Mi az az embargós sajtóközlemény?

Kezdjük a definícióval.

Egyes sajtóközleményeket korán és embargóval küldünk. A sajtóközlemények tekintetében az embargó a hírközlő szerv vagy a tagok és a sajtóközleményt író vagy a cég közötti megállapodást jelenti, ahonnan a hír származik, hogy az előre elküldött sajtóközleményt nem teszik közzé.

Az embargós sajtóközlemény egy olyan állapot, amikor a sajtóközlemény-írók választják meg azt az időpontot, amikor a sajtóközlemény-írásukat közzéteszik.

Az embargós sajtóközleményre példa lehet az elnöki beszédek másolata, amelyet előre elküldenek a médiának, vagy a termékek, amelyeket a média tagjainak adnak át véleményezésre a megjelenésük időpontja előtt.
A sajtóközlemény-író szolgáltatások csak néhány alkalommal készítenek embargós sajtóközleményeket, mert ha mindig embargósítja a híreket, azok vonzereje idővel romlik. Csak akkor használjon embargót, amikor szükség van rá.

Mint ahogy a hajók várakoznak a kikötőben, hogy kirakodják a rakományukat, az embargóval sújtott történetek is sorban állnak, hogy bejelenthessék híreiket, amikor az embargót feloldják.

Gigi Marino az Otter PR-tól

Mit jelent, ha egy sajtóközleményt embargó alá helyeznek?

Ha megnézed a szótárban az „embargó” szót, azt látod, hogy „tiltást” jelent. Tehát embargó=tiltott.

Az embargó azt jelenti, hogy a sajtóközleményt kiadó szervezet egy bizonyos időpontig nem akarja, hogy a benne szereplő híreket nyilvánosságra hozzák. Az embargónak és annak időzítésének általában marketing okai vannak. Ez a PR-szakmában bevett gyakorlat.

Ez azt jelenti, hogy az információt (PR közlemény, jelentés, értesítés stb.) megosztották a forrásokkal, de azok egy meghatározott időpontig nem hozhatják nyilvánosságra.

Mit jelent az „embargó alatt” a PR világában?

Az embargó alatt azt jelenti, hogy Ön és a riporter megállapodtak abban, hogy az új információkat nem hozzák nyilvánosságra egy meghatározott időpontig. Ezzel a megállapodással a PR-csapat és a vállalat vezetői előre megosztják az új információkat (például egy új termék, egy új vezető felvétele stb.), így az újságírónak van ideje megírni a sztoriját a szokásos rohanás nélkül, és átgondoltabban tudósíthat. Ennek ellenére az embargóba való beleegyezés nem garantálja, hogy a riporter valóban megírja a sztorit.

Sajtóközlemények írási tippek:

1. Kerülje a tolakodó marketingnyelvet. Az újságírók ezt nem szeretik.

2. Készítsen informatív termékcímeket.

3. Készíts egy frappáns összefoglalót, amely elmondja, hogy mire jó a terméked.

4. A törzsszövegben: írd le, hogy a felhasználó mit tud a termékeddel csinálni, és hol lehetnek előnyei.

5. Írja le, hogyan vásárolhatják meg a felhasználók a termékét, és hol kaphatnak további információkat

6. A közlemény végén mondjon valamit Önről vagy a cégéről (alapítás és mikor, célok stb.).

7. Ne beszélj túl sokat az árképzésről és a kedvezményekről.

8. Használd a „Embargo” szót a tárgysorodban, hogy felkeltsd a riporter figyelmét.

Hogyan kell megírni egy sajtóközleményt?

Azt a közleményt ugyanúgy írja meg, mint bármely más sajtóközleményt, kivéve, hogy az embargó dátumát/időpontját egyértelműen írja a tetejére.

Ne küldd ki túl hosszú időre előre, de hogy pontosan mennyi időre, az a hírtől függ. Mindig számolj azzal, hogy valaki megszegheti az embargót, ezért ne küldd ki olyan korán, hogy ez problémát okozna.

Azt is javaslom, hogy alaposan gondolja át, hogy szükség van-e embargóra. Szükséged van rá? Lehet, hogy nagyobb lefedettséget érsz el, ha később küldöd ki. Nem sok embert látok, aki későbbre tartogatja, hacsak nem valami világrengető dologról van szó.

Az embargó különösen akkor értékes, ha elegendő időt akarsz adni egy kiadványnak a sztori előkészítésére, mielőtt nyilvánosan nyilvánosságra hoznád a hírt. A legtöbb kiadvány szereti a híreket nyilvánosságra hozni, ezért egy embargóval alternatívát biztosít a kiadványoknak arra, hogy a sztori olyan gyorsan elkészüljön, amilyen gyorsan nyilvánosságra lehet hozni.

