PR-Fachleute sollten alle möglichen Mittel einsetzen, um eine maximale Berichterstattung für das zu erreichen, was sie bewerben. Eine der effektivsten Methoden, um Journalisten Ihre Marke oder Ihr Unternehmen vorzustellen, ist die Verwendung einer Pressemappe. Diese hilft Ihnen dabei, die genauesten Informationen über Ihr Unternehmen zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Pressemappe ist, sehen tolle Beispiele dafür und erhalten eine detaillierte Anleitung dazu, was Sie in Ihre Pressemappe aufnehmen sollten.
Was genau ist eine Pressemappe?
Genauer gesagt ist eine Pressemappe eine Sammlung von Informationen über Ihr Unternehmen, die Medienvertreter verwenden können, wenn sie in den Nachrichten über Ihre Marke berichten. Eine moderne elektronische Pressemappe gibt es in vielen verschiedenen Größen und Formen, darunter PDF-Dateien und Ordner, die sich sehr gut für die Weitergabe auf Ihrer Unternehmenswebsite, Ihrem Blog oder Ihrem Newsroom über Online-Dienste wie WeTransfer oder Dropbox eignen. Alternativ kann die Pressemappe eines Musikers auch als gedrucktes Pressematerial präsentiert werden, um eine größere Reichweite zu erzielen.
Vor nicht allzu langer Zeit kannte jeder PR-Experte den Unterschied zwischen einem Pressekit und einem Medienkit. Medienkits sahen früher wie permanente Dateien aus, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickelten. Pressekits enthielten aktuelle Informationen, die hauptsächlich für gesellschaftliche Veranstaltungen, Unternehmensnachrichten oder Kampagnen zur Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen verwendet wurden. Heutzutage sind sowohl Medien- als auch Pressekits online verfügbar, und der Unterschied zwischen ihnen ist fast nicht mehr vorhanden.
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Die wichtigsten Vorteile der Aufbewahrung von Pressematerialien in Medienkits
Ist es sinnvoll, Pressematerialien online zu speichern? Die Antwort lautet ja. Sie müssen alles tun, um Ihre Chancen auf Medienberichterstattung zu erhöhen. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Vorteile der Online-Speicherung Ihrer Unternehmenspressematerialien in Medienkits:
- Sobald Sie Ihr Unternehmenspressekit erstellt haben, dient es als Referenzpunkt für die Medienkommunikation zu Ihrer Marke. Es ist effizient, um die Übereinstimmung der Kernbotschaften zu gewährleisten. Es gibt keine bessere Möglichkeit, wichtige Markeninformationen bereitzustellen und diese für Medienvertreter und Ihre Zielgruppe auf leicht verständliche Weise zu präsentieren. Niemand behauptet, dass ein Pressekit perfekt zugeschnittene Pitches für die Medien ersetzen kann, aber es ist eine hervorragende Ergänzung.
- Wenn eine Marke über eine professionell erstellte Pressemappe verfügt, ist es viel einfacher, die Berichterstattung unter Kontrolle zu halten. Sie ist ein hervorragendes Instrument, um den Überblick über Platzierungen zu behalten und zu wissen, was veröffentlicht wird.
- Eine Pressemappe zeigt den Medien, dass Ihr Unternehmen eine seriöse und gut organisierte Struktur hat. Durch die Zusammenarbeit mit solchen Experten verschwenden Journalisten weder ihre Zeit noch die Aufmerksamkeit ihrer Zielgruppe.
Pressemappen sind nicht für alle professionellen Medienreporter und Journalisten selbstverständlich. Durch den Zugang zu den wichtigsten Fakten, Rezensionen, Auszeichnungen und Referenzen des Unternehmens können Sie leicht Vertrauen bei potenziellen Kunden, Kollegen, Investoren, Social-Media-Influencern und Geschäftspartnern aufbauen. Da wir nun alle Vorteile kennen, können wir zur nächsten Frage übergehen: Was sollte Ihre Pressemappenvorlage enthalten?
Was gehört in eine professionelle Pressemappe?
Wenn Sie überlegen, was Sie in eine Pressemappe für Künstler oder andere Unternehmen aufnehmen sollten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, dass Ihre offiziellen Pressematerialien konkret sein und Ihr Unternehmen im besten Licht darstellen müssen. Das Ziel ist es nicht, Journalisten mit Informationen zu überladen. Berücksichtigen Sie immer den Zeitmangel, mit dem die meisten Journalisten zu kämpfen haben. Achten Sie darauf, dass das Layout Ihrer Pressemappe einheitlich genug ist, damit die Leser die Informationen schnell finden und die Kernbotschaft schnell verstehen können. Seien Sie mit Ihrer Kreativität vorsichtig, um Journalisten nicht noch mehr zu verwirren. Zuletzt sollten Sie darauf achten, eine Pressemappe zu erstellen, die nicht verkaufsorientiert ist. Sie können einige Werbedetails einfügen, aber halten Sie diesen Abschnitt kurz. Wenn Sie sich die besten Beispiele für Pressemappen ansehen, werden Sie feststellen, dass in der Regel die folgenden Elemente enthalten sind:
- Boilerplate
Stellen Sie sicher, dass Ihre Boilerplate die wesentlichen Informationen über den Hintergrund Ihres Unternehmens enthält. Sie sollte wie der bekannte Abschnitt „Über uns“ aussehen, der für Journalisten und potenzielle Leser interessant und leicht verständlich ist. Überprüfen Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass sie die grundlegenden Fragen beantworten. Es wird empfohlen, Überschriften zu verwenden, um die wichtigsten Punkte Ihrer Pressemappe hervorzuheben.
