Mikä on kielletty lehdistötiedote?

Aloitetaan määritelmästä.

Joitakin pressitiedotteita lähetetään etuajassa ja embargoidaan. Lehdistötiedotteiden osalta embargolla tarkoitetaan uutistoimiston tai -jäsenten ja lehdistötiedotteen kirjoittajan tai yrityksen, josta uutinen on peräisin, välistä sopimusta olla julkaisematta ennakkoon lähetettyä lehdistötiedotetta.

Suljettu lehdistötiedote on tila, jossa lehdistötiedotteen kirjoittaja valitsee päivämäärän, jolloin julkaisee lehdistötiedotekirjoituksensa.

Esimerkkinä embargoiduista lehdistötiedotteista voisi olla presidentin puheiden kopio, joka lähetetään medialle etukäteen, tai tuotteet, jotka annetaan median edustajille tarkasteltavaksi ennen niiden julkaisupäivää.
Lehdistötiedotteiden kirjoituspalvelut tekevät embargoidut lehdistötiedotteet vain muutamia kertoja, sillä jos uutinen aina embargoidaan, sen kiinnostavuus heikkenee ajan myötä. Käytä embargoa vain silloin, kun tarvitset sitä.

Kuten laivat odottavat satamassa lastinsa purkamista, kauppasaarron alaiset jutut odottavat jonossa ilmoittaakseen uutisensa, kun kauppasaarto puretaan.

Gigi Marino Otter PR:stä

Mitä tarkoittaa, kun lehdistötiedote on embargoed?

Jos katsot sanakirjasta ”embargo”, näet, että se tarkoittaa ”kieltoa”. Eli embargoed=kielletty.

Embargo tarkoittaa, että tiedotteen antanut organisaatio ei halua sen sisältämää uutista julkistettavan ennen tiettyä päivämäärää. Yleensä embargolle ja sen ajoitukselle on markkinointisyyt. Se on yleinen käytäntö suhdetoiminnassa.

Se tarkoittaa, että tieto (PR-tiedote, raportti, ilmoitus jne.) on jaettu lähteille, mutta ne eivät saa julkistaa sitä ennen tiettyä päivämäärää ja kellonaikaa.

Mitä ”under embargo” tarkoittaa PR-maailmassa?

Embargolla tarkoitetaan sitä, että sinä ja toimittaja olette sopineet, että uutta tietoa ei julkaista sovittuun ajankohtaan asti. Tällä sopimuksella PR-tiimi ja yrityksen johtajat jakavat uutta tietoa (kuten uutta tuotetta, uuden johtajan palkkaamista jne.) etukäteen, jotta toimittajalla on aikaa kirjoittaa juttunsa ilman tavanomaista kiirettä ja hän voi olla harkitumpi raportoinnissaan. Tästä huolimatta embargoon suostuminen ei takaa, että toimittaja todella kirjoittaa jutun.

Lehdistötiedotteiden kirjoitusvinkit:

1. Vältä tyrkyttävää markkinointikieltä. Toimittajat eivät pidä siitä.

2. Tee informatiivinen tuoteotsikko.

3. Tee terävä tiivistelmä, joka kertoo, mihin tuotteesi on hyvä.

4. Rungossa: kuvaile, mitä käyttäjä voi tehdä tuotteellasi ja mistä hänellä voi olla etua.

5. Kuvaile, miten käyttäjät voivat ostaa tuotteesi ja mistä saa lisätietoja

6. Kerro jotain sinusta tai yrityksestäsi (perustettu ja milloin, tavoitteet jne.) tiedotteen lopussa.

7. Älä puhu liikaa hinnoittelusta ja alennuksista.

8. Käytä ”Embargo” -merkintää otsikkorivilläsi herättääksesi toimittajan huomion.

Kuinka kirjoitetaan embargoitu lehdistötiedote?

Kirjoitat sen aivan kuten kirjoittaisit minkä tahansa muun lehdistötiedotteen, paitsi että kirjoitat embargopäivän ja -ajan selvästi yläreunaan.

Älä lähetä sitä liian kauan etukäteen, mutta kuinka kauan tarkalleen riippuu uutisesta. Oleta aina, että joku saattaa rikkoa embargoa, joten älä lähetä sitä niin aikaisin, että se aiheuttaisi ongelmia.

Suosittelen myös miettimään tarkkaan embargon tarpeellisuutta. Tarvitsetko sitä? Ehkä saat enemmän näkyvyyttä lähettämällä sen myöhemmin. En näe monien säästävän sitä myöhemmäksi, ellei kyseessä ole jotain mullistavaa.

Embargo on erityisen arvokas, jos haluat antaa julkaisulle riittävästi aikaa valmistella juttua, ennen kuin julkistat uutisesi. Useimmat julkaisut haluavat julkistaa uutisen, joten embargolla annat julkaisuille vaihtoehdon, jonka mukaan juttu on valmis yhtä nopeasti kuin se voidaan julkistaa.

