Ce este un comunicat de presă sub embargou?

Să începem cu definiția.

Câteva comunicate de presă sunt trimise mai devreme și sub embargo. În ceea ce privește comunicatele de presă, un embargo înseamnă un acord între organul de presă sau membrii acestuia și autorul comunicatului de presă sau compania de unde provine știrea de a nu publica un comunicat de presă trimis în avans.

Comunicatul de presă sub embargo este o stare în care redactorii de comunicate de presă aleg data la care să publice scrierea comunicatului de presă.

Un exemplu de comunicat de presă sub embargou ar fi o copie a discursurilor prezidențiale trimisă în avans către mass-media sau produse oferite membrilor mass-media pentru a fi analizate înainte de data lansării lor.
Serviciile de redactare a comunicatelor de presă realizează comunicate de presă sub embargou doar de câteva ori, deoarece dacă vă puneți mereu sub embargou știrile, atractivitatea lor se deteriorează în timp. Folosiți un embargou doar atunci când aveți nevoie de el.

La fel cum navele așteaptă în port să-și descarce încărcătura, poveștile sub embargo așteaptă la coadă pentru a-și anunța noutățile atunci când embargoul va fi ridicat.

Gigi Marino de la Otter PR

Ce înseamnă când un comunicat de presă este sub embargou?

Dacă veți căuta „embargo” într-un dicționar, veți vedea că înseamnă „interzicere”. Deci embargoed=interzis.

Un embargo înseamnă că organizația care a emis comunicatul de presă nu dorește ca știrile pe care le conține să fie făcute publice până la o anumită dată. De obicei, există motive de marketing pentru embargo și pentru momentul în care acesta este impus. Este o practică obișnuită în relațiile publice.

Înseamnă că informația (comunicat de PR, raport, notificare etc.) a fost împărtășită cu sursele, dar acestea nu au voie să o facă publică până la o dată și o oră specificate.

Ce înseamnă „sub embargo” în lumea PR-ului?

Sub embargo înseamnă că tu și reporterul ați convenit să păstrați nepublicate noile informații până la un moment convenit. Prin acest acord, echipa de PR și directorii companiei împărtășesc informații noi (cum ar fi un nou produs, o nouă angajare de directori etc.) în avans, astfel încât jurnalistul are timp să-și scrie articolul fără graba obișnuită și poate fi mai atent în relatarea sa. Acestea fiind spuse, faptul că sunteți de acord cu un embargo nu garantează că reporterul va scrie efectiv un articol.

Consiliile de redactare a comunicatelor de presă:

1. Evitați un limbaj de marketing insistent. Jurnaliștilor nu le place asta.

2. Faceți un titlu informativ despre produs.

3. Fă un rezumat clar care să spună la ce este bun produsul tău.

4. În corp: descrie ce poate face utilizatorul cu produsul tău și unde ar putea avea avantaje.

5. Descrieți modul în care utilizatorii pot cumpăra produsul dvs. și unde pot obține mai multe informații

6. Spuneți ceva despre dvs. sau despre compania dvs. (fondată la și când, Obiective, etc.) la sfârșitul comunicatului.

7. Nu vorbiți prea mult despre prețuri și reduceri.

8. Folosiți „Embargo” în linia de subiect pentru a atrage atenția reporterului.

Cum se redactează un comunicat de presă sub embargou?

Îl scrieți la fel cum ați scrie orice alt comunicat de presă, cu excepția faptului că scrieți clar în partea de sus data/ora embargoului.

Nu îl trimiteți cu prea mult timp înainte, dar cât de mult timp exact depinde de știre. Întotdeauna presupuneți că cineva ar putea încălca embargoul, așa că nu o trimiteți atât de devreme încât acest lucru să cauzeze probleme.

Am recomanda, de asemenea, să vă gândiți cu atenție la necesitatea unui embargo. Aveți nevoie de el? Poate că veți obține mai multă acoperire dacă îl trimiteți mai târziu. Nu văd prea mulți oameni care să o păstreze pentru mai târziu, cu excepția cazului în care este ceva cutremurător.

Un embargo este deosebit de valoros dacă doriți să acordați unei publicații suficient timp pentru a pregăti un articol înainte de a dezvălui public știrea. Cele mai multe publicații preferă să dea vestea, așa că, cu un embargo, oferiți publicațiilor alternativa de a avea povestea pregătită cât mai repede pentru a fi făcută publică.

