Πώς να συντάξετε μια περιγραφή εργασίας PR manager

Περιγραφή εργασίας διευθυντή δημοσίων σχέσεων. Ο υπεύθυνος δημοσίων σχέσεων διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην αφήγηση της ιστορίας της εταιρείας σας. Εκτός από το να βοηθά τον CEO να επικοινωνεί εσωτερικά με τους υπαλλήλους της εταιρείας, ο διευθυντής δημοσίων σχέσεων συχνά είναι υπεύθυνος για ολόκληρη τη στρατηγική δημοσίων σχέσεων και όλες τις δραστηριότητες δημοσίων σχέσεων της εταιρείας και αποτελεί το κύριο σημείο επαφής για έναν μακρύ κατάλογο επαγγελματιών των μέσων ενημέρωσης. Θα συνεργαστεί στενά με τους δημοσιογράφους για να μεταφέρει τα βασικά μηνύματα της εταιρείας σας στο κοινό – ένα βασικό καθήκον που δεν μπορεί να ληφθεί ελαφρά τη καρδία.

Εκτός από τη δημιουργία και τη διατήρηση αυτών των σχέσεων, ο μελλοντικός σας διευθυντής δημοσίων σχέσεων θα αναλάβει την αναπόσπαστη ευθύνη της δημιουργίας των ιστοριών της εταιρείας σας. Για να το κάνει αυτό, θα πρέπει να κατανοήσει σε βάθος τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες της εταιρείας σας, την ιστορία της, να δημιουργήσει καμπάνιες, πρωτοβουλίες και χαρακτηριστικά δημοσίων σχέσεων και να χρησιμοποιήσει το φυσικό του ταλέντο στην αφήγηση ιστοριών για να δημιουργήσει μια περιβάλλουσα ιστορία που να απευθύνεται στο κοινό. Στη συνέχεια, θα πρέπει να διανείμουν αυτή την ιστορία σε έναν από τους πολλούς τύπους δελτίων τύπου και άλλων τύπων δημοσιεύσεων, να το στείλουν και να σταυρώσουν τα δάχτυλά τους για μια καλή εμβέλεια και εμπλοκή.

Φυσικά, ένας υπεύθυνος δημοσίων σχέσεων δεν μπορεί να κάνει όλες τις εργασίες (αν και τείνουμε να πιστεύουμε ότι μπορεί). Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστεί την υποστήριξη ενός διευθυντή δημοσίων σχέσεων, ενός ελεύθερου επαγγελματία δημοσίων σχέσεων ή και των δύο! Έτσι, η πρόσληψη σπουδαίων ταλέντων ξεκινά με την παρουσίαση μιας σπουδαίας περιγραφής εργασίας. Μια αποτελεσματική, ελκυστική περιγραφή εργασίας είναι το κλειδί. Με λίγη προσπάθεια, μπορείτε να δημιουργήσετε ακριβώς μια υπέροχη περιγραφή εργασίας για να λάβετε στη διάθεσή σας μια μεγάλη λίστα από εξαιρετικά ταλαντούχους υποψηφίους – και να διασφαλίσετε ότι δεν απωθείτε τους επαγγελματίες πριν καν υποβάλουν αίτηση.

Η παρακάτω περιγραφή εργασίας μπορεί να αποτελέσει ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης όταν έρθει η ώρα να βρείτε αυτόν τον απαραίτητο νέο υπάλληλο. Στην πραγματικότητα, σας καλώ να χρησιμοποιήσετε το παρακάτω πρότυπο και να το προσαρμόσετε στις ανάγκες και τις απαιτήσεις της εταιρείας σας. Δείτε πώς θα το κάνετε.

Η δομή της επαγγελματικής περιγραφής του διευθυντή δημοσίων σχέσεων

Προσπαθήστε να οργανώσετε τα δεδομένα συνοπτικά. Η δομή της περιγραφής θέσης εργασίας μπορεί να διαφέρει από οργανισμό σε οργανισμό. Ωστόσο, όλες οι περιγραφές θέσεων εργασίας εντός μιας εταιρείας θα πρέπει να είναι τυποποιημένες, ώστε να έχουν την ίδια δομή και γενική εμφάνιση.

