Hogyan alkalmazzunk PR-menedzsert: PR-ügynökség felvétele 2023-ban: A végső útmutató a PR-ügynökség felbérléséhez

Sok vállalkozó és cégtulajdonos tud terméket építeni. Azonban különleges típusú egyénekre lehet szükség, akik nem csak egy terméket tudnak eladni, hanem jó imázst is tudnak építeni a cégnek. Az imázsépítés, public relations tág fogalmak, amelyek olyan dolgokat takarnak, mint a márkaismertség, médiakapcsolatok, publicitás, vállalati kommunikáció, reputáció menedzsment, és még sok más. Mivel egy PR-menedzser alkalmazása költséges lehet, a kis- és középvállalkozások is kiszervezhetik PR-igényeiket. A tartalomkészítés, a médiakapcsolatok megszerzése, a blogírás, a reklámszövegek megfogalmazása és az e-mail munkafolyamatok beállítása között nehéz időt szakítani a márkaismertségre és a médiakezelésre. Itt jöhet jól egy PR-menedzser.

A PR azonban kockázatos is lehet. Sok mindent figyelembe kell venni, hogy hogyan alkalmazzon PR-menedzsert, és azt is tudja, hogy kire bízza ezt vállalkozásának. De először is, honnan tudhatja, hogy mikor van szüksége PR-menedzserre? Derítsük ki.

Ki a PR menedzser

A PR-menedzserek a kampányok, eredmények és/vagy álláspontok kommunikálásával kedvező képet alakítanak ki és visznek tovább a nyilvánosság felé munkáltatójuk vagy ügyfelük számára. A PR-menedzserek vállalati rendezvények szervezésével és a sajtóközlemények felülvizsgálatával segítenek javítani a vállalatukról kialakult képet. Figyelemmel kísérik a társadalmi és üzleti trendeket, és stratégiákat tesztelnek e trendek javítására, valamint tesztelik ügyfelük vagy vállalatuk társadalmi és gazdasági befolyását. 

Ezekkel az információkkal javaslatot tesznek a vállalatnak arra, hogy miként javíthatják és használhatják az imázsukat a saját hasznukra. A PR-menedzserek feladata a média kérdéseinek megválaszolása és a sztorik feldobása az újságíróknak és a médiának, a médiakészletek elkészítése és a sajtótájékoztatók megszervezése. Ők irányítják az összes csapatot és szakembert, akik azon dolgoznak, hogy elősegítsék azt a képet, amit az ügyfelük szeretne, hogy a nyilvánosság érzékeljen róluk. 

A PR-menedzser fő feladatai

Honnan fogod tudni, hogy mit kell keresned a tökéletes jelöltben? Segít, ha úgy vágsz bele ebbe a feladatba, hogy jól ismered a jól felszerelt PR eszköztár stratégiáit, eszközeit és módszereit.

Itt van egy tipikus lista a professzionális PR-menedzser készségeiről:

• Egységes írásbeli és szóbeli kommunikációs készség;
• Figyelem a részletekre;
• Stratégiai tervezési készség;
• Készség több projekt irányítására és a prioritások kiigazítására;
• Kiváló „emberismeret”, beleértve az aktív hallgatás képességét;
• problémamegoldó és elemző képesség;
• Technikai jártasság (számítógépes ismeretek, élménytervezés, digitális média ismeretek).

Itt egy további lista a közönséges feladatokról, amelyekkel a PR-menedzsereknek rendelkezniük kell.

• A közönségkapcsolati programok megtervezése, végrehajtása és koordinálása;
• PR-események, kampányok és kezdeményezések szervezése és költségvetése;
• Médiahirdetések és médiakészletek online tartalmának elkészítése vagy felülvizsgálata;
• A weboldal és a közösségi média fiókok számára előállított tartalmak ellenőrzése és koordinálása;
• Segítségnyújtás a különböző promóciós és marketinganyagok létrehozásában és felülvizsgálatában;
• A PR-irányelvek és eljárások kidolgozása és végrehajtása;
• Meghatározza a PR részleg KPI-it;
• Méri és jelentéseket készít az egyes PR-kampányokról;
• Figyeljen gyakran a vállalati arculatra, és biztosítsa, hogy az megfeleljen a vállalat márkájának;
• Hosszú távú kapcsolatok kiépítése minden releváns érdekelt féllel, például a helyi önkormányzattal, a média embereivel, újságírókkal, politikusokkal stb.
• A PR-osztály új tagjainak felvétele, beillesztése és oktatása;
• Tartalom létrehozása különböző beszédekhez, eseményekhez, meghallgatásokhoz…
• Szükség szerint válságkommunikációs útmutató és médiastratégia kidolgozása és végrehajtása;

A PR-menedzser feladata a médiaközlemények és a közösségi média fiókok tartalmainak létrehozása és felügyelete, kapcsolatok kiépítése a médiumokkal, újságírókkal és a legfontosabb befolyásos személyekkel, valamint a vállalat imázsának kezelése kritikus helyzetekben. 

A PR-menedzser közvetlenül felelős a taktikák végrehajtásáért, valamint az ügyfelek elkötelezettségének és a piaci és a médiaszereplők általi lefedettségnek a fenntartásáért is. A PR menedzser napi feladatai közé tartozik a média elhelyezések felügyelete, a vállalkozás média adatbázisainak karbantartása, az újságírói megkeresések segítése, illetve az újságírói megkeresésekkel való foglalkozás, a hagyományos public relations anyagok készítése, valamint egyéb szükséges adminisztratív feladatok mellett.

Szüksége van PR menedzserre?

