Tehokas sähköpostiviesti: Miten saada median huomio ammattimaisesti?

–>

Email Pitch on edelleen viestinnän kuningas liike-elämässä. Mutta sisällön saaminen tiedotusvälineiden ja vaikuttajien eteen on vaikeaa. Sen on paitsi näyttävä kohderyhmällesi, oltava laadultaan tietynlainen ja oltava valmis oikeaan aikaan, myös sen on oltava oikean henkilön poimima. Kun kyse on sisältösi lähettämisestä sähköpostitse toimittajille, on suora riippuvuus sen toimittajan auktoriteetin, jonka kanssa toivot yhteistyötä, ja sen välillä, kuinka monta sähköpostia hän saa päivittäin postilaatikkoonsa. Tätä silmällä pitäen kannattaa ehdottomasti opetella, miten saat sähköpostisi erottumaan joukosta. Tutustutaan siis näihin yksinkertaisiin vinkkeihin tehokkaan sähköpostipitchin kirjoittamiseen.

Oletko koskaan miettinyt erityisiä niksejä, joilla saat toimittajat lukemaan ja julkaisemaan uutisesi?
Kaikki tietävät, että on melko vaikeaa saada lehdistötiedotteesi median tietoisuuteen ja murtautua piittaamattomuuden muurin läpi. Mutta jos tiedät joitakin sisäpiirin koukkuja, voit kääntää kulman. Aiemmin julkaistussa postauksessamme olemme käyneet läpi yleisimmät tavat löytää toimittajien sähköpostit ja lähettää lehdistötiedotteesi oikeisiin käsiin.

Tämänpäiväisessä blogikirjoituksessa konkretisoimme tehokkaimpia syöttöehdotuksia, joilla voit herättää median huomion ja saada varmuuden siitä, että lehdistötiedotteesi ilmestyy.

Mitä on sähköpostipitchin takana?

”Pitch-sähköposti” on henkilökohtainen kirje, joka sisältää lyhyesti tietoa tuotteesta tai yrityksestä ja jonka tarkoituksena on herättää huomiota ja saada aineisto edelleen julkaistua.

Brändisähköpostin pitchaus on sähköpostiviesti, jonka lähetät jollekulle tarkoituksenasi tehdä yhteistyötä.

Sähköpostin päätavoitteena on esitellä yrityksesi, aloittaa keskustelu ja levittää sisältöäsi. Mediapitchit lähetetään sähköpostitse tiedotusvälineen, sanomalehden, aikakauslehden tai blogin toimittajille tai päätoimittajille herättääkseen kiinnostusta yrityksen sisältöä kohtaan ja kysyäkseen, haluaisivatko he kirjoittaa siitä artikkelin. Sinun ei tarvitse kirjoittaa sanallista, yksityiskohtaista ja monimutkaista sähköpostia. Sinun tarvitsee vain laittaa tärkeimmät tiedot tapahtumastasi, uuden projektin käynnistämisestä tai yrityksen päivityksestä.

Sähköpostisi pitchien on oltava:

• olemalla lyhyt ja vakuuttava;
• ole henkilökohtainen;
• ilmoita kiinnostus.

Tämässä sähköpostissa on houkutustoiminto. Syöttösähköposti on yksi parhaista tavoista olla vuorovaikutuksessa median kanssa.

Mikä on pitch-sähköpostin käyttötarkoitus?

Päätavoitteena on houkutella ihmisiä yrityksen ja brändin pariin. Pitch-sähköposti on loistava tapa luoda yhteys potentiaaliseen asiakkaaseen. Tarkoituksiin kuuluu myös uutisten välittäminen, luottamuksen lisääminen sinun ja vastaanottajan välillä, suora viestintä, suunnitelmien toteuttaminen ja asiakkaiden houkutteleminen yritykseesi.

Neiden tärkein ominaisuus on kohderyhmän ja ensinnäkin toimittajien kiinnostuksen herättäminen brändiä ja tavaroita kohtaan. Tämän toiminnan tuloksena syntyy myynti.

