Čo je tlačová správa s embargom?

Začnime definíciou.

Niektoré tlačové správy sa posielajú skôr a je na ne embargo. Pokiaľ ide o tlačové správy, embargo znamená dohodu medzi spravodajským médiom alebo členmi a autorom tlačovej správy alebo spoločnosťou, odkiaľ správa pochádza, o nezverejnení vopred zaslanej tlačovej správy.

Tlačová správa s embargom je stav, keď si autori tlačových správ vyberú dátum, kedy zverejnia svoju písomnú tlačovú správu.

Príkladom tlačovej správy s embargom môže byť kópia prezidentských prejavov zaslaná médiám vopred alebo produkty poskytnuté členom médií na posúdenie pred dátumom ich vydania.
Služby písania tlačových správ robia tlačové správy s embargom len niekoľkokrát, pretože ak na svoju správu vždy uvalíte embargo, jej príťažlivosť sa časom zhorší. Embargo používajte len vtedy, keď ho potrebujete.

Podobne ako lode čakajú v prístave na vyloženie svojho nákladu, aj články s embargom čakajú v rade, aby mohli oznámiť svoje novinky, keď bude embargo zrušené.

Gigi Marino zo spoločnosti Otter PR

Čo to znamená, keď je na tlačovú správu uvalené embargo?

Ak si vyhľadáte slovo „embargo“ v slovníku, zistíte, že znamená „zákaz“. Takže embargo=zákaz.

Embargo znamená, že organizácia, ktorá vydala tlačovú správu, nechce, aby sa správy v nej obsiahnuté zverejnili do určitého dátumu. Zvyčajne existujú marketingové dôvody pre embargo a jeho načasovanie. Je to bežná prax v oblasti vzťahov s verejnosťou.

To znamená, že informácia (PR správa, správa, oznámenie atď.) bola zdieľaná so zdrojmi, ale tie ju nesmú zverejniť až do stanoveného dátumu a času.

Čo znamená „pod embargom“ vo svete PR?

Pod embargom znamená, že ste sa s novinárom dohodli, že nové informácie nebudú zverejnené až do dohodnutého času. Vďaka tejto dohode sa PR tím a vedenie spoločnosti podelia o nové informácie (napríklad o nový produkt, nového vedúceho pracovníka atď.) v predstihu, takže novinár má čas napísať svoj článok bez pravidelného zhonu a môže byť pri písaní reportáže premyslenejší. Napriek tomu súhlas s embargom nezaručuje, že novinár skutočne napíše článok.

Tipy na písanie tlačových správ:

1. Vyhnite sa vtieravému marketingovému jazyku. Novinári to nemajú radi.

2. Vytvorte informatívny titulok o produkte.

3. Vytvorte výstižné zhrnutie, ktoré povie, na čo je váš produkt dobrý.

4. V tele: opíšte, čo môže používateľ s vaším produktom robiť a v čom môže mať výhody.

5. Popíšte, ako si používatelia môžu kúpiť váš produkt a kde môžu získať viac informácií

6. Povedzte niečo o sebe alebo o svojej spoločnosti (založená v a kedy, Ciele atď.) na konci publikácie.

7. Nehovorte príliš veľa o cenách a zľavách.

8. V predmete správy použite „Embargo“, aby ste upútali pozornosť novinára.

Ako napísať tlačovú správu s embargom?

Píšete ju rovnako, ako by ste písali akúkoľvek inú tlačovú správu, s tým rozdielom, že hore jasne napíšete dátum/čas embarga.

Neodosielajte ju príliš dlho vopred, ale ako dlho presne, závisí od správy. Vždy počítajte s tým, že niekto môže embargo porušiť, preto ju neposielajte tak skoro, aby to spôsobilo problémy.

Takisto by som odporúčal dôkladne si premyslieť potrebu embarga. Potrebujete ho? Možno získate väčšie pokrytie, ak ho pošlete neskôr. Neviem si predstaviť veľa ľudí, ktorí by si to nechávali na neskôr, pokiaľ nejde o niečo prevratné.

Embargo je obzvlášť cenné, ak chcete dať vydavateľstvu dostatok času na prípravu článku predtým, ako zverejníte svoju novinku. Väčšina publikácií rada zverejňuje novinky, takže s embargom poskytujete publikáciám alternatívu, aby mali príbeh pripravený tak rýchlo, ako sa dá zverejniť.