Kerron vielä kerran, että kaikki kirjoittajat eivät kunnioita embargoja. Sinun on otettava yhteyttä niihin harvoihin kohdennettuihin kirjoittajiin, joiden kanssa haluat työskennellä, ja saatava sopimus, ennen kuin lähetät heille tietoja.

Minusta on hyödyllistä keskustella toimittajan kanssa tiedotustilaisuuden järjestämisestä yrityksen kanssa ennen julkaisupäivää. Tiedotteen lähettämisen yhteydessä vahvistetaan sovittu embargo-ajankohta sekä haastatteluajankohta, kuka yrityksestäsi on haastattelussa mukana (joko puhelimitse tai henkilökohtaisesti) jne.

Miten lähetetään embargolla varustettu lehdistötiedote?

Katso tämä yksityiskohtainen ohje siitä, miten lähettää embargoed lehdistötiedote, jonka on toimittanut Saurav Ahuja, markkinointiasiantuntija osoitteessa ExcelTrick:

Alhaalla on ihanteellinen ohje, jotta ymmärrät, miten lähetetään embargoitu lehdistötiedote. Sinun on noudatettava joitakin olennaisia vaiheita: 

Määritä, mihin henkilöön haluat ottaa yhteyttä 

Ensin sinun on päätettävä, kenelle haluat lähettää embargoidun lehdistötiedotteesi.

Valitse tiedotusvälineet

Valitse seuraavassa vaiheessa tiedotusvälineet, joiden kautta haluat lähettää lehdistötiedotteet oman alasi mukaan. 

Kerää tärkeät tiedot

Jatkossa sinun on kerättävä kaikki olennaiset tiedot, jotka liittyvät saartoon asetettuun lehdistötiedotteeseesi. 

Kerro tarkemmin

Seuraavassa vaiheessa voit antaa sen henkilön sähköpostin tai nimen, jolle haluat lähettää lehdistötiedotteesi, jotta voit tarkentaa sitä. 

Seuraa sähköpostin oikeaa rakennetta

On erittäin tärkeää keskittyä sähköpostin tarkkaan rakenteeseen ennen kuin lähetät embargoidun lehdistötiedotteesi. Sen on sisällettävä 

• Missä asemassa olet yrityksessäsi
• Omaisuutesi

Klikkaa lähetysvaihtoehtoa

Viimeiseksi sinun tarvitsee vain klikata lähetysvaihtoehtoa ja siinä kaikki. 

PR-asiantuntijat lehdistötiedotteen embargosta

Matias Rodsevich, Amsterdamissa sijaitsevan PRLab PR-toimiston perustaja ja toimitusjohtaja.

Kaiken PR-ammattilaisen unelma on saada edustamansa asiakas esillä ykkösmediassa! Ajattele Forbesia, Bloombergiä, TechCrunchia jne. Yksi tapa varmistaa tämäntyyppinen uutisointi voi olla se, että tarjoat tiedotteesi yksinomaan unelmiesi tiedotusvälineelle, kun se on vielä embargon alainen. Tykkään tavoitella yksinoikeutta vähintään kaksi viikkoa ennen embargopäivän poistamista.

Tällöin sinulla on tarpeeksi aikaa seurata asiaa tai tavoitella vaihtoehtoista yksinoikeusmahdollisuutta. Yksinoikeusjutun yhteydessä haluan myös tarjota toimittajalle lehdistötiedotteen lisäksi haastattelumahdollisuuden. Saimme hiljattain eräälle asiakkaallemme yksinoikeuden TechCrunchin kanssa hetki julkaisun jälkeen – lehdistötiedote jaettiin yli 135 kertaa uutisissa!

Toinen vaihtoehto on lähettää lehdistötiedote useille yhteyshenkilöille vähintään kolme päivää ennen embargopäivän poistamista. Tämä voidaan tehdä PR-työkalun, kuten Meltwaterin, kautta. Varmista, että ilmoitat selkeästi jotain tyyliin ”Embargoed for Release Until Sunday, October 7, 2018, at 14 p.m., EDT” – ole hyvin tarkka päivämäärien ja kellonaikojen kanssa.

”Saarto on väliaikainen pidättäminen tai lykkääminen. (Sana on peräisin 1600-luvun espanjalaisesta embargarista, joka tarkoittaa suomeksi sanktion asettamista satamassa oleville laivoille.)

Embargo edustaa luottamusta uutislähteen ja toimittajien välillä, ja sitä käytetään useimmiten vertaisarvioiduissa tieteellisissä lehdissä, joissa ilmoitetaan läpimurtolöydöistä. Embargon asettamisella varmistetaan, että merkittävästä uutisesta uutisoidaan samaan aikaan, eikä mikään lähde huijaa toista.

