En Estados Unidos, el primer comunicado de prensa se publicó hace poco más de un siglo. Aunque hoy en día Facebook y Twitter sustituyen a menudo a las publicaciones de noticias, la prensa tradicional aún puede tener un impacto significativo en la sociedad. Y el envío de comunicados de prensa para eventos sigue siendo la mejor manera de transmitir mensajes a los medios de comunicación y acceder a una gran audiencia.
¿Qué es un comunicado de prensa para un acontecimiento?
Un comunicado de prensa para un acontecimiento debe explicar breve y claramente a los periodistas por qué ellos y el público deben asistir a su acto. Un comunicado de prensa debe responder a la pregunta «¿Por qué debería venir aquí?». El comunicado también contiene información sobre el acto, como la hora a la que empieza, el lugar en el que se celebrará, las indicaciones para llegar al lugar y los contactos de un experto en relaciones públicas u otra persona responsable que pueda responder a preguntas sobre el acto.
Los tres pilares sobre los que se asienta cualquier comunicado de prensa son la novedad, la relevancia y la informatividad. Para publicar un comunicado de prensa en nuestro sitio web, debe rellenar el formulario que encontrará en este enlace:
Principales componentes del comunicado de prensa del acontecimiento
Cuando redacte un comunicado de prensa sobre un acontecimiento, añadirá más información aquí y allá o acentuará algunas partes. Aun así, te recomendamos que sigas la siguiente plantilla estándar para un comunicado de prensa de un evento:
- Título. El título es lo primero que verá cualquier persona en su comunicado de prensa. Debe ser llamativo para atraer más la atención y explicar claramente de qué trata su evento. Debe incluir el nombre del acontecimiento del que se hablará en el texto.
- Encabezamiento. El lead es la base informativa del texto. En esta sección debes explicar en pocas frases la idea principal de tu acontecimiento. El lead responde en una o dos frases a esta pregunta: «¿De qué trata este comunicado de prensa?».
- El cuerpo. El cuerpo del texto o el grueso del comunicado de prensa revela todos los detalles del acontecimiento y cualquier información correlativa. El cuerpo puede incluir cifras, hechos, estadísticas y otros detalles intrigantes. Recuerde que la información más importante debe comunicarse en el primer párrafo, la entradilla.
- Cita. Añadir un comentario o la opinión de un experto es una gran herramienta para hacer más brillante y vivo el material de su comunicado de prensa. Y cuando sea necesario, la cita permite destacar al protagonista de la noticia, señalando una figura clave asociada al acontecimiento.
- Ayuda informativa. Con la ayuda informativa, el comunicado de prensa debe incluir información breve y clara que describa el acontecimiento. Puede incluir la historia del acontecimiento y los principales logros de la marca, así como elementos de identidad, por ejemplo, el logotipo.
- Imágenes visuales y enlaces. Añada elementos multimedia asociados al acontecimiento. Puede tratarse de un reportaje fotográfico o del cartel del evento, infografías, pancartas, fotos promocionales, etc.
- Contacto con los medios / Persona de contacto de prensa. Un comunicado de prensa debe incluir contactos para el evento: un representante u organizador del que un periodista pueda obtener información o materiales adicionales para su publicación. Aquí puede añadir enlaces a los recursos de Internet de la empresa: sitio web, landing y redes sociales.
Ejemplo de comunicado de prensa
Tenga en cuenta que cuando se trata de un comunicado de prensa sobre un acontecimiento hay que crear un documento informativo. Los representantes de los medios de comunicación deben saber rápidamente algunas cosas: qué ha pasado, por qué ha pasado, dónde ha pasado y cuáles son los resultados del acontecimiento. O la hora a la que tendrá lugar el acontecimiento y de qué tratará.
Y procure redactar todas las partes de un comunicado de prensa para anunciar un acontecimiento (desde el título hasta los contactos) de forma sencilla.
¿Para qué sirven los comunicados de prensa?
He aquí 4 tareas principales para las que funcionan bien los comunicados de prensa:
Dar a conocer la noticia a un público amplio y aumentar la notoriedad de la marca. La historia contada por los medios de comunicación despierta el interés y la confianza de un público amplio. Las publicaciones de prensa ayudan a atraer más atención hacia su marca, pueden provocar una protesta pública y aumentar el reconocimiento de la marca.
