Szczegółowy przewodnik jak stworzyć idealny zestaw prasowy

13 min przeczytania

Specjaliści od PR powinni używać wszystkich możliwych środków, by zapewnić jak największy rozgłos temu, co promują. Jednym z najskuteczniejszych sposobów prezentowania marki lub firmy dziennikarzom jest zestaw prasowy. Pomoże on przedstawić najdokładniejsze informacje o firmie i przyciągnąć nowych klientów. W tym artykule dowiesz się, czym jest zestaw prasowy, zobaczysz przykłady i otrzymasz szczegółowy przewodnik, co powinieneś w nim umieścić.

Czym dokładnie jest zestaw prasowy

Mówiąc konkretnie, zestaw prasowy to zbiór informacji o firmie, których przedstawiciele mediów mogą użyć, opisując markę w mediach. Nowoczesny elektroniczny zestaw prasowy występuje w wielu różnych rozmiarach i kształtach, w tym jako pliki PDF i foldery, które łatwo udostępnić na firmowej stronie, blogu lub w dziale prasowym, używając usług online takich jak WeTransfer czy Dropbox. Alternatywnie, zestaw prasowy może być przedstawiony jako drukowane materiały prasowe dla większego rozgłosu.

Jeszcze niedawno każdy ekspert PR znał różnicę między zestawem prasowym a zestawem medialnym. Zestawy medialne wyglądały jak stałe pliki, które ewoluowały z czasem. Zestawy prasowe zawierały aktualne informacje, używane głównie przy wydarzeniach społecznych, aktualizacjach firmowych lub kampaniach wprowadzających nowy produkt lub usługę. Obecnie zarówno zestawy medialne, jak i prasowe można znaleźć online, a różnica między nimi prawie nie istnieje.

Główne korzyści z przechowywania materiałów prasowych w zestawach medialnych

Czy ma sens przechowywanie materiałów prasowych online? Odpowiedź brzmi tak. Musisz zrobić wszystko, co możliwe, by zwiększyć swoje szanse na relacje w mediach. Poniżej znajdziesz główne korzyści z przechowywania firmowych materiałów prasowych online w zestawach medialnych:

  1. Gdy tylko masz swój firmowy zestaw prasowy, służy on jako punkt odniesienia dla komunikacji medialnej dotyczącej marki. Jest skuteczny w utrzymywaniu spójności kluczowych przekazów. Nie znajdziesz lepszego sposobu na dostarczenie kluczowych informacji o marce i przedstawienie ich w idealnie przyswajalnej formie dla przedstawicieli mediów i Twojej grupy docelowej. Nikt nie twierdzi, że zestaw prasowy może zastąpić idealnie dopasowane propozycje dla mediów, ale jest doskonałym uzupełnieniem.
  2. Gdy marka ma profesjonalnie wykonany zestaw prasowy, znacznie łatwiej jest kontrolować narrację. To doskonałe narzędzie do śledzenia publikacji i świadomości tego, co jest rozpowszechniane.
  3. Zestaw prasowy pokazuje mediom, że Twoja firma to poważna i dobrze zorganizowana struktura. Współpracując z takimi ekspertami, dziennikarze nie marnują czasu ani uwagi swojej grupy docelowej na cokolwiek.
  4. Zestawy prasowe nie są oczywiste dla wszystkich profesjonalnych reporterów i dziennikarzy. Mając dostęp do głównych faktów, recenzji, nagród i opinii firmy, możesz łatwo zbudować zaufanie wśród potencjalnych klientów, współpracowników, inwestorów, influencerów w mediach społecznościowych i partnerów biznesowych. Znając wszystkie zalety, możemy przejść do następnego pytania: Co powinien zawierać szablon Twojego zestawu prasowego?

Co zawiera profesjonalny zestaw prasowy

Jeśli próbujesz ustalić, co umieścić w zestawie prasowym dla artystów lub innej firmy, powinieneś skupić się na tym, że Twoje oficjalne materiały prasowe muszą być konkretne i przedstawiać Twoją firmę w najlepszym świetle. Celem nie jest przeciążanie dziennikarzy informacjami. Zawsze bierz pod uwagę brak czasu, z jakim boryka się większość dziennikarzy. Upewnij się, że układ Twojego zestawu prasowego jest wystarczająco jednolity, by pomóc ludziom szybko znaleźć rzeczy i zrozumieć kluczowy przekaz. Powinieneś być ostrożny ze swoją kreatywnością, by nie dezorientować dziennikarzy jeszcze bardziej. Ostatnia rzecz do wspomnienia to stworzenie niesprzedażowego zestawu prasowego. Możesz umieścić kilka szczegółów promocyjnych, ale trzymaj tę sekcję krótko. Jeśli sprawdzisz najlepsze przykłady zestawów prasowych, zobaczysz, że zwykle zawierają one następujące elementy:

Notatka o firmie

Upewnij się, że Twoja notatka o firmie zawiera podstawowe informacje o historii Twojej firmy. Powinna wyglądać jak dobrze znana sekcja „O nas“, która jest interesująca i łatwa do zrozumienia dla dziennikarzy i potencjalnych czytelników. Przeanalizuj informacje, aby sprawdzić, czy odpowiadają na podstawowe pytania. Zaleca się używanie nagłówków do podkreślenia kluczowych punktów Twojego zestawu prasowego.

