Empecemos por la definición.
Algunos comunicados de prensa se envían con antelación y están embargados. En el caso de los comunicados de prensa, un embargo significa un acuerdo entre el medio de comunicación o los miembros del medio y el redactor del comunicado de prensa o la empresa de donde procede la noticia para no publicar un comunicado de prensa enviado con antelación.
EL COMUNICADO DE PRENSA EMBARGADO ES CUANDO LOS REDACTORES DE COMUNICADOS DE PRENSA ELIGEN UNA FECHA EN LA QUE SU ESCRITO PUEDE PUBLICARSE. EL COMUNICADO DE PRENSA NO PUEDE PUBLICARSE ANTES DE ESA FECHA.
Un ejemplo de comunicado de prensa embargado sería una copia de los discursos presidenciales enviada a los medios de comunicación con antelación o los productos entregados a los miembros de los medios de comunicación para su revisión antes de sus fechas de publicación.
Los servicios de redacción de notas de prensa crearte notas de prensa embargadas sólo unas pocas veces, porque si embargas siempre tus noticias, su atractivo se deteriora con el tiempo. Utilice un embargo sólo cuando lo necesite.
AL IGUAL QUE LOS BARCOS ESPERAN EN EL PUERTO PARA DESCARGAR SU CARGA, LAS HISTORIAS EMBARGADAS ESPERAN EN LA COLA PARA ANUNCIAR SUS NOVEDADES CUANDO SE LEVANTE EL EMBARGO.
GIGI MARINO DE OTTER PR
¿Qué significa embargar un comunicado de prensa?
Si busca «embargo» en un diccionario, verá que significa «prohibición». Así que embargado = prohibido.
Un embargo significa que la organización que emitió el comunicado de prensa no quiere que las noticias que contiene se hagan públicas hasta una fecha determinada. Por lo general, hay razones de marketing para el embargo y su calendario. Es una práctica habitual en las relaciones públicas.
Significa que la información (comunicado de prensa, informe, notificación, etc.) se ha compartido con las fuentes, pero éstas no pueden hacerla pública hasta una fecha y hora determinadas.
¿Qué significa «bajo embargo» en el mundo de las relaciones públicas?
Bajo embargo significa que usted y el periodista han acordado que la nueva información no se publique hasta una fecha acordada. Con este acuerdo, el equipo de relaciones públicas y los directivos de la empresa comparten la nueva información (como un nuevo producto, la contratación de un nuevo ejecutivo, etc.) con antelación para que el periodista tenga tiempo de escribir su historia sin las prisas habituales y pueda ser más reflexivo con su reportaje. Dicho esto, aceptar un embargo no garantiza que el periodista vaya a escribir la historia.
Plataforma de marketing de contenidos
- más de 100 000 publicaciones en los medios;
- obtener vínculos de retroceso a su producto;
- Trabajo a escala con distribución de contenido.
Consejos para redactar comunicados de prensa:
- Evite el lenguaje comercial agresivo. A los periodistas no les gusta.
- Haga un titular informativo sobre el producto.
- Elabore un resumen conciso que explique para qué sirve su producto.
- En el cuerpo: describa lo que el usuario puede hacer con su producto y las ventajas que puede ofrecerle.
- Describa cómo pueden comprar su producto los usuarios y dónde pueden obtener más información.
- Cuente algo sobre usted o su empresa (cuándo se fundó, objetivos, etc.) al final del comunicado.
- No hables demasiado de precios y descuentos.
- Utiliza «Embargo» en el asunto para llamar la atención del periodista.
¿Cómo redactar un comunicado de prensa embargado?
Escríbalo igual que cualquier otro comunicado de prensa, con la salvedad de que la fecha y hora de embargo aparecen claramente en la parte superior.
No envíe un comunicado de prensa embargado con demasiada antelación, pero el tiempo exacto depende de la noticia. Asuma siempre que alguien puede romper el embargo, así que no lo envíe con tanta antelación como para que esto cause problemas.
También recomendaría pensar detenidamente en la necesidad de un embargo. ¿Es necesario? Tal vez consiga más cobertura si envía el comunicado de prensa más tarde. No creo que mucha gente lo deje para más tarde, a no ser que se trate de algo revolucionario.