Τα ακόλουθα θέματα θα πρέπει να καλύπτουν:

• Τίτλος εργασίας-το όνομα της θέσης.
• Αναφορά-ο τίτλος της θέσης στην οποία αναφέρεται αυτή η περιγραφή θέσης εργασίας.
• Ημερομηνία-η ημερομηνία κατά την οποία συντάχθηκε ή δημοσιεύθηκε η περιγραφή θέσης εργασίας.
• Κύρια καθήκοντα-κυριότερες λειτουργίες, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο ο διευθυντής πρέπει να τις παρουσιάζει και της συχνότητας με την οποία εκτελούνται τα καθήκοντα. Τα καθήκοντα πρέπει να αποτελούν μέρος της λειτουργίας της θέσης εργασίας και να είναι πραγματικά αναγκαία ή απαιτούμενα για τη συμμόρφωση με την παρούσα θέση.
• Αρμοδιότητα-γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες.
• Αναφορά-άμεσες αναφορές, εάν είναι απαραίτητες, και το επίπεδο εποπτείας.
• Προβλεπόμενος χρόνος εργασίας-πλήρης ή μερικής απασχόλησης, τυπικές ώρες εργασίας, ημέρες της εβδομάδας και αν αναμένονται υπερωρίες.
• Τα ταξίδια-η συχνότητα των ταξιδιών που αναμένονται για αυτόν τον ρόλο, πού εμφανίζονται τα ταξίδια, όπως τοπικά ή σε συγκεκριμένες πόλεις ή χώρες, και αν τα ταξίδια μπορεί να είναι διανυκτερεύοντα.
• Υποχρεωτική εκπαίδευση και εμπειρία – εκπαίδευση και τεχνογνωσία με βάση τις ανάγκες που σχετίζονται με την εργασία και συνάδουν με τις απαιτήσεις της εταιρείας.
• Λοιπά καθήκοντα-αποποίηση ευθύνης.

Η περιγραφή της θέσης εργασίας δεν θα πρέπει να είναι πολύ μεγάλη. Θα πρέπει να καλύπτει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και να είναι ακριβής, αλλά περιεκτική. Ακολουθήστε λοιπόν τις συμβουλές μου. 

Οι συμβουλές για την περιγραφή εργασίας του διευθυντή δημοσίων σχέσεων

Βάλτε σωστά τον τίτλο εργασίας

Αν θέλετε να ξεχωρίσετε περιγράφοντας τους τίτλους ως “νίντζα των δημοσίων σχέσεων” ή “γκουρού της επικοινωνίας”, πιθανόν να απωθείτε τους υποψηφίους με αυτή ακριβώς τη γλώσσα. Οι υπερβολικές φράσεις όπως “εκτός πίνακα”, “παγκόσμιας κλάσης”, “ο καλύτερος των καλύτερων”, “ροκ σταρ”, τείνουν να αποθαρρύνουν τους υποψηφίους από το να υποβάλουν αίτηση.

Η δημιουργικότητα μπορεί να βοηθήσει τον τίτλο εργασίας σας να γίνει αντιληπτός, αλλά μην είστε τόσο πρωτότυποι στην περιγραφή ώστε να χάσετε τους υποψηφίους που αναζητούν την ίδια θέση εργασίας με διαφορετικό όνομα. Έχετε κατά νου, ότι το περιεχόμενο πρέπει να είναι σαφές και εύκολα κατανοητό.

Τύποι τίτλων εργασίας

• Ένας τίτλος εργασίας μπορεί να περιγράφει τις αρμοδιότητες της θέσης (“στέλεχος”, “διευθυντής”, “διευθυντής”, “προϊστάμενος”, “προϊστάμενος”)
• Οι τίτλοι θέσεων εργασίας αντικατοπτρίζουν τι κάνει το άτομο στη δουλειά του (π.χ. “σεφ”, “λογιστής”, “οικονόμος”, “ειδικός στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης”, “προγραμματιστής”, “συντονιστής υπηρεσιών επισκεπτών”, “μηχανικός” κ.λπ.)
• Οι τίτλοι θέσεων εργασίας αποκαλύπτουν τόσο το επίπεδο εργασίας όσο και τις αρμοδιότητες (“επικεφαλής σεφ”, “επικεφαλής λογιστής”, “ηλεκτρολόγος επιστάτης”, “διευθυντής μάρκετινγκ” κ.λπ.)

