Hur man skriver ett pressmeddelande AP Style

Att skriva ett pressmeddelande är inte så enkelt som den genomsnittlige personen kanske tror. Det innehåller ett visst format att följa (rubrik, datum, plats, sammanfattning, medieanvändning, information om företaget), men också en uppsättning standardåtgärder som du bör hålla dig till. Detta kallas för ett ”korrekt AP Style Press Release” (Associated Press Style pressmeddelande)

Några gissningar om vad det betyder? Om inte, läs vidare och ta reda på hur du ser till att dina pressmeddelanden följer standardreglerna.

Vad är ett pressmeddelande format AP style?

Pressmeddelande i AP-stil betyder pressmeddelande i ”Associated Press”-stil. Detta är ett av världens största icke vinstdrivande nyhetsbyråer med säte i New York, som har justerat olika regler för tryckta nyhetspublikationer. Det publicerar varje år en stilguide som reglerar hur de vill att journalister som arbetar med dem ska formatera sitt innehåll. Så att alla sidor av innehållspresentationen är standardiserade oavsett vem som skriver artikeln.

Även om dessa inte är de enda rekommenderade reglerna att hålla sig till är de de vanligaste inom journalistik- och mediebranschen. Associated Press har också fastställt särskilda standarder för pressmeddelanden, som kommer att diskuteras vidare.

Varför ska du hålla dig till AP Style när du skriver ett pressmeddelande?

Ja, det verkar trivialt. Vem bryr sig om att du tillämpar alla deras förslag korrekt? För det första gör redaktörerna det. Och eftersom du vill att de ska köpa din artikel måste du följa deras regler. Det låter övertygande, eller hur?

För det andra, läs det här meddelandet:

Det numismatiska och filatelistiska kontoret i Vatikanstatens guvernement kommer att ge ut tusentals set med fyra frimärken, där varje frimärke föreställer en detalj från Peruginos målning ”Kristi uppståndelse”, samt 220 000 exemplar av en broschyr.

Gör den här informationen dig intresserad? Är du intresserad av att läsa vidare på detta inlägg? Har du sett den här historien någonstans i media? Det har inte jag heller. Om du vill undvika sådana frågor kan du följa de regler som beskrivs nedan.

Det är viktigt att följa ett strikt AP-format för pressmeddelanden. En historia som innehåller ett tydligt skrivande och nyhetsvärde förtjänar uppmärksamhet. Så ignorera inte den formella strukturen för pressmeddelanden för att inte ignoreras av en läsare. Det är inget fel om du inte har skrivit ett pressmeddelande ännu. Att kolla in ett exempel på ett pressmeddelande i AP-stil är ett bra sätt att inspireras.

Regler för pressmeddelande i AP-stil

Eftersom ett pressmeddelande måste vara kortfattat måste du lägga din uppmärksamhet på varje element. AP Stylebook är ett bra sätt att se till att alla delar av pressmeddelandet uppfylls, vilket i slutändan ökar dina chanser att få din artikel publicerad.

Det finns två uppsättningar av regler som gäller:

1. Innehållet i det aktuella pressmeddelandet
2. Formaten för varje avsnitt i pressmeddelandet

Här är de viktigaste reglerna som alla journalister och copywriters måste vara uppmärksamma på:

Tidigare rubriker

Omslaget är avgörande för att fånga uppmärksamhet och få en publik. Den är avgörande eftersom den talar om för läsaren vad inlägget handlar om, och den bör vara övertygande för att fånga läsarens uppmärksamhet.

Ett starkt första stycke

Det första stycket måste ge dig en uppfattning om vad pressmeddelandet syftar till.

Journalistikens fem W:n

Ett pressmeddelande är kortfattat och lyfter fram en viktig information. Därför bör ett inledande stycke i ett pressmeddelande innehålla de fem W:

• Vem
• Vad
• När
• Var 
• Varför
• och ibland hur

Du bör ta upp de viktigaste fakta först och sedan följa med detaljer.

Den inverterade pyramiden som skrivstil

I en inverterad pyramid ligger basen högst upp och spetsen ligger i placerad längst ner. När det gäller ett pressmeddelande innebär detta att rubriken och den viktigaste informationen bör placeras i början av berättelsen, inte i slutet. 

