Come creare il miglior database multimediale per le pubbliche relazioni

Ogni volta che decidi di promuovere qualcosa online o desideri raggiungere una base di clienti più ampia, la creazione di un database multimediale è un passo inevitabile che ti aiuterà a raggiungere il risultato desiderato. Si tratta di un database, o della tua raccolta personale, di blogger, giornalisti, influencer, reporter, contatti mediatici e testate giornalistiche con cui puoi collaborare per scambiare contenuti o che sono desiderosi di diffondere le tue notizie sulle loro piattaforme online. La creazione di un database multimediale è fondamentale per ogni azienda che sta muovendo i primi passi, così come per i siti web aziendali affidabili e affermati che sono già presenti sul mercato da molti anni.

Se utilizzato con attenzione e saggezza, il tuo database dei media ti consente di trovare i contatti giusti nella tua nicchia e di costruire relazioni significative e durature che possono durare per molti anni. Invece di acquistare elenchi di media già pronti, è due volte più efficace dedicare un po’ di tempo alla creazione di un database dei media personalizzato che sia più pertinente per te e la tua attività.

In questa guida condivideremo alcuni consigli pratici su come creare un elenco di contatti per costruire relazioni di pubbliche relazioni solide e significative.

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Che cos’è un database multimediale?

Un database multimediale è un elenco di giornalisti, blogger, personalità dei social media e altri influencer. È un elenco che contiene non solo i nomi dei contatti, ma anche molti altri dettagli associati a ciascuno di essi. Include filtri personalizzati che consentono di trovare i contatti più appropriati per le vostre campagne, compresa la possibilità di filtrare i contatti per regione, tipo di media, testata, ecc. Il tuo database multimediale includerà anche i dettagli di contatto per raggiungere i contatti presenti nell’elenco.

La creazione di un database multimediale implica la creazione di una rete di persone per la realizzazione di campagne di pubbliche relazioni. L’elenco viene compilato come risultato di azioni quali:

1. Monitoraggio del tuo settore;
2. Ricerca di contatti rilevanti e dei loro dettagli di contatto;
3. Costruire un rapporto con tali contatti;
4. Ricercare contatti per presentarsi in modo pertinente;
5. Mantenere aggiornato l’elenco dei contatti.

Chi è il tuo sostenitore ideale?

Hai mai pensato a chi il tuo pubblico si fida di più: agli influencer o ai giornalisti? Non sono la stessa cosa? Questi due sono assolutamente diversi in tutti gli ambiti. Un giornalista, tuttavia, può essere un influencer nel senso che intendiamo oggi.

Molto prima che Internet diventasse ampiamente accessibile, le persone trascorrevano più tempo ascoltando la radio e guardando la TV. I giornalisti e i conduttori televisivi erano considerati credibili e affidabili. Tuttavia, la crescente domanda di utilizzo di Internet e il lancio di nuovi canali mediatici, lavori e tendenze hanno cambiato significativamente la situazione.

Le persone si fidano meno delle fonti di informazione rispetto a cinque anni fa. Mentre alcuni utenti continuano a leggere riviste e giornali, convinti che questi agiscano con buone intenzioni, altri sono più propensi a credere alle opinioni e alle notizie condivise dagli influencer sui social media.

Tornando alla definizione di giornalista e influencer, va sottolineato che un giornalista può essere considerato un influencer. Tuttavia, non tutti gli influencer sono giornalisti.

Un influencer è una persona la cui opinione e le cui parole influenzano le decisioni di acquisto e di azione di altre persone. Grazie all’autorità degli influencer, le persone sono propense a provare il prodotto o il servizio promosso, a controllare le notizie o a leggere il libro che hanno suggerito.

In base alla loro autorità nel settore, gli influencer si dividono in tre grandi gruppi:

• Celebrità (1 milione+ follower);
• Macro-influencer (100.000-1 milione) e;
• Micro-influencer (<100.000).

Ciascuno di essi ha un proprio pubblico di follower interessati a un argomento specifico o legati a un determinato settore. Collaborando con l’influencer giusto, un marchio può ottenere risultati impressionanti dalla campagna di pubbliche relazioni parlando delle ultime novità e dei prodotti o servizi.

Quando si cercano i migliori sostenitori per diffondere il proprio messaggio, giornalisti e influencer dei social media presentano vantaggi reciproci. I giornalisti godono di fiducia grazie alla loro esperienza nella carriera giornalistica, mentre gli influencer hanno la fiducia dei loro iscritti che seguono quotidianamente i loro aggiornamenti.