Am dori să reiterez faptul că nu toți scriitorii onorează embargourile. Trebuie să ajungeți la cei câțiva vizați cu care doriți să lucrați și să obțineți un acord înainte de a le trimite informațiile.

Constat că este utilă discuția cu un reporter pentru a stabili un briefing cu compania înainte de data lansării. Comunicatul este apoi trimis cu confirmarea momentului de embargo convenit, precum și cu ora interviului, cine din cadrul companiei dumneavoastră va fi prezent la interviu (fie prin telefon, fie personal) etc.

Cum se trimite un comunicat de presă sub embargo?

Vezi aceste instrucțiuni detaliate despre cum să trimiți un comunicat de presă sub embargo oferite de Saurav Ahuja, specialist în marketing la ExcelTrick:

Mai jos este un ghid ideal pentru a înțelege cum să trimiteți un comunicat de presă sub embargo. Trebuie să urmați câțiva pași esențiali: 

Determinați persoana pe care doriți să o contactați 

În primul rând, trebuie să decideți cui doriți să trimiteți comunicatul de presă sub embargo.

Selectați punctele de difuzare a presei

În pasul următor, alegeți punctele de difuzare a presei prin intermediul cărora doriți să trimiteți comunicate de presă în funcție de domeniul dumneavoastră. 

Reunește informațiile importante

În continuare, trebuie să adunați toate informațiile esențiale care au legătură cu comunicatul de presă pus sub embargo. 

Fă-l mai specific

În pasul următor, puteți introduce emailul sau numele persoanei căreia doriți să trimiteți comunicatul de presă pentru a-l face mai specific.

Să urmați structura corectă a e-mailului

Este foarte esențial să vă concentrați asupra structurii exacte a e-mailului înainte de a trimite comunicatul de presă sub embargo. Acesta trebuie să includă 

• În ce poziție te afli în cadrul companiei tale
• Apartenențele tale

Click pe opțiunea de trimitere

În sfârșit, trebuie doar să faceți clic pe opțiunea de trimitere și asta e tot. 

Experți în PR despre embargoul asupra comunicatului de presă

Matias Rodsevich, fondator și CEO al PRLab, o agenție de PR situată în Amsterdam.

Este visul oricărui profesionist de PR să obțină ca clientul pe care îl reprezintă să fie prezentat într-un organ de presă de nivel 1! Gândiți-vă la Forbes, Bloomberg, TechCrunch, etc. O modalitate de a asigura, eventual, acest tip de acoperire este prin prezentarea exclusivă la publicația visată, în timp ce încă se află sub embargo. Îmi place să urmăresc o exclusivitate cu cel puțin două săptămâni înainte de ridicarea embargoului.

Aceasta vă oferă suficient timp pentru a urmări sau pentru a urmări o oportunitate alternativă de exclusivitate. În cazul unei exclusivități, îmi place, de asemenea, să îi propun jurnalistului o oportunitate de interviu, pe lângă comunicatul de presă. Recent, am obținut pentru unul dintre clienții noștri o exclusivitate cu TechCrunch, la câteva momente după publicare – comunicatul de presă a fost distribuit de peste 135 de ori în știri!

Celealaltă opțiune este să trimiteți comunicatul de presă către mai multe contacte cu cel puțin 3 zile înainte de ridicarea datei de embargo. Acest lucru se poate face prin intermediul unui instrument de PR, cum ar fi Meltwater. Asigurați-vă că menționați clar ceva de genul „Embargo pentru publicare până duminică, 7 octombrie 2018, la ora 14:00, EDT” – fiți foarte specific cu datele și orele.

Gigi Marino, Account Strategist la Otter PR:

„Un embargo este o reținere sau o suspendare temporară. (Cuvântul provine de la un embargar spaniol din secolul al XVII-lea, care se traduce prin a pune o sancțiune asupra navelor aflate în port.)

Embargo reprezintă o încredere între o sursă de știri și jurnaliști și sunt folosite cel mai adesea cu reviste științifice evaluate de colegi care anunță descoperiri revoluționare. Plasarea unui embargou asupra știrilor asigură că o știre importantă va fi raportată în același timp și că nicio sursă nu o va desființa pe alta.