Den aktuella tidpunkten

AP style har klara regler om datum och plats för ett pressmeddelande. Om du följer den stil som krävs och AP:s förkortningar. t.ex. stater och månader kommer dina artiklar att få en hög grad av professionalism.

Teckning

Det finns olika regler för interpunktion. De mest använda gäller kommatecken. 

I Storbritannien, Kanada och andra länder ska du använda ett kommatecken i slutet av varje element i en mening:

Jag åt glass, frukt och kaffe till frukost.

I USA och i AP-stilen ska du utelämna det sista kommatecknet:

Jag åt glass, frukt och kaffe till frukost.

Prononumsanvändning

Det är bättre att undvika pronomen i första eller andra person. AP stylebook har strikta riktlinjer för denna del av talspråket. Alla pressmeddelanden och nyhetsartiklar måste skrivas enbart i tredje person.

Nummer

AP-stilen anger regler för hur siffror ska skrivas. Du ska stava siffror från 1 till 9. Därefter ska du använda siffror som ”10”. Skriv ut hela talet om det står i början av en mening. ”Tio barn skadades när…” 10 är bra endast i rubriker.

Fonts

Undvik att välja ovanliga typsnitt. Använd i stället de grundläggande teckensnitten som Times New Roman eller Arial. Detta är obligatoriskt eftersom medieaktier använder dessa typsnitt när de publicerar artiklar. Dessutom spelar dina teckensnittsstorlekar roll och bör endast skilja en punkt i storlek: t.ex. bör din rubrik vara 14, din underrubrik bör vara 13 och din huvuddel bör vara 12.

Kapitalisering

Alla rubriker och underrubriker ska skrivas med versaler. Denna regel gäller endast rubriker och underrubriker. Andra versaler ska bara vända sig till lämpligt substantiv.

 Människor

Citera någon, använd hela namnet och titeln när du presenterar någon för första gången: Adam Lawrence, företagets teknikchef, sa: ”Det här är ett stort genombrott inom e-spelbranschen.” Efter den första presentationen kan du bara nämna honom som Lawrence.

Mall för pressmeddelande AP-stil

Detta är bara en av de många mallar för pressmeddelanden som finns tillgängliga på Internet. Om du behöver lite inspiration för att skriva ditt eget pressmeddelande kan du gärna ta del av den!

Download AP Style Press Release Example:

Steg för att skriva ett pressmeddelande i AP-stil

1. Planera innehållet i ditt pressmeddelande

Innan du börjar skapa ditt officiella pressmeddelande ska du bestämma den mest grundläggande informationen som du vill förmedla. Ett pressmeddelande är ofta en till två sidor långt.

2. Detektera din målgrupp

Om du definierar din målgrupps ålder, intressen, kön, värderingar och inkomst kan du förstå vilket innehåll de är intresserade av.

3. Skapa en rubrik

Överskriften ska läggas ovanpå pressmeddelandet och placeras i mitten av sidan. Eftersom den fångar läsarens uppmärksamhet brukar den stå i fet text och vara mellan 65 och 80 tecken lång.

4. Skapa en beskrivande underrubrik

Underrubriken är något längre än rubriken, inklusive cirka 120 tecken. I allmänhet är underrubriken kursiverad och följer rubriken. Använd underrubriken för en ytterligare förklaring av din rubrik. Kontrollera om både din rubrik och underrubrik innehåller nyckelord, eftersom journalister och läsare kan använda dessa ord för att enkelt hitta mer information via sökmotorer.

5. Start din kropp.

I pressmeddelandets huvuddel ska du lägga in all nödvändig information om evenemanget. 

Kroppen av pressmeddelandet ska alltid börja med ett datum och en plats. Dessa avsnitt bör vara fetstilade eftersom det hjälper journalister eller redaktörer att se när artikeln är redo att publiceras eller inte. När du lägger till platsen ska du se till att staden skrivs med versaler och att delstaten förkortas. Glöm inte att ditt första stycke bör svara på alla fem W:s.

