Tippek a sajtóközlemény megírásához az eseményhez – mit kell tennie, hogy a média írjon az eseményről?

A történelem első sajtóközleményét valamivel több mint egy évszázaddal ezelőtt adták ki az USA-ban. Bár napjaink Facebook- és Twitter-hírfolyamai gyakran helyettesítik a hírkiadványokat, a sajtó még mindig jelentős hatással van a társadalomra. És az eseményekről szóló sajtóközlemények továbbra is a legjobb módja annak, hogy üzeneteket közvetítsünk a médiának, és nagy közönséghez jussunk el.

Mi az a sajtóközlemény az eseményhez?

A rendezvényre vonatkozó sajtóközlemény célja, hogy röviden és világosan elmagyarázza az újságíróknak, miért kell részt venniük a rendezvényen. A kérdésre adott válasz: „Miért érdemes eljönnöm ide?” A közlemény tartalmazza továbbá az eseményre vonatkozó információkat, az időpontot, a helyszínt, az utazási sémát, valamint egy PR-szakértő vagy más felelős személy elérhetőségeit.

A három pillér, amelyen minden sajtóközlemény nyugszik, az újdonság, a relevancia és az informativitás. Ahhoz, hogy sajtóközleményt tegyen közzé honlapunkon, a linkre kattintva kell kitöltenie az űrlapot:

A rendezvény sajtóközleményének főbb összetevői

Amikor eseményről szóló sajtóközleményt írsz, itt-ott több információt adsz hozzá, vagy hangsúlyt helyezel bizonyos részekre. Mégis azt javasoljuk, hogy kövesse az eseménysajtóközlemény sablonjának szabványos sablonformátumát:

1. A cím az első dolog, amit bárki látni fog a sajtóközleményében. Szemet gyönyörködtetőnek kell lennie, hogy nagyobb figyelmet vonzzon, és világosan elmagyarázza, miről fog beszélni. Tartalmaznia kell egy informatív indokot, valamint az esemény nevét, amelyről a szövegben szó lesz.
2. Lead a szöveg információs alapja. Ebben a részben néhány mondatban kell kifejtened egy-egy esemény fő gondolatát. Egy-két mondatban tárja fel az anyagot, röviden válaszolva a kérdésre: „Miről szól ez a sajtóközlemény?”
3. A szövegtest a szöveg vagy a sajtóközlemény nagy része feltárja az információs útmutató minden részletét. Lehetnek már számok, tények, statisztikák és egyéb érdekes részletek. Ne feledje, hogy a legfontosabb információkat már az első bekezdésben közölni kell.
4. Az idézet. Egy megjegyzés vagy szakértői vélemény a szöveged dísze, és remek eszköz arra, hogy az anyagot élénkebbé és élettel telibbé tedd. És ha szükséges, az idézet lehetővé teszi, hogy kiemelje a híradót, felhívja a figyelmet az eseményhez kapcsolódó kulcsfigurára.
5. Infósegéd. Rövid és világos információ az esemény leírásáról. Tartalmazhatja a márka történetét és főbb eredményeit, valamint az identitás elemeit, például a logót.
6. Vizuális képek és linkek. Adja hozzá az eseményhez kapcsolódó médiát. Ez lehet egy fotóriport vagy annak posztere, infografikák, bannerek, promóciós fotók és így tovább.
7. Médiakapcsolat / Sajtó kapcsolattartó személy. Ki kell töltenie az esemény képviselőjének vagy szervezőjének elérhetőségeit, akiktől további információkat vagy anyagokat kaphat a közzétételhez. Itt adhatja meg a cég internetes forrásaira mutató linkeket: weboldal, landing és közösségi hálózatok.

Esemény sajtóközlemény példa

Ne feledje, hogy amikor egy eseményről szóló sajtóközleményről van szó, akkor egy informatív dokumentumot kell készítenie. A média képviselőinek gyorsan meg kell tudniuk néhány dolgot: mi történt, miért történt, hol történt, és mi az esemény eredménye. Vagy azt, hogy mikor fog megtörténni az esemény.

