Medialuettelo 2023: Miten luoda yksi

Ainut turvallinen tapa tehdä tehokkaita mediasuhteita on kohdistaa tietyt toimittajat ja vaikuttajat tietoihin, joita haluat jakaa. Tarvitset ihmisiä, jotka uutisoivat tapahtumastasi tai lehdistötiedotteestasi ja miksi – se tarkoittaa, että sinun on tehtävä tutkimusta ja luotava medialistasi.

Medialistan määrittely

Hyvä lista lehdistötiedotteiden mediayhteyshenkilöistä auttaa sinua tuomaan brändisi uutiset toimittajien tietoisuuteen ja saamaan julkisuutta. Viime kädessä, jos lähetät lehdistötiedotteen tai PR-pitchin, haluat kohdistaa sen oikealle yleisölle. Seuraavassa näytän, miten luot medialuettelon useissa helpoissa vaiheissa.

Medialuettelo on ratkaisevan tärkeä PR-työssäsi, sillä se on tarkka ja dynaaminen lähde tärkeimmille kontakteille, jotka saattavat olla kiinnostuneita jutuistasi. Se on myös paras paikka jakaa ne kohdeyleisöllesi.

Pitäisikö sinun rakentaa vai ostaa medialista?

PR-ammattilaiset saattavat tarvita pitkiä listoja, joissa on satoja tai tuhansia nimiä ja sähköpostiosoitteita. On mahdollista ostaa medialistoja, mutta tähän päätökseen sisältyy riski ostaa sika säkissä. Lisäksi on olemassa toinen luotettavampi tapa – käyttää PRNEWS.IO-työkalua.

Tällä palvelulla on jo uskottava ja merkittävä lista kustantajia ja toimittajia. Valtavan kokemuksensa ansiosta he tietävät, miten tulla julkaistuksi arvovaltaisissa sanoma- ja aikakauslehdissä. 

Jos kuitenkin päätät tehdä sen itse, tutustu alla oleviin ohjeisiin erinomaisen medialistan luomiseksi.

Miten luodaan medialuettelo

Kehittääksesi yrityksesi ajatusjohtajuutta ja osoittaaksesi asiantuntemusta alallasi, sinun on oltava strateginen sen suhteen, kuka ja missä tuotat mediajulkisuutta. 

Jakaamme prosessin helppoihin vaiheisiin:

Määrittele kohdeyleisösi

Kun rakennat PR-medialuetteloa, sinun on ensimmäiseksi päätettävä, kuka on kohdeyleisösi ja miten tavoitat heidät parhaiten. Aloita tutkimalla, mistä kohdeyleisösi on kiinnostunut ja mistä lähteistä he mieluiten kuluttavat tietoa, esimerkiksi blogien, verkkosivustojen, televisio-ohjelmien, sanoma- tai aikakauslehtien kautta. 

Tämän ymmärtäminen tarkoittaa sitä, että tiedät, mitkä mediakontaktit haluat lisätä mediakontaktilistallesi.

Toimittajien ja tiedotusvälineiden tunnistaminen

Kun rakennat medialistaa, on tärkeää löytää paras edustaja, johon ottaa yhteyttä tiedotusvälineestä. Tällä henkilöllä tulisi olla vastuu ja kiinnostusta juttusi aiheeseen.

On tärkeää tehdä tutkimusta asiaankuuluvista tiedotusvälineistä. Kannattaa selvittää, mitä aiheita ne käsittelevät, media (online, radio jne.) ja lukijakunta tai yleisön koko.

Huomioi, kuinka usein tiedotusvälineet julkaisevat tai tuottavat uutta sisältöä. Esimerkiksi blogi voi julkaista postauksia päivittäin, mutta aikakauslehti ilmestyy usein kuukausittain. Kun ymmärrät kohdemedian toimituksellisen kalenterin ja määräajat, sinulla on parhaat mahdollisuudet saada juttusi kuulluksi.

Katsele aiheestasi kirjoitettuja artikkeleita kohdemediassa ja huomioi jutut kirjoittaneet toimittajat. On myös hyödyllistä huomata toimittajien, tuottajien ja toimittajien ammattinimikkeet. Usein heidän erityisosaamisalueensa näkyy heidän ammattinimikkeessään, esimerkiksi ”yhteiskunnallisten asioiden toimittaja”.

Ei kannata lähettää mediatiedotetta tai pitchiä yleisiin tiedusteluihin tarkoitettuun sähköpostiosoitteeseen, sillä usein se ei tavoita suoraan oikeaa henkilöä tiedotusvälineessä ja vastaus lykkääntyy. Varmista, ettet kirjoita useille henkilöille samassa mediassa, sillä he saattavat kokea, ettet lähetä heille roskapostia. Tiedotusvälineiden yhteystietoja voi etsiä tiedotusvälineen verkkosivuilta, joilla voi olla henkilökunnan sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita, tai soittamalla suoraan tiedotusvälineeseen saadaksesi tietoja.