Rád by som zopakoval, že nie všetci autori dodržiavajú embargo. Musíte osloviť tých pár cieľových autorov, s ktorými chcete spolupracovať, a získať s nimi dohodu skôr, ako im pošlete informácie.

Považujem za užitočné diskutovať s novinárom a dohodnúť si brífing so spoločnosťou pred dátumom vydania. Zverejnenie sa potom posiela s potvrdením dohodnutého času embarga, ako aj času rozhovoru, kto z vašej spoločnosti sa rozhovoru zúčastní (buď telefonicky, alebo osobne) atď.

Ako poslať tlačovú správu s embargom?

Pozrite si tento podrobný návod, ako poslať tlačovú správu s embargom, ktorý poskytol Saurav Ahuja, marketingový špecialista v ExcelTrick:

Dole je uvedený ideálny návod, aby ste pochopili, ako poslať tlačovú správu s embargom. Musíte dodržať niekoľko základných krokov: 

Určite, ktorú osobu chcete kontaktovať 

Najprv sa musíte rozhodnúť, komu chcete poslať svoju tlačovú správu s embargom.

Vyberte mediálne výstupy

V ďalšom kroku vyberte mediálne výstupy, prostredníctvom ktorých chcete posielať tlačové správy podľa svojej oblasti. 

Zhromaždite dôležité informácie

Najbližšie musíte zhromaždiť všetky podstatné informácie, ktoré súvisia s vašou tlačovou správou s embargom. 

Upravte ju konkrétnejšie

V ďalšom kroku môžete zadať e-mail alebo meno osoby, ktorej chcete poslať tlačovú správu, aby ste ju konkretizovali. 

Podľa správnej štruktúry e-mailu

Pred odoslaním tlačovej správy s embargom je veľmi dôležité zamerať sa na presnú štruktúru e-mailu. Musí obsahovať 

• Na akej pozícii ste vo vašej spoločnosti
• Váš majetok

Kliknite na možnosť odoslať

Nakoniec stačí kliknúť na možnosť odoslať a to je všetko. 

PR odborníci o embargu na tlačové správy

Matias Rodsevich, zakladateľ a generálny riaditeľ PRLab, PR agentúry so sídlom v Amsterdame.

Snom každého profesionála v oblasti PR je, aby sa klient, ktorého zastupuje, objavil v médiu prvej úrovne! Spomeňte si na Forbes, Bloomberg, TechCrunch atď. Jedným zo spôsobov, ako si prípadne zabezpečiť takýto typ pokrytia, je podať ponuku výlučne vysnívanému médiu, pričom stále platí embargo. Exkluzívnu ponuku rád zháňam aspoň dva týždne pred zrušením embarga.

To vám dáva dostatok času na sledovanie alebo na hľadanie alternatívnej exkluzívnej príležitosti. V prípade exkluzivity by som okrem tlačovej správy rád novinárovi ponúkol aj možnosť rozhovoru. Nedávno sme jednému z našich klientov sprostredkovali exkluzivitu pre TechCrunch, a to chvíľu po zverejnení – tlačová správa bola v správach zdieľaná viac ako 135-krát!

Druhou možnosťou je rozposlať tlačovú správu viacerým kontaktom aspoň 3 dni pred zrušením embarga. To sa dá urobiť prostredníctvom nástroja na PR, napríklad Meltwater. Uistite sa, že je v nej jasne uvedené niečo v zmysle „Embargo na zverejnenie do nedele 7. októbra 2018 o 14.00 hod. stredoeurópskeho času“ – buďte veľmi konkrétni, pokiaľ ide o dátumy a časy.

Gigi Marino, Account Strategist at Otter PR:

„Embargo je dočasné zadržanie alebo pozastavenie. (Slovo pochádza zo španielskeho embargar zo 17. storočia, čo v preklade znamená uvalenie sankcie na lode v prístave.“

Embargo predstavuje dôveru medzi zdrojom správ a novinármi a najčastejšie sa používa pri recenzovaných vedeckých časopisoch, ktoré oznamujú prelomové objavy. Umiestnenie embarga na správy zabezpečuje, že významná správa bude oznámená v rovnakom čase a že jeden zdroj nebude preberať iný.