Se non riesci a decidere se siano i giornalisti o gli influencer a risultare più convincenti per il tuo pubblico, chiediti chi sono le persone di cui i tuoi potenziali clienti si fidano maggiormente. Una volta trovata la risposta, concentra tutti i tuoi sforzi sull’arricchimento del tuo database multimediale con i contatti dei sostenitori terzi ideali, le cui parole e personalità attireranno la tua base di clienti.

Come creare un database multimediale

Detto questo, vediamo quali passi puoi compiere per trovare i contatti giusti per un elenco di contatti multimediali che saranno interessati a diffondere il messaggio relativo ai contenuti della tua azienda.

Monitorate il vostro settore per creare un feed con i media preferiti

Il processo tecnologico non si ferma mai. Nuovi approcci e strumenti innovativi arrivano sul mercato, rendendo più facile trovare nuovi potenziali contatti media e verificare le tendenze attuali nel vostro settore. Oggi è possibile trovare una serie di strumenti utili e, soprattutto, gratuiti che consentono di tenere traccia di ciò che pubblicano i media preferiti utilizzando un’unica interfaccia.

Ad esempio, esiste uno strumento chiamato Feedly. Ti fornisce una panoramica di tutto ciò che sta accadendo nel tuo settore, raccogliendo le informazioni in un unico feed. Se configurato correttamente, non è necessario passare da un sito web all’altro e da uno strumento all’altro. Utilizzando il feed gratuito di Feedly, puoi monitorare fino a 100 fonti contemporaneamente. È molto comodo da usare e ti aiuta a concentrarti sulle cose importanti, a filtrare il rumore di fondo e a condividere informazioni preziose con il tuo team utilizzando l’integrazione con Slack.

È buona norma iniziare ogni giornata dando un’occhiata al feed delle notizie del tuo settore. Una volta individuati i temi e gli argomenti rilevanti per gli articoli della tua azienda, avrai fatto un passo avanti nella ricerca di un nuovo potenziale contatto per il tuo database dei media.

Aggiungere i dettagli di contatto al database dei media

Una volta trovato un nuovo potenziale contatto per la tua lista, il passo successivo è trovare un modo per metterti in contatto con lui. In realtà, ci sono molte opportunità per raggiungerlo. Puoi cercare gli account del contatto sulle piattaforme dei social media. Nella descrizione del profilo puoi trovare maggiori dettagli su quella persona, la sua qualifica professionale, il progetto principale a cui lavora e l’indirizzo e-mail. Se l’indirizzo e-mail non è menzionato, ci sono altri modi per scoprirlo.

• Sembra che Google sappia tutto. È possibile trovare l’indirizzo e-mail del proprio potenziale contatto per una futura collaborazione nel campo delle pubbliche relazioni. È semplice come digitare “indirizzo e-mail” + ‘nome’. È possibile verificare come funziona digitando il proprio nome accanto alla richiesta di ricerca “indirizzo e-mail”. Si rimarrà sorpresi nel trovarlo in cima alla lista. Ogni persona che ha già una certa esperienza di lavoro nel settore dei media può essere trovata in questo modo. La situazione è spesso la stessa con giornalisti e influencer. Se non riesci a trovare l’indirizzo e-mail del tuo potenziale contatto, ma hai trovato gli indirizzi e-mail dei suoi colleghi, puoi provare a indovinare. Segui semplicemente l’esempio di come sono scritti gli indirizzi e-mail dei colleghi del tuo contatto e usa il suo nome seguendo l’esempio.
• Puoi anche trovare gli indirizzi e-mail di nuovi potenziali contatti con l’aiuto di strumenti dedicati. Ad esempio, utilizzando strumenti gratuiti per la ricerca di indirizzi e-mail come hunter.io, snov.io o Voila Norbert, puoi trovare indirizzi e-mail verificati di potenziali contatti per la tua lista sulla base delle e-mail che trovano da aziende simili.

Se nessuno di questi trucchi ha funzionato, prova a contattare il contatto inviandogli un messaggio diretto sulle piattaforme dei social media.