Construir una relación sostenible y fructífera con los medios de comunicación. Los periodistas buscan noticias e historias interesantes. Por eso, enviar comunicados de prensa es una cuestión mutuamente beneficiosa. Si ayuda a la prensa a encontrar información decente, podrá establecer una cooperación fructífera con los medios de comunicación.
Controlar la imagen y la percepción de su marca o producto. Un comunicado de prensa no es sólo una historia sobre su marca; es también una oportunidad para dar forma a la imagen de la marca y controlar la percepción que el público tiene de ella. Enviar un comunicado de prensa es una forma de proteger el producto, evento o posición de cualquier mala interpretación.
Atraer clientes y aumentar las ventas. Una nueva línea de ropa, una promoción única de una aerolínea o el lanzamiento de un proyecto educativo requieren publicidad y marca para atraer clientes.
Los comunicados de prensa ayudan a cumplir estas tareas. Tenga en cuenta que los textos con publicidad directa no suelen ser tenidos en cuenta por las redacciones de las publicaciones, sino que se envían al departamento de publicidad y marketing.
Normas de redacción de comunicados de prensa sobre eventos
Existen reglas sencillas para redactar un comunicado de prensa. Si las sigues, reducirás las posibilidades de que tu comunicado vaya a parar a la carpeta de spam de alguien o sea ignorado….
El primer párrafo de un comunicado de prensa, la entradilla, es corto pero tiene el contenido más importante. Responde a preguntas y proporciona información clave, como:
- cómo se llama el acto
- en qué formato se celebra
- en qué consistirá el acto
- la fecha, dirección y hora del acontecimiento
- nombres o hechos relacionados con el acontecimiento que garanticen atraer la atención
Tienes unos segundos para que el redactor ojee las primeras líneas de tu comunicado y decida si sigue leyéndolo. No hable de la singularidad del acontecimiento o de que no tiene precedentes. Presente los hechos. Créame: para sus destinatarios es igual de importante publicar anuncios interesantes, relevantes y útiles. Cuando proporcione eso, podrá ver publicada la información de su evento. Pero no ocultes lo esencial bajo un montón de información que distraiga y detalles irrelevantes, porque el redactor tiene un enorme flujo de información que revisar. Ayude al editor a saber en su primer párrafo que su evento merece su atención.
En el segundo párrafo, revela más detalles sobre el acto, como cuánta gente esperas y quiénes son esas personas, y cuál es la singularidad del acto. ¿Cuál será el programa y qué detalles son los más interesantes?
Puede dedicar un párrafo a la opinión de un líder de opinión sobre los organizadores o sobre el evento. Por supuesto, esta crítica no puede ser falsa. Tampoco se debe citar a quienes no sean figuras reconocibles. Es mejor acortar el comunicado de prensa que llenarlo de palabrería o información falsa.
En el último párrafo del comunicado de prensa hay que incluir la dirección del sitio web del evento, los datos de contacto de la persona que se ocupa de las relaciones públicas y la interacción con los medios de comunicación en el proyecto, y el teléfono, el correo electrónico y los enlaces a las redes sociales del evento.
Al final, debes tener un comunicado de prensa que no ocupe más de una página, en el que la información no se repita, esté estructurada de forma lógica y coherente, no tenga ni un solo error y no se omitan ni distorsionen los datos concretos.
Plataforma de marketing de contenidos
- más de 100 000 publicaciones en los medios;
- obtener vínculos de retroceso a su producto;
- Trabajo a escala con distribución de contenido.
Los principales matices son:
- Un comunicado de prensa debe estar escrito en formato de texto. No hace falta hacerlo en pdf, que alguien no abrirá, alguien no cargará y alguien no copiará nada de él. Haz que el camino desde la lectura hasta la publicación sea lo más corto y cómodo posible para el destinatario.
- Es mejor no llamar a la carta «frente»: «Comunicado de prensa de la conferencia sobre redacción de comunicados de prensa». Cada redactor de estas cartas casi idénticas tiene que clasificar cientos cada día. Escriba un titular interesante e informativo que llame la atención.
