Cómo hacer un comunicado de prensa al estilo AP

Redactar un comunicado de prensa no es tan sencillo como cualquiera podría pensar. Incluye un formato particular a seguir (titular, fecha, lugar, resumen, uso de los medios de comunicación, información sobre la empresa), pero también un conjunto de acciones estándar a las que debe atenerse. Es lo que se conoce como «Proper AP Style Press Release» (comunicado de prensa al estilo de la Associated Press).

¿Adivina qué significa eso? Si no es así, siga leyendo y descubra cómo asegurarse de que sus comunicados de prensa siguen las normas estándar.

¿Qué es un comunicado de prensa al estilo AP?

Comunicado de prensa al estilo AP significa comunicado de prensa estilo «Associated Press». Se trata de una de las mayores agencias de noticias sin ánimo de lucro del mundo, con sede en Nueva York, que ha ajustado diferentes normas para las publicaciones de noticias impresas. Publica cada año una guía de estilo que regula la forma en que desean que los periodistas que trabajan con ellos den formato a sus contenidos. De modo que todos los aspectos de la presentación del contenido están estandarizados, independientemente de quién escriba la historia.

Aunque no son las únicas normas a las que se recomienda adherirse, son las más seguidas en la industria del periodismo y los medios de comunicación. La Associated Press también ha establecido normas especiales para los comunicados de prensa, que se analizarán más adelante.

¿Por qué debería adherirse al estilo AP al redactar un comunicado de prensa?

Sí, parece trivial. ¿A quién le importa si usted aplica correctamente todas estas sugerencias? Bueno, en primer lugar, a los editores les importa. Y como usted quiere que compren su historia, tiene que seguir sus reglas. Suena convincente, ¿verdad?

En segundo lugar, lea este mensaje:

LA OFICINA NUMISMÁTICA Y FILATÉLICA DE LA GOBERNACIÓN DE LA CIUDAD DEL VATICANO EMITIRÁ MILES DE SERIES DE CUATRO SELLOS, CADA UNO CON UN DETALLE DEL CUADRO «RESURRECCIÓN DE CRISTO» DE PERUGINO, Y 220.000 EJEMPLARES DE UN FOLLETO.

¿Le llama la atención esta información? ¿Le interesa seguir leyendo este post? ¿Ha visto esta historia en algún medio de comunicación? Yo tampoco. Si quiere evitar este tipo de problemas, siga las reglas que se describen a continuación.

Reglas de los comunicados de prensa estilo AP

Dado que un comunicado de prensa debe ser conciso, tiene que prestar atención a cada elemento. El libro de estilo de la AP es una excelente manera de garantizar que se cumplan todos los elementos del comunicado de prensa, lo que en última instancia aumentará sus posibilidades de que se publique su historia.

Hay dos conjuntos de reglas, que se refieren a:

1. – El contenido del propio comunicado de prensa
2. – El formato de cada sección del comunicado de prensa

Estas son las reglas clave a las que deben prestar atención todos los periodistas y redactores:

Titulares

El titular es clave para captar la atención y ganar audiencia. Es crucial porque indica a los lectores de qué trata el comunicado, y debe ser convincente para captar la atención del lector.

Un primer párrafo potente

El párrafo inicial debe dar una idea del objetivo del comunicado de prensa.

Las cinco W del periodismo

Un comunicado de prensa es conciso y destaca una información importante. Por eso, el párrafo inicial de un comunicado de prensa debe abarcar las cinco W:

• Who (Quién)
• What (Qué)
• When (Cuándo)
• Where (Dónde)
• Why (Por qué)
• y a veces Cómo

Debe cubrir primero los hechos más importantes y seguir con los detalles.

El estilo de escritura de pirámide invertida

En una pirámide invertida, la base se sitúa en la parte superior y la punta en la inferior. En términos de un comunicado de prensa, esto significa que el titular y la información más importante deben colocarse al principio de la historia, no al final.  

