Nel mondo di oggi, i marchi devono generare il proprio buzz. I consumatori non aspettano più il quotidiano per avere le notizie. Scorrono invece i titoli su Twitter, Facebook e altre piattaforme di social media.
Un modo per controllare la narrazione che circonda il vostro marchio è quello dei comunicati stampa. Che si tratti di condividere il lancio di un nuovo prodotto o di cambiamenti nella struttura organizzativa, una cadenza regolare di notizie significative può aiutare un’azienda a distinguersi e a costruire nel tempo un’immagine di condivisione con i giornalisti.
Che cos’è un comunicato stampa?
Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale (scritta o registrata) che un’organizzazione rilascia ai media e non solo. Che lo si chiami “comunicato stampa”, “dichiarazione alla stampa”, “comunicato stampa” o “comunicato ai media”, si tratta sempre della stessa cosa.
Mentre l’intestazione deve contenere verbi d’azione, il primo paragrafo deve rispondere a “chi”, “cosa”, “perché” e “dove”. Il comunicato stampa deve contenere anche un linguaggio comprensibile e una citazione.
La maggior parte dei comunicati stampa sono sintetici, lunghi appena una pagina – due pagine al massimo. In definitiva, le aziende vogliono fornire informazioni sufficienti affinché le testate giornalistiche abbiano materiale sufficiente per pubblicare le proprie storie su ciò che l’azienda annuncia nel comunicato.
Una cosa da ricordare è che i comunicati stampa sono di dominio pubblico, il che significa che i vostri stakeholder e clienti possono vederli.
Quindi, invece di pensare a un comunicato stampa solo come a un biglietto per ottenere copertura giornalistica, consideratelo come un prezioso contenuto di marketing.
Sebbene non esista una formula univoca per definire i contenuti di un comunicato stampa, ecco alcuni tipi di occasioni che vi aiuteranno a definire il focus del vostro comunicato stampa e a determinare quali contenuti vi aiuteranno a trasmettere le vostre notizie nel modo migliore:
Tipi di comunicati stampa:
- Lancio di nuovi prodotti
- Fusioni e acquisizioni
- Aggiornamenti di prodotto
- Eventi
- Inaugurazioni
- Nuove partnership
- Rebranding
- Promozioni/assunzioni di dirigenti
- Premi e riconoscimenti
Lanci di prodotto
Il tipo di comunicato stampa per il lancio di un prodotto è utile per far conoscere le nuove soluzioni che la vostra organizzazione offre ai consumatori.
Deve sottolineare le specifiche del prodotto, i prezzi, la disponibilità e qualsiasi altro dettaglio che possa essere utile ai consumatori.
Fusioni e acquisizioni
I cambiamenti organizzativi sono abbastanza degni di nota da giustificare un comunicato stampa, soprattutto per informare gli stakeholder attuali e futuri sulla crescita e la traiettoria di un’azienda.
Per annunciare un’acquisizione o una fusione, includete i dettagli di tutte le organizzazioni coinvolte, le informazioni sulla fusione o sull’acquisizione e le citazioni dei gruppi dirigenti.
Aggiornamenti sui prodotti
Come per il lancio di un nuovo prodotto, anche gli aggiornamenti e le espansioni dei prodotti sono adatti per essere promossi. Spiegate in cosa consiste il cambiamento, perché è stato fatto e in che modo è vantaggioso per l’utente.
Eventi
I comunicati stampa sono una componente importante del marketing degli eventi per attirare la promozione da parte dei notiziari e di altre fonti mediatiche.
Dovrete includere:
- Di che cosa tratta l’evento
- Chi dovrebbe partecipare
- Quando e dove si terrà
- Prezzi
- Grandi aperture
Se avete aperto un nuovo ufficio, vi siete trasferiti o state aprendo per la prima volta, annunciate i dettagli con un comunicato stampa di inaugurazione.
Annunciate la data e il luogo in cui si terrà l’inaugurazione, le persone coinvolte, le modalità di celebrazione dell’inaugurazione e il motivo del trasferimento (se applicabile).
Nuove partnership
Come per le fusioni e le acquisizioni, un comunicato stampa che annuncia nuove partnership è una tattica di marketing reciprocamente vantaggiosa.
Per eseguire efficacemente questo tipo di comunicato, assicuratevi di scrivere una sintesi di ciascuna azienda, il motivo per cui è stata creata la partnership, chi ne beneficia e qualsiasi altro dettaglio importante per gli stakeholder attuali e futuri.
Rebranding
Il rebranding è un’operazione difficile per qualsiasi azienda, che a volte può causare confusione e imbarazzo.
