Tipps zum Verfassen einer Pressemitteilung für die Veranstaltung – was Sie tun müssen, damit die Medien über Ihre Veranstaltung berichten

In den Vereinigten Staaten wurde die erste Pressemitteilung vor etwas mehr als einem Jahrhundert veröffentlicht. Obwohl heute Facebook- und Twitter-Feeds oft als Ersatz für Nachrichtenpublikationen dienen, kann die traditionelle Presse nach wie vor einen erheblichen Einfluss auf die Gesellschaft ausüben. Und das Versenden von Pressemitteilungen zu Veranstaltungen ist nach wie vor der beste Weg, um Botschaften an die Medien zu vermitteln und ein großes Publikum zu erreichen.

Was ist eine Pressemitteilung für eine Veranstaltung?

Eine Pressemitteilung für eine Veranstaltung sollte Journalisten kurz und klar erklären, warum sie und die Öffentlichkeit an Ihrer Veranstaltung teilnehmen sollten. Eine Pressemitteilung sollte die Frage beantworten: „Warum sollte ich hierher kommen?“ Die Mitteilung enthält auch Informationen über die Veranstaltung, wie z. B. den Beginn, den Veranstaltungsort, eine Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort und die Kontaktdaten eines PR-Experten oder einer anderen verantwortlichen Person, die Fragen zur Veranstaltung beantworten kann.

Die drei Säulen, auf denen jede Pressemitteilung basiert, sind Neuheit, Relevanz und Informativität. Um eine Pressemitteilung auf unserer Website zu veröffentlichen, müssen Sie das Formular unter diesem Link ausfüllen:

Hauptbestandteile einer Veranstaltungspressemitteilung

Wenn Sie eine Veranstaltungspressemitteilung verfassen, werden Sie hier und da weitere Informationen hinzufügen oder bestimmte Teile hervorheben. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich an die folgende Standardvorlage für eine Veranstaltungspressemitteilung zu halten:

1. Titel. Der Titel ist das Erste, was jemand in Ihrer Pressemitteilung sieht. Er muss auffällig sein, um mehr Aufmerksamkeit zu erregen, und klar erklären, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht. Er sollte den Namen der Veranstaltung enthalten, die im Text behandelt wird.
2. Einleitung. Die Einleitung ist die Informationsgrundlage des Textes. In diesem Abschnitt sollten Sie in wenigen Sätzen die Hauptidee Ihrer Veranstaltung erläutern. Die Einleitung beantwortet in ein oder zwei Sätzen die Frage: „Worum geht es in dieser Pressemitteilung?“
3. Hauptteil. Der Hauptteil des Textes oder der Großteil der Pressemitteilung enthält alle Details der Veranstaltung und alle damit zusammenhängenden Informationen. Der Hauptteil kann Zahlen, Fakten, Statistiken und andere interessante Details enthalten. Denken Sie daran, dass die wichtigsten Informationen im ersten Absatz, dem Lead, vermittelt werden sollten.
4. Zitat. Das Hinzufügen eines Kommentars oder einer Expertenmeinung ist ein hervorragendes Mittel, um den Inhalt Ihrer Pressemitteilung anschaulicher und lebendiger zu gestalten. Bei Bedarf kann das Zitat dazu dienen, den Nachrichtenmacher hervorzuheben und eine mit der Veranstaltung verbundene Schlüsselfigur zu erwähnen.
5. Info-Hilfe. Mit Hilfe der Info-Hilfe muss die Pressemitteilung kurze und klare Informationen enthalten, die die Veranstaltung beschreiben. Sie können die Geschichte der Veranstaltung und die wichtigsten Erfolge der Marke sowie Elemente der Identität – zum Beispiel das Logo – einfügen.
6. Visuelle Bilder und Links. Fügen Sie Medienelemente hinzu, die mit der Veranstaltung in Verbindung stehen. Dies kann ein Fotobericht oder das Veranstaltungsplakat, Infografiken, Banner, Werbefotos und vieles mehr sein.
7. Medienkontakt / Pressekontaktperson. Eine Pressemitteilung muss die Kontaktdaten für die Veranstaltung enthalten – einen Vertreter oder Organisator, von dem Journalisten zusätzliche Informationen oder Materialien für die Veröffentlichung erhalten können. Hier können Sie Links zu den Internetressourcen des Unternehmens hinzufügen: Website, Landingpage und soziale Netzwerke.