- Team-Biografien
Es ist wichtig, Ihre Teammitglieder in einer Pressemappe vorzustellen. Am besten konzentrieren Sie sich dabei auf ihre wichtigsten Talente und Leistungen. Teilen Sie den Medienvertretern unbedingt mit, wer für Kommentare oder Interviews zur Verfügung steht. Wenn Sie Teammitglieder mit außergewöhnlichem Hintergrund haben, die ein interessantes Interview garantieren, konzentrieren Sie sich immer zuerst auf diese und ihre beruflichen/persönlichen Leistungen.
- Varianten für Ihr Markenlogo
Eines der wichtigsten Elemente Ihrer professionellen Pressemappe ist das Logo. Sie müssen überprüfen, ob die Auflösung für Ihr Bild hoch genug ist. Es wird empfohlen, Dateien in zwei Varianten bereitzustellen, mit hellem und dunklem Hintergrund. Der Einfachheit halber ist es besser, die SVG-Datei hochzuladen, die Sie auf verschiedene Größen skalieren können, um keinen Qualitätsverlust zu gewährleisten. Dieser Trick kann sehr nützlich sein, wenn Sie in einem Fernsehbericht oder einer großen Printpublikation vorgestellt werden. Die zweite Option ist die Auswahl von PNG-Dateien mit transparentem Hintergrund. Achten Sie darauf, das größte Logo auszuwählen, damit es nicht unscharf aussieht.
- Fotos in hoher Auflösung
Für eine Marke ist es wichtig, in den Medien präsent zu sein. Um dies zu erreichen, benötigen Sie Bilder in hoher Auflösung. Je höher die Auflösung, desto besser für Ihre Pressemappe. Denken Sie daran, dass die meisten Journalisten unter hohem Zeitdruck stehen. Wenn Sie möchten, dass über Ihre Geschichte berichtet wird, stellen Sie ihnen schnell und einfach hochwertige Bilder zur Verfügung.
- Videos und Audioinhalte
Wenn Sie die Berichterstattung ankurbeln möchten, müssen Sie Video-/Audioinhalte für Ihre Pressemappe vorbereiten. Die Menschen schätzen es nicht, nur Textinhalte zu sehen, die nicht so leicht zu verdauen sind. Durch die Einbindung auffälliger Video- und Audioinhalte erhöhen Sie Ihre Chance, wahrgenommen zu werden. Wählen Sie die Inhalte je nach potenzieller Zielgruppe und dem Hauptbereich, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Wie die Praxis zeigt, erhalten Marketing- und PR-Kampagnen mit auffälligen visuellen Elementen mehr Aufmerksamkeit.
- Kontaktdaten
Ihre Pressemappe muss die wichtigsten Kontaktdaten enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie gegenüber den Medienvertretern klarstellen, wer die Sprecher sind. Teilen Sie den Journalisten mit, wann die Sprecher für Interviews oder Gespräche zur Verfügung stehen. Geben Sie bitte eine direkte Telefonnummer sowie eine gültige E-Mail-Adresse an.
- Links zu Social-Media-Plattformen
Wir leben im digitalen Zeitalter. Wenn es um PR, Marketing und Social-Media-Plattformen geht, sind diese zu den wichtigsten Kanälen für Marken geworden. Wenn Sie eine Pressemappe-Vorlage erstellen, sollten Sie unbedingt die Social-Media-Links in den Kontaktdaten hinzufügen.
- Das Factsheet Ihres Unternehmens
Als Abschluss Ihrer Pressemappe empfiehlt es sich, einige wichtige Punkte zusammenzufassen, um Ihre Dienstleistungen und Produkte zu beschreiben. Achten Sie darauf, Preise und verfügbare Standorte für die Bestellung von Dienstleistungen oder den Kauf von Produkten usw. anzugeben.
FAQ: Pressemappe
Was ist eine Pressemappe?
Es handelt sich um ein Paket mit Materialien über das Unternehmen, seine Aktivitäten und Fakten für Medienvertreter, damit Sie in deren Publikationen vorgestellt werden. Wenn Sie ihnen die Möglichkeit bieten, die Ihrer Meinung nach notwendigen Daten an einem Ort zu sammeln, verbessert dies den Ruf des Unternehmens, erhöht das Vertrauen der Öffentlichkeit und bringt wahrscheinlich mehr Besucher auf Ihre Website.
Was enthält eine Pressemappe?
Das Medienpaket sollte nur relevante Daten wie Fakten, Geschichte, Mitarbeiterbiografien, Zahlen, Pressemitteilungen, aktuelle Ereignisse und hochwertige Fotos enthalten.
Wie erstellt man eine Pressemappe?
Bevor Sie mit der Erfassung aller Daten beginnen, legen Sie das Format fest, in dem diese gespeichert werden sollen. Überprüfen Sie dann anhand der Liste der aufzunehmenden Elemente jede einzelne Information. Schließen Sie alle alten Daten aus und achten Sie auf die Datumsangaben.
Wie erstellt man eine elektronische Pressemappe?
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die elektronische Version des Medienkits bereitzustellen, fassen Sie alle Informationen in einem Ordner zusammen und speichern Sie diesen in einem beliebigen Cloud-Dienst. Fügen Sie dann alle Elemente zum speziellen Pressebereich auf der Website hinzu. So finden Medienvertreter Sie dank der Indexierungsmechanismen der Suchmaschinen schneller.
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