Ξεκινήστε με μια σύντομη, ελκυστική επισκόπηση της εταιρείας

Η γνώση, το πραγματικό ενδιαφέρον και ίσως ακόμη και η εμπειρία σε έναν συγκεκριμένο κλάδο είναι πολύ σημαντικά για αυτή τη θέση. Γράψτε λοιπόν την περιγραφή μιας έως τεσσάρων αράδων για την εταιρεία, την αποστολή της, μια σύντομη επισκόπηση της κύριας λειτουργίας της θέσης εργασίας και πώς συμβάλλει στους ευρύτερους στόχους της εταιρείας. 

Αποφύγετε υπερθετικούς ή ακραίους προσδιορισμούς

Θα πρέπει να αποφεύγετε τη χρήση γλώσσας που εστιάζει σε ένα στενό σύνολο ικανοτήτων, για παράδειγμα, “τελειομανείς” ή εκείνοι που “μαστορεύουν για πάντα”. Και πάλι, κινδυνεύετε να παρακάμψετε τα ταλέντα με υψηλά προσόντα που θα μπορούσαν να διαπρέψουν στη θέση χωρίς αυτά τα χαρακτηριστικά ή που δεν αυτοπροσδιορίζονται με αυτή την περιγραφή.

Στόχοι και αρμοδιότητες του διευθυντή δημοσίων σχέσεων

Η θέση του διευθυντή δημοσίων σχέσεων είναι μια θέση μεσαίου επιπέδου διοίκησης για κάποιον με 2-5 χρόνια εμπειρίας στον κλάδο. Οι υπεύθυνοι δημοσίων σχέσεων δημιουργούν και διατηρούν το επιθυμητό δημόσιο προφίλ και τη φήμη της εταιρείας ή του πελάτη τους, επικοινωνώντας τις δραστηριότητες και τα επιτεύγματα.

Οι ειδικοί δημοσίων σχέσεων είναι υπεύθυνοι για την υποβολή ερωτήσεων από τα μέσα ενημέρωσης και την προώθηση ιστοριών στους δημοσιογράφους, την προετοιμασία των πακέτων για τα μέσα ενημέρωσης και τη διοργάνωση εκδηλώσεων και συνεντεύξεων Τύπου. Εκτός από τη σύνταξη δελτίων τύπου, γράφουν ομιλίες για τους ηγέτες της εταιρείας, συνεργάζονται με έναν ειδικό μάρκετινγκ, βοηθώντας στην ανάπτυξη επικοινωνιακού υλικού και προετοιμάζουν άρθρα για εταιρικά ενημερωτικά δελτία. Οι υπεύθυνοι δημοσίων σχέσεων κάνουν επίσης ό,τι είναι δυνατόν για να αντιμετωπίσουν την αρνητική δημοσιότητα και διαχειρίζονται τις επικοινωνίες κρίσης και έκτακτης ανάγκης.

Ο εμπειρογνώμονας δημοσίων σχέσεων θα συνεργαστεί στενά με την εκτελεστική ομάδα για την υλοποίηση δραστηριοτήτων δημοσίων σχέσεων, καλύπτοντας καινοτόμες εκστρατείες δημοσίων σχέσεων για τη βελτίωση της αναγνωρισιμότητας της μάρκας και τη θετική επίδραση στην εντύπωση του κοινού. Είναι επίσης υπεύθυνος για τη δημιουργία και τη διατήρηση ισχυρών σχέσεων με τα μέσα ενημέρωσης, τη διαμόρφωση βασικών μηνυμάτων και την παρακολούθηση της προόδου και των μετρήσεων της εκστρατείας.

Στην περιγραφή, συνιστάται επίσης να εξηγήσετε πώς η συγκεκριμένη θέση εργασίας και οι δραστηριότητες δημοσίων σχέσεων θα επηρεάσουν τους επιχειρηματικούς στόχους, τις δυνατότητες εξέλιξης και πώς τα επιτεύγματα του διευθυντή δημοσίων σχέσεων μπορούν να συμβάλουν σε αυτό.