Jutun asettamiseksi kauppasaartoon kirjoitat yksinkertaisesti uutisen yläreunaan Embargoed Until Date And Time (kauppasaarto päivämäärään ja kellonaikaan asti). Kirjoita EMBARGOED myös isolla alkukirjaimella otsikkoriville.

Embargon tarkoituksena on antaa toimittajille riittävästi aikaa tehdä perusteellista tutkimusta ja tehdä haastatteluja juttua varten, joka tuo maailmalle uutta tietoa, kuten uuden lajin nimeäminen, mustien aukkojen löytäminen tai Webb-teleskoopin hiljattain paljastamat kuvat, joissa näkyy ennen näkemättömiä kosmisia kuvia.

Usein kauppasaarron purkaminen osuu samaan aikaan mediatapahtuman kanssa, jossa uutinen julkistetaan. Tilaisuuteen osallistuvat toimittajat ovat jo ehtineet tehdä kotiläksynsä, koska he ovat saaneet tietoonsa embargon alaisen lehdistötiedotteen.

Etenkin digitaaliaikana, jolloin niin paljon tietoa liikkuu vapaasti, embargon kunnioittaminen on neljännen valtakunnan pyhä velvollisuus.”

Embargolla on lukuisia etuja asiakkaiden tiedotuksille, nimittäin etukäteisilmoitus, jonka toimittajat tarvitsevat uutisten tarkasteluun, haastattelujen tekemiseen ja jutun valmisteluun ennen virallista tiedotuspäivää. Ennen embargoidun lehdistötiedotteen lähettämistä on parasta aloittaa korkean tason tiedotteella, jossa uutista kiusoitellaan muutamalla korkean tason yksityiskohdalla ja pyydetään toimittajaa suostumaan embargoon. Kun vahvistus on saatu, PR-ammattilaiset voivat luottavaisin mielin levittää tiedotetta, jolle on asetettu kielto. Lehdistötiedotteen etukäteisjakelussa olisi mainittava embargo sivun yläosassa sekä jakelupäivä ja -aika.

Kun toimittajalla on embargoitu lehdistötiedote, varsinainen työ alkaa. Jälkiseuranta, jolla kerätään palautetta uutisesta ja kiinnostusta jutun jatkamiseen, on ehdottoman välttämätöntä, jotta voidaan edetä kohti tiedotteen uutisointia. Tänä aikana PR-edustajat voivat kerätä tiedotusvälineiltä näkemyksiä, jotta he voivat tehdä tarvittavat muutokset strategiaan ja viestintään varmistaakseen onnistuneen julkistamispäivän.

Ron Boling, asiakkuusjohtaja Jonathan Marder and Companyssa:

Joka kerta, kun lähetän embargoidun tiedotteen, käytän aluksi alla olevia vaiheita.

Varmista, että asiakkaasi tietää, että on aina mahdollisuus, että toimittajat voivat julkaista tiedot ennen embargopäivää. Päivämääräherkkään tietoon liittyy aina pieni riski.

Ensin lähesty toimittajia, joihin sinulla on suhde ja jotka todennäköisesti kunnioittavat embargoa.

Lisää yhteydenottojen määrää asteittain ja saamiesi hyväksymis- ja hylkäysilmoitusten perusteella. On aina riskialtista mennä liian laajalle liian aikaisin, sillä toimittajien ei tarvitse kunnioittaa embargoa, ellei siitä ole erikseen sovittu.

JJ Lee, digitaalisen PR-toiminnan johtaja Digital Funnel

Kärkivinkki embargoidun lehdistötiedotteen lähettämiseen on vain välttää tiedotteen lähettämistä liian aikaisin, varsinkin kun kyse on hyvin, hyvin suurista tiedotteista, ellei kaikki ole ehdottoman varmaa ja kiveen hakattua. Sinun tulisi lähettää embargoitu tiedote vain noin 2-3 päivää ennen virallista ilmoitusta, sillä näin annat toimittajille ja tiedotusvälineille riittävästi aikaa valmistella juttunsa ja saada se valmiiksi julkaistavaksi samaan aikaan ja samoihin aikoihin.

Tänä nykyaikana embargot ovat suhteellisen riskialttiita, sillä tiedot ja tarinat voidaan julkaista internetissä niin nopeasti, että tietojesi on oltava vedenpitäviä ja sinun on oltava liian tarkka rajoitusten kanssa. Jos esimerkiksi tiedotteesi on embargoed perjantaihin asti, sinun on mainittava, että se on embargoed kello 7:ään aamulla GMT, ja päivämäärä – muuten eri aikavyöhykkeillä olevat julkaisut julkaisevat tiedot ennen muita, ja jos täydennät tätä tiedotetta uutistoimituksella, on mahdollista, että menetät kattavuutta, kun juttu ylikyllästyy.

