CRM Julkiset suhteet: PR: 7 CRM:n käytön etuja toimittajille ja PR:lle

Asiakassuhteiden hallinta eli CRM, kuten se laajalti tunnetaan, on valloittanut maailman. CRM-työkalut ovat mullistaneet työskentelytapamme; niitä käytetään laajasti muun muassa myynnissä, asiakaspalvelussa, kykyjen hankinnassa ja markkinoinnissa. CRM tarjoaa käyttäjilleen monia etuja, kuten erilaisten viestintäkanavien, kuten viestimien, kuten WhatsApp for Business, käytön tuottavuuden ja tiimien välisen yhteistyön edistämiseksi.

Monet PR-ammattilaiset ovat kuitenkin jääneet jälkeen ja käyttävät edelleen arkaaisia ratkaisuja, joissa on hajanaisia työnkulkuja ja taulukkolaskentaohjelmia toimittajien tietojen hallintaan, mediakutsujen lähettämiseen ja edistymisen seurantaan yleensä. Mielenkiintoista on, että viimeaikaisten tutkimusten mukaan yli 60 prosenttia PR-ammattilaisista käyttää edelleen taulukkolaskentaa tärkeimpänä työvälineenä.

Mutta miten CRM voi tarkalleen ottaen auttaa PR-ammattilaisia edellä mainituissa ongelmissa? Näin.

Mitä CRM:n takana on suhdetoiminnassa?

Asiakassuhteiden hallinnan (Customer Relationship Management, CRM) olemus selviää sen purkamisesta. Se on järjestelmä, joka auttaa pitämään kirjaa asiakkaista ja tilauksista, analysoimaan yrityksen tuottavuutta, johtamaan henkilöstöä ja valvomaan yrityksen taloutta, seuraamaan ostajien pyyntöjä ja pääsemään käsiksi heidän henkilökohtaisiin tietoihinsa. Kaikki nämä ominaisuudet ovat välttämättömiä konversioiden lisäämiseksi ja laadukkaan asiakaspalvelun tarjoamiseksi.

Se on ohjelmisto, jonka kautta yrittäjät ovat vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Se on periaatteessa ainoa asiakastietokanta, joka tarjoaa yksityiskohtaista tietoa jokaisesta henkilöstä, joka on vuorovaikutuksessa yrityksesi kanssa.

Kuvittele, kuinka helppoa se on: henkilökunta voi saada tietoa asiakkaasta milloin tahansa. Lisäksi voit itse hallita järjestelmää ja tarvittaessa avata tai rajoittaa pääsyä. 

CRM:ssä on nämä ominaisuudet:

• yhteydenpito asiakkaiden kanssa,
• tulosten analysointi,
• raporttien luominen jne.

Valitsemastasi PR CRM-ohjelmistosta riippuen käytössäsi on tiettyjä erityistoimintoja, joiden avulla on helpompi organisoida työskentelyä asiakkaiden kanssa.

Asiakassuhteiden hallinta (CRM) on teknologia ja strategia. CRM-järjestelmien avulla organisaatiot voivat keskittyä pelkästään suhteisiinsa yksittäisiin ihmisiin – jotka voivat olla ryhmä asiakkaita, työtovereita, palvelun käyttäjiä tai toimittajia. Vaikka CRM:ää käytetäänkin välineenä paljon myynnissä, sen sovellukset eivät ole rajattuja, vaan sitä voidaan käyttää monilla eri aloilla, kuten henkilöstöhallinnossa, asiakaspalvelussa, toimitusketjun hallinnassa ja PR-toiminnassa.

Miksi PR CRM on välttämätön ja must-have?

CRM auttaa automatisoimaan myyntiprosessia, rakentamaan asiakaskuntaa ja hallitsemaan viestintää. Ohjelmisto yksinkertaistaa yrityksen työtä ja tekee siitä helpompaa suorittamalla rutiinitehtäviä. Johtajien ei tarvitse muistaa ja kirjoittaa muistikirjaansa paljon vakiotehtäviä. Järjestelmä muistuttaa heitä tästä. Myös CRM vähentää huolimattomuudesta johtuvien virheiden riskiä ja antaa enemmän aikaa muiden tehtävien hoitamiseen.

