketingkalender is het tweede deel – hoe u uw hoofdkalender presenteert aan uw klanten of managers via zaken als lanceringen en campagnes. De PR-kalender kan het derde deel zijn dat laat zien met welke activiteiten u uw PR-strategie en bepaalde campagnes uitvoert.

Het zal helpen bij het plannen van PR rond feestdagen en evenementen. Een andere manier waarop een PR-kalender het werk van uw hele team zal verbeteren, is door de mogelijkheid om vooraf voorbereid te zijn op seizoensgebonden feestdagen of evenementen waaraan uw team zou willen deelnemen voor een groter bereik, bewustzijn en een sterker imago. Duizenden evenementen en feestdagen kunnen uw bedrijf met collectieve promotie onder de aandacht brengen, dus zorg ervoor dat u verder kijkt dan uw gemiddelde activiteiten. Vergeet echter niet de relevante activiteiten te gebruiken. Die belangrijke, tijdgevoelige activiteiten kunnen u op een slecht moment treffen als u er niet klaar voor bent. Als gevolg daarvan wordt het voorbereidende werk dat van tevoren moet worden gepland van cruciaal belang.

De aandacht vestigen op de data die specifiek zijn voor uw merk (zoals lanceringen van nieuwe producten, collecties of merkinitiatieven of jubilea) zal u helpen bij het plannen, afstemmen en plannen van activiteiten om deze te promoten. Het zal u laten zien wie uw doelgroepen zijn en hoeveel weken of maanden van tevoren u hen moet benaderen over uw aanstaande nieuws, zodat u genoeg tijd hebt om die perfecte pitch te plannen.

Het is ook nuttig om gemakkelijker interne en externe partners te vinden. Als je zoveel samenwerkt als bij public relations nodig is, heb je veel verschillende personen aan wie je verantwoording moet afleggen: externe medewerkers, zoals verslaggevers en uitgevers, collega’s en medewerkers, en freelancers die met je merk samenwerken. Een PR-kalender helpt u dus vertragingen, budgetoverschrijdingen en meer te voorkomen. 

Een PR-kalender zorgt voor een gestage stroom van activiteiten die veel succesvoller zijn dan ‘eenmalige’ PR-hits. Constante PR-inspanningen kunnen vermoeiend aanvoelen, maar door het te blijven doen blijf je zichtbaar en relevant. Hoe meer activiteiten je hebt, hoe meer dekking je kunt verwerven en delen met je volgers, klanten en medianetwerk.

Hoe maak je een PR-kalender?

.

Als je niet de bekendheid hebt die je had gepland of je hebt het gevoel dat je alles hebt gedaan wat je kon, maar je inspanningen zijn nog steeds onzichtbaar, dan is het tijd om je strategie opnieuw te bepalen en de juiste strategieën te kiezen.

Als je je plan klaar hebt, is het tijd om een PR-kalender te maken. Waar begin je aan? Hier lees je hoe je hem maakt:

1. Kies uw formaat

Maak een Excel-spreadsheet. Je kunt ook Word of een ander programma gebruiken, maar veel mensen vinden Excel handig om te gebruiken en handig om dingen te kunnen veranderen en meer visueel aan elkaar te koppelen.

Uw evenementen, berichten en andere activiteiten worden in een kolom onder elkaar gezet (zie de voorbeelden aan het eind van het artikel). De maanden van het jaar staan in de kolommen van links naar rechts.

2. Bepaal uw inhoudstypen

Als je eenmaal hebt gekozen waar je je PR-kalender gaat invullen, is het tijd om te beginnen met het maken van je campagnes en de bijbehorende processen. Een van de eerste stappen die u moet nemen is het detecteren van de soorten inhoud die u nodig hebt om uw inhoud en PR-dekking te implementeren en te versterken.