Un embargo es especialmente valioso si desea dar a una publicación tiempo suficiente para preparar una historia antes de revelar públicamente su noticia. A la mayoría de las publicaciones les gusta dar la primicia, así que con un embargo les das la alternativa de tener la historia lista tan pronto como pueda hacerse pública.
Me gustaría reiterar que no todos los escritores respetan los embargos. Debes ponerte en contacto con los pocos con los que quieres trabajar y llegar a un acuerdo antes de enviarles la información.
A mí me resulta útil hablar de un comunicado de prensa embargado con un periodista y organizar una reunión informativa con la empresa antes de la fecha de publicación. A continuación se envía el comunicado con la confirmación del momento acordado para el embargo, así como la hora de la entrevista, quién de la empresa participará en ella (por teléfono o en persona), etc.
¿Cómo enviar un comunicado de prensa embargado?
Consulte estas instrucciones detalladas sobre cómo enviar un comunicado de prensa embargado proporcionadas por Saurav Ahuja, especialista en marketing de ExcelTrick:
A continuación se muestra una guía ideal sobre cómo enviar un comunicado de prensa embargado. Es necesario seguir algunos pasos esenciales:
Determine con qué persona desea ponerse en contacto.
En primer lugar, debe decidir a quién desea enviar el comunicado de prensa embargado.
Seleccione los medios de comunicación.
En el siguiente paso, elija los medios de comunicación a través de los cuales desea enviar los comunicados de prensa según su campo.
Reúna la información importante.
A continuación, debe reunir toda la información esencial relacionada con su comunicado de prensa embargado.
Sea más específico.
En el siguiente paso, puede introducir el correo electrónico o el nombre de la persona a la que desea enviar su comunicado de prensa para hacerlo más específico.
Sigue la estructura correcta del correo electrónico.
Es muy esencial centrarse en la estructura precisa del correo electrónico antes de enviar tu nota de prensa embargada. Debe incluir
- En qué puesto se encuentra en su empresa
- Sus pertenencias
Haz clic en la opción enviar.
Por último, sólo tiene que hacer clic en la opción de envío y su comunicado de prensa se envía.
Expertos en RRPP sobre el embargo de comunicados de prensa
Matias Rodsevich, fundador y director general de PRLab, una agencia de relaciones públicas situada en Ámsterdam.
El sueño de todo profesional de las relaciones públicas es que el cliente al que representa aparezca en un medio de comunicación de primer nivel. Piensa en Forbes, Bloomberg, TechCrunch, etc. Una forma de conseguir este tipo de cobertura es proponerla en exclusiva al medio de comunicación de tus sueños, cuando aún está embargado. A mí me gusta buscar una exclusiva al menos dos semanas antes de que se levante el embargo.
Así tienes tiempo suficiente para hacer un seguimiento o buscar otra oportunidad de exclusiva. Cuando se trata de una exclusiva, también me gusta ofrecer al periodista la posibilidad de una entrevista, además del comunicado de prensa. Recientemente conseguimos para uno de nuestros clientes una exclusiva con TechCrunch, momentos después de la publicación: ¡el comunicado de prensa se compartió más de 135 veces en las noticias!
La otra opción es enviar el comunicado de prensa a múltiples contactos al menos 3 días antes de que se levante la fecha de embargo. Esto puede hacerse a través de una herramienta de relaciones públicas, como Meltwater. Asegúrate de indicar claramente algo en la línea de «Embargado para su publicación hasta el domingo 7 de octubre de 2018, a las 14:00 horas, EDT» – sé muy específico con las fechas y horas.
Gigi Marino, estratega de cuentas de Otter PR:
«Un embargo es una retención o estancia temporal. (La palabra procede del español del siglo XVII embargar, que se traduce como poner una sanción a los barcos en puerto).
El embargo representa la confianza entre una fuente de noticias y los periodistas, y se utiliza sobre todo con las revistas científicas revisadas por pares que anuncian descubrimientos revolucionarios. El embargo garantiza que una noticia importante se publique al mismo tiempo y que ninguna fuente se apropie de otra.