Megismételném, hogy nem minden író tartja be az embargót. El kell érned azt a néhány célzottan megcélzottat, akikkel együtt szeretnél dolgozni, és meg kell egyezned velük, mielőtt elküldöd nekik az információt.

Nyereségesnek tartom, ha megbeszéljük egy riporterrel, hogy a megjelenés időpontja előtt megbeszélünk egy tájékoztatót a céggel. A közleményt ezután a megbeszélt embargóidőpont megerősítésével együtt küldjük el, valamint az interjú időpontját, azt, hogy a cégednél ki vesz részt az interjún (akár telefonon, akár személyesen) stb.

Hogyan küldjünk el egy embargós sajtóközleményt?

Nézze meg ezt a részletes útmutatót arról, hogyan küldjön embargós sajtóközleményt, amelyet Saurav Ahuja, a ExcelTrick marketing szakértője adott:

Az alábbiakban egy ideális útmutatót találsz ahhoz, hogy megértsd, hogyan kell embargós sajtóközleményt küldeni. Néhány alapvető lépést kell követnie: 

Meghatározza, hogy melyik személlyel akarja felvenni a kapcsolatot 

Először is el kell döntenie, hogy kinek szeretné elküldeni az embargós sajtóközleményét.

Válassza ki a médiumokat

A következő lépésben válassza ki azokat a médiafelületeket, amelyeken keresztül sajtóközleményeket szeretne küldeni a területének megfelelően. 

Gyűjtse össze a fontos információkat

A következő lépésként össze kell gyűjtenie az összes lényeges információt, amely az embargós sajtóközleményével kapcsolatos. 

Tegye konkrétabbá

A következő lépésben megadhatja annak a személynek az e-mail címét vagy nevét, akinek el szeretné küldeni a sajtóközleményét, hogy konkrétabbá tegye azt. 

Az e-mail megfelelő szerkezetének követése

Nagyon fontos, hogy az embargós sajtóközlemény elküldése előtt az email pontos szerkezetére összpontosítson. Ennek tartalmaznia kell 

• Milyen pozícióban van a cégnél
• A holmija

Kattintson a küldés opcióra

Végül csak a küldési opcióra kell kattintania, és kész. 

PR szakértők a sajtóközleményre vonatkozó embargóról

Matias Rodsevich, az amszterdami székhelyű PRLab PR ügynökség alapítója és vezérigazgatója.

Minden PR szakember álma, hogy az általa képviselt ügyfél szerepeljen egy első osztályú médiumban! Gondoljunk csak a Forbesra, a Bloombergre, a TechCrunchra stb. Az egyik módja az ilyen típusú tudósítások megszerzésének az, ha kizárólag az álomkiadónak adsz ajánlatot, miközben még embargó alatt áll. Szeretek legalább két héttel az embargó feloldása előtt egy exkluzív cikkre vadászni.

Ez elég időt ad a nyomon követésre vagy egy alternatív exkluzív lehetőség követésére. Egy exkluzív cikk esetében a sajtóközlemény mellett egy interjúlehetőséget is szeretek felajánlani az újságírónak. Nemrégiben az egyik ügyfelünk exkluzív interjút szerzett a TechCrunchnak, pillanatokkal a megjelenés után – a sajtóközleményt több mint 135-ször osztották meg a hírekben!

A másik lehetőség az, hogy a sajtóközleményt legalább 3 nappal az embargó feloldása előtt több kapcsolattartónak is elküldi. Ezt egy PR-eszközzel, például a Meltwaterrel lehet megtenni. Győződjön meg róla, hogy világosan fogalmazza meg, hogy „Embargoed for Release Until Sunday, October 7, 2018, October 7, at 2 p.m., EDT” – legyen nagyon pontos a dátumokkal és időpontokkal.

„Az embargó egy ideiglenes visszatartás vagy tartózkodás. (A szó a 17. századi spanyol embargar szóból származik, ami a kikötőben lévő hajókra vonatkozó szankciót jelent.)

Az embargó a hírforrás és az újságírók közötti bizalmat jelenti, és leggyakrabban a szakmailag lektorált tudományos folyóiratoknál használják, amelyek áttörő felfedezéseket jelentenek be. A hírzárlat elrendelése biztosítja, hogy egy jelentős hírről egyszerre számoljanak be, és hogy egyik forrás se csapjon le a másikra.

Hogy embargót helyezzen el egy hírre, egyszerűen írja be a hír tetejére, hogy Embargoed Until Date And Time (Dátumig és időpontig tilos). A tárgysorba is csupa nagybetűvel írja az EMBARGOED-et.