Pentru a plasa un embargo asupra unei știri, pur și simplu se scrie Embargo până la data și ora în partea de sus a comunicatului de presă. De asemenea, trebuie să scrieți EMBARGOED cu majuscule în linia de subiect.

Scopul unui embargou este de a oferi jurnaliștilor o perioadă de timp adecvată pentru a face cercetări solide și pentru a realiza interviuri pentru o știre care introduce informații noi în lume, cum ar fi numirea unei noi specii, descoperirea unor găuri negre sau fotografiile Telescopului Webb care au fost dezvăluite recent și care prezintă imagini cosmice nemaivăzute până acum.

De multe ori, ridicarea unui embargo coincide cu un eveniment mediatic în cadrul căruia se anunță știrea. Jurnaliștii care participă vor fi avut deja timp să își facă temele pentru că au fost la curent cu comunicatul de presă sub embargo.

În special în era digitală, când atât de multe informații circulă liber, respectarea embargoului este o datorie sacră a celei de-a patra puteri.”

Ashley Willis, vicepreședinte la FischTank PR

O strategie de comunicare a embargoului are numeroase beneficii pentru anunțurile clienților, și anume, preavizul de care jurnaliștii au nevoie pentru a analiza știrea, a realiza interviuri și a pregăti un articol înainte de data anunțului oficial. Înainte de a trimite un comunicat de presă sub embargo, cel mai bine este să începeți cu o prezentare de nivel înalt care să prezinte știrea cu câteva detalii de nivel înalt și să cereți reporterului să fie de acord cu embargoul. Cu o confirmare în mână, profesioniștii în relații publice se pot simți încrezători în distribuirea comunicatului sub embargo. Orice distribuire anticipată a comunicatului de presă ar trebui să menționeze embargoul în partea de sus a paginii, cu data și ora distribuirii.

După ce un reporter are comunicatul de presă sub embargo, începe adevărata muncă. Urmărirea pentru a aduna feedback-ul cu privire la știre și interesul de a continua povestea este absolut necesară pentru a avansa spre acoperirea anunțului. În acest timp, reprezentanții de PR pot aduna informații din partea presei pentru a face orice ajustare necesară strategiei și mesajelor pentru a asigura o zi de anunț de succes.

Ron Boling, Account Director la Jonathan Marder and Company:

De fiecare dată când trimit un comunicat sub embargo, folosesc pașii de mai jos pentru început.

Asigură-te că clientul tău știe că există întotdeauna o șansă ca jurnaliștii să poată publica informația înainte de data embargoului. Întotdeauna există un mic risc implicat în cazul informațiilor sensibile la date.

În primul rând, abordați jurnaliștii cu care aveți o relație și care sunt susceptibili să onoreze embargoul.

Creșteți numărul de contacte treptat și în funcție de acceptările și refuzurile pe care le primiți. Este întotdeauna riscant să vă extindeți prea mult și prea repede, deoarece jurnaliștii nu sunt obligați să onoreze embargoul decât dacă se convine în mod expres.

JJJ Lee, Digital PR Executive la Digital Funnel

Sfatul cel mai important pentru trimiterea unui comunicat de presă sub embargo este să evitați pur și simplu să trimiteți comunicatul prea devreme, mai ales când vine vorba de anunțuri foarte, foarte mari, cu excepția cazului în care totul este absolut confirmat și stabilit în piatră. Ar trebui să trimiteți un comunicat sub embargo doar cu aproximativ 2-3 zile înainte de a se face anunțul oficial, făcând acest lucru le oferiți jurnaliștilor și punctelor de vânzare timp suficient pentru a-și pregăti povestea și pentru a fi gata pentru publicare în și în jurul aceluiași timp.

În această epocă modernă, embargourile sunt relativ riscante, atât de rapidă este viteza cu care informațiile și poveștile pot fi publicate pe internet, încât informația trebuie să fie etanșă și trebuie să fiți extrem de special cu restricțiile. De exemplu, dacă comunicatul dvs. este sub embargo până vineri, trebuie să precizați că este sub embargo până la ora 7 dimineața, GMT, și data – în caz contrar, veți avea publicații din diferite fusuri orare care vor publica informația înaintea altora, iar dacă completați acest comunicat cu un comunicat de presă, există șansa să pierdeți acoperirea pe măsură ce povestea devine suprasaturată.