Pitch-sähköpostilla on vaikutusvaltaisia, provosoivia, viestinnällisiä ja sääntelyyn liittyviä tehtäviä.

Adekvaatisti laadittu sähköpostiviesti heijastaa tietoa tuotteesta, persoonallisuutta ja syitä, miksi henkilön pitäisi olla kiinnostunut viestistä. Tästä huolimatta luomiseen ei ole olemassa yhtä ainoaa mallia.

Missä piirtyy pitch-kirjeen tehokkuus?

Massakohdennus. Se tarkoittaa viestin kohdistamista massaviestin vastaanottajalle. Näitä ovat esimerkiksi kustantajat, toimittajat ja muut kohderyhmät.

Relevanssi. Se on tärkeiden, merkityksellisten ja relevanttien asioiden oikea-aikaista käsittelyä. 

Responsiivisuus. Se on saatujen tietojen oikea-aikaisuutta. Siihen kuuluu myös sen käsittely vastaavien henkilöiden ja kanavien toimesta.

Yhteensopivuus. Pieni tietomäärä, yksinkertaiset lauseet ja helpot rakenteet ovat tärkeässä roolissa.

Luotettavuus. Se on viittaus virallisiin tietolähteisiin, joilla luodaan positiivista kuvaa brändistä/yrityksestä jne.

10 keskeistä vinkkiä tehokkaan sähköpostiviestin kirjoittamiseen

Tärkeintä on herättää toimittajan huomio laatimalla henkilökohtainen sähköpostipitch, joka on kirjoitettava tehottomalla ja ammattimaisella PR-tyylillä.

Kerroin on kirjoitettava PR-tyylillä.Kerroin on kirjoitettava tehottomalla ja ammattimaisella PR-tyylillä.

Laadukkaan sähköpostiviestin kirjoittaminen on tärkeää, jotta vastaanottajaan voidaan ottaa tehokkaasti yhteyttä. Vakiorakenne on otsikkorivi, tervetulo-osa, sähköpostin runko ja kehotus toimintaan. Noudata näitä vinkkejä saadaksesi halutut tulokset:

Kirjoita erinomainen otsikkorivi

Hän kuulostaa stressaavalta, eikö?

Julkaisutoimittajat ja toimittajat saavat päivittäin niin paljon sisältöpotentiaalia, että jos he eivät tunnista nimeäsi ja jos et laadi tarttuvaa otsikkoa, sähköpostisi saattaa jäädä kokonaan näkemättä ja avaamatta.

Ajattele tätä hetki: Mikä saisi sinut kiinnittämään huomiota sähköpostiin, jonka lähettää sinulle tuntematon henkilö? Huomiota herättävä otsikkorivi on ehdoton. Otsikkorivi, joka erottuu muista avaamattomista sähköposteista. Otsikon pitäisi mennä suoraan asiaan ja tarjota vastaanottajalle henkilökohtainen viesti. Selkeä ja ytimekäs sen suhteen, mitä pyydät. Se ei saa näyttää roskapostilta.

Tervehdykset ovat tärkeitä

Se on perusetiketti ja osoitus kunnioituksesta henkilöä kohtaan. Se luo ystävällisen ilmapiirin ja kehittää suhdetta mahdolliseen asiakkaaseen. Mainitse muutama mielenkiintoinen seikka. Ehkä tunnette jo toisenne, ja teillä on jotain yhteistä. Tärkeintä tässä osassa on luoda lämmin suhde asiakkaaseen. Ja jos se onnistuu, sinulla on hyvä asenne ja kiinnostus jo ennen kuin esittelet hänelle palveluitasi tai tavaroitasi.