Tätä ohjelmistoa tarvitaan kaikissa yrityksissä, ja se pätee erityisesti internet-kaupassa. CRM:n tärkeimmät edut ovat seuraavat:

• asiakaskunnan kerääminen,
• asiakasprofiilin luominen,
• vuorovaikutus ostajan kanssa ja viestinnän historian tallentaminen,
• sähköpostien lähettäminen,
• yrityksen työn analysointi,
• käsittelyaika nopeutuu,
• myynnin määrä kasvaa,
• asiakasuskollisuuden lisääminen,
• parantaa palvelun laatua,
• helpotetaan prosesseja, joita johtajat käsittelevät.

CRM:n käytön edut toimittajille/PR:lle

Mediasuhteiden tai suhdetoiminnan CRM, joka tunnetaan usein nimellä PRM (Public Relations Management), poistaa Post-it-laput, taulukkolaskentaohjelmat ja muut työkalut, joita perinteisesti käytetään toimittajien organisoimiseen.

Kaikki nämä työkalut eivät ole enää tarpeen.

Tässä on seitsemän tapaa, joilla toimittaja tai PR-ammattilainen voi hyötyä CRM:n käytöstä:

Tallentaa ja hallita mediakontakteja

CRM-järjestelmän avulla voit tallentaa ja hallita kaikkia mediakontaktejasi yhteen tietokantaan. Tällainen järjestelmä poistaa riippuvuuden useista Excel-taulukoista ja muista työkaluista, joiden avulla voit tallentaa tiedot, kuten sähköpostikirjeenvaihdon, sosiaalisen median kahvat, keskusteluhistorian, asiakirjat, maksut ja laskut, seurantamuistutukset ja kaiken muun, mikä liittyy tiettyyn toimittajaan tai vaikuttajaan, saman katon alle.

Useimmissa CRM-järjestelmissä on myös ominaisuus, jonka avulla voit järjestää mediakontaktisi räätälöidyillä tunnisteilla. Näin käyttäjien on helpompi suodattaa yhteystietoja tarpeidensa mukaan.

Seuraa mediakontakteja seurantaa varten

Journalistien ja vaikuttajien seuraaminen on tärkeä mutta aikaa vievä tehtävä. CRM-järjestelmien avulla käyttäjät voivat automatisoida suurimman osan arkisista tehtävistä, kuten seurantojen aikatauluttamisen tai seurantasähköpostien lähettämisen. Näin vältytään pitkältä sähköpostiketjulta sinun ja kontaktisi välillä, ja CRM-alustan potentiaali hyödynnetään täysin relevanttien mediayhteistyökumppanuuksien tarjoamisessa.

Seuraa tärkeitä tietoja ja KPI:itä

Datapohjainen PR ei ole uusi asia.

Jokainen yritystoiminta on aina tukeutunut dataan ymmärtääkseen markkinoita, seuratakseen mittareita ja tuottaakseen tuloksia. CRM-järjestelmän käyttö tarjoaa valtavasti tietoa, kun kyse on tietojen analysoinnista. Se auttaa sinua paljastamaan ja seuraamaan kaikkia tärkeitä mittareita ja KPI-mittareita, jotta voit jatkuvasti parantaa kirjeenvaihtoa ja löytää relevantteja vaikuttajia, jotka ovat kiinnostuneita yrityksestäsi tai palvelustasi. Voit esimerkiksi seurata, onko joku lukenut sähköpostisi, onko joku käynyt verkkosivustollasi kampanjan kautta tai sähköpostikampanjasi palautusprosenttia. Näin voit parantaa kampanjoita ja yhteydenottoja ennen seuraavan sähköpostin lähettämistä.

CRM:t tarjoavat myös koontitauluja, joissa on tehokkaita tietoja kampanjan suorituskyvystä, toimittajien sitoutumisesta ja yhteydenottojen tehokkuudesta, joita voidaan helposti jakaa raportteina tiimillesi ja asiakkaillesi.