- Cuando envíes el comunicado de prensa, después del saludo, copia el primer párrafo en el cuerpo de la carta. El primer párrafo debe contener la información más importante y vital sobre tu evento. Incluye un enlace para que alguien pueda acceder y obtener más información sobre el evento. (y pon un enlace al GoogleDoc donde has copiado prudentemente el texto de tu comunicado de prensa). Toda tu información de contacto debe figurar en el comunicado.
- Además del texto del comunicado de prensa, el archivo adjunto debe contener de 2 a 4 fotos de eventos pasados o similares celebrados por usted, o imágenes de Internet que le parezcan más adecuadas, o un cartel del evento. A veces, si no hay fotos, los redactores pueden adjuntar al anuncio algo que no refleja en absoluto sus expectativas.
Preparación y distribución
Antes de enviar un comunicado de prensa para su publicación, siga estos pasos:
- Evite frases difíciles de leer, con giros parciales y enrevesados, frases vitriólicas, vocabulario especial, abreviaturas, salvo las comúnmente conocidas. Escriba en un lenguaje comprensible y ágil.
- Evite los juicios valorativos.
- Procure no utilizar palabras de enlace, que se perciben como un cliché: «como resultado», «así», «posteriormente».
- Revise la ortografía y la puntuación.
- Intente que el comunicado de prensa quepa en una página, como máximo dos.
- Haz un breve anuncio del comunicado de prensa y colócalo en el cuerpo de la carta que dirijas a los distintos medios de comunicación. Así aumentarán las posibilidades de que un periodista lo lea. Es importante que un redactor capte al instante la esencia de tu acontecimiento desde el propio cuerpo de la carta.
- Formule brevemente el asunto de la carta.
Espero que ahora sepa cómo redactar un comunicado de prensa para un evento. Hoy en día, los comunicados de prensa siguen siendo bastante relevantes. Sin embargo, no hace falta ser un profesional para escribir un buen comunicado de prensa. Cualquiera que sepa leer y escribir y entienda la estructura y los matices de este género puede escribir un buen comunicado de prensa.
Cómo hacer relaciones públicas para pequeñas empresas
Cómo utilizar PRNEWS.io
En este vídeo comparto una magnífica herramienta llamada PRNEWS.IO, un mercado en el que especialistas en relaciones públicas, vendedores por Internet y anunciantes pueden comprar contenido patrocinado. Las relaciones públicas son excelentes para la visibilidad, el crecimiento empresarial y los vínculos de retroceso SEO (pueden ayudarte a posicionarte en Google).
PREGUNTAS FRECUENTES: Cómo redactar un comunicado de prensa para un acontecimiento
¿Cómo se redacta un comunicado de prensa para un acontecimiento?
Se trata de un texto dirigido principalmente a un periodista. En el mejor de los casos, deberá ayudar al autor a crear el material. El comunicado de prensa debe responder a las preguntas principales: qué ocurrirá, dónde será, qué día y quién participará. También en el comunicado hay que revelar el tema principal de la ocasión informativa. El texto debe ser sencillo para que un niño de quinto de primaria pueda entenderlo.
¿Cómo debe ser un buen comunicado de prensa?
El material cualitativo incluye los siguientes elementos:
- Debe contener información específica que pueda ser útil a los lectores de un determinado medio de comunicación.
- El comunicado no es un anuncio. La información sobre nuevos productos, eventos de patrocinio geniales… se envían inmediatamente a la cesta, y se invita a su autor a escribir al departamento de marketing y publicidad.
- Algo nuevo debe sonar en el propio evento. Por ejemplo, no voy a ir a escuchar por enésima vez sobre las perspectivas de la temporada turística en Crimea, pero para aprender algo sobre iniciativas concretas para mejorar la infraestructura turística – por qué no.
¿Cuándo enviar un comunicado de prensa sobre un acontecimiento?
Es mejor enviar los comunicados de prensa por la mañana. Así los periodistas tendrán más tiempo para editar el texto y colgarlo en la web (o imprimirlo). Además, hay muchas probabilidades de que inscriba tu evento en el calendario y lo visite.
Guardar en Pinterest
Puedes guardar esta página en tu tablero de Pinterest para más tarde.