Αρμοδιότητες ενός διευθυντή δημοσίων σχέσεων:

• Προγραμματίζει, υλοποιεί και διαχειρίζεται προγράμματα δημοσίων σχέσεων 
• Προγραμματισμός και προϋπολογισμός δραστηριοτήτων, προγραμμάτων, εκδηλώσεων και πρωτοβουλιών δημοσίων σχέσεων 
• Βοήθεια στη δημιουργία και αναθεώρηση υλικού προώθησης και μάρκετινγκ 
• Δημιουργία και αναθεώρηση του διαδικτυακού περιεχομένου σε διαφημίσεις και ανακοινώσεις στα μέσα μαζικής ενημέρωσης και σε media kits
• Επιβλέπετε συχνά την εταιρική εικόνα και διασφαλίζετε ότι είναι σύμφωνη με τη στρατηγική και την αποστολή της μάρκας
• Ελέγχει και διαχειρίζεται το περιεχόμενο που συντάσσεται για τον ιστότοπο και τους λογαριασμούς στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Ανάπτυξη και εφαρμογή πολιτικών και διαδικασιών δημοσίων σχέσεων
• Καθορισμός των KPIs για το τμήμα δημοσίων σχέσεων
• Μέτρηση και παροχή αναφορών για κάθε καμπάνια δημοσίων σχέσεων 
• Διατήρηση καλών μακροχρόνιων σχέσεων με όλους τους σχετικούς ενδιαφερόμενους φορείς, όπως η τοπική αυτοδιοίκηση, οι φορείς επιρροής, οι άνθρωποι των μέσων ενημέρωσης, οι πολιτικοί κ.λπ.
• Αναζήτηση, πρόσληψη, ένταξη και εκπαίδευση νέων μελών της ομάδας δημοσίων σχέσεων
• Συγγραφή και παρουσίαση ιστοριών για την επωνυμία, σε διάφορα μέσα ενημέρωσης, για την προώθηση της παρουσίας της εταιρείας και τη βελτίωση της δέσμευσης
• Σχεδιάστε μια στρατηγική δημοσίων σχέσεων, με στόχους και προϋπολογισμό
• Δημιουργήστε, επεξεργαστείτε και ενημερώστε διαφημιστικό υλικό, όπως φυλλάδια, flyers, μπροσούρες κ.λπ.
• Αναζήτηση ευκαιριών για χορηγίες και προβολή
• Προετοιμάζει περιοδική έκθεση με KPIs, δαπάνες, συστάσεις και τάσεις για τη διοίκηση

Εκπαίδευση/πτυχία για έναν υπεύθυνο δημοσίων σχέσεων

Οι αποτελεσματικοί μάνατζερ δημοσίων σχέσεων βασίζονται στην εμπειρία και την εκπαίδευσή τους (συχνότερα στη δια βίου αυτομόρφωση) για να σχεδιάσουν και να εκτελέσουν τους στόχους τους.

Δεξιότητες και απαιτήσεις ενός διευθυντή δημοσίων σχέσεων:

• Να διαθέτει πτυχίο στις Δημόσιες Σχέσεις, Δημοσιογραφία, Επικοινωνία ή Μάρκετινγκ με έμφαση στις Δημόσιες Σχέσεις ή τη Διαφήμιση, Αγγλική γλώσσα.
• Πρέπει να έχει αυτοπεποίθηση στην επικοινωνία και στην παρουσίαση
• Πρέπει να διαθέτει άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
• Πρέπει να διαθέτει άριστες ικανότητες οργάνωσης και προγραμματισμού
• Να έχει πλήρη κατανόηση των αναγκών των μέσων ενημέρωσης και των σχέσεων με τα μέσα ενημέρωσης
• Να είναι υπεύθυνος, αξιόπιστος, υπεύθυνος και ακριβής με προσοχή στη λεπτομέρεια
• Να διαθέτει την ικανότητα να διατηρεί τις πληροφορίες εμπιστευτικές
• Τακτική κατανόηση όλων των κύριων πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης
• Ικανότητα εργασίας με απαιτητικά καθήκοντα, συχνά για πολλές ώρες
• Μεγάλος βαθμός δημιουργικότητας και ευχέρειας
• Αυτοπροσανατολισμός με θετική και επαγγελματική προσέγγιση των αρμοδιοτήτων
• Αποδεδειγμένο ιστορικό επιτυχημένων εκστρατειών δημοσίων σχέσεων 

Επικέντρωση αρμοδιοτήτων στην ανάπτυξη και την εξέλιξη

Μην απαριθμείτε απλώς μια λίστα με βαρετές καθημερινές εργασίες, αποφύγετε μια μακρά, συγκεντρωτική λίστα αρμοδιοτήτων ή προσόντων. Κάθε υποψήφιος πρέπει να γνωρίζει τις προοπτικές του στην εταιρεία και την επαγγελματική του σταδιοδρομία. Επομένως, συμπεριλάβετε και τους πιθανούς ρόλους για προαγωγή.