De onderwerpen om op te nemen zijn:

De details van wat u in uw PR-kalender moet zetten, hangen natuurlijk af van uw bedrijf, en u zult wat onderzoek moeten doen voordat u beslist wat relevant is. Een succesvol maand- of jaarplan bevat nogal wat voorwerk voordat je details op de kalender gaat invullen. Maak een brainstorm met uw team, en onderzoek de elementen. Hier zijn enkele ideeën om u op weg te helpen met de soorten activiteiten die u moet overwegen en opnemen:

• Data op hoog niveau.
• Hoogste data om hier op te nemen zijn bijvoorbeeld het begin en einde van het financiële jaar, budgetdeadlines, geplande productlanceringen, de verjaardag van het bedrijf en belangrijke jaarlijkse evenementen.
• Licht tentoonstellingen toe waaraan het bedrijf van plan is deel te nemen, evenals conferenties en sprekersmogelijkheden. Neemt het bedrijf deel aan een verkoopconferentie, een jaarlijkse think-in, of een corporate teambuilding oefening?  
.
• Persberichten: nieuwe producten, diensten, initiatieven en samenwerkingen.
• Awards deadlines.
• Onderwerp/thema focus voor belangrijke publicaties.
• Bewustzijnsdagen/weken.
• Afgelopen jaarlijkse evenementen indien relevant (bijvoorbeeld de begroting).
. .
• Seizoensgebonden gebeurtenissen (Pasen, Halloween, Nieuwjaar, Kerst, zomer, begin van school, examentijd).
. .
• Evenementen – u bent gastheer of neemt eraan deel.
• Speaker mogelijkheden om jezelf te presenteren.
• Plaatsing van een artikel.
• Gastbloggen.
• Het bekijken/bijwerken van materialen.
• Bekijken/bijwerken website.
• Nieuwsbrief, op papier of digitaal.
• Blog.
• Het volgen van concurrenten en nieuwsberichten.
• Sociale media berichten.
• In contact blijven met belangrijke bloggers, beïnvloeders en mediacontacten.

U kunt contacten onderhouden en onderhouden als u uw PR-activiteiten op deze manier plant. Het samenstellen van de kalender gebeurt naast het doen van wat onderzoek voor elk onderdeel – om de juiste kansen te vinden en ook om specifieke contacten te vinden met wie u kunt samenwerken. Het vinden van de juiste mediacontacten die geïnteresseerd zullen zijn in een samenwerking met u, en hoe u ze geïnteresseerd krijgt, is een belangrijk onderdeel van uw PR-strategie. Als je je werk gemakkelijker wilt maken, kijk dan eens naar de PRNEWS.IO service.

PRNews.io is een budgetvriendelijke dienst voor het creëren van inhoud, het ontdekken en pitchen van relevante journalisten en het verspreiden van uw inhoud. PRNEWS.IO heeft jarenlange ervaring met copywriting en journalistiek in het schrijven van boeiende artikelen, advertentieberichten en professionele persberichten. Het creëren en verspreiden van de inhoud is hun service, en het team doet dit met succes. U kunt er zeker van zijn dat uw content binnen twee dagen geschreven, gecontroleerd, door u goedgekeurd en verzonden wordt. 

3. Houd bewegende delen georganiseerd

Tot slot moet je de kalender aan je team presenteren, gebruiken en onderhouden. Het lijkt vanzelfsprekend, maar het controleren van de PR-kalender wanneer je elke dag begint te werken is een nieuwe gewoonte die je zou moeten verkrijgen.

Hier zijn een paar manieren waarop je het opbouwen van die routine gemakkelijker kunt maken:

• Stel richtlijnen op voor kleurcodering om de informatie gemakkelijk waar te nemen voor “snelle controles”.
• Blokkeer tijd om de kalender elke week bij te werken.
• Gebruik de kalender in teamvergaderingen (of direct daarna).

PR-kalender voorbeelden

Zelfs de meest elementaire strategie zal op de lange termijn van onschatbare waarde blijken. Het maken van een PR-schema is een eenvoudige volgende stap na het ontwikkelen van uw strategie. Volg deze stappen om de taak tot een goed einde te brengen. Maak een overzichtsblad in Excel. Je zou Word of een vergelijkbaar programma kunnen gebruiken, maar ik vind dat de flexibiliteit van Excel en het gemak waarmee ik visuele verbanden kan leggen tussen verschillende onderdelen het tot mijn voorkeursprogramma maken. Alles wat je doet wordt netjes in één kolom gezet. De kolommen worden van links naar rechts gelabeld volgens de maanden van het jaar. En nu, eindelijk, is uw eigen PR-kalender compleet en klaar om bekeken te worden. Het ondersteunen van activiteiten met anderen wordt gemakkelijker met een zorgvuldige planning.