Lisää arvoehdotus

Se on jokaisen menestyvän yrityksen perusta. Arvolupauksesi määrittää, voitko saada lisää asiakkaita ja pysyä kilpailukykyisenä. Oikein muodostetun arvolupauksen avulla potentiaaliset asiakkaasi ymmärtävät, miten eroat kilpailijoistasi. Se on yhteenveto tärkeimmästä hyödystä, jonka asiakas saa tuotteesi tai palvelusi käytöstä. Syy siihen, miksi asiakas palaa luoksesi. Arvolupaus osoittaa potentiaaliselle asiakkaalle, kuka olet, mitä teet ja miten eroat muista brändeistä.

Kutsu kohdevastaanottajasi toimintaan

Sijoita se sähköpostisi loppuun. Toimintakutsut voivat olla tehokas väline sähköpostien lähettämisessä. Ne palvelevat usein sähköpostin ainoaa tarkoitusta – saada vastaanottaja ryhtymään tiettyyn toimenpiteeseen. Hyvän kehotuksen tulisi olla vakuuttava ja motivoiva. Tällainen työkalu kannustaa ihmisiä tekemään ostoksen, tilaamaan, soittamaan sinulle jne.

Vitsikkyys on nokkeluuden sielu

Sähköpostisi tulisi olla lyhyitä ja informatiivisia. Mitä enemmän tekstiä lähetät, sitä tylsempää vastaanottajan on lukea sitä. Tee tarjouksestasi lyhyt ja arvokas. Sisällytä tärkeimmät tiedot yrityksestä, tuotteesta tai palvelusta.

Kolme-neljä lausetta selitä, mitä haluat tarjota heille ja miten voit tehdä sen. Tarjoa hinnoittelutiedot (alhaisesta korkeaan) ja miksi sisältösi kannattaa kirjoittaa. Personoi tämä niin paljon kuin mahdollista, jotta se ei vaikuta kattavalta ja epämairittelevalta.

Viehättävät visuaalit

Se on myös olennainen osa. Etsi valmiita sähköpostin pitchausmalleja, jotka sinun tarvitsee vain täyttää tiedoilla ja muokata omiin tarpeisiisi sopiviksi. Lisäksi on hyvä lisätä kuvia ja videoita. Näkyvyys kannustaa tulevia asiakkaita ryhtymään toimiin.

Tarkista kielioppisi

Sääntö on yksinkertainen, mutta usein aliarvioitu. Virheet sanoissa ja lauseissa pilaavat suhteen ja vaikutelman sinusta. Tarkista teksti ja käytä kieliopin tarkistusohjelmia.

Pitchaa tarinasi ja tehtäväsi

Oletaanpa realistisia: yrityksesi ei ole kovin kiinnostava lukijalle sähköpostisi toisessa päässä, ainakaan liiketoimintasi alkutaipaleella. Toimittajat tai vaikuttajat saavat luultavasti sata muuta sähköpostia yritykseltä, joka esittelee tuotettaan/palveluaan, joista osa on samanlaisia kuin sinun. Joten – mikä on sinun ainutlaatuinen ominaisuutesi? Ei yrityksesi tarina. Mikä on brändisi missio ja miksi teet tätä? Tarjoa pitchaussähköpostissasi henkilökohtaisia faktoja ja henkilökohtaisia tarinoita, joihin lukija voi samaistua. Ole rehellinen ja avoin suunnitelmistasi ja halustasi tulla tämän yrityksen myyjäksi ja siitä, mitä etuja te molemmat saatte.

Tee siitä henkilökohtaista, mutta älä ole liian

Varoituksen sana: jos lähetät sähköpostia sadoille yrityksille samalla sähköpostimallilla, et tule saamaan tuloksia.

Tutkimuksessasi julkaisusta sinun pitäisi löytää sen osaston päätoimittajan nimi, jolle aiot lähettää uutisesi. Osoittamatta jättäminen ilman päätoimittajan nimeä on epäkohteliasta ja viestii siitä, että olisit voinut lähettää sähköpostin sokeasti kenelle tahansa päätoimittajalle tai julkaisulle.