Az embargó célja, hogy az újságíróknak megfelelő mennyiségű időt biztosítson arra, hogy alapos kutatást végezzenek és interjúkat készítsenek egy olyan sztorival kapcsolatban, amely új információkat tár a világ elé, mint például egy új faj elnevezése, fekete lyukak felfedezése vagy a Webb-űrtávcső nemrég nyilvánosságra hozott, eddig soha nem látott kozmikus képeket bemutató fotói.

Nagyon gyakran előfordul, hogy az embargó feloldása egybeesik egy médiaeseménnyel, amelyen bejelentik a hírt. A jelenlévő újságíróknak már volt idejük megcsinálni a házi feladatukat, mivel az embargóval sújtott sajtóközleményt már ismerték.

Egészen a digitális korban, amikor annyi információ szabadon terjed, az embargó tiszteletben tartása a negyedik hatalom szent kötelessége.”

Ashley Willis, a FischTank PR

alelnöke.

Az embargóval kapcsolatos elérési stratégia számos előnnyel jár az ügyfél bejelentései esetében, nevezetesen az újságíróknak a hivatalos bejelentés időpontja előtt előzetes értesítésre van szükségük a hír áttekintéséhez, interjúk készítéséhez és a sztori előkészítéséhez. Az embargós sajtóközlemény elküldése előtt a legjobb, ha egy magas szintű felkéréssel kezd, amely néhány magas szintű részlettel ugratja a hírt, és megkéri a riportert, hogy járuljon hozzá az embargóhoz. A megerősítés birtokában a PR-szakemberek bátran terjeszthetik az embargós közleményt. A sajtóközlemény előzetes terjesztése esetén az oldal tetején fel kell tüntetni az embargót, a terjesztés dátumával és időpontjával együtt.

Mihelyt az újságíró megkapja az embargóval ellátott sajtóközleményt, kezdődik az igazi munka. A hírrel kapcsolatos visszajelzések és a sztori folytatására irányuló érdeklődés összegyűjtése érdekében végzett nyomon követés feltétlenül szükséges ahhoz, hogy a közlemény lefedettsége felé haladjunk. Ez idő alatt a PR-képviselők összegyűjthetik a médiától kapott információkat, hogy a stratégia és az üzenetküldés szükséges módosításait elvégezhessék a sikeres bejelentés napjának biztosítása érdekében.

Ron Boling, a Jonathan Marder and Company ügyfélkapcsolati igazgatója:

Minden alkalommal, amikor embargóval ellátott közleményt küldök, az alábbi lépésekkel kezdem.

Győződjön meg róla, hogy ügyfele tudja, hogy mindig van esély arra, hogy az újságírók az embargó dátuma előtt közzéteszik az információt. A dátumérzékeny információkkal mindig jár egy kis kockázat.

Először is, keresse meg azokat az újságírókat, akikkel kapcsolatban áll, és akik valószínűleg tiszteletben tartják az embargót.

Növelje a kapcsolatfelvételek számát fokozatosan és a kapott elfogadó és elutasító válaszok alapján. Mindig kockázatos túl korán túl szélesre lépni, mivel az újságíróknak nem kell tiszteletben tartaniuk az embargót, hacsak nem állapodtak meg erről külön.

JJ Lee, digitális PR-igazgató a Digital Funnel

nél.

A legfőbb tipp az embargóval ellátott sajtóközlemény elküldéséhez az, hogy egyszerűen kerüljük a túl korai elküldést, különösen, ha nagyon-nagyon nagy bejelentésekről van szó, hacsak nem minden teljesen megerősített és kőbe vésett. Csak 2-3 nappal a hivatalos bejelentés előtt küldjön ki egy embargós közleményt, ezzel megfelelő időt ad az újságíróknak és a sajtóorgánumoknak, hogy előkészítsék a történetüket, és az ugyanabban az időben és annak környékén készen álljon a publikálásra.

A mai modern korban az embargó viszonylag kockázatos, olyan gyorsan lehet információkat és történeteket közzétenni az interneten, hogy az információidnak vízhatlanoknak kell lenniük, és túlságosan pontosan kell bánnod a korlátozásokkal. Ha például a közleménye péntekig van embargó alatt, akkor ki kell írnia, hogy reggel 7 óráig, GMT, és a dátumot is – különben a különböző időzónákban lévő kiadványok előbb fogják közzétenni az információt, mint mások, és ha ezt a közleményt kiegészíti egy hírújsággal, akkor megvan az esélye annak, hogy a sztori túltelítetté válásával valóban elveszíti a lefedettséget.