Integroi useita työkaluja yhteen järjestelmään

Myynnin CRM-järjestelmissä on usein integraatioita useiden työkalujen kanssa myyntitoimintojen seuraamiseksi eri alustoilla. Vastaavasti PR CRM-järjestelmät tarjoavat integraatioita Google Analyticsin ja Gmailin kaltaisten työkalujen kanssa, jotta PR-toimintoja voidaan seurata ja suhteuttaa liiketoiminnan tuloksiin. Tämä tarkoittaa, että käyttäjien ei tarvitse seurata mittareita eri alustoilla, vaan he näkevät ne yhdeltä kojelaudalta ja voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

Yhteistyötä helposti tiimien kanssa

Jos yrityksen alaisuudessa työskentelee tiiviisti useita PR-tiimejä, et välttämättä aina tiedä, kuka lähettää mediapyyntöjä millekin toimittajalle, tai ihmiset ovat tavoittaneet saman henkilön jo kahdesti. Kun hallinnoitavia kampanjoita on jatkuvasti ja hajanaisesti, tästä tulee PR-painajainen.

CRM:n avulla käyttäjät voivat helposti järjestää kaikki keskustelut mediakontaktiensa kanssa yhteen ohjelmistoon. Voit tehdä yhteistyötä tiimien kanssa ja integroida viestintäohjelmiston kanssa, jotta tiimisi pysyy ajan tasalla uusimmista päivityksistä.

Mahdollisuus seurata uutisia

Sosiaalinen kuuntelu on tärkeää uusien PR-mahdollisuuksien löytämiseksi. PR CRM-ohjelmat voivat nyt seurata ja tarkkailla yritystäsi tai kilpailijoitasi koskevia sosiaalisia uutisia, keskusteluja ja mainintoja, jotta voidaan tunnistaa relevantteja PR-mahdollisuuksia. Tämä auttaa rakentamaan mielekkäitä ja tuottavia suhteita alan toimittajiin ja vaikuttajiin.

Kehitä parempia henkilökohtaisia suhteita oivallusten avulla

PR-ammattilaiset mittaavat menestyksensä sen perusteella, miten onnistuneita ja merkityksellisiä suhteita he rakentavat kontaktiensa kanssa. Näitä voivat olla esimerkiksi heidän kollegansa, asiakkaansa, muut mediaedustajat ja vaikuttajat. Suhdetoiminnan CRM-järjestelmä näyttää henkilökohtaisempia tietoja mediakontakteistasi, kuten heidän kiinnostuksensa elokuviin, heidän suosikkimusiikkilajinsa ja paljon muuta. Tällaiset henkilökohtaiset tiedot ovat tärkeitä, kun lähetät asiaankuuluvia mediakeskusteluja ja voit olla yhteydessä heihin henkilökohtaisella tasolla. Tämä vähentää yli- tai alipainostusta.

CRM Public Relations: Perustyypit

Toiminnallinen. Nämä ovat järjestelmiä, jotka ratkaisevat vuorovaikutustehtäviä asiakkaiden kanssa. Ohjelma kerää tietoa käyttäjistä, systematisoi sen ja tarjoaa sen työntekijöille kätevässä muodossa. Säännöllinen operatiivinen CRM vie palvelun laadun seuraavalle tasolle.

Tällainen PR CRM -ohjelmisto toimii suoraan kontaktin aikana asiakkaan kanssa. Ne:

• rekisteröivät ja tallentavat asiakkaan kanssa käytävän viestinnän historian,
• rekisteröi saapuvat asiakaspyynnöt,
• automaattinen työskentely asiakirjojen kanssa,
• mahdollisuus asettaa tehtäviä ja jakaa kuormaa työntekijöille,
• muistuttaa henkilöstöä suunnitelluista tehtävistä.

Analyyttinen. He keräävät tietoja asiakkaista ja käyttävät niitä raporttien laatimiseen. Heidän avullaan tiedät, miten hyvin myyntisi onnistuu, mikä on myynninedistämisen kannattavuus ja mitä sinun pitäisi tehdä tulojen lisäämiseksi. 

Analyyttiset CRM:t optimoivat myyntiprosessia ja yrityksen sisäisiä mekanismeja. Ne tunnistavat myös uskollisimman yleisön:

• jakaa yhteystietokanta tyypin mukaan,
• määritä pyynnön kustannukset ja arvo,
• ennustaa myynnin muuttumisen todennäköisyyttä kaupaksi.

Yhteistyökykyinen. Tämä CRM-tyyppi on harvinainen, sillä sitä tarvitsevat yritykset, joissa on useita osastoja. Päätehtävänä on tarjota ja yksinkertaistaa yhteydenpitoa asiakkaan kanssa. Niiden avulla voit vastaanottaa palautetta. Nämä tiedot auttavat muodostamaan ja muokkaamaan tarjousta.