Beispiel für eine Pressemitteilung zu einer Veranstaltung

Beachten Sie, dass Sie bei einer Pressemitteilung zu einer Veranstaltung ein informatives Dokument erstellen müssen. Medienvertreter müssen schnell einige Dinge erfahren: Was ist passiert, warum ist es passiert, wo ist es passiert und was sind die Ergebnisse der Veranstaltung? Oder wann findet eine Veranstaltung statt und worum geht es dabei?

Versuchen Sie, alle Teile einer Pressemitteilung zur Ankündigung einer Veranstaltung (vom Titel bis zu den Kontaktdaten) in einfacher Form zu verfassen.

Wozu dienen Pressemitteilungen?

Hier sind vier Hauptaufgaben, für die Pressemitteilungen gut geeignet sind:

Um einem breiten Publikum Neuigkeiten mitzuteilen und die Markenbekanntheit zu steigern. Die von den Medien verbreiteten Nachrichten wecken das Interesse und Vertrauen eines breiten Publikums. Presseveröffentlichungen tragen dazu bei, mehr Aufmerksamkeit auf Ihre Marke zu lenken, können einen öffentlichen Aufschrei hervorrufen und die Markenbekanntheit steigern.

Um eine nachhaltige und erfolgreiche Beziehung zu den Medien aufzubauen. Journalisten sind auf der Suche nach Nachrichten und interessanten Geschichten. Daher ist das Versenden von Pressemitteilungen für beide Seiten von Vorteil. Indem Sie der Presse helfen, an relevante Informationen zu gelangen, können Sie eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Medienpartnern aufbauen.

Das Image und die Wahrnehmung Ihrer Marke oder Ihres Produkts steuern. Eine Pressemitteilung ist nicht nur eine Geschichte über Ihre Marke, sondern auch eine Gelegenheit, das Image der Marke zu formen und die Wahrnehmung Ihrer Marke durch das Publikum zu steuern. Das Versenden einer Pressemitteilung ist eine Möglichkeit, das Produkt, die Veranstaltung oder die Position vor Fehlinterpretationen zu schützen.

Kunden gewinnen und Umsatz steigern. Eine neue Bekleidungslinie, eine einzigartige Werbeaktion einer Fluggesellschaft oder die Einführung eines Bildungsprojekts erfordern Werbung und Branding, um Kunden anzulocken.

Pressemitteilungen helfen dabei, diese Aufgaben zu erfüllen. Beachten Sie, dass Texte mit direkter Werbung von den Redaktionen der Publikationen oft nicht berücksichtigt, sondern an die Werbe- und Marketingabteilung weitergeleitet werden.

Regeln für das Verfassen von Pressemitteilungen zu Veranstaltungen

Es gibt einfache Regeln für das Verfassen einer Pressemitteilung. Wenn Sie diese befolgen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Mitteilung im Spam-Ordner landet oder ignoriert wird.

Der erste Absatz einer Pressemitteilung, die Einleitung, ist kurz, enthält jedoch die wichtigsten Informationen. Er beantwortet Fragen und liefert wichtige Informationen, wie zum Beispiel:

• Wie lautet der Name der Veranstaltung?
• In welchem Format findet die Veranstaltung statt?
• Woraus besteht die Veranstaltung?
• Datum, Ort und Uhrzeit der Veranstaltung
• Namen oder Fakten im Zusammenhang mit der Veranstaltung, die garantiert Aufmerksamkeit erregen

Sie haben nur wenige Sekunden Zeit, um den Redakteur dazu zu bewegen, die ersten Zeilen Ihrer Pressemitteilung zu lesen und zu entscheiden, ob er sie weiterlesen möchte. Sprechen Sie nicht über die Einzigartigkeit der Veranstaltung oder darüber, dass sie beispiellos ist. Nennen Sie die Fakten. Glauben Sie mir: Für Ihre Empfänger ist es genauso wichtig, interessante, relevante und nützliche Ankündigungen zu veröffentlichen. Wenn Sie das bieten, können Sie Ihre Veranstaltungsinformationen veröffentlicht sehen. Aber verstecken Sie das Wesentliche nicht unter einem Berg von ablenkenden Informationen und irrelevanten Details, denn der Redakteur hat einen riesigen Informationsfluss zu überprüfen. Helfen Sie dem Redakteur, im ersten Absatz zu erkennen, dass Ihre Veranstaltung seine Aufmerksamkeit verdient.

Im zweiten Absatz geben Sie weitere Details zur Veranstaltung bekannt, z. B. wie viele Personen Sie erwarten und wer diese Personen sind, sowie was das Besondere an der Veranstaltung ist. Wie sieht das Programm aus und welche Details sind am interessantesten?

