Съвети за писане на прессъобщение за събитието – какво да направите, за да накарате медиите да пишат за вашето събитие

Първото съобщение за пресата в историята е публикувано преди малко повече от век в САЩ. Въпреки че днешните канали във Facebook и Twitter често ни заместват с новинарски публикации, пресата все още оказва значително влияние върху обществото. А прессъобщенията за събития остават най-добрият начин да предадете посланията си на медиите и да получите достъп до голяма аудитория.

Какво е прессъобщение за събитие?

Прессъобщението за събитието има за цел кратко и ясно да обясни на журналистите защо трябва да присъстват на събитието. Отговорът на въпроса: „Защо трябва да дойда тук?“ Съобщението съдържа също така информация за събитието, час, място на провеждане, схема на пътуване и контакти на PR експерт или друго отговорно лице.

Трите стълба, на които се крепи всяко съобщение за пресата, са новост, уместност и информативност. За да публикувате съобщение за пресата на нашия уебсайт, трябва да попълните формуляра, като кликнете върху връзката:

Основни компоненти на прессъобщението за събитието

Когато пишете прессъобщение за събитие, ще добавяте повече информация тук и там или ще акцентирате върху някои части. И все пак ви препоръчваме да следвате стандартния формат на шаблона на съобщението за пресата за събитие:

1. Заглавието е първото нещо, което всеки човек ще види във вашето съобщение за пресата. То трябва да привлича вниманието, за да привлече повече внимание и да обяснява ясно за какво ще се говори. То трябва да включва информативна причина, както и името на събитието, за което ще се говори в текста.
2. Основата е информационната основа на текста. В този раздел трябва да обясните с няколко изречения основната идея на дадено събитие. Разкрива материала в едно или две изречения, като дава кратък отговор на въпроса: „За какво е това съобщение за пресата?“
.
3. Телото на текста или по-голямата част от съобщението за пресата разкрива всички подробности от информационното ръководство. В него вече може да има цифри, факти, статистически данни и други интригуващи подробности. Не забравяйте, че най-важната информация трябва да бъде съобщена в първия параграф.
4. Цитат. Коментарът или експертното мнение е украса на вашия текст и чудесно средство да направите материала по-ярък и по-жив. А когато е необходимо, цитатът дава възможност да се подчертае новинарят, да се обърне внимание на ключовата фигура, свързана със събитието.
5. Информационна помощ. Кратка и ясна информация, описваща събитието. Можете да включите историята и основните постижения на марката, както и елементи на идентичността, например логото.
6. Визуални изображения и връзки. Прибавете медийни средства, свързани със събитието. Това може да бъде фоторепортаж или негов плакат, инфографики, банери, рекламни снимки и други.
7. Лице за контакт с медиите / Лице за контакт с пресата. Трябва да попълните контактите на представителя на събитието или на организатора, от когото можете да получите допълнителна информация или материали за публикуване. Тук можете да добавите връзки към интернет ресурсите на компанията: уебсайт, лендинг и социални мрежи.

Пример на съобщение за пресата за събитие

Имайте предвид, че когато става въпрос за съобщение за пресата за събитие, трябва да създадете информативен документ. Представителите на медиите трябва бързо да научат няколко неща: какво се е случило, защо се е случило, къде се е случило и какви са резултатите от събитието. Или времето, когато ще се случи събитието.

И се опитайте да напишете всички части на съобщение за пресата за обявяване на събитие (от заглавието до контактите) по прост начин.

За какво се използват съобщенията за пресата?

Ето 4 основни задачи, които съобщенията за пресата изпълняват добре:

Изпращате новината на широка аудитория и повишавате познаваемостта на марката. Историята, разказана от медиите, предизвиква интерес и доверие сред широка аудитория. Публикациите в пресата спомагат за привличане на повече внимание, предизвикват обществен отзвук и повишават разпознаваемостта на марката.

Изграждане на устойчиви и успешни взаимоотношения с медиите. Журналистите търсят новини и „вкусни“ истории. Ето защо изпращането на съобщения за пресата е взаимноизгодно. Като помагате на пресата да намери прилична информация, ще можете да изградите успешно сътрудничество с медийни партньори.

Контролирайте имиджа и възприемането на продукта на вашата марка. Съобщението за пресата не е само разказ за вашата марка; то е и възможност да оформите нейния имидж и да контролирате възприемането на марката от аудиторията. Изпращането на съобщение за пресата е начин да защитите продукта, събитието или позицията от всякаква погрешна интерпретация.

Привличане на клиенти и увеличаване на продажбите. Нова линия дрехи, уникална промоция на авиокомпания или стартиране на образователен проект – всички те изискват реклама и брандиране, за да привлекат клиенти.

Прес съобщенията помагат да се справите с тези задачи. Имайте предвид, че текстовете с директна реклама често не се разглеждат от редакционните отдели на изданията, а се изпращат на отдела за реклама и маркетинг.