Biografie zespołu

Ważne jest, aby przedstawić członków Twojego zespołu w zestawie prasowym. Najlepiej skupić się na ich głównych talentach i osiągnięciach. Koniecznie poinformuj przedstawicieli mediów, kto jest gotowy udzielić komentarzy lub kto jest dostępny do wywiadów. Jeśli masz członków zespołu z niezwykłym doświadczeniem, które może zapewnić interesujący wywiad, zawsze skup się najpierw na nich i ich zawodowych/osobistych osiągnięciach.

Warianty logo marki

Jednym z najważniejszych elementów Twojego profesjonalnego zestawu prasowego jest logo. Musisz sprawdzić, czy rozdzielczość jest wystarczająco wysoka dla Twojego obrazu. Zaleca się dostarczenie plików w dwóch wariantach, zarówno na jasnym, jak i ciemnym tle. Dla Twojej wygody lepiej jest przesłać plik SVG, który możesz skalować do różnych rozmiarów bez utraty jakości. Ten trik może być bardzo przydatny, jeśli masz być objęty relacją telewizyjną lub dużą publikacją drukowaną. Drugą opcją jest wybór plików PNG, które mają przezroczyste tło. Upewnij się, że wybierasz największe logo, aby nie wyglądało rozmazane.

Zdjęcia w wysokiej rozdzielczości

Dla marki ważne jest, aby mieć relacje w mediach. Aby to osiągnąć, będziesz potrzebować pod ręką obrazów w wysokiej rozdzielczości. Im wyższa rozdzielczość, tym lepiej dla Twojego zestawu prasowego. Pamiętaj, że większość dziennikarzy ma napięte terminy. Jeśli chcesz, aby Twoja historia została opisana, zapewnij im szybki i łatwy dostęp do wysokiej jakości obrazów.

Treści wideo i audio

Jeśli chcesz zwiększyć zasięg, musisz przygotować treści wideo/audio do swojego zestawu prasowego. Ludzie nie doceniają oglądania tylko treści tekstowych, które nie są łatwe do przyswojenia. Włączając przyciągające wzrok treści wideo i audio, zwiększasz szansę na zauważenie. Wybierz treści w zależności od potencjalnej publiczności i głównego sektora, w którym działa Twoja firma. Jak pokazuje praktyka, kampanie marketingowe i PR z przyciągającymi wzrok elementami wizualnymi zyskują więcej uwagi.

Dane kontaktowe

Twój zestaw prasowy musi zawierać podstawowe dane kontaktowe. Upewnij się, że wyjaśniasz, kto jest rzecznikiem przed przedstawicielami mediów. Poinformuj dziennikarzy, kiedy rzecznicy są dostępni do wywiadów lub rozmów. Podaj bezpośredni numer telefonu oraz ważny adres e-mail.

Linki do platform mediów społecznościowych

Żyjemy w erze cyfrowej. Jeśli chodzi o PR, marketing i platformy mediów społecznościowych, stają się one kluczowymi kanałami dla marek. Przygotowując szablon zestawu prasowego, pamiętaj o dodaniu linków do mediów społecznościowych w danych kontaktowych.

Arkusz faktów o firmie

Na zakończenie Twojego zestawu prasowego dobrym pomysłem jest przedstawienie kilku istotnych punktów opisujących Twoje usługi i produkty. Pamiętaj, aby uwzględnić ceny i dostępne lokalizacje do zamawiania usług lub kupowania produktów itp.

FAQ: Zestaw prasowy

Czym jest zestaw prasowy?

To pakiet materiałów o firmie, jej działalności i faktach dla przedstawicieli mediów, aby mogli uwzględnić Cię w swoich publikacjach. Jeśli zaoferujesz im możliwość zebrania danych, które uważasz za niezbędne, w jednym miejscu, poprawi to reputację firmy, zwiększy zaufanie wśród opinii publicznej i prawdopodobnie zwiększy ruch na Twojej stronie internetowej.

Co znajduje się w zestawie prasowym?

Pakiet medialny powinien zawierać tylko istotne dane, takie jak fakty, historia, biografie pracowników, liczby, komunikaty prasowe, ostatnie wydarzenia i wysokiej jakości zdjęcia.

Jak stworzyć zestaw prasowy?

Zanim zaczniesz zbierać wszystkie dane, zdecyduj, w jakim formacie powinny być przechowywane. Następnie, zgodnie z listą rzeczy do uwzględnienia, sprawdź każdą informację. Wyklucz wszystkie stare rzeczy i zwróć uwagę na daty.

Jak zrobić elektroniczny zestaw prasowy?

Jeśli zdecydujesz się dostarczyć elektroniczną wersję zestawu medialnego, skonsoliduj wszystkie informacje w jednym folderze i przechowuj je w dowolnej wygodnej usłudze chmurowej. Następnie dodaj wszystkie elementy do specjalnej sekcji prasowej na stronie internetowej. Dzięki temu przedstawiciele mediów znajdą Cię szybciej, dzięki mechanizmom indeksowania wyszukiwarek.

Przeczytaj więcej:

Najnowsze od Blog