En nuestros tiempos tormentosos, estar preparado para las crisis es vital para la vida empresarial. Nunca es cuestión de «si», sino de «cuándo». Puede tratarse de una crítica negativa, un producto defectuoso, circunstancias de fuerza mayor, etc. Estas situaciones, si no se gestionan correctamente, pueden tener un impacto perjudicial en la reputación de la empresa, así como en su competitividad. Incluso los beneficios de la empresa pueden verse afectados por problemas de comunicación.
Por eso es esencial crear un equipo de comunicación de crisis preparado para pasar a la acción con funciones y responsabilidades claramente definidas. Los equipos de comunicación de crisis deben estar preparados para empezar a actuar con el fin de preservar los recursos y la reputación de una marca. Un equipo de gestión de crisis fuerte es la clave para hacer frente a un desastre de imagen de la empresa. Hemos preparado para usted la información más útil sobre la estructura, propósitos y funciones del equipo de comunicación de crisis.
¿Qué es un equipo de comunicación de crisis?
Un equipo de gestión de crisis, también llamado CMT, prepara a una marca para responder a posibles emergencias. También lleva a cabo y coordina la respuesta en caso de un problema de comunicación real.
El equipo de gestión de crisis debe reaccionar inmediatamente a las señales de alarma de crisis e implantar planes adecuados y eficaces para superar los problemas de comunicación existentes. El equipo de comunicación de crisis es responsable de recopilar información, crear y difundir mensajes clave y trabajar con los medios de comunicación.
Crean un plan detallado de respuesta a la crisis y pueden comunicarlo al resto de la empresa para que todos los departamentos sepan cómo responder a distintos tipos de crisis y que la reacción sea adecuada a los niveles de crisis. El equipo también supervisa las consecuencias tras la respuesta a la crisis y la comunicación de crisis.
Composición del equipo de comunicación de crisis
Un equipo de comunicación de crisis es esencial para identificar qué actividades pueden implicar y cuáles deben abarcar individuos que sean clave para la situación.
Un equipo de comunicación de crisis puede incluir
- Jefe Ejecutivo
El líder principal debe ser capaz de trabajar a través de todos los departamentos de la empresa y hablar con personas de todos los niveles de la empresa. El líder mantiene el proceso en marcha y dirige a los miembros del equipo hacia la respuesta correcta. El líder debe tener pleno acceso y autoridad para organizar reuniones de equipo que impulsen la colaboración entre organizaciones.
- Jefe de relaciones públicas
Esta función del equipo de comunicación de crisis actúa como representante oficial de la empresa durante una crisis. Esta persona y su equipo son responsables de la comunicación con los medios, el público y las distintas partes interesadas.
- Gestores funcionales
Los responsables funcionales gestionan la evaluación de los daños físicos e identifican el impacto en la infraestructura de la empresa. Este miembro estima y tiene debidamente en cuenta las cuestiones relacionadas con la seguridad de los edificios y los trabajadores de la empresa y hace recomendaciones para trasladar o evacuar a los empleados a otras instalaciones.
- Finanzas y Administración
Esta persona tiene que ocuparse de la estabilidad financiera de la empresa durante una crisis. Este miembro tiene una visión de helicóptero del efecto financiero de la crisis en la organización, sobre todo cuando el beneficio de la empresa puede quebrarse por alguna crisis.
- Riesgo/Cumplimiento
Este miembro del equipo tiene un papel crucial a la hora de garantizar a los organismos reguladores que las respuestas de emergencia de la empresa son conformes. Este miembro también tiene responsabilidades a la hora de garantizar la seguridad física continuada a lo largo de la crisis.
- Tecnología de la información
Este miembro del equipo coordina las acciones de respuesta a emergencias informáticas para restablecer y proteger los recursos informáticos de la empresa. Este miembro evalúa cómo afecta la crisis al acceso de la empresa a sus ordenadores, aplicaciones y datos necesarios para su actividad.
Dado que la mayoría de las empresas dependen considerablemente de las TI, este miembro del equipo es un activo crucial para todas las áreas de la empresa. El miembro de TI debe tener preparado un plan de recuperación de crisis y estar listo para empezar a trabajar.
- Gestión de proyectos
Los gestores de proyectos consultan al equipo sobre el impacto de la crisis en los proyectos en curso. La evaluación incluiría también el impacto en los planes y objetivos futuros de la empresa.
- Comunicaciones corporativas y marketing
Este miembro del equipo estima y advierte al equipo sobre el impacto de una crisis y las respuestas que se están estudiando desde la perspectiva del marketing y las comunicaciones. Este miembro del equipo implica la comunicación con los medios de comunicación a lo largo de la crisis, los accionistas de la empresa y (en colaboración con los miembros del equipo de RRHH) el personal.
