Tips til at skrive en pressemeddelelse til begivenheden – hvad du skal gøre for at få medierne til at skrive om din begivenhed

Den første pressemeddelelse i historien blev udsendt for lidt over et århundrede siden i USA. Selv om vi i dag ofte bliver erstattet af nyhedspublikationer via Facebook og Twitter-feeds, har pressen stadig en betydelig indflydelse på samfundet. Og pressemeddelelser om begivenheder er fortsat den bedste måde at formidle budskaber til medierne og få adgang til et stort publikum.

Hvad er en pressemeddelelse til begivenheden?

pressemeddelelsen for arrangementet har til formål at forklare journalisterne kort og klart, hvorfor de skal deltage i arrangementet. Svaret på spørgsmålet: “Hvorfor skal jeg komme her?” Pressemeddelelsen indeholder også oplysninger om arrangementet, tidspunkt, sted, rejseplan og kontaktpersoner til en PR-ekspert eller anden ansvarlig person.

De tre søjler, som enhver pressemeddelelse hviler på, er nyhed, relevans og informativitet. For at offentliggøre en pressemeddelelse på vores hjemmeside skal du udfylde formularen ved at klikke på linket:

Hovedelementer i pressemeddelelsen om en begivenhed

Når du skriver en pressemeddelelse om en begivenhed, vil du tilføje mere information her og der eller lægge vægt på nogle dele. Alligevel anbefaler vi, at du følger et standardformat for en skabelon til en pressemeddelelse om en begivenhed:

1. Title er det første, som enhver person vil se i din pressemeddelelse. Den skal være iøjnefaldende for at tiltrække mere opmærksomhed og forklare tydeligt, hvad der vil blive talt om. Den skal indeholde en informativ begrundelse samt navnet på den begivenhed, der vil blive omtalt i teksten.
2. Led er tekstens informationsgrundlag. I dette afsnit skal du i nogle få sætninger forklare hovedidéen om en begivenhed i dette afsnit. Afslører materialet i en eller to sætninger og besvarer kort spørgsmålet: “Hvad handler denne pressemeddelelse om?”
3. Kropsteksten eller hovedparten af pressemeddelelsen afslører alle detaljerne i informationsguiden. Der kan allerede være tal, fakta, statistikker og andre spændende detaljer. Husk, at de vigtigste oplysninger skal formidles i det første afsnit.
4. Citat. En kommentar eller en ekspertudtalelse er en udsmykning af din tekst og et godt redskab til at gøre materialet lysere og mere levende. Og når det er nødvendigt, gør citatet det muligt at fremhæve nyhedsmageren, være opmærksom på nøglepersonen i forbindelse med begivenheden.
5. Infohjælp. Kort og tydelig information, der beskriver begivenheden. Du kan inkludere brandets historie og vigtigste resultater samt identitetselementer, f.eks. logoet.
6. Visuelle billeder og links. Tilføj medier, der er forbundet med begivenheden. Det kan være en fotoreportage eller dens plakat, infografikker, bannere, promofotos og meget mere.
7. Mediekontakt / pressekontaktperson. Du skal udfylde kontaktoplysningerne for den repræsentant eller arrangør af begivenheden, som du kan få yderligere oplysninger eller materiale til offentliggørelse fra. Her kan du tilføje links til virksomhedens internetressourcer: websted, landingsplads og sociale netværk.

Event pressemeddelelse eksempel

Husk, at når det drejer sig om en pressemeddelelse om en begivenhed, skal du oprette et informativt dokument. Medierepræsentanterne skal hurtigt lære et par ting: Hvad skete der, hvorfor skete det, hvor skete det, og hvad er resultaterne af begivenheden. Eller hvornår en begivenhed vil ske.

Og prøv at skrive alle dele af en pressemeddelelse om en begivenhed (fra titel til kontakter) på en enkel måde.

Hvad bruges pressemeddelelser til?

Her er 4 hovedopgaver, som pressemeddelelser gør godt:

Tal om nyhederne til et bredt publikum og øg brand awareness. Den historie, som medierne fortæller, vækker interesse og tillid hos et bredt publikum. Presseudgivelser er med til at tiltrække mere opmærksomhed, skabe et offentligt ramaskrig og øge kendskabet til et brand.

Byg et bæredygtigt og succesfuldt forhold til medierne. Journalister er på udkig efter nyheder og “lækre” historier. Derfor er udsendelse af pressemeddelelser en gensidigt fordelagtig sag. Ved at hjælpe pressen med at finde ordentlige oplysninger vil du kunne opbygge et succesfuldt samarbejde med mediepartnere.

Kontroller image og opfattelse af dit mærkeprodukt. En pressemeddelelse er ikke kun en historie om dit mærke; den er også en mulighed for at forme dets image og kontrollere publikums opfattelse af dit mærke. At udsende en pressemeddelelse er en måde at beskytte produktet, begivenheden eller positionen mod enhver fejlfortolkning.

Hent kunder og øg salget. En ny tøjkollektion, en unik flyselskabskampagne eller lanceringen af et uddannelsesprojekt kræver alle reklame og branding for at tiltrække kunder.

Pressemeddelelser hjælper med at klare disse opgaver. Bemærk, at tekster med direkte reklame ofte ikke behandles af publikationernes redaktioner, men sendes til reklame- og marketingafdelingen.