Aby ste na správu uviedli embargo, stačí napísať Embargoed Until Date And Time (Embargo do dátumu a času) v hornej časti správy. Do predmetu správy by ste mali tiež napísať EMBARGOED všetkými veľkými písmenami.

Účelom embarga je poskytnúť novinárom dostatok času na dôkladný prieskum a uskutočnenie rozhovorov k článku, ktorý svetu prináša nové informácie, ako napríklad pomenovanie nového druhu, objavenie čiernych dier alebo nedávno odhalené fotografie Webbovho teleskopu, ktoré ukazujú doteraz nevidené zábery vesmíru.

Často sa zrušenie embarga zhoduje s mediálnym podujatím, na ktorom sa oznamujú novinky. Novinári, ktorí sa na ňom zúčastnia, už mali čas urobiť si domácu úlohu, pretože boli oboznámení s tlačovou správou, na ktorú bolo uvalené embargo.

Obzvlášť v digitálnom veku, keď sa toľko informácií šíri voľne, je rešpektovanie embarga svätou povinnosťou štvrtej moci.“

Ashley Willis, viceprezidentka FischTank PR

Stratégia oslovovania s embargom má pre oznámenia klientov mnohé výhody, a to najmä predstih, ktorý novinári potrebujú na preskúmanie novinky, uskutočnenie rozhovorov a prípravu článku pred dátumom oficiálneho oznámenia. Pred odoslaním tlačovej správy s embargom je najlepšie začať s informáciou na vysokej úrovni, ktorá novinku podráždi niekoľkými detailmi na vysokej úrovni a požiada novinára o súhlas s embargom. S potvrdením v ruke môžu PR špecialisti s istotou distribuovať správu s embargom. Pri každej distribúcii tlačovej správy v predstihu by malo byť embargo uvedené v hornej časti stránky spolu s dátumom a časom distribúcie.

Akonáhle má novinár tlačovú správu s embargom, začína sa skutočná práca. Následné kroky na získanie spätnej väzby na správu a záujmu o pokračovanie v príbehu sú absolútne nevyhnutné na to, aby sa posunuli smerom k pokrytiu oznámenia. Práve počas tohto obdobia môžu zástupcovia PR získať poznatky z médií, aby mohli vykonať všetky potrebné úpravy stratégie a komunikácie s cieľom zabezpečiť úspešný deň oznámenia.

Ron Boling, Account Director v spoločnosti Jonathan Marder and Company:

Každýkrát, keď posielam vydanie s embargom, na začiatok používam nižšie uvedené kroky.

Uistite sa, že váš klient vie, že vždy existuje šanca, že novinári môžu zverejniť informácie pred dátumom embarga. Pri informáciách citlivých na dátum vždy existuje malé riziko.

V prvom rade oslovte novinárov, s ktorými máte vzťah a je pravdepodobné, že budú rešpektovať embargo.

Zvyšujte počet kontaktov postupne a na základe prijatých a odmietnutých žiadostí. Vždy je riskantné ísť príliš skoro do veľkých rozmerov, pretože novinári nemusia rešpektovať embargo, pokiaľ to nie je výslovne dohodnuté.

JJ Lee, Digital PR Executive v Digital Funnel

Najdôležitejšou radou pri odosielaní tlačovej správy s embargom je jednoducho vyhnúť sa príliš skorému odosielaniu správy, najmä ak ide o veľmi, veľmi veľké oznámenia, pokiaľ nie je všetko absolútne potvrdené a vytesané do kameňa. Embargovanú správu by ste mali posielať len približne 2 – 3 dni pred oficiálnym oznámením, čím poskytnete novinárom a médiám dostatok času na prípravu článku a jeho prípravu na zverejnenie v rovnakom čase a približne v rovnakom čase.

V dnešnej modernej dobe sú embargá pomerne riskantné, taká je rýchlosť, akou sa informácie a príbehy môžu zverejňovať na internete, že vaše informácie musia byť nepriestrelné a musíte byť pri svojich obmedzeniach nadmieru konkrétni. Ak je napríklad na vašu správu uvalené embargo do piatku, musíte uviesť, že je embargo uvalené do 7.00 h SEČ, a dátum – inak sa stane, že publikácie v rôznych časových pásmach zverejnia informáciu skôr ako ostatné, a ak túto správu doplníte tlačou v novinových médiách, existuje šanca, že skutočne prídete o pokrytie, pretože príbeh bude presýtený.