Personalisoinnissa keskitytään siihen, että kohderyhmäsi ymmärtää, että olet lukenut hänen työnsä ja että lähetät tämän sähköpostin jostain syystä, etkä vain siksi, että hänen sähköpostiosoitteensa oli mukana maksullisessa tietokannassa.

Ei kannata viitata heidän henkilökohtaisiin Facebook-profiileihinsa nähdäksesi, missä he tykkäävät syödä, ja mainita sitä. Lopuksi, tämä on liikesähköposti, joten jos he eivät kirjoita kissasta, älä mainitse kissaa.

Tarjoa sosiaalista näyttöä

On kaksi vaihtoehtoa käyttää sosiaalista todistusaineistoa pitchissäsi, joista toinen on suorempi kuin toinen.

Ensimmäinen, lievempi ja ehdottomasti erittäin suositeltava tapa on mainita allekirjoituksessasi linkki eniten käyttämääsi ja merkityksellisimpään sosiaaliseen verkostoosi. Jos käytät Twitteriä vain henkilökohtaisiin tarkoituksiin, voit jättää sen pois ja käyttää sen sijaan LinkedIniä.

Toinen hyvä askel olisi ottaa yhteyttä ja kommunikoida toimittajan kanssa sosiaalisessa mediassa ennen pitchin lähettämistä. Näin he näkevät, että todella tunnet heidän työnsä ja olet kiinnostunut siitä, mitä heillä on sanottavaa. Älä vain seuraa seurantaa pitchillä sekunneissa.

Toisen tavan käyttää sosiaalista todistusaineistoa: voit halutessasi mainita jonkin viimeaikaisen tuloksen, jonka olet saanut postauksen tai virstanpylvään myötä, mutta joidenkin mielestä tämä vaikuttaa liian päällekäyvältä ja vastenmieliseltä, joten ole varovainen, miten hyödynnät sitä.

Tiedä milloin lähettää sähköpostisi

Milloin on täydellinen aika lähettää sähköposti, joka voisi edistää projektiasi? Vaikka tarkkaa ajankohtaa ei olekaan, paras aika vastauksen saamiseksi olisi lähettää sähköpostit tiistaina, keskiviikkona tai torstaina kello 10-15. Tämä sääntö toimii parhaiten, jos houkuttelet yrityksiä 9:stä 5:een työaikana. Ihmiset tarkistavat sähköpostit ennen lounaan aloittamista ja palatessaan takaisin katsovat, mitä jäivät näkemättä.

Joitakin esimerkkejä pitch-sähköpostista

Katso muutamia esimerkkejä siitä, miten voit kirjoittaa pitch-sähköposteja. Kuten mainittu, voit laimentaa niitä kuvilla, GIF:illä jne.

Lisää lisäksi linkki lehdistötiedotteeseesi, jos toimittaja haluaa lukea koko jutun. Älä unohda antaa hänelle sosiaalisen median linkkejä yrityksesi tileille, jotta toimittaja voi tutustua yritykseesi tarkemmin. 

Tavoita kohde – Lehdistötiedotteiden lähettäminen toimittajille

Voit viettää tunteja miettimällä uutisarvoista tietoa, tarttuvaa otsikkoa tai sopivaa rakennetta lehdistötiedotteellesi, mutta jos uutisesi ei päädy oikeisiin käsiin, kaikki vaivannäkösi menevät hukkaan. Lehdistötiedotteesi julkaiseminen on työnkulun keskeinen kohta. Kun lehdistötiedotteen kirjoittaminen on valmis, seuraava vaihe on selvittää, miten löydät tarvittavat toimittajien sähköpostit sen menestyksekästä julkaisemista varten. Rehellisesti sanottuna se on melko aikaa vievä tehtävä, mutta ilman sitä et pääse pidemmälle.