Jessica, Manager bij iBoysof

Hier zijn de sjablonen voor een beter begrip, maar natuurlijk zal degene die door jou is gemaakt de perfecte zijn. 

Bron: Hootsuite

Bron: DemandMetric

Industrie-experts over PR-kalender

Victoria Miville van OpenHousePublicRelations.com

Goede ideeën in je originele blogpost! Een tijdige toevoeging zou het monitoren van sleutelwoorden en gerelateerde trending topics kunnen zijn. Dit zou kunnen passen in je #2 punt samen met het monitoren van concurrenten en nieuwsberichten. 

Het volgen van trending topics en trefwoorden biedt een kans om tijdige pitches te ontwikkelen die geen nieuw product/dienst vereisen. Bovendien, de meeste media hebben SEO of affiliate verdiensten ingebouwd in hun business model, dus ondersteuning  een pitch met trending feiten of trending e-commerce statistieken voegt verdere aantrekkingskracht toe aan de pitch. 

 Nikolay Krastev, een freelance SEO-specialist uit Nikolaykrastev.com

Start met het stellen van doelen voor uw PR-inspanningen. Dit zal je helpen bepalen welke evenementen, nieuws en andere items je op je kalender wilt zetten.

Bedenk de timing van je evenementen en nieuwsberichten. Als je bijvoorbeeld een nieuw product promoot, kun je misschien een paar weken voor de productlancering een persbericht en media-uitingen plannen.

Zorg ervoor dat u coördineert met andere afdelingen, zoals marketing en verkoop, om conflicten te voorkomen en ervoor te zorgen dat uw PR-inspanningen aansluiten bij de algemene bedrijfsdoelstellingen.

Gebruik een verscheidenheid aan tactieken om uw doelgroep te bereiken, waaronder persberichten, media-interviews en social media-campagnes.

Monitor en volg het succes van uw PR-inspanningen, en gebruik deze informatie om uw agenda en tactieken waar nodig aan te passen.

Ben flexibel en bereid je aan te passen aan veranderende omstandigheden. Als er bijvoorbeeld een belangrijk nieuwsfeit plaatsvindt dat relevant is voor uw branche, moet u wellicht uw agenda aanpassen om daarop in te spelen.

Al met al is de sleutel tot succes met een PR-kalender een duidelijke strategie, coördinatie met andere afdelingen en flexibiliteit en aanpassingsvermogen.

Thomas Niemczewski, CEO en oprichter at Dream Chasers

Een van de belangrijkste tips voor het maken van een succesvolle pr-kalender is om ruim van tevoren te beginnen met plannen. Door vooruit te plannen kunnen bedrijven kansen op lange termijn benutten en ervoor zorgen dat ze voldoende tijd hebben om evenementen of campagnes voor te bereiden.

Hoewel vooruit plannen belangrijk is, is het ook belangrijk om ruimte te maken voor flexibiliteit in uw agenda. Hoeveel planning een public relations kalender ook bevat, er kunnen zich onverwachte gebeurtenissen of kansen voordoen die snel moeten worden aangepakt. Door enige ruimte voor flexibiliteit in te bouwen, kunnen bedrijven deze kansen benutten.

Een andere sleutel tot een succesvolle PR-kalender is het opnemen van meerdere media in uw plannen. Van televisie en radio tot digitaal en drukwerk, er zijn meerdere manieren om uw boodschap aan het publiek over te brengen. Het gebruik van verschillende media kan ervoor zorgen dat uw boodschap door een grote verscheidenheid aan mensen wordt gehoord.

Bij het maken van een PR-kalender is het belangrijk om alle beschikbare middelen te benutten. Van interne medewerkers tot externe bureaus en leveranciers, zorg ervoor dat iedereen die kan helpen bij de planning en uitvoering wordt betrokken. Door gebruik te maken van uw middelen kunt u ervoor zorgen dat alle campagnes of initiatieven succesvol zijn.