Yhdistetty. Tällainen CRM-yleisösuhde toteuttaa useiden CRM-tyyppien toimintoja samanaikaisesti. Useimmiten se on sekoitus operatiivisia ja analyyttisiä järjestelmiä. Tällaisten ohjelmien avulla voidaan pitää yksityiskohtaista asiakaskantaa ja rakentaa siitä yksinkertaisia raportteja ilman syvällistä analysointia.

Miksi yritys tarvitsee PR CRM:ää?

Mitä pidempään yrityksesi on ollut toiminnassa ja mitä suurempi on kasvuvauhti, sitä todennäköisemmin tarvitset CRM-ohjelmistoa. Yrityksen on otettava käyttöön automatisoitu järjestelmä, jos:

• menetät potentiaalisia asiakkaita,
• sinun on vaikea arvioida ja seurata työsi tehokkuutta,
• on vaikea analysoida toimintasi tehokkuutta,
• tarvitset yhteisen tietolähteen kaikista asiakkaista,
• asiakaspalvelusi on tehotonta,
• haluat parantaa viestintää ostajien kanssa,
• haluat rakentaa pitkäaikaisia suhteita asiakkaisiin, työntekijöihin ja muihin työprosessin osallistujiin.

Miten valita tehokas PR CRM-ohjelmisto?

Markkinoilla on paljon hyviä CRM-ohjelmia, mutta olisi virhe valita ensimmäinen löytämäsi. Ymmärrä, minkä tyyppistä tarvitset, niiden ominaisuudet ja mitkä ovat kunkin ohjelmiston edut. Kun olet varma valinnastasi, aloita CRM:n asennus. 

Keksitään, mihin kannattaa keskittyä valinnassa. Jos siis työskentelet tietyllä markkinaraolla, kuten matkailualalla, ohjelmassa pitäisi olla tietyt ominaisuudet. Se koskee mitä tahansa alaa, joten harkitse erityispiirteitä. Päätä myös, millä tavalla aiot käyttää CRM:ää. 

Keskity seuraaviin asioihin:

• Yksityiskäyttö ja käytön helppous. Valitse selkeä järjestelmä ilman monimutkaisia ominaisuuksia, jos käytät ohjelmistoa itse. Ota yhteyttä asiakaspalveluun tai katso videoarvosteluja saadaksesi lisätietoja.
• Integrointi muiden sovellusten kanssa. Järjestelmän tulee pystyä integroitumaan työssä käytettäviin ohjelmiin. Se voi olla esimerkiksi jakelupalvelu, postituslista ja niin edelleen. 
• Ominaisuudet. Tässä sinun on ajateltava eteenpäin. Järjestelmän on toimittava sinulle nyt, mutta myös puolen vuoden tai vuoden kuluttua. Ja ajan mittaan vaatimuslista kasvaa. Arvioi, voitko toteuttaa ne, jotta sinun ei tarvitse miettiä uuden CRM:n käyttöönottoa pian.

Hinta. Älä säästele järjestelmässä. Rajoitetuilla vaihtoehdoilla et saa mitään. Valikoima markkinoilla on niin suuri, että voit löytää parhaan tasapainon ominaisuuksien ja kustannusten välillä.

Päättely

Jälleen kerran, PR CRM voi tehdä paljon enemmän kuin mitä edellä on kuvattu. Se on vankka alusta, jonka avulla voit tehostaa PR-kilpailutuksia, seurata mediakontakteja, seurata sosiaalista kuuntelua ja parantaa suhteiden hallintaa kaikki yhdessä järjestelmässä.

Nykyaikainen liiketoiminta edellyttää erilaisten prosessien automatisointia, mikä helpottaa työtä huomattavasti. On jo vaikea kuvitella aktiivisesti kehittyvää yritystä ilman konfiguroituja tallennus- tai kirjanpitojärjestelmiä sekä erikoisohjelmistojen käyttöä. Tällainen työkalu auttaa PR:ssä, koska se on silta asiakkaiden houkuttelemisen ja yrityksesi välillä. Nyt sinun on valittava tarvittava PR CRM -ohjelmisto ja otettava se käyttöön yrityksessäsi.

Tallenna Pinterestiin

Voit tallentaa tämän sivun Pinterest-taulullesi myöhempää käyttöä varten.