- Asesor jurídico
El asesor jurídico es responsable de los asuntos legales relacionados con la responsabilidad, las comunicaciones con las autoridades y el cumplimiento legal.
Además, un alto directivo de la división suele estar a cargo del área que se vio implicada en la situación que provocó la crisis.
Todos los miembros del equipo de comunicación de crisis deben conocer todos los procesos de la gestión de crisis. Los miembros del equipo llevan a cabo el plan de recuperación según sus funciones determinadas.
¿Cuándo es el momento de que aparezca un equipo de comunicación de crisis?
A la hora de crear un equipo de comunicación de crisis, es esencial empezar pronto, no cuando la empresa está implicada activamente en una crisis.
El equipo de gestión de crisis existe para ayudar a una empresa a minimizar o posiblemente evitar un desastre y, si se produce, recuperarse lo más rápidamente posible con las mínimas consecuencias negativas. No hay empresas inmunes a las crisis, por lo que toda empresa debe comprender los fundamentos de la gestión de crisis.
Las funciones del equipo de gestión de crisis difieren según la fase. En la fase de planificación, el CMT hace lo siguiente
- Analizar los riesgos potenciales y los puntos débiles de la empresa.
- Hablar con las partes interesadas a todos los niveles, tanto dentro como fuera de la empresa, sobre sus necesidades y preocupaciones.
- Determinar los recursos disponibles y necesarios para reaccionar ante una crisis.
- Cree un plan detallado de gestión de crisis.
- Averigüe cómo recibir los recursos que falten.
- Impartir formación a todos los empleados sobre qué hacer en caso de crisis.
En la fase de crisis, el equipo debe hacer lo siguiente:
- Supervisar e identificar una crisis en su fase inicial.
- Estimar el impacto de la crisis.
- Llamar al equipo de comunicación de crisis y activar el plan de acción.
- Empezar a aplicar medidas de emergencia y planes de contingencia.
- Transmitir información importante a todas las partes interesadas.
- Organice los servicios de apoyo.
- Alinéese con la alta dirección.
En el desenlace de una crisis, el equipo hace lo siguiente:
- Analizar lo que funcionó bien y lo que no.
- Revisar el plan de gestión de crisis, basándose en esta nueva experiencia.
- Renovar los recursos y obtener los nuevos que sean necesarios.
- Discutir los cambios con las partes interesadas.
- Actualizar el plan en función de los cambios en la empresa.
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- Trabajo a escala con distribución de contenido.
Quién debe formar parte de su equipo de respuesta a crisis
Hay dos formas de pensar: ¿Debe tener la empresa un equipo interno de comunicación de crisis (o algunos empleados) o debe ejecutar esta función la agencia de externalización? La elección depende de lo grande y compleja que sea la empresa en términos de tamaño y procesos.
Los equipos de gestión de crisis necesitan un líder y miembros con experiencia en comunicación, finanzas, administración y operaciones o unidades de negocio. Asegúrese de involucrar a miembros de recursos humanos, departamento informático, jurídico, riesgo/seguridad, gestores de proyectos y departamento de marketing. Considere la posibilidad de asignar a un miembro para que trabaje con los ejecutivos.
En un gran equipo de gestión de crisis, una persona puede ser responsable de cada área de responsabilidad, pero los miembros de empresas y equipos más pequeños pueden desempeñar más de una función. Normalmente, los individuos representan el área de la empresa en la que trabajan normalmente, por lo que aportan su experiencia operativa al equipo de gestión de crisis.
En el trabajo normal, muchos departamentos suelen tener equipos que se ocupan de los problemas. Pero si no se preparó con antelación, o no tenía previsto contar con su propio equipo de crisis, PRNEWS.IO será su miembro temporal del equipo perfecto que creará y transmitirá a la audiencia exactamente el mensaje que será necesario para superar la crisis. Recurrir a PRNEWS.IO es un enfoque excelente para salvaguardar y restaurar la reputación y la imagen de marca de su empresa.
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Para terminar
Hacer frente a una crisis nunca es fácil. Pero estar preparado, incluida la creación y preparación por adelantado de su equipo de respuesta a la crisis, ayudará a paliar los daños a largo plazo para la empresa. Un equipo de comunicación de crisis eficaz y eficiente siempre dará mejores resultados.
Si ya lo necesita, no dude en ponerse en contacto con nosotros, y nuestro equipo cualificado y experimentado le ayudará a crear y distribuir los mensajes adecuados para gestionar sus comunicaciones de crisis.
Gracias por leer nuestro post.