És próbáld meg egyszerűen megírni egy eseményt bejelentő sajtóközlemény minden részét (a címtől a kapcsolattartókig).

Mire használják a sajtóközleményeket?

Itt van 4 fő feladat, amit a sajtóközlemények jól ellátnak:

Széles közönségnek szól a hírről, és növeli a márka ismertségét. A média által elmesélt történet széles közönség érdeklődését és bizalmát kelti fel. A sajtómegjelenések segítik a nagyobb figyelem felkeltését, a közvélemény felháborodását és a márka ismertségének növelését.

Fenntartható és sikeres kapcsolat kiépítése a médiával. Az újságírók híreket és „ízes” történeteket keresnek. Ezért a sajtóközlemények kiküldése kölcsönösen előnyös dolog. Azzal, hogy segít a sajtónak tisztességes információkat találni, sikeres együttműködést építhet ki médiapartnereivel.

A márkaterméke imázsának és megítélésének ellenőrzése. A sajtóközlemény nem csupán egy történet a márkájáról; ez egyúttal lehetőség arra is, hogy formálja a márka imázsát és ellenőrizze a közönség megítélését a márkájáról. A sajtóközlemény kiküldésével megvédheti a terméket, az eseményt vagy a pozíciót a félreértelmezésektől.

Vevőket vonz, és növeli az eladásokat. Egy új ruházati termékcsalád, egy egyedülálló légitársasági promóció vagy egy oktatási projekt elindítása mind-mind igényli a reklámot és a márkaépítést a vásárlók vonzásához.

A sajtóközlemények segítenek megbirkózni ezekkel a feladatokkal. Megjegyzendő, hogy a közvetlen reklámot tartalmazó szövegeket gyakran nem veszik figyelembe a kiadványok szerkesztőségei, hanem a reklám- és marketingosztályra küldik.

Esemény sajtóközlemény írásának szabályai

A sajtóközlemény megírásának vannak egyszerű szabályai, amelyek betartásával nagyban megnő a valószínűsége annak, hogy leveled nem kerül azonnal a Spam-ek közé.

Az első bekezdés rövid terjedelmű, és a legtöbb tölteléket tartalmazó. Választ ad a kérdésekre és kulcsfontosságú információkat közöl:

• mi az esemény neve, milyen formátumban zajlik, és miből fog állni;
• az esemény dátuma, címe és időpontja;
• nevek vagy tények, amelyek garantáltan felkeltik a figyelmet.

Pár másodperced van arra, hogy a szerkesztő átnézze a közleményed első sorait, és eldöntse, hogy elolvassa-e tovább. Ne beszélj egyediségről, példátlanságról és kultuszról, add meg a tényeket. Hidd el: a címzettek számára ugyanolyan fontos, hogy érdekes, releváns és hasznos közleményeket tegyenek közzé, mint amilyen fontos, hogy te is láthasd őket publikálva. De ne rejtsd el a lényeget a zavaró információk és lényegtelen részletek halma alá, mert a szerkesztőnek óriási az áradata. Segíts neki már az első bekezdésben megérteni, hogy az eseményed méltó a figyelmére.

A második bekezdésben már részletesebben elárulod a rendezvény tartalmát, elmondod, hogy hány embert vársz és kik ezek az emberek, és mi az egyedisége a rendezvénynek. Milyen program lesz, és milyen részletek a legérdekesebbek?

Egy bekezdést szentelhetsz a véleményvezér visszajelzésének a szervezőkről vagy a rendezvényről. Természetesen ezt a véleményt nem lehet meghamisítani, és nem szabad olyanokat idézni, akik nem felismerhető figurák. Jobb, ha rövidebb a sajtóközlemény, mintha vízzel vagy hamis információkkal tömnénk tele.

A sajtóközlemény utolsó bekezdése tartalmazza az esemény honlapjának címét, a projekt PR-jával és a médiával való kapcsolattartással foglalkozó személy elérhetőségét, a telefonszámot, az e-mail címet és az esemény közösségi hálózatainak linkjeit.