Tot slot is het belangrijk om uw vooruitgang bij te houden en uw agenda regelmatig te herzien. Dit kan ertoe bijdragen dat campagnes en initiatieven op tijd en zo goed mogelijk worden uitgevoerd. Het kan ook helpen om eventuele verbeterpunten op te sporen.

Jimmy Huh, CEO en Oprichter | JH SEO

De eerste tip is om vooruit te plannen. Geef jezelf voldoende tijd om je PR-activiteiten goed te plannen en uit te voeren. Stel voor elke activiteit een tijdlijn, een budget en doelstellingen vast en trek voldoende tijd uit om ze tot een goed einde te brengen. Vervolgens moet u georganiseerd zijn. Houd uw PR-activiteiten bij met behulp van een spreadsheet of kalender. Zo blijft u georganiseerd en voorkomt u gemiste deadlines of dubbele boekingen. U moet ook flexibel zijn. Hoewel PR meestal veel planning vereist, is het belangrijk om flexibel te zijn wanneer dat nodig is. Als zich een mediamogelijkheid voordoet of een tijdlijn moet worden aangepast, wees dan niet bang om uw PR-kalender aan te passen. Houd het bovendien eenvoudig. Blijf bij de basis en concentreer u op een paar kernactiviteiten waarvan u weet dat u ze tot een goed einde kunt brengen. Tot slot moet u uw succes meten. Zorg ervoor dat u het succes van uw PR-activiteiten bijhoudt. Dit zal u helpen begrijpen wat werkt en wat moet worden verbeterd.

Bill Corbett, Jr., Corbett Public Relations Public 

Gebruik de PR-kalender als hulpmiddel om ideeën voor mediapitches te ontwikkelen. Speciale bewustzijnsdagen, weken en maanden worden vaak gebruikt door de media om hen te helpen focussen op een onderwerp of trend.

Kalenders stellen je in staat de toekomst te voorspellen. Elk jaar weten we dat de media zwarte vrijdag-verhalen zullen doen, wat betekent dat ze met retailers willen spreken. Op Cyber Monday willen ze e-commerce bedrijven spreken en op 15 april weten we dat ze accountants willen spreken met last min belastingtips.

Ook weten dat de media aandacht zullen besteden aan een onderwerp betekent dat de concurrentie om dekking te krijgen ook uitdagender zal zijn. Met een agenda en waarschuwingen die ruim van tevoren zijn ingesteld, kunnen nieuwe medialijsten, persberichten, gegevens en pitches ruim van tevoren worden vastgesteld om de concurrentie te verslaan. Het is ook belangrijk te weten dat de media zo overspoeld kunnen worden met pitches dat het geen goed moment is om contact met hen op te nemen. Bijvoorbeeld, Giving Tuesday heeft veel aandacht gekregen en veel goede doelen proberen op deze dag fondsen te werven en publiciteit te krijgen. Er zijn er zoveel die aandacht zoeken dat er meer teleurgesteld zijn dan degenen die hun boodschap kunnen delen.

Elke maand van het jaar ontwikkelt u een thema waarin een specifiek onderwerp of thema centraal staat. Deze thema’s kunnen aansluiten bij feestdagen en bewustwordingsweken, maar in het algemeen zorgen ze ervoor dat er aandacht wordt besteed aan een onderwerp en de expertise of kennis van een bedrijf op dit gebied.

Zorg voor redactionele kalenders voor belangrijke publicaties en overzie deze met uw PR-kalender.

Kalenders zijn geweldig en zeer nuttig. Maar laat je niet opsluiten om alleen te werken aan zaken die op je kalender staan. Gebruik deze planning als basis en basis voor PR-inspanningen. Maar mis geen nieuws en andere kansen die zich elke week voordoen. Laat wat tijd over in uw agenda om de problemen van de dag aan te pakken, als daar behoefte aan is. Een agenda genereert werk, maar moet ook ruimte laten voor flexibiliteit.

Boek uw agenda niet te vol. Gebruik uw PR-kalender om het werk over het hele jaar te spreiden.