Para embargar una noticia, basta con escribir Embargado hasta la fecha y hora en la parte superior del comunicado. También debe escribir EMBARGOED en mayúsculas en el asunto.
La finalidad de un embargo es dar a los periodistas el tiempo suficiente para investigar a fondo y realizar entrevistas sobre una noticia que presenta información nueva al mundo, como el nombre de una nueva especie, el descubrimiento de agujeros negros o las fotos del telescopio Webb que se han revelado recientemente y que muestran imágenes cósmicas nunca vistas.
A menudo, el levantamiento de un embargo coincide con un acto mediático en el que se anuncia la noticia. Los periodistas que asistan ya habrán tenido tiempo de hacer sus deberes porque han tenido conocimiento del comunicado de prensa embargado.
Especialmente en la era digital, cuando tanta información circula libremente, respetar el embargo es un deber sagrado del Cuarto Poder».
Ashley Willis, Vicepresidenta de FischTank PR
Una estrategia de embargo tiene numerosas ventajas para los anuncios de los clientes, como la antelación que necesitan los periodistas para analizar la noticia, realizar entrevistas y preparar un artículo antes de la fecha del anuncio oficial. Antes de enviar un comunicado de prensa embargado, lo mejor es empezar con una presentación de alto nivel en la que se dé a conocer la noticia con algunos detalles de alto nivel y se pida al periodista que acepte el embargo. Con la confirmación en la mano, los profesionales de las relaciones públicas pueden distribuir con confianza el comunicado embargado. En toda distribución anticipada del comunicado de prensa debe figurar el embargo en la parte superior de la página, con la fecha y hora de distribución.
Una vez que el periodista tiene el comunicado embargado, empieza el verdadero trabajo. El seguimiento para recabar comentarios sobre la noticia y el interés en seguir con la historia es absolutamente necesario para avanzar hacia la cobertura del anuncio. Durante este tiempo, los representantes de RR. PP. pueden recabar información de los medios de comunicación para realizar los ajustes necesarios en la estrategia y los mensajes con el fin de garantizar el éxito el día del anuncio.
Ron Boling, Director de Cuentas de Jonathan Marder and Company:
Cada vez que envío un comunicado embargado, sigo los siguientes pasos para empezar.
Asegúrese de que su cliente sabe que siempre existe la posibilidad de que los periodistas publiquen la información antes de la fecha de embargo. Siempre existe un pequeño riesgo con la información sensible a la fecha.
En primer lugar, diríjase a los periodistas con los que tiene relación y que probablemente respetarán el embargo.
Aumente el número de contactos gradualmente y en función de las aceptaciones y rechazos que reciba. Siempre es arriesgado ir demasiado lejos demasiado pronto, ya que los periodistas no tienen por qué respetar el embargo a menos que se acuerde expresamente.
JJ Lee, Ejecutivo de Relaciones Públicas Digitales en Digital Funnel
El mejor consejo para enviar un comunicado de prensa embargado es evitar hacerlo demasiado pronto, sobre todo cuando se trata de anuncios muy importantes, a menos que todo esté absolutamente confirmado. De este modo, los periodistas y los medios de comunicación dispondrán de tiempo suficiente para preparar la noticia y tenerla lista para su publicación en ese mismo momento.
En los tiempos que corren, los embargos son relativamente arriesgados: la velocidad a la que se publica información y noticias en Internet es tal que la información debe ser rigurosa y hay que ser muy exigente con las restricciones. Por ejemplo, si su comunicado está embargado hasta el viernes, debe indicar que lo está hasta las 7 de la mañana, GMT, y la fecha; de lo contrario, habrá publicaciones en diferentes zonas horarias que publiquen la información antes que otras y, si complementa este comunicado con un empuje de newswire, existe la posibilidad de que pierda cobertura, ya que la historia se satura.
Jonathan Saeidian, Fundador/CEO de Brenton Way
Si desea enviar un comunicado de prensa embargado, puede hacerlo de varias maneras.
