Kiedy masz już wszystko gotowe i wystarczy tylko kliknąć przycisk „wyślij”, powinieneś zadać sobie jeszcze jedno ważne pytanie. Czy teraz to odpowiedni moment, aby wysłać ten komunikat prasowy? Z pewnością po kilku przesłaniach opracujesz swój własny algorytm, zauważysz specyfikę swojej branży i wyciągniesz wnioski. Ale skoro już zadałeś takie pytanie i chcesz poznać najlepszy czas i dzień na wysłanie komunikatu prasowego, podzielimy się naszymi wskazówkami.
Warto zauważyć, że nikt nie poda ci dokładnego czasu na wysłanie komunikatów prasowych, ponieważ dla każdej okazji informacyjnej istnieje ich własny indywidualny „najlepszy czas”.
Ważne! Przed zamówieniem komunikatu prasowego od copywritera reklamowego dowiedz się dokładnego terminu dystrybucji materiału w mediach. Bardzo ważne jest wysłanie komunikatu prasowego na czas, aby mógł zostać przeczytany, skorygowany i opublikowany.
Międzynarodowo akceptowane terminy wysyłki komunikatów prasowych:
- W telewizji – 4 dni przed wydarzeniem informacyjnym;
- W stacji radiowej – 3 dni przed wydarzeniem;
- Dla dzienników codziennych – 7-10 dni;
- Dla mediów tygodnikowych – 2-3 tygodnie przed wydarzeniem;
- Dla gazet i magazynów miesięcznych – 6-8 tygodni.
Który dzień wybrać? Najlepszy czas na wysłanie komunikatu prasowego
Według licznych badań, najbardziej efektywne dni na wysyłkę komunikatów prasowych to:
- Czwartek (średnia otwartość wynosi 26%);
- Wtorek;
- Środa.
Przeanalizujmy teraz, dlaczego tak jest.
Poniedziałek
Wielu ludzi, podobnie jak Garfield, nie przepada za poniedziałkami. Pomyśl tylko: weekend już minął, zaczyna się nowy tydzień pracy, a w skrzynce pocztowej czeka dziesiątki, a nawet setki listów do przejrzenia. W celu ograniczenia zatorów w skrzynce pocztowej, twój komunikat prasowy może po prostu zostać wyrzucony do kosza. Nie licz na sumienie redaktora =) Ponadto, poniedziałek (szczególnie pierwsza połowa dnia!) to czas spotkań i planowania tygodnia.
Weekend
Najprawdopodobniej dziennikarz odpowiedzialny za publikację twojego komunikatu prasowego, podobnie jak każda normalna osoba, spędza weekendy z rodziną, wypoczywa na łonie natury, spędza czas z przyjaciółmi lub robi to, co kocha. Nie przeszkadzaj mu. Wyjątkiem są bardzo pilne wiadomości, ale wtedy lepiej powtórzyć swoje zapytanie pocztą i zadzwonić osobiście. Ale najpierw zastanów się, czy jest to naprawdę na tyle ważne, aby przeszkadzać komuś w dniu wolnym.
Środek tygodnia
No dobrze, co nam pozostaje? Tak, wtorek, środa i czwartek. Wykluczamy piątek, ponieważ wtedy prawie wszyscy przygotowują się już do weekendu. Skrzynka pocztowa jest oczyszczona z zatorów, tydzień jest zaplanowany, a redaktorzy wchodzą w swój zwyczajowy rytm pracy. Czas przypomnieć o sobie.
Święta
Nie wysyłaj komunikatu prasowego tuż przed świętami, czy to Hanuka, czy Wigilia. Obowiązuje ta sama zasada jak w przypadku piątku. Tego dnia redaktorzy otrzymują ogromną liczbę e-maili i są mniej skłonni zwracać uwagę na twoje pismo. Zamiast tego, wyślij swój komunikat prasowy co najmniej 2-3 dni przed świętem. Jeśli dotyczy ono samego świętowania (na przykład otwarcia nowej restauracji w Sylwestra), spróbuj wysłać komunikat prasowy co najmniej 3 tygodnie przed wydarzeniem. Dodatkowo, jeśli pracujesz na rynku międzynarodowym, uwzględnij lokalne święta – chiński Nowy Rok, Dzień Niepodległości, Święto Dziękczynienia, Oktoberfest, Dzień Zwycięstwa, Dzień Świstaka itp.
Jaką godzinę wybrać?
Według badań VerticalResponse, najbardziej efektywnym okresem na wysyłkę jest między 20:00 a północą. Czy jesteś zaskoczony? Faktem jest, że w tym czasie większość osób siada przed telewizorami z telefonem w ręku. Jednak mało prawdopodobne jest, aby osoba w tym czasie pracowała, dlatego opcja ta jest odpowiednia dla tych, którzy lubią eksperymentować i podejmować ryzyko. Co jeśli jednak masz szczęście trafić na dziennikarza, który jest gotowy czytać i wysyłać odpowiednie komunikaty prasowe przez całą dobę? =)
Przyjrzyjmy się jednak innym opcjom i zastanówmy się, które z nich są bardziej uniwersalne, zwłaszcza jeśli chodzi o informacje prasowe.