Regler for skrivning af pressemeddelelser om begivenheder

Der er enkle regler for at skrive en pressemeddelelse, hvormed sandsynligheden for, at dit brev ikke straks ryger i spam, øges kraftigt.

Det første afsnit er kort i omfang og har det mest fyldte indhold. Det besvarer spørgsmål og giver vigtige oplysninger:

• hvad hedder arrangementet, i hvilket format det finder sted, og hvad det vil bestå af;
• dato, adresse og klokkeslæt for arrangementet;
• Navne eller fakta, der garanteret vil tiltrække opmærksomhed.

Du har et par sekunder til at redaktøren kan kigge på de første linjer af din meddelelse og beslutte, om den skal læses videre. Lad være med at tale om det unikke, det hidtil usete og kult, giv fakta. Tro mig: Det er lige så vigtigt for dine modtagere at sende interessante, relevante og nyttige meddelelser, som du kan se dem offentliggjort. Men skjul ikke essensen under bunken af distraherende oplysninger og irrelevante detaljer, fordi redaktøren har et enormt flow. Hjælp ham i det første afsnit til at forstå, at din begivenhed er værd at hans opmærksomhed.

I andet afsnit afslører du allerede indholdet af arrangementet mere detaljeret, fortæller, hvor mange mennesker du forventer, og hvem disse mennesker er, og hvad der er det unikke ved arrangementet. Hvilket program vil der være, og hvilke detaljer er de mest interessante?

Du kan afsætte et afsnit til meningsdannerens feedback om arrangørerne eller begivenheden. Selvfølgelig kan denne anmeldelse ikke forfalskes, og du bør heller ikke citere dem, der ikke er genkendelige figurer. Det er bedre at gøre pressemeddelelsen kortere end at fylde den med vand eller falske oplysninger.

Det sidste afsnit i pressemeddelelsen er adressen på begivenhedens websted, kontaktoplysningerne for den person, der er involveret i PR og interaktion med medierne i projektet, telefon, e-mail og links til begivenhedens sociale netværk.

Som resultat bør du få en tekst, der ikke fylder mere end én side, hvor oplysningerne ikke gentages, er logisk og konsekvent struktureret, der er ikke en eneste fejl, og hvor de specifikke forhold ikke er overset eller forvrænget.

De vigtigste nuancer er:

• En pressemeddelelse skal være skrevet i tekstformat. Du behøver ikke at lave den i pdf, som nogen ikke vil åbne, nogen vil ikke indlæse, og nogen fra den vil ikke kopiere noget. Gør vejen fra læsning til offentliggørelse så kort og bekvem som muligt for modtageren;
• Det er bedre ikke at kalde brevet “pande” – “Pressemeddelelse fra konferencen om at skrive pressemeddelelser”. Hver redaktør af disse næsten identiske breve har hundredvis hver dag. Skriv ikke en kontoristisk, men en levende, menneskelig overskrift, der ville tiltrække din opmærksomhed;
• når du sender et læserbrev, så kopierer du efter hilsenen det første afsnit ind i brevets brødtekst, som indeholder et koncentrat af oplysninger om din begivenhed, og skriver derefter, at du kan sætte dig ind i detaljerne ved at klikke på linket (og give et link til GoogleDocs, hvor du forsigtigt kopierede teksten) eller i den vedhæftede fil (vedhæftet Word-dokument). Alle dine kontakter skal stå i signaturen;
• Den vedhæftede fil skal ud over teksten i pressemeddelelsen indeholde 2-4 fotos fra tidligere eller lignende arrangementer, som du har afholdt, eller billeder fra internettet, som du synes passer bedst til, eller en plakat med begivenheder. Nogle gange, hvis der ikke er billeder, kan redaktører vedhæfte noget til din meddelelse, som slet ikke afspejler dine forventninger.

Forberedelse og distribution

Før du sender en pressemeddelelse til offentliggørelse, skal du følge disse trin:

1. Undgå svært læselige sætninger med delvise og indviklede vendinger, vitriolske sætninger, særligt ordforråd, forkortelser, bortset fra almindeligt kendte forkortelser. Skriv i et forståeligt og levende sprog.
2. Undgå evaluerende vurderinger.
3. Forsøg at undgå at bruge sammenkædningsord, der opfattes som en kontorist: “som følge heraf”, “således”, “efterfølgende”
.
4. Kontroller stavning og tegnsætning.
5. Forsøg at få pressemeddelelsen til at passe på én, højst to sider.
6. Gør en kort meddelelse om pressemeddelelsen og placer den i brevets brødtekst, dette vil øge chancerne for, at den bliver læst af en journalist. Når man er i mørke, er det ofte lige tid til at åbne en fil med en pressemeddelelse, så det er vigtigt at fange essensen med det samme, fra selve brevets brødtekst.
7. Formulér emnet for brevet kort.

Jeg håber, du har fundet svaret på “hvordan man skriver en pressemeddelelse til en begivenhed”. Pressemeddelelser i dag er ganske relevante. Det er dog ikke kun en professionel, der kan skrive en god pressemeddelelse. Dette er underlagt enhver person, der har tilstrækkelig læsefærdighed og også forstår strukturen og nuancerne i denne genre.

Hvordan man laver public relations for små virksomheder

Læs mere:

• Download eksempel på pressemeddelelse om begivenhed
• Skabelon til bandpressemeddelelse
• Skabelon til pressemeddelelse om donationer

Save to Pinterest

Du kan gemme denne side på din Pinterest-tavle til senere.