Jonathan Saeidian, a Brenton Way

alapító-vezérigazgatója.

Ha embargóval ellátott sajtóközleményt szeretne küldeni, akkor néhány egyedi módon is megteheti ezt.

Az egyik lehetőség, hogy az embargós sajtóközleményt jelszóval védett PDF-mellékletként küldi el. Küldéskor a jelszót is adja meg az e-mail szövegében, hogy az újságírók az embargó feloldásának napján hozzáférhessenek a közleményhez.

Használjon olyan online szolgáltatást vagy eszközt, mint a PRNEWS.IO, amely lehetővé teszi, hogy sajtóközleményét egy meghatározott időpontig embargó alá helyezze. Így ellenőrizheti, hogy mikor jelenik meg a közleménye, és biztos lehet benne, hogy a lehető legnagyobb hatást éri el.

Követés az elküldés után – Miután elküldte az embargóval ellátott sajtóközleményét, kövesse nyomon telefonhívással vagy e-mailben, hogy a címzett megértse, mikor teheti közzé az információt.

Michelle Garrett, író/közkapcsolati tanácsadó a Garrett PR

oldalon.

Az egyik hiba, amit a PR-osok az embargós sajtóközleményekkel kapcsolatban elkövetnek, hogy csak úgy rácsapják az „embargó” szót a pitch vagy a sajtóközlemény elejére – anélkül, hogy előbb megkérdeznék a riportert, hogy tiszteletben tartják-e az embargót. A riporternek először bele kell egyeznie – különben az embargó értelmetlen.

Azt hiszem, hogy akkor működnek a legjobban, ha a riporter és a PR-szakember között már kialakult a kapcsolat. Ekkor a PR-szakember felajánlhat egy embargót a riporternek, hogy elkezdhessen dolgozni egy olyan sztorin, amely akkor jelenik meg, amikor a sajtóközlemény vagy a hír megjelenik.

Kristen Shea, a Tribe Builder Media

elnöke.

A sajtóval való kapcsolat alapján alakítsa ki embargóstratégiáját.

Az újságírók esetében, akikkel már kialakult kapcsolata van, ossza meg a sajtóközleményt azzal a záradékkal, hogy az embargó alatt áll. Feltétlenül tüntesse fel az embargó végének dátumát és időpontját; ezt érdemes úgy formázni, hogy kiemelkedjen (piros, kiemelt, félkövér stb.).

Az újságírók esetében, akikhez még nem alakítottál ki kapcsolatot, győződj meg róla, hogy tiszteletben tartják az embargót, mielőtt megküldenéd őket. Néhány hely, ahol ellenőrizheted ezt az információt: az újságíró közösségi médiája, adatbázis-profiljai, valamint a kiadvány weboldalának egyes rovatai vagy oldalai. Ha nem tartják tiszteletben az embargót, akkor a sajtóközleményt csak a bejelentés napján, annak megjelenése után adja át nekik.

Tegye fel az embargót, mielőtt megosztaná. A sajtóközlemény jellegétől és az újságíróval való kapcsolattól függően fontolja meg, hogy elhalasztja a sajtóközlemény elküldését. Érzékeny anyagok esetében lehet, hogy több értelme van annak, hogy az újságíró beleegyezik az embargóba, mielőtt megosztja a teljes sajtóközleményt.

A kezdeti javaslatnak eleget kell mutatnia ahhoz, hogy az újságírónak megmutassa, hogy az anyag alkalmazható a tudósításukra, ugyanakkor eléggé izgalmasnak is kell lennie ahhoz, hogy beleegyezzen az embargóba a közlemény átvételéhez.

Egy példa: Remélem, ez jól találja Önt. Látom, hogy nemrégiben beszámoltál [insert funding announcement coverage of interest], és szeretnék még egyet a radarodra tenni. Egy e-kereskedelmi céggel dolgozom együtt, amely hamarosan 50 millió dolláros finanszírozási kört jelent be. Szívesen megosztanék további részleteket, ha beleegyezik egy [dátum/időpont]-ig tartó embargóba.

Ne lépcsőzzük az embargó idejét. Ez egy biztos módszer az újságírók felzaklatására. Vannak olyan körülmények, amikor egy újságíró exkluzivitást követel, ami hatással lesz a sajtóközlemény láthatóságára és általános teljesítményére. Az embargó kiküldése az ellenőrzött újságírók listájára azt jelenti, hogy az újságírók saját belátásuk szerint fogadhatják el (vagy hagyhatják ki) a sztorit, és a sajtóközleménynek nagyobb esélye van arra, hogy több kiadványban és kiadványban is megjelenjen.

---