Aggiungi un ordine alla lista dei contatti appena trovati

Una volta trovati tutti i dettagli e le informazioni di contatto relative al nuovo contatto, organizza i profili in un CRM o in un foglio Excel. Compila i profili con il nome del contatto, l’indirizzo e-mail, i link ai profili sui social media, gli articoli recenti e altre note che ritieni utili per il tuo database multimediale. Inoltre, aggiungi una categorizzazione all’elenco mentre organizzi i contatti in base ai loro interessi o ad altri criteri. In questo modo, potrai filtrare facilmente i contatti giusti per la tua prossima campagna di pubbliche relazioni.

Entra in contatto

Questo è il passo che molti addetti alle pubbliche relazioni dimenticano. Tuttavia, entrare in contatto con i nuovi contatti è un passo essenziale nella creazione di un database multimediale. Se segui la strategia spiegata sopra, otterrai probabilmente un elenco piuttosto impressionante di contatti di giornalisti e influencer nel tuo settore. Diventare amici di ciascuno di loro è un compito che richiede tempo e non è questo l’obiettivo che perseguiamo. Tuttavia, stabilire relazioni commerciali con potenziali contatti non può nuocere.

Durante la creazione di un database multimediale, molte aziende scelgono di creare due elenchi di contatti, con i quali interagiscono in modo diverso. L’elenco A include normalmente i giornalisti e le testate giornalistiche strettamente correlati al proprio settore di attività e che scrivono di argomenti rilevanti per il proprio pubblico. L’elenco A non dovrebbe essere troppo lungo. Tuttavia, è il database dei contatti più preziosi che coprono un mercato simile al proprio e che sono più propensi a rivolgersi a utenti interessati anche alle proprie offerte.

I modi più comuni per entrare in contatto con l’elenco A includono:

• Invia una presentazione in cui descrivi te stesso, il tuo progetto e i tuoi obiettivi principali. Non sembrare troppo serio. Opta per un tono amichevole nel tuo messaggio.
• Monitora le pubblicazioni più recenti dei contatti della lista A utilizzando Feedly o strumenti simili. Dai un’occhiata agli articoli più interessanti e aggiungili al tuo CRM. Potresti trarne vantaggio menzionandoli nella tua presentazione.
• Se scopri che tu e una persona della tua lista A vivete nella stessa città, puoi provare a stabilire un rapporto migliore con una tazza di caffè.
• Se vendi un prodotto o un servizio, puoi invitare il contatto a un evento mediatico per comprendere meglio la tua offerta. In molti casi, limitarsi a inviare il prodotto o fornire un abbonamento gratuito al servizio non funziona. Un utente ha bisogno di comprendere meglio come è organizzato il tuo prodotto guardando una presentazione mediatica e seguendo il tuo esempio.
• Sfrutta il potere dei social media. Le piattaforme di social media possono essere utili in vari modi. Segui gli aggiornamenti dei tuoi contatti, commenta e metti “mi piace” alle loro pubblicazioni recenti, menzionali nelle tue storie, ecc. Prima o poi verrai notato.

La lista B potrebbe includere più contatti rispetto alla lista A. Inoltre, i contatti potrebbero appartenere ad altri settori piuttosto che alla tua micro-nicchia. È anche probabile che i contatti della lista B pubblichino notizie su argomenti estranei al tuo settore. Utilizzando strumenti come Feedly, puoi eliminare il rumore di fondo e concentrarti sulle informazioni più rilevanti per il tuo settore di attività. Lo strumento ha recentemente introdotto l’intelligenza artificiale che ti consente di evidenziare gli argomenti più rilevanti per te, mettendo “mi piace” a quelli che ti interessano e “non mi piace” a quelli che non sono affatto correlati all’argomento del tuo sito. In questo modo, il tuo feed includerà i contenuti più rilevanti per te. Puoi interagire con i contatti della lista B condividendo le loro pubblicazioni e inserendo articoli nella tua newsletter via e-mail. Per far loro conoscere le tue intenzioni, puoi inviare una breve notifica via e-mail o un messaggio diretto sulle piattaforme dei social media.

Conclusione

Questo è tutto. Creare un database multimediale personalizzato che includa un elenco di contatti selezionati con cura è più efficace che acquistare elenchi creati da qualcun altro. I contatti che hai trovato e contattato sono più propensi ad aiutarti a promuovere i tuoi progetti con la massima efficienza.

Impegnati a creare un database dei media da solo. Segui i passaggi che abbiamo descritto sopra e costruisci una solida rete di contatti nel tuo settore.