Detaljeret guide til, hvordan du laver et perfekt pressesæt

En PR-professionel bør bruge alle mulige midler for at få maksimal dækning. En af de mest effektive måder at præsentere dit brand eller din virksomhed for journalisterne på er at bruge et pressemappe. Det vil hjælpe dig med at præsentere de mest præcise oplysninger om din virksomhed og tiltrække nye kunder. Vi lærer, hvad en pressemappe er, ser gode eksempler på en sådan og får en detaljeret guide til, hvad du bør medtage i din pressemappe.

Hvad er et pressemappe helt præcist?

For at være mere specifik er en “pressemappe” en samling af oplysninger om din virksomhed, som mediernes repræsentanter kan bruge, når de dækker dit brand i nyhedsmedier. En moderne elektronisk pressemappe fås i mange forskellige størrelser og former, herunder PDF-filer og mapper, som er meget praktiske til deling på dit virksomhedswebsted, din blog eller dit nyhedsrum ved hjælp af onlinetjenester som WeTransfer eller Dropbox. Alternativt kan en musikers pressemappe præsenteres som trykt pressemateriale for at opnå større eksponering.

For ikke så længe siden kendte alle PR-eksperter forskellen på et press kit og et media kit. Mediekits plejede at ligne permanente filer, der udviklede sig over tid. Pressekits blev brugt til at indeholde aktuelle oplysninger, som primært blev brugt til sociale begivenheder, virksomhedsopdateringer eller lanceringskampagner for nye produkter eller tjenester. I dag kan enten medie- eller pressekits ses online, og forskellen mellem dem eksisterer næsten ikke.

Hovedfordelene ved at opbevare pressemateriale i mediesæt

Giver det mening at opbevare pressemateriale online? Svaret er ja. Du skal gøre alt for at øge dine chancer for at få mediedækning. Nedenfor finder du de vigtigste fordele ved at opbevare din virksomheds pressemateriale i mediekits:

• Så snart du har din virksomhedspressemappe, vil den fungere som et referencepunkt for mediekommunikation vedrørende dit brand. Det er effektivt til at opretholde overensstemmelse om de vigtigste budskaber. Du vil ikke finde en bedre måde at give kritiske brandoplysninger på og præsentere dem på en perfekt fordøjelig måde for medierepræsentanter og din målgruppe. Ingen siger, at et pressekit kan erstatte perfekt skræddersyede pitches til medierne, men det er et glimrende supplement.

• Når et brand har et professionelt lavet pressemappe, er det meget nemmere at holde styr på fortællingen. Det er et glimrende værktøj til at holde styr på placeringer og holde sig opmærksom på, hvad der sendes ud.

• Et pressemappe viser medierne, at din virksomhed er en seriøs og velorganiseret struktur. Ved at beskæftige sig med sådanne eksperter spilder journalisterne ikke deres tid eller deres målgruppes opmærksomhed på noget som helst.

Pressemapper er ikke indlysende for alle professionelle mediejournalister og journalister. Ved at have adgang til de vigtigste fakta, anmeldelser, priser og udtalelser om virksomheden kan du nemt opbygge tillid blandt potentielle kunder, kolleger, investorer, influencers på sociale medier og forretningspartnere. Når vi kender alle fordelene, kan vi gå videre til det næste spørgsmål: Hvad skal din pressemappe-skabelon indeholde?

Hvad indeholder et professionelt pressemappe?

Hvis du forsøger at finde ud af, hvad der skal indgå i et pressemappe til kunstnere eller andre virksomheder, bør du fokusere på ideen om, at dit officielle pressemateriale skal være specifikt og repræsentere din virksomhed i det bedste lys. Målet er ikke at overbelaste journalisterne med oplysninger. Tænk altid på den mangel på tid, som de fleste journalister står over for. Sørg for, at layoutet af dit pressemateriale er ensartet nok til at hjælpe folk med at finde tingene og forstå hovedbudskabet hurtigt. Du bør være forsigtig med din kreativitet for ikke at forvirre journalisterne endnu mere. Den sidste ting, der skal nævnes, er at lave et pressemappe uden salg. Du kan medtage nogle salgsfremmende oplysninger, men hold afsnittet kort. Hvis du tjekker de bedste eksempler på pressekits, kan du se, at følgende elementer normalt indgår:

• Boilerplate

Sørg for, at din boilerplate indeholder de vigtigste oplysninger om din virksomheds baggrund. Den skal ligne den velkendte “Om os”-sektion, som er interessant og let at forstå for journalister og potentielle læsere. Undersøg oplysningerne for at se, om de besvarer de grundlæggende spørgsmål. Det anbefales at bruge overskrifter til at fremhæve de vigtigste punkter i dit pressemateriale.

• Team bios

Det er vigtigt at præsentere dine teammedlemmer i et pressemappe. Det bedste er at fokusere på de vigtigste talenter og resultater. Sørg for at lade medierepræsentanterne vide, hvem der er klar til at give kommentarer eller er til rådighed for interviews. Hvis du har teammedlemmer med ekstraordinære baggrunde, der kan sikre et interessant interview, skal du altid fokusere på dem og deres professionelle/personlige resultater først. 

• Varianter til dit varemærkelogo

Et af de vigtigste elementer i dit professionelle pressemateriale er et logo. Du skal kontrollere, om opløsningen er høj nok. Det anbefales at levere filer i to varianter, hvor der både er lyse og mørke baggrunde. For din bekvemmelighed er det bedre at uploade SVG-filen, som du kan skalere til forskellige størrelser for at sikre, at der ikke sker noget tab af kvalitet. Dette trick kan være meget nyttigt, hvis du skal dækkes af et tv-indslag eller en publikation med store tryk. Den anden mulighed er at vælge PNG-filer, som har gennemsigtige baggrunde. Sørg for at vælge det største logo, så det ikke ser sløret ud. 

• Billeder i høj opløsning

Det er vigtigt for et brand at få mediedækning. For at udføre denne opgave skal du have billeder i høj opløsning til rådighed. Jo højere opløsning du har, jo bedre er det for dit pressemappe. Husk på, at de fleste journalister står over for hårde deadlines. Hvis du ønsker, at din historie skal dækkes, skal du give dem hurtig og nem adgang til billeder af høj kvalitet. 

• Videoer og lydindhold

Hvis du ønsker at øge dækningen, skal du forberede video-/audio-indhold til din pressemappe. Folk sætter ikke pris på at se udelukkende tekstindhold, som ikke er så let at fordøje. Ved at inkludere iøjnefaldende video- og lydindhold øger du din chance for at blive bemærket. Vælg indhold afhængigt af den potentielle målgruppe og den hovedsektor, som din virksomhed opererer inden for. Som praksis viser, får markedsførings- og PR-kampagner med iøjnefaldende visuelle elementer større opmærksomhed.

• Kontaktoplysninger

Din pressemappe skal indeholde vigtige kontaktoplysninger. Sørg for at tydeliggøre, hvem talsmændene er over for medierepræsentanterne. Lad journalisterne vide, hvornår de er tilgængelige for interviews eller samtaler. Angiv et direkte telefonnummer samt en gyldig e-mail-adresse.

• Link til sociale medieplatforme

Vi lever i den digitale tidsalder. Når det kommer til PR, markedsføring og sociale medieplatforme, bliver de de de vigtigste kanaler for brands. Når du udarbejder en skabelon til et pressedossier, skal du sørge for at tilføje de sociale links i kontaktoplysningerne.

• En virksomheds faktablad

Som afslutning på din pressedokumentation er det en god idé at skitsere nogle få væsentlige punkter for at beskrive dine tjenester og produkter. Sørg for at medtage priser, tilgængelige steder at bestille tjenester eller købe produkter osv.

Læs mere:

• Magisk værktøj til en god tekst: pressemeddelelse Brief
• Altid ved hånden: 20 uundværlige værktøjer til PR
• Online Reputation Management: Hvordan kan du forme dit varemærkes opfattelse?
• Media Outreach: Regler, strategi og tendenser