Un modo per rendere più agevole la transizione è quello di annunciare il rebrand con un comunicato stampa, includendo dettagli su ciò che cambia, il motivo del cambiamento, le date di entrata in vigore delle modifiche e le citazioni del team dirigenziale.
Cambiamenti nel team esecutivo
I dirigenti sono spesso il volto dell’azienda e un comunicato stampa serve a dare il via a questo ruolo.
Può includere informazioni biografiche per stabilire la loro credibilità, oltre a una foto e ad altri dettagli pertinenti.
Riconoscimenti
Quando si parla di eccellenza aziendale, è giusto vantarsi. I comunicati stampa relativi a riconoscimenti e risultati servono a consolidare la vostra organizzazione come un’autorità nel vostro settore.
Un comunicato stampa di questo tipo include informazioni sull’azienda e sul motivo per cui è stata premiata, informazioni sul premio stesso e dettagli sulla cerimonia (se applicabile).
Formato del comunicato stampa
- Informazioni di contatto e “For Immediate Release” in alto.
- Titolo e sottotitolo in corsivo per riassumere la notizia.
- Luogo e numero della notizia nella riga di apertura.
- Due o tre paragrafi per aggiungere contesto e ulteriori dettagli.
- Fatti e/o cifre puntate.
- Descrizione dell’azienda in basso.
- Tre simboli di cancelletto (###) alla fine per indicare la fine del comunicato.
Quando si formatta un comunicato stampa, è necessario scriverlo in modo semplice e chiaro, in modo che un giornalista che potrebbe scriverne possa immaginarlo come un articolo sul proprio sito di notizie.
Per cominciare, ecco i punti fondamentali che ogni comunicato stampa dovrebbe includere:
- Le vostre informazioni di contatto in alto a sinistra
- La frase “Per pubblicazione immediata” in alto a destra.
- Un titolo che spieghi rapidamente l’annuncio
- La sede della vostra azienda nella prima frase del comunicato stampa
- Una breve biografia della vostra azienda alla fine del comunicato stampa.
- Potreste anche includere “###” o un altro segno per indicare al giornalista che il comunicato è terminato. In passato, ciò impediva ai giornalisti impegnati di aspettare o di sfogliare la pagina per ottenere ulteriori informazioni quando non c’erano più notizie. Tuttavia, questa tradizione è ancora oggi adottata e molto rispettata.
Passiamo ora al corpo del comunicato stampa:
Il primo paragrafo deve indicare il contenuto dell’annuncio e fornire un contesto sulla vostra azienda e sulle sue attività.
I due o tre paragrafi successivi dovrebbero includere le citazioni di un portavoce dell’azienda o di un dirigente d’azienda per spiegare il “perché” di questo annuncio.
L’ultimo paragrafo dovrebbe essere una sezione “Chi siamo” che spiega cos’è la vostra azienda e cosa offre.
Scrivete un titolo convincente
Avete in mente il vostro annuncio e ora è il momento di tradurlo in parole da condividere con la vostra comunità, il vostro settore e i vostri follower.
Proprio come per la stesura del titolo perfetto di un post sul blog, l’impostazione del comunicato stampa per il successo inizia con il titolo. Avete solo una riga con cui lavorare, il che può sembrare spaventoso, ma valutate attentamente le parole per rendere il vostro titolo accattivante.
Ecco alcuni suggerimenti per far risaltare il vostro titolo:
Usate verbi d’azione.
Siate specifici.
Siate brevi.
Soprattutto, rendetelo interessante: Tenete presente che i giornalisti ricevono decine, se non centinaia, di comunicati ogni giorno, quindi investite del tempo per scrivere un titolo convincente.
I consumatori, d’altra parte, vedono le notizie in tutte le loro timeline. Pertanto, il titolo deve essere abbastanza interessante da attirarli.
Trasmettere il valore della notizia alla stampa.
Se volete che il vostro comunicato stampa sia degno di nota, dovete dare ai lettori un motivo per interessarsene.
Un buon modo per garantirlo è quello di utilizzare la formula della piramide inversa quando scrivete il vostro comunicato stampa: Andare dalle informazioni più importanti a quelle meno importanti.
Mentre il primo paragrafo del comunicato deve spiegare il chi, il cosa e il dove, il secondo paragrafo deve trattare il perché.
I giornalisti non hanno molto tempo per vagliare i dettagli e le informazioni di base, ma hanno bisogno solo dei fatti che li aiuteranno a raccontare la vostra storia a qualcun altro da una posizione di autorità.
Non dovrebbero esserci nuove informazioni cruciali dopo queste sezioni, perché i lettori potrebbero potenzialmente perderle.
Offrite una citazione allettante
Una volta preparata la scena, è il momento di dare vita ai vostri dettagli con una citazione che i giornalisti possono usare per contestualizzare il vostro annuncio e contribuire a dipingere un quadro di come la vostra notizia influisce sul settore, sulla base di clienti e sul panorama.