La fecha

El estilo AP tiene reglas claras sobre la fecha y el lugar en un comunicado de prensa. Ajustarse al estilo requerido y a las abreviaturas AP, por ejemplo, de estados y meses, dotará a sus artículos de un alto nivel de profesionalidad.

Puntuación

Existen diferentes reglas de puntuación. Las más utilizadas se refieren a las comas.En el Reino Unido, Canadá y otros países, debe utilizar una coma al final de cada elemento de una frase:

He desayunado un helado, frutas, y café.

En Estados Unidos, y en el estilo AP, debe omitir la última coma:

He desayunado un helado, frutas y café.

Uso del pronombre

Es mejor evitar los pronombres en primera o segunda persona. El libro de estilo de la AP tiene directrices estrictas sobre esta parte del discurso. Todos los comunicados de prensa y las noticias deben escribirse únicamente en tercera persona.

Números

El estilo AP especifica normas sobre cómo deben escribirse los números. Debe deletrear los números del 1 al 9. Después de eso, utilice númerales como «10». Escriba el número completo si va al principio de una frase. «Diez niños resultaron heridos cuando…» El 10 estará bien sólo en los titulares.

Fuentes

Evite elegir fuentes poco comunes. En su lugar, utilice las básicas como Times New Roman o Arial. Esto es obligatorio porque los medios de comunicación utilizan estos tipos de letra al publicar los artículos. Además, los tamaños de las fuentes son importantes y sólo deben tener un punto de diferencia en el tamaño: por ejemplo, el titular debe ser 14, el subtítulo debe ser 13 y el cuerpo debe ser 12.

Mayúsculas

Todos los titulares y subtítulos deben escribirse en mayúsculas. Esta regla solo se aplica a los titulares y subtítulos. El resto de las mayúsculas sólo deben utilizarse con el sustantivo apropiado.

Personas

Al citar a alguien, utilice el nombre completo y el título si presenta a alguien por primera vez: Adam Lawrence, director de tecnología de la empresa, dijo: «Este es un gran avance en la industria del e-gaming». Después de la primera presentación, puede mencionarle simplemente como Lawrence.

Plantilla de comunicado de prensa estilo AP

Esta es solo una de las muchas plantillas de comunicados de prensa disponibles en Internet. Si necesita algo de inspiración para escribir su propio comunicado de prensa, ¡no dude en usarla!
Pasos para escribir un comunicado de prensa al estilo AP.

1-  Planifique el contenido de su comunicado de prensa

Antes de empezar a crear su comunicado de prensa oficial, determine la información más básica que desea transmitir. Un comunicado de prensa suele tener de una a dos páginas.

2- Determine su público objetivo

Al definir la edad, los intereses, el sexo, los valores y los ingresos de su público objetivo, podrá entender qué contenidos le interesan.

3 – Cree un titular

El titular debe colocarse en la parte superior del comunicado de prensa y en el centro de la página. Para captar la atención del lector, suele ir en negrita y con una longitud de entre 65 y 80 caracteres.

4-  Componga un subtítulo descriptivo

El subtítulo es ligeramente más largo que el titular, incluyendo unos 120 caracteres. Por lo general, el subtítulo va en cursiva y sigue al titular. Utilice el subtítulo para una explicación adicional del titular. Compruebe si tanto el titular como el subtítulo incluyen palabras clave, ya que los periodistas y los lectores pueden utilizar estas palabras para descubrir fácilmente más información a través de los motores de búsqueda.

5- Comience a redactar el cuerpo.

En el cuerpo del comunicado de prensa debe poner toda la información necesaria sobre el evento.

El cuerpo del comunicado de prensa debe comenzar siempre con la fecha y el lugar. Estas secciones deben estar en negrita porque ayuda a los periodistas o editores a ver si esta historia está lista para ser publicada o no. Al añadir la ubicación, asegúrese de que la ciudad vaya en mayúsculas y el estado aparezca abreviado. No olvide que el primer párrafo debe responder a las cinco W.