Először is érdemes elgondolkodnia azon, hogy a reklámot végezze el. Így a legjobb képviselője lesz a termékének vagy szolgáltatásának. Emellett, ha megpróbálja maga csinálni a reklámot, akár csak néhány napra is, sokkal tisztább rálátást kap a helyzetre, és sokkal jobban felismeri a közönségét, hogy mire kell figyelnie, és hogyan kell együttműködnie egy kiszervező PR-ügynökséggel vagy egy házon belüli PR-menedzserrel. 

Egy PR-menedzser felvételekor sok mindent figyelembe kell venni, és akkor is, amikor azon gondolkodik, hogy kire bízza ezt a feladatot vállalkozása számára. De először is, honnan tudja, hogy mikor van szüksége PR-menedzserre?

A PR-szakemberek ismerik a közönségüket, és egyre növekvő kapcsolati bázissal rendelkeznek, amelynek el tudják adni a cégedet, a termékedet, a történetedet, vagy mindezek keverékét. Abban a pillanatban tudni fogod, hogy szükséged van rá, amint végigmész ezeken:

• Sokféleképpen próbálta már feldobni a cégét és a termékét, de nem elégedett az eredménnyel;
• Vállalkozásában történt valami, ami Ön szerint hírértékű, de egyetlen újság vagy magazin sem vette fel az Ön által kiküldött sajtóközleményeket.

Ha rendkívül elfoglalt vagy kényelmetlenül érzi magát a PR koordinációjának bizonyos aspektusaitól vagy egy házon belüli PR menedzser felfogadásától, akkor igénybe veheti a PR kiszervezését. PRnews.io Media Planning szolgáltatás segíthet Önnek a PR stratégia végrehajtásához szükséges médiaterv elkészítésében. Ez a szolgáltatás hosszú listával rendelkezik a médiaszereplőkről, hogy terjessze a tartalmat és terjessze a márka hírét az Ön számára.

Médiatervezés - kérjen médiatervet a kampányához

Nagyon sok vállalkozó és marketinges manapság nehezen tudja megszervezni a vállalati promóció minden területét, például a stratégiát, a gyártást és a terjesztést. Ilyenkor szükség lehet egy hatékony PR- és marketingplatform használatára. Az ilyen platformok, amelyek lehetővé teszik a marketingesek számára a célzott üzenetek terjesztését, a média megvásárlását és a terjesztés megkönnyítését, drámaian megváltoztatták a marketinges tájképet. A megfelelő eszköz kiválasztásával jobb és gyorsabb eredményeket érhet el, a szélesebb körű üzleti és személyes célokra összpontosítva.

Hogyan vegyünk fel PR-menedzsert: Lépésről lépésre történő ellenőrzőlista

A megfelelő PR-szakembert felvenni nehéz lehet, ezért nézze meg ezeket a tippeket, amelyekkel sokkal könnyebbé válik a PR-menedzser felvétele:

1. lépés: Határozza meg a céljait

Agyalj egy listát azokról a célokról, amelyeket egy PR ügynökséggel szeretnél elérni, majd szűkítsd le a listát azokra a célokra, amelyek a legfontosabbak számodra. 

2. lépés: Gondolkodjon a költségvetésen

Egy PR-ügynökség alkalmazása drága lehet. Ha nem határoz meg egy költségvetést, és nem közvetíti ezt a költségvetést a leendő PR-menedzser felé, akkor könnyen előfordulhat, hogy túl messzire jut a felbérlési folyamatban egy olyan PR-szakértő vagy ügynökség, amelyet nem engedhet meg magának, és ezzel az idejét és az övékét is elvesztegeti.

3. lépés: Fontolja meg, kire van szüksége

Lényegében három lehetőséged van a PR-felvétel szempontjából:

• Egy házon belüli csapat
• Egy PR cég
• Egy kombináció

Mindegyik lehetőségnek más az ára, és más-más bevonási lehetőségeket igényel Öntől. 

4. lépés: Írjon egy listát a megvitatandó kérdésekről

Mielőtt felveszi a kapcsolatot egy PR ügynökséggel, írjon egy listát a feltenni kívánt kérdésekről.

Az alábbiakról szeretne tájékozódni:

• Ár
• Tapasztalat/szakértelem
• Régebbi ügyfelek
• Előtti sikerek
• Kritikák/ajánlások
• Időpontfoglalás

A kérdéseiddel felvértezve a következő lépésed az, hogy időpontot kérsz különböző PR-menedzserektől vagy videohívásokat a PR-szolgálatokkal.

5. lépés: Állítson fel elvárásokat

Hozzanak létre egy világos kommunikációs vonalat, miközben meghatározzák az elvárásaikat is. Beszélgessen a PR-szolgáltatás képviselőivel vagy a PR-menedzserrel a SMART céljairól, és állapítsa meg, hogyan fogja mérni a sikert.

6. lépés: Vegye fel a PR-menedzsert

Tárgyalja meg kommunikációs céljait. Tegyen fel olyan kérdéseket, mint például: „Hogyan fogjuk nyomon követni a közös munkánk eredményeit?”

Az összegzés

Ha mindent megpróbálsz, hogy a nyilvánosság érdeklődését felkeltsd a céged vagy a terméked iránt, és nem érsz el eredményeket, akkor bízz meg egy PR-menedzsert vagy PR-szolgáltatót az igényeid kielégítésére. Mostanra már mindent tud, amire szüksége van ahhoz, hogy éppen a megfelelő PR ügynökséget vagy PR-menedzsert vegye fel márkája számára. De amint elkezd együttműködni egy PR-céggel, vagy felvesz egy PR-menedzsert, a munkája még nem ért véget. A legjobb eredmények érdekében álljon készen arra, hogy partnerként működjön együtt, hogy az általuk közvetített stratégia és üzenetküldés megfeleljen az Ön igényeinek.