Una opción es enviar el comunicado de prensa embargado como archivo adjunto en PDF con una función de protección por contraseña. Cuando lo envíe, incluya la contraseña en el cuerpo del mensaje para que los periodistas puedan acceder a él el día en que se levante el embargo.
Utilice un servicio en línea o una herramienta como PRNEWS.IO que le permita embargar su comunicado de prensa hasta una fecha y hora determinadas. De este modo, puede controlar cuándo se envía el comunicado y asegurarse de que tendrá la máxima repercusión.
Seguimiento tras el envío – Una vez que haya enviado su comunicado de prensa embargado, realice un seguimiento con una llamada telefónica o un correo electrónico para asegurarse de que el destinatario entiende cuándo puede publicar la información.
Michelle Garrett, escritora y asesora de relaciones públicas en Garrett PR
Un error que veo cometer a los relaciones públicas con los comunicados de prensa embargados es poner la palabra «embargo» al principio del comunicado, sin preguntar primero al periodista si respeta los embargos. Si el periodista no está de acuerdo, el embargo carece de sentido.
Creo que funcionan mejor cuando un periodista y un profesional de las relaciones públicas tienen una relación establecida. Entonces, el profesional de las relaciones públicas puede ofrecer al periodista un embargo para que pueda empezar a trabajar en un artículo que se publicará cuando el comunicado de prensa o la noticia se hagan públicos.
Kristen Shea, Presidenta de Tribe Builder Media
Cree su estrategia de embargo en torno a la relación que mantiene con la prensa.
Para los periodistas con los que ya tiene una relación establecida, comparta el comunicado de prensa con la advertencia de que está bajo embargo. No olvide indicar la fecha y hora en que finaliza el embargo; asegúrese de que el formato sea el adecuado (rojo, resaltado, negrita, etc.).
En el caso de los periodistas con los que aún no haya establecido una relación, asegúrese de que respetan los embargos antes de presentarles la información. Algunos lugares en los que puedes comprobar esta información son las redes sociales del periodista, los perfiles de la base de datos y las columnas o páginas individuales del sitio web de la publicación. Si no respetan los embargos, no les envíes el comunicado de prensa hasta el día del anuncio, después de que se publique.
Proponga el embargo antes de compartirlo. Dependiendo de la naturaleza del comunicado de prensa y de la relación con el periodista, considere la posibilidad de aplazar su envío. Si se trata de material sensible, puede ser más sensato que el periodista acepte el embargo antes de compartir el comunicado de prensa completo.
La propuesta inicial tiene que revelar lo suficiente para mostrar al periodista que es aplicable a su cobertura, pero también intrigarle lo suficiente para que acepte el embargo y reciba el comunicado.
Un ejemplo: Espero que se encuentre bien. Veo que hace poco cubriste [insertar anuncio de financiación de interés] y me gustaría poner otro en tu radar. Estoy trabajando con una empresa de comercio electrónico que pronto anunciará una ronda de financiación de 50 millones de dólares. Estaría encantado de compartir detalles adicionales si acepta un embargo hasta el [fecha/hora].
No escalones los tiempos de embargo. Es una forma segura de agitar a los periodistas. Hay circunstancias en las que un periodista exigirá una exclusiva, lo que repercutirá en la visibilidad y el rendimiento general del comunicado de prensa. Enviar un embargo a una lista de periodistas seleccionados significa que los periodistas pueden aceptar (o pasar por alto) la historia según les convenga, y el comunicado de prensa tiene más posibilidades de aparecer en varias publicaciones y medios.
Embargo de comunicados de prensa FAQ
📍¿Por qué las revistas científicas embargan los comunicados de prensa?
Marketing y sentido práctico. No quieren que los investigadores afirmen que su trabajo se publicará hasta que realmente se publique, y quieren centrar toda la atención pública posible en el día de la publicación, para maximizar la posibilidad de que el trabajo (…y el nombre de la revista) llegue a un público amplio. Por otro lado, me resulta irritante que la mayoría de los embargos se rompan el día antes de la publicación, por lo que sigo leyendo sobre nuevos trabajos en Google News o Eureka Alert, y no puedo acceder al artículo en ese momento (¡y buena suerte si me acuerdo de consultarlo mañana!).