Eredményként egy legfeljebb egy oldalt elfoglaló szöveget kell kapnia, amelyben az információk nem ismétlődnek, logikusan és következetesen felépítettek, nincs egyetlen hiba sem, és a konkrétumok nem maradnak ki vagy torzulnak el.

A főbb árnyalatok:

• a sajtóközleményt szöveges formátumban kell megírni. Nem kell pdf-ben elkészíteni, amit valaki nem fog megnyitni, valaki nem fog betölteni, és valaki ebből nem fog semmit másolni. Az olvasástól a publikálásig vezető út a lehető legrövidebb és legkényelmesebb legyen a címzett számára;
• jobb, ha nem „homlokegyenest” – „Sajtóközlemény a sajtóközlemények írásáról szóló konferenciáról” – nevezi a levelet. Minden szerkesztőnek naponta több száz ilyen, majdnem egyforma levele van. Írjon nem egy klerikális, hanem egy élő, emberi főcímet, ami felkelti a figyelmet;
• mikor levelet küldesz a szerkesztőnek, akkor a köszöntő után másold be a levél szövegébe az első bekezdést, ami egy tömény információt tartalmaz az eseményedről, majd írd meg, hogy a linkre kattintva (és adj linket a GoogleDocs-ra, ahová óvatosan bemásoltad a szöveget) vagy a csatolt fájlban (csatolt Word dokumentum) megismerheted a részleteket. Az aláírásnak tartalmaznia kell az összes elérhetőségét;
• a sajtóközlemény szövegén kívül a csatolmánynak tartalmaznia kell 2-4 fotót az Ön által tartott korábbi vagy hasonló rendezvényekről, vagy az internetről származó, Önnek legmegfelelőbbnek tűnő képeket, vagy egy rendezvényplakátot. Néha, ha nincsenek képek, a szerkesztők olyasmit is csatolhatnak a közleményéhez, ami egyáltalán nem tükrözi az Ön elvárásait.

Készítés és terjesztés

A sajtóközlemény közzétételre történő elküldése előtt kövesse az alábbi lépéseket:

1. Kerülje a nehezen olvasható, részleges és bonyolult fordulatokkal, vitriolos mondatokkal, különleges szókészlettel, rövidítésekkel ellátott mondatokat, kivéve az általánosan ismerteket. Írjon érthető és élénk nyelven.
2. Kerülje az értékítéleteket.
3. Próbáljon meg nem használni összekötő szavakat, amelyeket hivatalnoknak érzékelnek: „ennek eredményeként”, „így”, „ezt követően”
.
4. A helyesírás és az írásjelek ellenőrzése.
5. Próbálja a sajtóközleményt egy, maximum két oldalra helyezni.
6. Készítsen rövid közleményt a sajtóközleményről, és helyezze a levél szövegébe, ez növeli annak az esélyét, hogy egy újságíró elolvassa. Sötétben lévén gyakran csak idő kérdése, hogy megnyisson egy sajtóközleményt tartalmazó fájlt, ezért fontos, hogy a lényeget azonnal, magából a levéltestből ragadja meg.
7. Röviden fogalmazza meg a levél témáját.

Remélem, megtalálta a választ arra, hogy „hogyan írjunk sajtóközleményt egy eseményről”. A sajtóközlemények manapság igencsak aktuálisak. Azonban nem csak egy szakember tud jó sajtóközleményt írni. Ez bárkinek a feladata, aki kellő műveltséggel rendelkezik, és érti ennek a műfajnak a szerkezetét és árnyalatait is.

Hogyan kell a Public Relations-t csinálni a kisvállalkozások számára

Bővebben:

• Esemény sajtóközlemény példájának letöltése
• Zenekari sajtóközlemény sablon
• Adományozási sajtóközlemény sablon

Mentés a Pinterestre

Ezt az oldalt elmentheti a Pinterest táblájára a későbbiekben.