Poranek
Statystyki wskazują, że najmniej efektywnym czasem jest okres między 7:00 a 10:00 rano. To logiczne. Redaktorzy jedzą śniadanie, podróżują do pracy, przygotowują się do dnia. Nie mają zatem czasu na czytanie Twoich listów. Oczywiście, według tych samych statystyk większość ludzi zaczyna poranek od przeglądania mediów społecznościowych lub skrzynki pocztowej. Ale czy możemy być pewni, że są gotowi rozważyć Twoją propozycję i obiektywnie ją ocenić przed wypiciem kilku filiżanek kawy?
Popołudnie
Od 10:00 do 12:00, ale wszyscy o tym wiedzą i planują swoje wysyłki właśnie w tym czasie. Jeśli więc celujesz w optymalny moment, musisz się przygotować na większą konkurencję. Jeśli nie chcesz czekać na tę godzinę, możesz skorzystać z narzędzi umożliwiających opóźnienie wysyłki. To pozwoli Ci również śledzić otwarcie wiadomości przez odbiorców. Pamiętaj także o strefie czasowej, w której się znajdujesz oraz odbiorcy. Jeśli to możliwe, zautomatyzuj wysyłkę wiadomości e-mail, aby dotrzeć do odbiorcy we właściwym czasie i dniu.
Ważne! W oparciu o tę logikę, większość zaplanowanych wiadomości e-mail trafia do skrzynek w ciągu godziny lub pół godziny. Oznacza to, że Twój dziennikarz może być zasypany setkami nowych e-maili o godzinie 10:00 lub 10:30. Wybierając nieco inną godzinę, na przykład 10:28, zwiększasz szansę, że Twoja informacja prasowa zostanie przeczytana, omijając konkurencję.
Jaki jest najlepszy czas na wysłanie informacji prasowej?
Postaraj się skoncentrować na spójności. Przetestuj kilka opcji, zaufaj ogólnym standardom i swojej intuicji, obliczając wszystkie możliwości. Na przykład, możesz ustalić, że będziesz wysyłać listy o 10:28 we wtorki i czwartki, przesyłając w ten sposób swoje informacje prasowe.
Następnie postępuj zgodnie z tym algorytmem:
- Najpierw wyślij list do najlepszych publikacji w krajach, których potrzebujesz.
- Po opublikowaniu w tych źródłach, wyślij resztę do listy mediów.
- Następnego dnia opublikuj swój tekst na stronie do rozpowszechniania informacji prasowych.
Istnieje również popularne przekonanie wśród marketerów internetowych, że najlepszym czasem na wysłanie informacji prasowej są godziny szczytu ruchu internetowego Twojej grupy docelowej. Niezależnie od wybranego dnia, istnieje kilka powodów, dla których uważa się to za optymalne.
Po pierwsze, strategia „wtorek-czwartek” działa, ponieważ większość osób, w tym my – najzdolniejsi przedstawiciele „biurowego planktonu”, jest wtedy online przed ekranami komputerów. W przypadku biur nieruchomości, publikowanie w tym czasie będzie aktualne dla osób poszukujących zakwaterowania na weekend.
Mimo że komunikaty prasowe mają większy zasięg w środku tygodnia, nie jesteśmy przekonani, że czas jest kluczowym czynnikiem. Nikt nie zaprzeczy, że reklamy wysłane pochopnie nigdy nie osiągną takiego rezultatu jak komunikat prasowy o wysokiej wartości informacyjnej. Dlatego materiał dostosowany do odpowiedniej grupy odbiorców jest znacznie ważniejszy niż korzystny czas publikacji.
Pamiętaj! W temacie listu koniecznie umieść słowo „informacja prasowa”. Jak dziennikarz miałby odróżnić Twój list od zwykłego spamu? Wielu dziennikarzy ma filtry w swoich programach pocztowych, które przenoszą listy o podobnym tytule do osobnego folderu, a właściciele tych folderów dokładnie je przeglądają. Ze względu na ograniczoną długość, słowo „informacja prasowa” nie powinno być na początku tematu, ale raczej na końcu, w nawiasach. Jeśli potrzebujesz porad dotyczących pisania informacji prasowych, zalecamy zapoznanie się z materiałem „Jak napisać informację prasową„.
Nie ufaj statystykom. Zweryfikuj wszystko opisane w tym artykule poprzez testy. Czasami warto posłuchać pewnych zasad i zrobić dokładnie odwrotnie. Dzięki temu wyróżnisz się i zwrócisz uwagę. Śledź czas i datę wysyłki każdej informacji prasowej oraz zwracaj uwagę na to, które media je publikują. Powodzenia!