Sie können einen Absatz dem Feedback eines Meinungsführers über die Organisatoren oder die Veranstaltung widmen. Natürlich darf diese Bewertung nicht gefälscht sein. Sie sollten auch keine Personen zitieren, die keine bekannten Persönlichkeiten sind. Es ist besser, die Pressemitteilung kürzer zu halten, als sie mit belanglosen oder falschen Informationen zu füllen.

Der letzte Absatz der Pressemitteilung muss die Website-Adresse der Veranstaltung, die Kontaktdaten der für die Öffentlichkeitsarbeit und die Medienarbeit des Projekts zuständigen Person sowie die Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Links zu den sozialen Netzwerken der Veranstaltung enthalten.

Am Ende sollten Sie eine Pressemitteilung haben, die nicht mehr als eine Seite umfasst, in der die Informationen nicht wiederholt werden, die logisch und konsistent strukturiert ist, keine Fehler enthält und in der keine Details fehlen oder verfälscht sind.

Die wichtigsten Nuancen sind:

• Eine Pressemitteilung muss im Textformat verfasst werden. Sie müssen sie nicht als PDF-Datei erstellen, die manche nicht öffnen, manche nicht laden und manche nicht kopieren können. Gestalten Sie den Weg vom Lesen bis zur Veröffentlichung für den Adressaten so kurz und bequem wie möglich.
• Es ist besser, den Brief nicht „Stirn“ zu nennen – „Pressemitteilung der Konferenz zum Verfassen von Pressemitteilungen“. Jeder Redakteur dieser fast identischen Briefe muss täglich Hunderte davon sortieren. Schreiben Sie eine interessante, informative Überschrift, die Ihre Aufmerksamkeit erregen würde.
• Wenn Sie eine Pressemitteilung versenden, kopieren Sie nach der Begrüßung den ersten Absatz in den Hauptteil des Schreibens. Der erste Absatz sollte die wichtigsten und entscheidenden Informationen zu Ihrer Veranstaltung enthalten. Fügen Sie einen Link hinzu, über den man auf die Veranstaltung zugreifen und mehr darüber erfahren kann. (Und geben Sie einen Link zu dem GoogleDoc an, in das Sie den Text Ihrer Pressemitteilung kopiert haben). Alle Ihre Kontaktinformationen müssen in der Pressemitteilung enthalten sein.
• Zusätzlich zum Text der Pressemitteilung sollte der Anhang 2-4 Fotos von vergangenen oder ähnlichen Veranstaltungen enthalten, die Sie organisiert haben, oder Bilder aus dem Internet, die Ihnen am besten geeignet erscheinen, oder ein Poster für die Veranstaltung. Wenn keine Bilder vorhanden sind, kann es vorkommen, dass Redakteure Ihrer Ankündigung etwas beifügen, das Ihren Erwartungen überhaupt nicht entspricht.

Vorbereitung und Verteilung

Bevor Sie eine Pressemitteilung zur Veröffentlichung versenden, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Vermeiden Sie schwer verständliche Sätze mit Teil- und Umschweifen, bissigen Formulierungen, Fachvokabular und Abkürzungen, außer allgemein bekannten. Schreiben Sie in einer verständlichen und lebendigen Sprache.
2. Vermeiden Sie wertende Urteile.
3. Verwenden Sie möglichst keine Verbindungswörter, die als bürokratisch empfunden werden: „als Ergebnis“, „somit“, „anschließend“. “
4. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Zeichensetzung.
5. Versuchen Sie, die Pressemitteilung auf eine, maximal zwei Seiten zu beschränken.
6. Fassen Sie die Pressemitteilung kurz zusammen und fügen Sie diese Zusammenfassung in den Text Ihres Schreibens an verschiedene Medien ein. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Journalist sie liest. Für einen Redakteur ist es wichtig, die Kernaussage Ihrer Veranstaltung sofort aus dem Text des Schreibens herauszulesen.
7. Formulieren Sie den Betreff des Schreibens kurz und prägnant.

Ich hoffe, Sie wissen nun, wie man eine Pressemitteilung für eine Veranstaltung verfasst. Pressemitteilungen sind auch heute noch sehr relevant. Man muss jedoch kein Profi sein, um eine gute Pressemitteilung zu schreiben. Jeder, der über ausreichende Lese- und Schreibkenntnisse verfügt und auch die Struktur und Nuancen dieses Genres versteht, kann eine gute Pressemitteilung verfassen.

How To Do Public Relations For Small Business

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