David W. Craig, Managing and Founding Partner bij Craig, Kelley & Faultless LLC

We beginnen onze Public Relations kalender te maken door eerst feestdagen en speciale gelegenheden toe te voegen die niet kunnen worden veranderd of vervangen, zodat we onze agenda rond die dagen kunnen opstellen. Deze specifieke dagen geven ons een startpunt dat we kunnen gebruiken om een impactvolle, effectieve PR-kalender te maken.

Deze dagen omvatten belangrijke feestdagen zoals Kerstmis, Nieuwjaar, Thanksgiving en meer.

Daarna vullen we de kalender aan met speciale gelegenheden die in onze redactionele kalender passen, zoals Pride Month, Black History Month en meer.

Deze feestdagen en speciale gelegenheden geven ons een startpunt en kunnen ons helpen bij het bedenken van ideeën voor onze PR-campagnes.

Dan beginnen we de rest van het jaar in te vullen en maken we een gelijkmatig gespreide, strategisch geplande PR-kalender om ervoor te zorgen dat we het hele jaar door de beste beslissingen nemen en genoeg tijd hebben om elke stap goed te plannen.

Zo maken we elk jaar onze PR-kalender en we beginnen nu met het plannen van 2023. Deze eenvoudige eerste stap stelt ons in staat om op de juiste voet te beginnen en is effectief voor ons

Simon Bacher, medeoprichter van de start-up Simya Solutions, de maker van de Ling App

Plot de belangrijkste PR details

De meeste PR-kalenders bevatten alleen de titel of een zeer korte beschrijving van de PR-activiteit of het project. Omdat PR-kalenders meestal op Excel Sheets of andere digitale visuele presentaties worden geplaatst, raad ik aan de belangrijkste details te knippen om tijd en moeite te besparen bij het heen en weer gaan tussen de kalender en de PR-projectplannen. Iedereen in de PR-, marketing- en andere gerelateerde teams heeft snel toegang tot de kalender zonder zoveel vervolgvragen omdat de details al zijn uitgezet.

Mika Tomada, een PR Specialist bij Pearl Lemon PR

Het kennen en vertrouwd raken met de agenda tool die je gebruikt is een tip die ik je ten zeerste aanmoedig. Dit maakt de andere processen een stuk eenvoudiger, en als u genoeg kennis hebt van de tool die u gebruikt, is de kans op een effectief en creatief resultaat groot.

Aanvullend is het zeer nuttig om samen met uw team uw markt te analyseren en PR ideeën te genereren om de meest succesvolle strategieën te identificeren. Dit brainstormproces is vergelijkbaar met het genereren van ideeën voor inhoud en levert concepten op.

Sorteer uw ideeën in verschillende categorieën, zodat u georganiseerd blijft en minder tijd kwijt bent met nadenken.

Carla Diaz, medeoprichter van Broadband

PR-kalenders zijn een geweldige manier om duidelijke doelstellingen voor een bepaalde periode vast te stellen. In plaats van zomaar wat te doen – wat waarschijnlijk tot middelmatige resultaten zal leiden – helpt een PR-kalender u om gedurende het jaar de belangrijkste klantbehoeften te identificeren, inhoud te creëren en public relations effectiever te beheren. Mijn advies voor iedereen die van plan is een PR-kalender te maken, is dat u uw inhoud moet afstemmen op uw doelstellingen voor het jaar. Hoewel u gewoon verschillende content kunt creëren om uw PR te beheren, is het beter om een duidelijk doel te hebben voor verschillende momenten. Dit zal u helpen om een algemeen thema te creëren voor uw PR-strategie gedurende het hele jaar en zo uw publiek een meer consistente ervaring met uw bedrijf te geven. Consistentie kan een groot verschil maken in de manier waarop uw klanten met uw merk willen omgaan, dus dit is een geweldige manier om conversies te verhogen en uw bedrijf en reputatie te beheren.

Eindwoorden

Een PR-kalender verlicht de spanning en overweldiging van het jongleren van meerdere projecten in meerdere stappen. Maar alleen als u hem gebruikt, bereikt u uw PR-doelstellingen en voltooit u uw geplande taken volledig op tijd. Als je nog geen agenda hebt, is het tijd om er een te gaan bouwen en hem nu aan je team voor te stellen.

Lees meer:

• Hoe maak je een Social Media Content Kalender
• Wat is een inhoudskalender en hoe maak ik hem