Idealmente, le citazioni devono provenire dai principali stakeholder dell’azienda, come il team esecutivo, i responsabili di progetto o coloro che sono direttamente interessati dall’annuncio.
Citare figure chiave e autorità sottolinea l’importanza del vostro sviluppo. La citazione scelta deve dare forma alla narrazione e sottolineare il fulcro dell’annuncio.
Non chiedete a tutti i membri del vostro ufficio un commento o sentitevi obbligati a citare tutte le 25 persone coinvolte nell’acquisizione. Scegliete uno o due portavoce critici e concentrate le citazioni sulla loro prospettiva unica.
Fornite preziose informazioni di base sull’argomento
In quest’ultimo paragrafo, tenete presente che il lettore dovrebbe già conoscere i dettagli chiave di cui ha bisogno riguardo al vostro annuncio.
Offrite qui dettagli che rafforzino la vostra narrazione, come modi creativi o degni di nota con cui la vostra azienda ha sviluppato il progetto o l’annuncio in questione. O, se del caso, commentate le implicazioni future del vostro annuncio.
Un altro buon modo per aggiungere valore al vostro comunicato stampa è quello di utilizzare il newsjacking. Si tratta di un processo che consiste nel mettere in relazione il vostro comunicato stampa con qualcosa di attuale, in modo da renderlo più prezioso per il giornalista e il lettore.
Riassumere il “chi” e il “che cosa” in un documento di base
Twitter è pieno di giornalisti che si lamentano dei comunicati stampa o dei pitch che non spiegano chiaramente cosa fa l’azienda o di che cosa tratta l’annuncio.
Descrivete cosa fa la vostra azienda con un linguaggio chiaro e semplice e includete subito un link al sito web dell’azienda.
Se si citano dati, includere un link di riferimento per la fonte dei dati e assicurarsi che ogni nome nel comunicato abbia anche un titolo e una società associati.
Per essere onesti su questo fronte, chiedete a un collega di leggere il comunicato senza contesto e chiedetegli di riferirvi le informazioni. Se non riescono a ricordare il chi, il cosa o il perché, tornate al tavolo da disegno.
Consigli per la pubblicazione di comunicati stampa
Scrivere un comunicato stampa è solo metà dell’opera. Una volta terminata la produzione, sarà il momento di concentrarsi sulla distribuzione.
Naturalmente, tutti conosciamo le tradizionali leve di distribuzione che possiamo azionare, tra cui la pubblicazione del comunicato stampa sul nostro sito/blog e la condivisione del comunicato stampa con i nostri follower/abbonati tramite i social media e l’e-mail.
Per ottenere la massima diffusione possibile, ecco alcuni consigli da seguire.
Raggiungete giornalisti specifici
Invece di inviare un comunicato stampa a tutti i giornalisti di cui riuscite a trovare l’indirizzo e-mail, concentratevi su alcuni giornalisti che hanno esperienza nel settore (e, si spera, nell’azienda) e inviate loro messaggi personalizzati.
Collegate i punti. Mostrate perché ciò che avete scritto si collega a ciò che scrivono loro.
Inviate il comunicato ai giornalisti più importanti il giorno prima.
Date ai giornalisti un po’ di tempo per creare una storia intorno al vostro comunicato stampa inviandolo – sotto embargo – il giorno prima della pubblicazione ufficiale.
“Sotto embargo” significa semplicemente che non possono condividere le informazioni contenute nel comunicato stampa fino all’ora da voi specificata.
3 Per evitare la concorrenza, non pubblicate il vostro comunicato all’ora stabilita.
Se state pubblicando il vostro comunicato stampa su un servizio di distribuzione come PR Newswire o Business Wire, evitate di pubblicarlo all’ora (ad esempio, alle 13.00, alle 15.00 o alle 17.00).
Il motivo? La maggior parte delle aziende programma i propri comunicati all’ora, il che significa che se anche il vostro comunicato esce all’ora, è più probabile che si perda nella confusione.
Provate invece a scegliere un orario più preciso (ad esempio, le 13.12, le 15.18 o le 17.22).
Condividete la copertura mediatica.
Se tutto va secondo i piani e il vostro comunicato stampa viene ripreso dai media, il vostro lavoro non è ancora finito.
Per mantenere vivo l’interesse, è possibile effettuare una “seconda ondata” di distribuzione condividendo le storie specifiche che gli organi di informazione scrivono sulla base del vostro comunicato stampa.
Potete anche condividere la notizia sui vostri canali digitali, come i social media e le e-mail, per far conoscere il vostro annuncio.