Jonathan Saeidian, Brenton Way

Jos haluat lähettää embargoidun lehdistötiedotteen, on olemassa muutamia ainutlaatuisia tapoja, joilla voit tehdä sen.

Yksi vaihtoehdoista on lähettää embargoitu lehdistötiedote PDF-liitteenä, jossa on salasanasuojaus. Kun lähetät, liitä salasana sähköpostin runkoon, jotta toimittajat pääsevät siihen käsiksi embargon purkamispäivänä.

Käytä verkkopalvelua tai -työkalua, kuten PRNEWS.IO:ta, jonka avulla voit asettaa lehdistötiedotteesi embargon tiettyyn päivämäärään ja kellonaikaan asti. Näin voit hallita, milloin tiedotteesi lähtee liikkeelle, ja voit olla varma, että sillä on mahdollisimman suuri vaikutus.

Seuranta lähettämisen jälkeen – Kun olet lähettänyt embargoidun lehdistötiedotteesi, seuraa tilannetta puhelinsoitolla tai sähköpostilla varmistaaksesi, että vastaanottaja ymmärtää, milloin hän voi julkaista tiedot.

Michelle Garrett, kirjoittaja/julkisuuskonsultti osoitteessa Garrett PR

Yksi virhe, jonka näen PR-ihmisten tekevän embargoitujen lehdistötiedotteiden kanssa, on vain lyödä sana ”embargo” pitchin tai lehdistötiedotteen alkuun – kysymättä ensin toimittajalta, kunnioittavatko he embargoja. Toimittajan on ensin suostuttava – tai embargo on merkityksetön.

Minusta ne toimivat parhaiten silloin, kun toimittajalla ja PR-ammattilaisella on vakiintunut suhde. Silloin PR-ammattilainen saattaa tarjota toimittajalle embargoa, jotta tämä voi alkaa työstää juttua, joka julkaistaan, kun lehdistötiedote tai uutinen julkaistaan.

Kristen Shea, puheenjohtaja Tribe Builder Media

Kehitä embargostrategia sen suhteen mukaan, joka sinulla on lehdistöön.

Toimittajille, joihin sinulla on jo vakiintunut suhde, jaa lehdistötiedote vastuuvapauslausekkeen kanssa, että se on embargon alainen. Muista merkitä päivämäärä ja kellonaika, jolloin embargo päättyy; kannattaa varmistaa, että tämä on muotoiltu niin, että se erottuu (punainen, korostettu, lihavoitu jne.).

Journalistien osalta, joihin et ole vielä luonut suhdetta, varmista, että he kunnioittavat embargoa ennen kuin tarjoat heille. Joitakin paikkoja, joista voit tarkistaa nämä tiedot, ovat toimittajan sosiaalinen media, tietokantaprofiilit ja yksittäiset kolumnit tai sivut julkaisun verkkosivustolla. Jos he eivät noudata embargoja, älä tarjoa heille lehdistötiedotetta ennen kuin vasta julkaisupäivänä sen jälkeen, kun tiedote on julkaistu.

Ehdota embargoa ennen sen jakamista. Lehdistötiedotteen luonteesta ja suhteesta toimittajaan riippuen harkitse sen lähettämisen lykkäämistä. Arkaluonteisen materiaalin kohdalla voi olla järkevämpää pyytää toimittajaa suostumaan embargoon ennen koko lehdistötiedotteen jakamista.

Ensimmäisen ehdotuksen on paljastettava tarpeeksi, jotta toimittaja näkee, että se soveltuu hänen uutisointiinsa, mutta myös kiehtovaa tarpeeksi, jotta hän suostuu embargoon saadakseen tiedotteen.

Esimerkki: Toivottavasti tämä löytää sinut hyvin. Huomaan, että käsittelit hiljattain [insert funding announcement coverage of interest], ja haluaisin laittaa toisenkin jutun tutkaasi. Työskentelen verkkokauppayrityksen kanssa, joka ilmoittaa pian 50 miljoonan dollarin rahoituskierroksesta. Kerron mielelläni lisätietoja, jos suostut [päivämäärä/kellonaika] asti voimassa olevaan embargoon.

Älä porrastele embargoaikoja. Tämä on varma tapa kiihottaa toimittajia. On tilanteita, joissa toimittaja vaatii yksinoikeuden, mikä vaikuttaa lehdistötiedotteen näkyvyyteen ja yleiseen suorituskykyyn. Jos lähetät embargon tarkastettujen toimittajien listalle, toimittajat voivat hyväksyä (tai jättää pois) jutun sopivaksi katsomallaan tavalla, ja lehdistötiedotteella on paremmat mahdollisuudet sijoittua useisiin julkaisuihin ja tiedotusvälineisiin.

---