Organisoi yhteystietosi

On tärkeää järjestää medialistasi tietokantaan, kuten Excel-taulukkoon. 

On myös hyvä idea luokitella lista eri kategorioihin mediatyypin mukaan. Voit esimerkiksi luoda kategorian blogikontakteillesi ja erillisen kategorian aikakauslehtikontakteillesi.

Tietojen pitäminen hyvin jäsenneltynä tarkoittaa, että voit helposti sulattaa tietoa ja löytää tiedot nopeasti.

Mitä tietoa kuuluu medialuetteloon?

Medialistan yhteystietojen tulisi sisältää tarvittavat yhteystiedot toimittajien, toimittajien ja bloggaajien tavoittamiseksi. Seuraavassa on esimerkin medialistan osiot:

• Lehden, lehden, sanomalehden tai blogin nimi
• Web-sivuston URL-osoite
• Journalistin nimi
• Työn nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero (valinnainen)
• Kattavat aiheet tai ”lyönnit”
• Notes

Pitäkää lista yksinkertaisena. Houkutus on saada liikaa tietoa, mikä turhaan kasvattaa työmäärääsi. Ovatko esimerkiksi toimittajien sosiaaliset tilit todella tarpeen, jotta voit lähettää juttusi tai lehdistötiedotteesi? Lisäksi lähetät jutun todennäköisesti sähköpostitse, joten puhelinnumero on parhaimmillaankin vapaaehtoinen.

Päivitä listasi

On tärkeää päivittää listasi säännöllisesti, sillä mediakontaktisi usein muuttuvat, lisääntyvät tai siirtyvät eri alalle.

Katsele alan uutisia, jotta olet tietoinen muutoksista, jotta tiedät, milloin tiedotusvälineet aloittavat, siirtyvät verkkoon tai lopettavat julkaisemisen, ja jotta olet tietoinen, milloin uudet toimittajat tai tuottajat ovat vaihtuneet. Kun seuraat muutoksia tiedotusvälineissä, voit taata, että medialuettelosi pysyy ajan tasalla.

Hyvän medialistan omistaminen on tärkeä alku, kun haluat olla yhteydessä mediaan ja saada yrityksellesi medianäkyvyyttä. Käytä mediakontakteja valaisemaan.

Miten PR-medialistan avulla pääset julkisuuteen?

Kaikkakin sinulla on pitkä lista yhteystietoja kaikista relevanttien median edustajista ja vaikuttajista, jotka kirjoittavat aiheestasi, sinun on silti saatava pitchisi tuntumaan henkilökohtaiselta.

Myös se, että tavoitat heidät tavoittamispyrkimyksilläsi, ei tarkoita sitä, että olet heidän tutkassaan.

Kyllä.

• Ovatko he tietoisia sinusta ja brändistäsi?
• Ovatko he kiinnostuneita tarinaideastasi?
• Ovatko he innostuneita jakamaan lehdistötiedotteesi yleisönsä kanssa?

Jos näin ei ole, nimi- ja sähköpostiosoiteluettelo ei auta sinua.

Jos näin ei ole, nimi- ja sähköpostiosoiteluettelo ei auta sinua.Hyvä.

Mitä sinun on tehtävä, on luoda henkilökohtaisempi yhteys listallasi oleviin ihmisiin. Heidän pitäisi olla kuullut sinusta ainakin kerran tai kiinnostua jo ensimmäisten rivien perusteella, ennen kuin lähetät heille lehdistötiedotteen tai juttupitchin.

Miten rakennat hyvän suhteen toimittajaan?

Aloittamalla keskustelun. Tässä kohtaa Conversation Starter -artikkelit tulevat hyödyllisiksi. Tässä kaikessa on nyt järkeä, eikö olekin? Tämä on ratkaisevan tärkeää:

• Aloita keskustelut listallasi olevien relevanttien median edustajien kanssa ennen kuin suunnittelet tuotteesi tai palvelusi lanseerauspäivää. 
• Jatka näitä keskusteluja, kunnes olet rakentanut vankan suhteen kyseiseen toimittajaan. 
• Sen jälkeen, kun tarvitset medianäkyvyyttä, voit ottaa yhteyttä näihin toimittajiin et satunnaisena tuntemattomana, vaan pikemminkin tuttuna, joka haluaa jakaa tarinan yleisönsä kanssa.

Yhteenvetona

Kontaktilista on vaivan arvoinen. Lista yksinkertaistaa jutun pitchausprosessia erittäin paljon. Kun sinulla on kaikki yhteystiedot yhdessä dokumentissa, olet valmis PR-avustuksiin 24/7.