Jonathan Saeidian, Fondator/CEO al Brenton Way

Dacă vreți să trimiteți un comunicat de presă sub embargo, există câteva modalități unice prin care puteți face acest lucru.

O primă opțiune este să trimiteți comunicatul de presă sub embargo ca atașament PDF cu o funcție de protecție prin parolă. La expediere, includeți parola în corpul e-mailului, astfel încât jurnaliștii să o poată accesa în ziua ridicării embargoului.

Utilizați un serviciu sau un instrument online, cum ar fi PRNEWS.IO, care vă permite să vă puneți sub embargo comunicatul de presă până la o anumită dată și oră. În acest fel, puteți controla momentul în care comunicatul dvs. va fi difuzat și puteți fi sigur că va avea un impact maxim.

Follow up după expediere – După ce ați trimis comunicatul de presă sub embargo, urmăriți cu un apel telefonic sau un e-mail pentru a vă asigura că destinatarul înțelege când poate publica informația.

Michelle Garrett, Writer/Consultant relații publice la Garrett PR

O greșeală pe care văd că o fac oamenii de PR cu comunicatele de presă cu embargo este să plesnească pur și simplu cuvântul „embargo” în partea de sus a pitch-ului sau a comunicatului de presă -fără să întrebe mai întâi reporterul dacă onorează embargourile. Reporterul trebuie mai întâi să fie de acord – sau embargoul este lipsit de sens.

Cred că acestea funcționează cel mai bine atunci când un reporter și un profesionist de PR au o relație stabilită. Atunci, profesionistul de PR ar putea oferi reporterului un embargou pentru ca acesta să poată începe să lucreze la un articol care va fi publicat atunci când comunicatul de presă sau știrea va fi difuzată.

Kristen Shea, președinte al Tribe Builder Media

Creează-ți strategia de embargouri în jurul relației pe care o ai cu presa.

Pentru jurnaliștii cu care aveți deja o relație stabilită, împărtășiți comunicatul de presă cu mențiunea că este sub embargo. Asigurați-vă că notați data și ora la care se încheie embargoul; veți dori să vă asigurați că aceasta este formatată pentru a ieși în evidență (roșu, evidențiat, bold etc.).

Pentru jurnaliști, nu ați stabilit încă o relație, asigurați-vă că aceștia onorează embargourile înainte de a-i lansa. Unele locuri în care puteți verifica aceste informații includ rețelele de socializare ale jurnalistului, profilurile din baza de date și rubricile sau paginile individuale de pe site-ul unei publicații. Dacă nu onorează embargourile, nu le prezentați comunicatul de presă până în ziua anunțului, după ce acesta intră în direct.

Propuneți embargoul înainte de a-l împărtăși. În funcție de natura comunicatului de presă și de relația cu jurnalistul, luați în considerare posibilitatea de a amâna trimiterea acestuia. Pentru materiale sensibile, ar putea fi mai logic să cereți jurnalistului să fie de acord cu embargoul înainte de a împărtăși comunicatul de presă complet.

Proiectul inițial trebuie să dezvăluie suficient pentru a arăta jurnalistului că este aplicabil la reportajul său, dar și să îl intrige suficient de mult încât să fie de acord cu embargoul pentru a primi comunicatul.

Un exemplu: Sper să vă fie bine. Văd că ați acoperit recent [inserați acoperirea anunțului de finanțare care vă interesează] și aș dori să vă mai pun unul pe radar. Lucrez cu o companie de comerț electronic care va anunța în curând o rundă de finanțare de 50 de milioane de dolari. Aș fi bucuros să vă împărtășesc detalii suplimentare dacă sunteți de acord cu un embargo până la [data/ora].

Nu eșalonați orele de embargo. Aceasta este o modalitate sigură de a agita jurnaliștii. Există circumstanțe în care un jurnalist va cere o exclusivitate, ceea ce va avea un impact asupra vizibilității și performanței generale a comunicatului de presă. Trimiterea unui embargou către o listă de jurnaliști verificați înseamnă că reporterii pot accepta (sau refuza) povestea după cum consideră necesar, iar comunicatul de presă are șanse mai mari de a fi plasat la mai multe publicații și puncte de difuzare.

---