Jonathan Saeidian, zakladateľ/výkonný riaditeľ spoločnosti Brenton Way

Ak chcete poslať tlačovú správu s embargom, existuje niekoľko jedinečných spôsobov, ako na to môžete ísť.

Jednou z možností je poslať tlačovú správu s embargom ako prílohu PDF s funkciou ochrany heslom. Pri odosielaní uveďte heslo v tele e-mailu, aby k nemu mali novinári prístup v deň zrušenia embarga.

Použite online službu alebo nástroj, ako je napríklad PRNEWS.IO, ktorý vám umožní uložiť embargo na tlačovú správu do určitého dátumu a času. Takto môžete kontrolovať, kedy bude vaša správa zverejnená, a mať istotu, že bude mať maximálny účinok.

Sledovanie po odoslaní – Po odoslaní tlačovej správy, na ktorú sa vzťahuje embargo, vykonajte následné kroky telefonicky alebo e-mailom, aby ste sa uistili, že príjemca rozumie, kedy môže informácie zverejniť.

Michelle Garrett, Writer/Public Relations Consultant na Garrett PR

Jednou z chýb, ktorú vidím, že ľudia z PR robia pri tlačových správach s embargom, je, že na začiatok oznámenia alebo tlačovej správy jednoducho napíšu slovo „embargo“ – bez toho, aby sa najprv opýtali novinára, či rešpektuje embargo. Novinár musí najprv súhlasiť, inak embargo stráca zmysel.

Myslím si, že najlepšie fungujú, keď majú novinár a PR profesionál nadviazaný vzťah. Vtedy môže PR profesionál ponúknuť novinárovi embargo, aby mohol začať pracovať na príbehu, ktorý bude uverejnený, keď sa tlačová správa alebo novinka dostane na trh.

Kristen Shea, prezidentka spoločnosti Tribe Builder Media

Vytvorte si stratégiu embarga na základe vzťahov, ktoré máte s tlačou.

V prípade novinárov, s ktorými už máte nadviazaný vzťah, zdieľajte tlačovú správu s upozornením, že je na ňu uvalené embargo. Nezabudnite uviesť dátum a čas skončenia embarga; budete sa chcieť uistiť, že je to naformátované tak, aby to vyniklo (červené, zvýraznené, tučné atď.).

V prípade novinárov, s ktorými ste ešte nenadviazali vzťah, sa pred ich oslovením uistite, že dodržiavajú embargo. Medzi miesta, kde si môžete tieto informácie overiť, patria sociálne médiá novinára, profily v databáze a jednotlivé rubriky alebo stránky na webovej stránke publikácie. Ak nedodržiavajú embargo, nepredkladajte im tlačovú správu až do dňa oznámenia po jeho zverejnení.

Navrhnite embargo pred zdieľaním. V závislosti od povahy tlačovej správy a vzťahu s novinárom zvážte, či s jej odoslaním nepočkáte. V prípade citlivých materiálov môže byť rozumnejšie, ak novinár pred zdieľaním celej tlačovej správy súhlasí s embargom.

Počiatočný návrh musí odhaliť dostatok informácií, aby novinár vedel, že sa to týka jeho spravodajstva, ale zároveň ho musí dostatočne zaujať, aby súhlasil s embargom na zaslanie tlačovej správy.

Príklad: Dúfam, že vás to zastihne v poriadku. Vidím, že ste nedávno písali o [vložte informáciu o financovaní, ktorá vás zaujíma], a ja by som vám chcel dať do pozornosti ďalšiu. Spolupracujem so spoločnosťou zaoberajúcou sa elektronickým obchodom, ktorá čoskoro oznámi kolo financovania vo výške 50 miliónov dolárov. Rád sa s vami podelím o ďalšie podrobnosti, ak budete súhlasiť s embargom do [dátum/čas].

Nedávajte si časy embarga. Je to zaručený spôsob, ako vyburcovať novinárov. Existujú okolnosti, kedy bude novinár vyžadovať exkluzivitu, čo ovplyvní viditeľnosť a celkový výkon tlačovej správy. Odoslanie embarga na zoznam preverených novinárov znamená, že novinári môžu príbeh prijať (alebo odmietnuť) podľa vlastného uváženia a tlačová správa má väčšiu šancu na umiestnenie vo viacerých publikáciách a médiách.

---