Προσθήκη της αποποίησης ευθύνης στην περιγραφή εργασίας του διευθυντή δημοσίων σχέσεων

Είναι καλή ιδέα να προσθέσετε μια παράγραφο που να αναφέρει ότι η περιγραφή εργασίας δεν έχει σχεδιαστεί για να καλύψει ή να περιέχει έναν πλήρη κατάλογο όλων των δραστηριοτήτων, καθηκόντων ή ευθυνών που απαιτούνται από έναν υπεύθυνο δημοσίων σχέσεων. Τα καθήκοντα και οι ευθύνες στον τομέα των δημοσίων σχέσεων μπορεί να αλλάξουν ή να εμφανιστούν νέες ανά πάσα στιγμή με ή χωρίς προειδοποίηση.

Τι να περιμένετε από τον οργανισμό

Σε αυτή την ενότητα περιγράψτε τι προσφέρετε στον υποψήφιο. Συμπεριλάβετε τις μη τετριμμένες εργασίες για επαγγελματική ανάπτυξη, δωρεάν επαγγελματικά μαθήματα, μπόνους, συνδρομή στο γυμναστήριο και άλλα ελκυστικά και χρήσιμα πράγματα.

Προσθέστε τις γραμμές υπογραφής

Οι υπογραφές είναι ένα σημαντικό στοιχείο της περιγραφής εργασίας. Δείχνουν ότι η περιγραφή της θέσης εργασίας έχει εγκριθεί και ότι ο εργαζόμενος κατανοεί τις απαιτήσεις και τις βασικές αρμοδιότητες της θέσης. 

Σκεφτείτε δύο φορές

Η δημιουργία μιας νέας θέσης ή η πρόσληψη ενός νέου ατόμου είναι ένα βήμα που ανταποκρίνεται και μια νέα γραμμή στον προϋπολογισμό σας. Σκεφτείτε τους στόχους που θέλετε να κάνει ένας υπεύθυνος δημοσίων σχέσεων και βεβαιωθείτε ότι χρειάζεστε πραγματικά έναν εσωτερικό ειδικό δημοσίων σχέσεων. Σε άλλες περιπτώσεις εξετάστε τις υπηρεσίες από την πλατφόρμα PRNEWS.IO. 

Το PRNEWS.IO είναι ένα φιλικό προς τον προϋπολογισμό εργαλείο για τη δημιουργία περιεχομένου, την ανακάλυψη και την προώθηση σχετικών δημοσιογράφων, τη διανομή του περιεχομένου σας. Το PRNEWS.IO διαθέτει πολυετή εμπειρία στη συγγραφή κειμένων και τη δημοσιογραφία για τη δημιουργία ελκυστικών άρθρων, διαφημιστικών αναρτήσεων και επαγγελματικών δελτίων τύπου. Η δημιουργία και η διανομή του περιεχομένου είναι η δουλειά τους και το κάνουν αποτελεσματικά. Εγγυώνται ότι το περιεχόμενό σας θα έχει γραφτεί, ελεγχθεί, εγκριθεί από εσάς και αποσταλεί εντός δύο ημερών. 

Τελικές λέξεις: PR Manager Job Description

Η παραπάνω Περιγραφή εργασίας μπορεί να αποτελέσει ένα χρήσιμο πρώτο βήμα όταν έρθει η ώρα να βρείτε αυτόν τον απαραίτητο νέο υπάλληλο. Να θυμάστε, ότι υπάρχουν πολλοί άλλοι παρόμοιοι ρόλοι δημοσίων σχέσεων, όπως Junior PR manager, External Communications Manager, Public Affairs Relations manager, Communications Relations manager κ.λπ. Αν λοιπόν θέλετε περισσότερες περιγραφές θέσεων εργασίας ή ένα νέο άρθρο για τις θέσεις δημοσίων σχέσεων, ενημερώστε με στα σχόλια παρακάτω.

Διαβάστε περισσότερα:

• Πώς να προσλάβετε έναν υπεύθυνο δημοσίων σχέσεων
• Σημεία PR: Πώς μετράμε την επιτυχία των εκστρατειών δημοσίων σχέσεων στο PRNEWS.IO
• 5 υποτιμημένες λειτουργίες που αρέσουν ιδιαίτερα στους χρήστες του PRNEWS