6- Incluya una cita

También es útil añadir una cita destacada que ayude a hacer la noticia más interesante y creíble. La persona citada debe estar identificada con su título y el nombre de la empresa u organización. Este detalle da más credibilidad y ofrece a los periodistas citas directas de los líderes empresariales implicados en el evento. Recuerde que una cita sólo debe constar de dos frases.

7- El resto de la sección del cuerpo

La parte restante de la sección del cuerpo debe incluir diferentes contenidos multimedia. Fotos, audio y vídeos le ayudarán a destacar tanto en los motores de búsqueda como en las redes sociales. Debe evitar insertar más de dos de estos contenidos multimedia en su comunicado de prensa. Si envía un comunicado de prensa por correo electrónico, es mejor colocar enlaces a los contenidos multimedia adjuntos para que se pueda acceder a ellos en sus fuentes y formas originales.

8- Añada un boilerplate

Un boilerplate es una breve descripción de la empresa u organización. Situada en la parte inferior del comunicado de prensa, esta sección «acerca de» incluye información sobre los antecedentes de la empresa. Esta parte no debe tener más de 100 palabras. Asegúrese de terminar su comunicado con un enlace al sitio web de la empresa.

9- Termine con una nota final

Al final del comunicado de prensa, es importante incluir los datos del contacto con los medios de comunicación, así como la empresa que representa. Sería adecuado utilizar una sola frase similar a «Para más información, póngase en contacto con nosotros en [número de teléfono] o [dirección de correo electrónico]».

Debe terminar su comunicado de prensa con signos de tres barras (también llamados como hash) para mostrar a sus lectores que han llegado al final de la historia. Tendrá un aspecto similar al siguiente: ###  

10- Compruebe la configuración de los documentos

Acuerde márgenes de una pulgada para todos los lados del papel. Compruebe la gramática y el espaciado de los signos de puntuación. Es mejor utilizar sólo un espacio después de la puntuación, y ninguno antes.

11- Añada el logotipo de la empresa
Inserte el logotipo de la empresa en la parte superior y central de su comunicado de prensa.

12- Determine a quién enviar su comunicado de prensa

El éxito de un comunicado de prensa bien diseñado tiene mucho que ver con el destinatario al que se envía el comunicado. Dado que las plataformas de los medios de comunicación reciben miles de historias cada día, su comunicado de prensa no será objeto de atención por parte de todas las publicaciones. Es aconsejable enviar su comunicado de prensa a un medio de comunicación que sea popular entre su público objetivo.

13- Distribuya su historia

Con la distribución de un comunicado de prensa, sus posibilidades de trasladar su comunicado de prensa a las plataformas de medios de comunicación y a los periodistas objetivo son mucho mayores. Además, el servicio de distribución asume todas las responsabilidades, proporcionando a los usuarios una plantilla genérica que ya tiene el formato adecuado.

14- Proporcione instrucciones para el lanzamiento

La fecha de lanzamiento es la que usted elige para que su comunicado de prensa se publique. Añada su línea de tiempo en la esquina superior izquierda de su noticia, todo en mayúsculas.

Un comunicado de prensa debe comenzar con el título «Comunicado de prensa», seguido de «PARA DIFUSIÓN INMEDIATA». Este detalle indica que la información que aparece en su historia está lista para su uso inmediato. Sin embargo, si está redactando un comunicado de prensa embargado, es mejor escribir «NO PARA DIFUSIÓN INMEDIATA» o «EMBARGADO PARA DIFUSIÓN», seguido de la fecha de publicación real.  

Conclusión

Un comunicado de prensa de estilo AP es un anuncio oficial de una organización enviado a la prensa. Lo utilizan empresas de todo tipo que quieren anunciar eventos, cambios importantes, lanzamientos de productos y mucho más. Un comunicado de prensa al estilo AP correctamente formateado y distribuido puede aumentar significativamente la notoriedad de una organización y mejorar las relaciones con el público, al tiempo que hace crecer su base de clientes.

¿Da formato a sus comunicados de prensa según el estilo AP? ¿Hay alguna otra regla que considere más importante? No dude en dejar un comentario al respecto.