Правила за писане на прессъобщения за събития

Има прости правила за писане на съобщение за пресата, при които вероятността писмото ви да не отиде веднага в спама се увеличава значително.

Първият абзац е кратък по обем и е с най-запълнено съдържание. Той дава отговор на въпроси и предоставя ключова информация:

• какво е името на събитието, в какъв формат се провежда и от какво ще се състои;
• дата, адресът и часът на събитието;
• имена или факти, които гарантирано ще привлекат вниманието.

Редакторът има на разположение няколко секунди, за да погледне първите редове на вашето съобщение и да реши дали да го прочете по-нататък. Не говорете за уникалност, безпрецедентност и култ, а дайте фактите. Повярвайте ми: за вашите получатели е също толкова важно да публикуват интересни, актуални и полезни съобщения, колкото и вие да ги видите публикувани. Но не крийте същността под купчина разсейваща информация и несъществени подробности, защото редакторът има огромен поток. Помогнете му още в първия абзац да разбере, че вашето събитие заслужава вниманието му.

Във втория параграф вече разкривате по-подробно съдържанието на събитието, казвате колко души очаквате и кои са тези хора, както и каква е уникалността на събитието. Каква ще бъде програмата и кои подробности са най-интересни?

Можете да посветите един параграф на отзивите на лидера на мнение за организаторите или за събитието. Разбира се, тази рецензия не може да бъде фалшифицирана, нито пък трябва да цитирате тези, които не са разпознаваеми фигури. По-добре е прессъобщението да бъде по-кратко, отколкото да го напълните с вода или невярна информация.

В последния абзац на прессъобщението се посочват адресът на уебсайта на събитието, данните за контакт на лицето, което се занимава с PR и взаимодействие с медиите в проекта, телефон, електронна поща и връзки към социалните мрежи на събитието.

В резултат на това трябва да получите текст, който заема не повече от една страница, в който информацията не се повтаря, логично и последователно е структурирана, няма нито една грешка, а спецификата не е пропусната или изопачена.

Основните нюанси са:

• Съобщението за пресата трябва да бъде написано в текстов формат. Не е нужно да го правите в pdf, който някой няма да отвори, някой няма да зареди, а някой от него няма да копира нищо. Направете така, че пътят от прочитането до публикуването да е възможно най-кратък и удобен за адресата;
• по-добре е да не наричате писмото „чело“ – „Съобщение за пресата от конференцията за писане на съобщения за пресата“. Всеки редактор на тези почти идентични писма има стотици всеки ден. Напишете не канцеларско, а живо, човешко заглавие, което би привлякло вниманието;
• когато изпращате писмо до редактора, след поздрава копирайте в тялото на писмото първия абзац, който съдържа концентрат от информация за вашето събитие, след което напишете, че можете да се запознаете с подробностите, като кликнете върху линка (и дайте линк към GoogleDocs, където благоразумно сте копирали текста) или в прикачения файл (прикачен документ на Word). Всички ваши контакти трябва да са в подписа;
• в допълнение към текста на съобщението за пресата, прикаченият файл трябва да съдържа 2-4 снимки от минали или подобни събития, проведени от вас, или снимки от интернет, които ви се струват най-подходящи, или афиш на събитията. Понякога, ако няма снимки, редакторите могат да приложат към съобщението ви нещо, което изобщо не отразява очакванията ви.

Приготвяне и разпространение

Преди да изпратите съобщение за пресата за публикуване, следвайте следните стъпки:

1. Избягвайте трудни за четене изречения с частични и включени обръщения, стъкмистики, специална лексика, съкращения, с изключение на общоизвестните. Пишете на разбираем и жив език.
2. Избягвайте оценъчните съждения.
3. Постарайте се да не използвате свързващи думи, които се възприемат като писарушка: „в резултат на това“, „по този начин“, „впоследствие“
.
4. Проверете правописа и пунктуацията.
5. Опитайте се да поберете съобщението за пресата на една, максимум две страници.
6. Изгответе кратко съобщение за пресата и го поставете в тялото на писмото, това ще увеличи шансовете то да бъде прочетено от журналист. Бидейки в тъмното, често е нужно само време, за да отворите файла със съобщението за пресата, затова е важно да уловите същността веднага, от самото тяло на писмото.
7. Формулирайте накратко темата на писмото.

Надявам се, че сте намерили отговора на въпроса „как да напишем прессъобщение за събитие“. Съобщенията за пресата днес са доста актуални. Въпреки това не само професионалист може да напише добро съобщение за пресата. Това е по силите на всеки човек, който има достатъчна грамотност, а също така разбира структурата и нюансите на този жанр.

Как да правим връзки с обществеността за малкия бизнес

Прочетете още:

• Изтегляне на пример за прессъобщение за събитие
• Изготвяне на прессъобщение за група
• Шаблон за прессъобщение за дарения