6. Föreställ ett citat

Det är också bra att lägga till ett citat som bidrar till att göra nyheterna mer spännande och trovärdiga. Den citerade personen måste identifieras med sin titel och företagets eller organisationens namn. Denna detalj ger mer trovärdighet och erbjuder journalister direkta citat från företagsledare som är involverade i händelsen. Kom ihåg att ett citat endast bör bestå av två meningar.

7. Restande kroppsdel

Resten av kroppsdelen ska innehålla olika medieinnehåll. Foton, ljud och videor hjälper dig att sticka ut på både sökmotorer och sociala medier. Du bör undvika att infoga mer än två av dessa medieinnehåll i ditt pressmeddelande. Om du skickar ditt pressmeddelande via e-post är det bättre att placera länkar till det bifogade medieinnehållet så att det kan nås i sina ursprungliga källor och former.

8. Lägg till en boilerplate

En boilerplate är en kort beskrivning av företaget eller organisationen. Denna ”om”-avdelning, som ligger längst ner i pressmeddelandet, innehåller information om företagets bakgrund. Denna del bör inte skrivas längre än 100 ord. Se till att avsluta din boilerplate med en länk till företagets webbplats.

9. Avslut med en slutnot

Allra längst ner i pressmeddelandet är det viktigt att inkludera mediekontaktens uppgifter, liksom det företag de står för. Det vore lämpligt att använda en enda mening liknande ”För mer information, kontakta oss på [telefonnummer] eller [e-postadress].”

Du bör avsluta ditt pressmeddelande med tre pund tecken (även kallat hash) för att visa dina läsare att de har nått slutet av berättelsen. Det kommer att se ut ungefär så här: #### 

10. Kontrollera inställningarna för dokumenten

Man bör komma överens om marginaler på en tum för alla sidor av pappret. Kontrollera din grammatik och ditt avstånd med interpunktion. Det är bättre att använda endast ett mellanslag efter skiljetecken – inget före.

11. Lägg till företagets logotyp

Insätt företagets logotyp högst upp och i mitten av ditt pressmeddelande.

12. Detektera vem du ska skicka ditt pressmeddelande till

Framgången för ett väl utformat pressmeddelande har mycket att göra med vart pressmeddelandet skickas. Eftersom medieplattformar tar emot tusentals artiklar varje dag kommer ditt pressmeddelande inte att efterfrågas av alla publikationer. Det är klokt att skicka ditt pressmeddelande till ett mediebestånd som är populärt bland din målgrupp.

13. Distribuera din berättelse

Med distribution av ett pressmeddelande är dina chanser att överföra ditt pressmeddelande till målinriktade medieplattformar och journalister mycket större. Dessutom tar distributionstjänsten allt ansvar och ger användarna en generisk mall som redan är inställd i rätt format.

14. Förmedla instruktioner för frisläppning

Ett publiceringsdatum är ett datum som du väljer för att ditt pressmeddelande ska publiceras. Lägg till din tidslinje i det övre vänstra hörnet av din berättelse helt i versaler.

Ett pressmeddelande måste börja med rubriken ”Pressmeddelande” följt av ”FÖR FÖRMEDDELANDE”. Denna detalj anger att den information som anges i din berättelse är klar för omedelbar användning. Om du däremot skriver ett pressmeddelande med embargo är det bättre att skriva ”NOT FOR IMMEDIATE RELEASE” eller ”EMBARGOED FOR RELEASE'”, följt av det faktiska publiceringsdatumet. 

Hur man gör PR för småföretag

Bottom Line

Ett pressmeddelande i AP-stil är ett officiellt meddelande från en organisation som skickas till pressen. Det används av företag av alla typer som vill tillkännage evenemang, viktiga förändringar, produktsläpp med mera. Ett korrekt formaterat och distribuerat pressmeddelande i AP-stil kan avsevärt öka en organisations medvetenhet och förbättra relationerna med allmänheten, samtidigt som det ökar dess kundbas.

Förmar du dina pressmeddelanden för AP? Finns det några andra regler som du anser vara de viktigaste? Lämna gärna en kommentar om det.

• Hur man citerar ett pressmeddelande – gör det snyggt
• Tips för att skriva ett pressmeddelande för evenemanget