Seurataan seuraavia tapoja, jotka auttavat sinua saamaan toimittajien sähköposteja:

Tuntemusta kohderyhmästäsi 

Ajattele mahdollisia kumppaneita ja toimittajia tuotteellesi ja palvelullesi. Aloita laatimalla luettelo 10-20 yrityksestä ja ihmisestä, jotka saattavat lukea sähköpostiasi. Niin paljon kuin haluatkin julkkisten olevan listalla, olkaamme realistisia: Vaikka sinulla olisikin hänen sähköpostinsa, uskotko, että hän lukee kylmäkutsuviestisi ja aikoo vastata sinulle? Aika on avainasemassa; älä tuhlaa sitä. Lykätään julkkiksia 12-18 kuukauden tavoitteeksi ja palataan tavoittelemaan toimittajia, jotka todella tarkistavat sähköpostinsa.

Toimittajien kontaktointi

Olisikin hienoa, jos voisit lähettää sähköpostin viitteellä toimittajan tuntemalle henkilölle. Näin sähköpostisi ei koskaan jää huomiotta. Tai soita toimittajalle, jonka saatat tuntea. Yritä rakentaa huomaavaisia suhteita mediassa työskenteleviin ihmisiin; se toimii aina eduksesi.

Löydä toimittajan blogi

Toimittajien yhteystietoja voi löytää selaamalla heidän profiilisivujaan sekä lähettämällä kutsun yhteydenpitoon LinkedInissä tai muussa sosiaalisessa verkostossa. Tarkista kommenttiosio, josta saatat löytää myös sähköpostiosoitteen. Tai saatat löytää jonkun, joka on valmis antamaan sinulle toimittajan sähköpostiosoitteen.

Käytä Googlea

Jos et aio itse ostaa hakemistoja, voit käyttää Google-hakua kirjoittamalla ”medialistat” ja löytää tarvittavat nimet.

Työskentele yhteystietojesi kanssa

Yksi parhaista tuloksista siitä, että sinulla on hyvä sähköpostipitchi, on se, että voit sanoa: ”Tiedän, että olet työskennellyt…”. Ihmisten ja heidän taustojensa tunteminen voi nopeasti muuttaa sähköpostisi tuloksen kylmästä soitosta lämpimäksi keskusteluksi.

Aina näin ei tietenkään välttämättä ole, joten ennen kuin lähetät sähköpostia kyseiselle henkilölle, yritä löytää julkista tietoa hänestä ja tutustu häneen verkossa. Käytä ”Luin artikkelisi verkossa” -korttia tai ”Olen seuraajasi Twitterissä ja pidän postauksestasi aiheesta…”. Mitä tahansa, mikä voisi herättää hänen huomionsa ja murtaa jään, kun hän on täysin tuntematon hänen postilaatikossaan.

PRNEWS.io

Jos haluat säästää aikaa ja rahaa, PRNEWS.io on paras vaihtoehto tähän haasteeseen. Luotettavimpana ja käyttäjäystävällisimpänä alustana PRNEWS.io tarjoaa mahdollisuuden luoda, julkaista ja levittää lehdistötiedotteita vain muutamalla klikkauksella. Lisäksi voit valita laadukkaat uutismediasivustot kaikkien tarvittavien PR-materiaalien sijoittamista varten. Palvelumme auttaa valitsemaan ne tietyt verkkosivustot, joita potentiaaliset asiakkaasi, kumppanisi/yhteistyökumppanisi ja sijoittajasi seuraavat jatkuvasti. Näin voit helposti julkaista lehdistötiedotteesi ja tavoittaa kohdeyleisösi.

Kuten huomaat, toimittajien sähköpostien löytämiseen on monia tapoja. Se, mikä niistä on sinulle hyödyllisin ja sopivin, riippuu budjetistasi, PR- ja markkinointivaatimuksistasi.

Varmista jatkotoimet

Älä luule, että useimmat sähköpostit jäävät lukematta tai huomaamatta. Ne saatetaan lukea nopeasti ja merkitä seurantaa varten, mutta ihmiset ovat usein kiireisiä ja unohtavat palata kirjeeseesi. Tässä kohtaa tulet lyhyellä muistutuksella, että haluaisit keskustella alkuperäisestä sähköpostistasi.

Seuranta on avainasemassa pitchausprosessissa. Pidä se yksinkertaisena ja suoraan asiaan. Ilmoita seurantasähköpostissasi, että haluaisit mahdollisuuden keskustella heidän kanssaan lyhyessä 10-15 minuutin puhelussa, jossa voit keskustella heidän mahdollisista kysymyksistään tai huolenaiheistaan. Kuten aiheiden kohdalla, sinun kannattaa testata ja löytää parhaiten toimiva sähköpostisekvenssi. Älä koskaan vastaa 48 tunnin kuluessa. Anna mahdolliselle asiakkaalle aikaa ottaa yhteyttä. Yleensä noin 50 prosenttia toimittajista haluaa seurantasähköpostin viikon kuluttua.

”Ei” ei tarkoita ”ei” 

Tämä tapahtuu useammin kuin odotamme. Se ei kuitenkaan haittaa; se on osa markkinoinnin ja PR:n oppimisprosessia. Kaikki eivät ole samaa mieltä tai edes vastaa. Jos näet sähköpostia joltain, joka sanoo, ettei ole kiinnostunut, vastaa kiittämällä häntä vastaamisesta ja pyytämällä häntä pitämään sinut mielessäsi, jos jokin asia muuttuu. On mahdollista, että monet toimittajat, jotka vastaavat, ovat hieman kiinnostuneita, mutta saattavat työskennellä toisen tuotemerkin kanssa tai heillä on niukka budjetti. Vastaaminen antaa sinulle mahdollisuuden ja avaa oven tulevalle kirjeenvaihdolle. Älä aliarvioi kieltävän vastauksen voimaa. Joskus ”ei” nyt voi tarkoittaa ”kyllä” myöhemmin.

Mutta jos hylkääminen on sinulle hankalaa, voit delegoida mediapitchauksen. Käytä uskottavaa all-in-one-palvelua PRnews, joka kirjoittaa, pitchaa tiedotusvälineet ja jakaa juttusi kiinteään hintaan julkaistavaksi. Valtavan kokemuksensa ja suuren tiiminsä ansiosta he tietävät, miten tehdä sähköpostipitchit houkutteleviksi, tarttuviksi ja vangitseviksi, jotta ne tuottavat haluamasi tuloksen.

Pakkaaminen

Suuren mediakattavuuden saaminen on loistava keino herättää huomiota ja saada liikenteeseen johtolankoja yrityksellesi. Ennen kuin aloitat, tiedä, että on olemassa tehokas järjestelmä sen sijaan, että lähetät satunnaisia sähköposteja; voit tehdä voittoa vastineeksi tehokkaan sähköpostipitchin kirjoittamisesta.

Salaisuus saada vastaus kylmään sähköpostiin, ja vieläpä positiivinen ja kiinnostunut vastaus, on tavoittaa oikea henkilö, juuri oikeaan aikaan, sisällöllä, josta hän on erityisen kiinnostunut tai tehdä yhteistyötä oikean kumppanin kanssa, joka tekee kaiken tämän työn puolestasi. Sinulla on monta mahdollisuutta, mutta aina näin ei tapahdu, eikä sitä kannata odottaa.

Pyrki tarjoamaan arvoa mahdollisille asiakkaillesi – olethan valinnut heidät hyvästä syystä: he saattavat haluta sitä, mitä sinulla on. Sinun on nyt vain tehtävä heille oikeassa muodossa selväksi myös tämä seikka. Aika Pitchata (tai delegoida se)!

Tärkeimmät työkalut ovat mainonta, lehdistötiedotteet ja uutiskirjeet. PRNEWS.io-palvelun avulla järjestät kaikki tavarasi hetkessä niin, että olet valmis julkaisemaan lehdistötiedotteet onnistuneesti.